Zitting van 29 09 2022
Verslag van de vorige zitting d.d. 25.08.2022
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
Zitting van 29 09 2022
Mededeling goedkeuring jaarrekening 2021
Bij besluit van de hogere overheid van 2 september 2022 werd de jaarrekening van 2021 van de gemeente en het OCMW Alken goedgekeurd.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De raad neemt kennis van dit besluit van de provincie gouverneur d.d. 2 september 2022 betreffende de goedkeuring van de jaarrekening van 2021 van de gemeente en het OCMW Alken.
Zitting van 29 09 2022
Rapportering organisatiebeheersing 2021
In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen. In 2021 en voorjaar 2022 lag de focus voornamelijk op volgende items:
● zorgen voor een continuïteit in de organisatie en de dienstverlening door het beheren van de corona pandemie en het uitbouwen van de digitalisering.
● omwille van de instroom van nieuwe medewerkers (door de pensioengolf en de (tijdelijke) vervanging van medewerkers is het aantal procedures zeer sterk toegenomen. Dit had concreet tot gevolg dat we op organisatieniveau:
○ zijn gaan inzetten op een goed onthaalbeleid en de nodige interne opleiding en begeleiding
○ hoe langer hoe meer de nood voelden om alle personeelsgerichte informatie te bundelen op 1 centrale en toegankelijke plaats.
● digitaliseren en structureren van de financiële en aankoopprocedures.
Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur waarin bepaald wordt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan de raad over de organisatiebeheersing;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 4 juli 2019 waarin het kader van het beheerssysteem werd vastgesteld.
Besluit
eenparig
Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.
Zitting van 29 09 2022
Opvolgingsrapportering 1ste semester 2022 - MJP 2020-2025
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziet in een geïntegreerde planning
van de gemeente en het OCMW. Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur voorziet dat de
gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een
opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan,
wordt voorgelegd maar dat minstens voor het einde van het derde kwartaal een
opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd moet worden.
Artikel 29 betreffende de BBC bepaalt dat in de opvolgingsrapportering volgende elementen
aan bod komen:
1) een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2) een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor
het lopende jaar;
3) in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de
opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4) in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiėle risico's.
Deze rapportering omvat zowel de transacties van de gemeente als die van het openbaar
centrum voor maatschappelijk welzijn. In het voorliggende rapport geven de schema's een
financieel overzicht tot en met 30 juni 2022
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 263;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en
beheerscyclus van de lokale besturen, artikel 29;
Besluit
Artikel 1: De raad neemt kennis van het opvolgingsrapport.
Zitting van 29 09 2022
Corona - Stand van zaken
Burgemeester Marc Penxten licht de stand van zaken in de corona pandemie en het vaccinatiecentrum binnen de ELZ Herkenrode toe.
Besluit
Artikel 1: De raad neemt kennis van de stand van zaken in de corona pandemie en het vaccinatiecentrum binnen de ELZ Herkenrode.
Zitting van 29 09 2022
Energiecrisis - uitwerken energieplan
De hoge energieprijzen doen gezinnen, bedrijven en verenigingen pijn maar hebben ook een grote impact op de energieuitgaven van het lokaal bestuur waardoor de financiële middelen onder druk komen te staan. Om zowel de Alkense inwoners en de kwetsbare gezinnen te ondersteunen alsook om de eigen energieuitgaven onder controle te houden is het noodzakelijk dat er een energieplan opgemaakt wordt. Dit zal zich toespitsen op volgende hoofdlijnen:
Verdere toelichting door de burgemeester Marc Penxten.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De raad neemt er kennis van dat het bestuur een energieplan opmaakt dat zich toespitst op volgende hoofdlijnen:
Zitting van 29 09 2022
Toegevoegd punt - Energiecrisis & verenigingen- Toegevoegd punt
Raadslid Piet Wijgaerts voegt volgend punt toe aan de gemeenteraad:
Het toevoegen van de Alkense onderwijsinstellingen aan het agendapunt omtrent de energiecrisis lijkt ons ook aangewezen, ondanks de steun die zij genieten van de hogere overheden. Elke vereniging/sportclub/onderwijsinstelling heeft zijn eigen specifieke energiebehoefte. Het is belangrijk deze individuele behoeftes zorgvuldig in kaart te brengen.
Besluit
Artikel 1: de gemeenteraad vraagt aan het college van burgemeester en schepenen om steun toe te kennen op basis van het specifieke energieverbruik/behoefte van elke entiteit apart gebaseerd op de aangeleverde gegevens uit het verleden.
Artikel 2: Als overheid meer dan ooit gaan inzetten op energiebesparende maatregelen bij deze verenigingen. Daarom investeringen in zonnepanelen / zonneboilers / warmtepompen / led-verlichting en dergelijke. Het is daarom noodzakelijk dit alles voor 100% te promoten en “financieel” te ondersteunen via subsidies en eigen investeringen
Artikel 3: De infrastructuur (gebouwen) van de entiteiten met een beperkte energiebehoefte optimaal gebruiken voor het opwekken van energie voor “anderen”. De aanleg van zonnepanelen op de nog vrije daken, het teveel aan opgewekte energie kan dan tegen een aanvaardbare vergoeding met de minderbedeelde of de hulpbehoevende Alkenaar+ gedeeld worden. Het principe van energie delen – persoon aan persoonsverkoop. Zo zal elke entiteit zijn energiefactuur van de toekomst zelf onder controle kunnen houden en kunnen we de huidige onaangename financiële verrassingen voor altijd vermijden
Artikel 4: Om dit alles in goede banen te leiden is de aanstelling van een energieambtenaar of energieadviseur dan ook aangewezen.
Zitting van 29 09 2022
Energiecrisis - Ondersteunen vereniging met huurovereenkomst of recht van opstal
De hoge energieprijzen doen het lokale verenigingsleven pijn. Dat betekent, na corona, dat ook de lokale besturen (opnieuw) snel moeten schakelen en de nodige steun kunnen bieden. De energiekost van de sporthallen en de gemeenschapscentra zit vervat in de huurprijs. De verenigingen die over een eigen accommodatie beschikken (via een huurovereenkomst of een recht van opstal) staan zelf in voor hun energieuitgaven. Het bestuur wil deze lokale verenigingen ondersteunen door het kwijtschelden van de huur- of opstalvergoeding voor 2023.
Gelet op de hoge energieprijzen waardoor de lokale verenigingen in de problemen dreigen te geraken;
Overwegende dat door de hoge energieprijzen de verenigingen overwegen om hun activiteiten af te bouwen of deze kost door te rekenen aan de gebruiker.
Overwegende dat de energieprijs vervat zit in de huurprijs voor de huurders van de sporthallen en de gemeenschapscentra en dat de verenigingen met een eigen accommodatie (huurovereenkomst of recht van opstal) hun energieuitgaven zelf moeten dragen;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De verenigingen die beschikken over een huurovereenkomst of een recht van opstal worden voor het ganse jaar 2023 vrijgesteld van het betalen van de huurvergoeding of de opstalvergoeding.
Zitting van 29 09 2022
Aanpassing reglement Huldigingen & Relatiegeschenken: pensioenformules (intern) en huldiging 50-jarigen (extern)
Tijdens de personeelsvergadering in juni werden er formulieren uitgedeeld aan alle personeelsleden voor een bevraging omtrent de bestaande reglementen rond interne huldigingen, specifiek de formules voor pensioenvieringen. Uit de bevragingen bleek dat de meerderheid van de deelnemende personeelsleden de huidige pensioenformules graag gewijzigd zou zien. Zie bijlage voor een overzicht van de oude en de nieuwe formules.
Ook voor de huldiging van de 50-jarigen is er een wijziging. Vandaag nodigt het bestuur alleen de 50-jarigen uit die in Alken woonachtig zijn. Indien een werkgroep ook de adressen van de Alkenaren die niet meer woonachtig zijn in de gemeente kan bezorgen, worden deze ook uitgenodigd voor de receptie. Indien er geen werkgroep is zal het bestuur een oproep doen via onze communicatiekanalen zodat 50-jarigen die niet meer in Alken woonachtig zijn zich kunnen melden en uitgenodigd worden voor de receptie. Zie bijlage voor het vernieuwd reglement met in het geel de gemarkeerde wijzigingen.
Besluit
eenparig
Met ingang van 1/10/2022 is het volgende reglement van toepassing:
I. INTERN REGLEMENT
1. Wat doet het gemeentebestuur voor personeelsleden bij…?
• Ziekte
◦ Kaartje (4 weken ziek) van het college van burgemeester en schepenen.
• Geboorte/adoptie
◦ Een geschenk/cadeaubon ter waarde van € 25 + kaartje.
• Huwelijk/Samenlevingscontract
◦ Een geschenk/cadeaubon ter waarde van € 25 + kaartje.
• Eretekens van de arbeid
◦ Jaarlijks officiële huldiging tijdens het personeelsfeest.
◦ Diploma + een geschenk/cadeaubon ter waarde van € 25 + pen.
• Met pensioen
◦ Geschenken
Een bedrag van € 10 per volledig gewerkt jaar in hoofdberoep.
Indien bijberoep bij het gemeentebestuur een totaalbedrag van € 125 + een geschenk
ter waarde van € 25.
Deze bedragen worden overgemaakt in de vorm van cadeaubonnen bij de Alkense
handelaars.
◦ Viering - keuze uit 4 formules
• Samen met het college van burgemeester en schepenen, het managementteam, het personeel van de personeelsdienst waarmee nauw samengewerkt werd (Greta, Myriam, Elke en/of Annemie) en een aantal rechtstreekse collega’s: receptie aansluitend op de werkuren (17u of 19.30u) met belegde broodjes in één van de gemeenschapscentra.
• Samen met het college van burgemeester en schepenen : receptie met fijne hapjes in het gemeentehuis op een onderling te bepalen moment.
• Ontvangst door de burgemeester, de algemeen directeur, het diensthoofd en/of de coördinator in het gemeentehuis met een hapje en een drankje op een onderling te bepalen moment.
• Een receptie voor alle personeelsleden van de gemeente en/of het OCMW of voor alle personeelsleden van de cluster waartoe hij/zij behoort conform het organogram. Het bestuur komt voor € 10 per deelnemer tussen in de kosten met een maximum van € 1.000 in totaal. De praktische regelingen van deze organisatie dienen in onderling overleg te worden uitgewerkt.
• Na 10, 20, 25, 30, 35 en 40) jaren dienstanciënniteit
◦ Huldiging van het personeelslid tijdens het jaarlijks personeelsfeest.
◦ Na 10, 20, 30, 35 en 40 jaren dienstanciënniteit= een geschenk/cadeaubon ter waarde
van € 25.
◦ Na 25 jaar dienstanciënniteit= € 275 in cadeaubonnen Alkense handelaars.
• Overlijden van een (ex-)personeelslid
◦ Met akkoord van familie: overlijdensbericht met/zonder foto (wens van familie wordt gerespecteerd) in Het Belang van Limburg.
◦ Bloemenkrans van € 75 of storting van hetzelfde bedrag voor een goed doel.
◦ Postogram vanuit de dienst secretariaat.
De overleden persoon/medewerker dient tot voor zijn overlijden gewerkt te hebben of met pensioen gegaan zijn bij het gemeentebestuur.
2. Wat doet het gemeentebestuur bij een afscheid, een installatie, een overlijden van een gemeente- en OCMW-raadslid, een schepen, lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst(BCSD) – Vanaf 3.12.2018)
• Afscheid raadslid/schepen/lid BCSD
De Vatendragers : € 135. Dit relatiegeschenk wordt éénmalig toegekend.
Opgelet! Enkel voor zetelende raadsleden met een minimum staat van dienst van 2 jaren.
Het geschenk wordt overhandigd in de zitting waar het ontslag bekend gemaakt wordt of op de eerstvolgende zitting.
• Installatie nieuw raadslid/nieuwe schepen/lid BCSD
Pen in etui.
• Overlijden raadslid/schepen/lid BCSD
Mits akkoord van de familie van de overledene:
Een bloemenkrans/stuk van € 75 en een overlijdensbericht in Het Belang van Limburg met of zonder foto of storting van € 75 voor een goed doel.
• Overlijden ex-mandataris
Mits akkoord van de familie van de overledene:
Een bloemenkrans van € 75 en een overlijdensbericht in Het Belang van Limburg met of zonder foto of storting van € 75 voor een goed doel.
*Overwegende dat het wenselijk is dat het gemeente en OCMW bestuur dezelfde regeling nastreven voor hun personeelsleden en gelet op het bestaande systeem van cadeaubonnen bij het gemeentebestuur kan het OCMW voor de huldigingen of geschenken van de personeelsleden van het OCMW (deel INTERN REGLEMENT) bij het gemeentebestuur de nodige cadeaubonnen aankopen.
II. EXTERN REGLEMENT
1. Huwelijksjubilea + koppels met wettelijk samenlevingscontract (50j./60j./65j./70j./75 j.)
De koppels worden 1 à 2 keer per jaar (afhankelijk van het aantal jubilea) gezamenlijk gehuldigd in Dienstencentrum De Kouter.
• Rond de jubileumdatum
Pakket cadeaubonnen Alkense handelaars ter waarde van
◦ Goud: € 125
◦ Diamant: € 150
◦ Briljant: € 160
◦ Platina: € 175
◦ Albast: € 200
• Op de gezamenlijke, officiële huldiging
◦ Pakket lekkers bloemen, bloemen, wijn, theelichten van Alkense handelaars of champagnebekers van Piet Stockmans.
◦ Schriftelijke gelukwensen/aandenken van de koning en de koningin.
Praktische aandachtspunten!
* Jubilarissen die omwille van een serieuze reden (ziekte, …) niet kunnen deelnemen aan de gezamenlijke huldiging: cadeau wordt aan huis afgeleverd door delegatie van college van burgemeester en schepenen het weekend na de officiële, gezamenlijke ontvangst. Jubilarissen die zonder reden wegblijven van de gezamenlijke huldiging, ontvangen het geschenkpakket niet.
* Wie op de gezamenlijke huldiging vervoersproblemen heeft van en naar De Kouter: vervoer wordt ter harte genomen door de leden van het college van burgemeester en schepenen.
* De jubilarissen ontvangen een 1ste brief ruim vóór de dag van hun huwelijksverjaardag: toelichting concept, publicatie foto krant + website, …
Een 2de brief wordt verstuurd 1 maand vóór de gezamenlijke huldiging: deelname ja/neen, keuze geschenkpakket, vervoer nodig ja/neen, …
Koppels die niet reageren op deze 2de brief: telefonisch contacteren.
2. Religieuze huldigingen
A. Jubilea religieuze leiders(50j./60 j./65 j./70 j./75j.)
De jubilerende religieuzen worden 1 à 2 keer per jaar uitgenodigd op de gezamenlijke huldiging van de huwelijksjubilarissen en koppels met wettelijk samenlevingscontract, in Dienstencentrum De Kouter.
• Pakket cadeaubonnen Alkense handelaars ter waarde van
◦ Goud (50 jaar): € 125
◦ Diamant (60 jaar) : € 150
◦ Briljant (65 jaar) : € 160
◦ Platina (70 jaar) : € 175
◦ Albast (75 jaar): € 200
• Op de gezamenlijke, officiële huldiging van de jubilarissen
◦ Pakket lekkers, bloemen, wijn, theelichten van Alkense handelaars of champagnebekers Piet Stockmans.
B. Afscheid religieuze leider
Voorwaarde: min. 2 jaar in de parochie gewerkt hebben.
• Gratis feestzaal naar keuze in één van de gemeenschapscentra.
• Een exemplaar van De Vatendragers.
C. Inhaling nieuwe religieuze leider
• Gratis feestzaal naar keuze in één van de gemeenschapscentra.
D. Bezoek religieuze leider
• Geschenk ter waarde van € 50.
3. Jubilea verenigingen
(10j./20j./25j./30j./40j./50j./60j./70j./75j./80j./90j./100j./ 125j./150j./175j.)
Verenigingen, die lid zijn van een erkende Alkense adviesraad, hebben recht op volgende tegemoetkomingen.
Pakket cadeaubonnen Alkense handelaars ter waarde van
• 10 jaar = € 100
• 20 jaar = € 120
• 25 jaar = € 140
• 30 jaar = € 150
• 40 jaar = € 175
• 50 jaar = € 200
• 60 jaar = € 225
• 70 jaar = € 250
• 75 jaar = € 260
• 80 jaar = € 275
• 90 jaar = € 300
• 100 jaar = € 325
• 125 jaar = € 325
• Daarna om de 25 jaar: maximumbedrag blijft op € 325.
Gratis feestzaal en eventueel de keuken ter beschikking in één van de gemeenschapscentra.
4. Andere tussenkomsten verenigingen
• V.O.V. – afdeling Alken: het budget voorziet voor deze vereniging jaarlijks een vaste toelage van € 744 (sinds 2010 – beslissing college van burgemeester en schepenen).
• Junior-Journalistwedstrijd: gratis zaal in één van de gemeenschapscentra + receptie.
• Jaarlijkse nationale duivenprijskamp Bourges, Reims: de winnaars worden gehuldigd tijdens de jaarlijkse kampioenenviering van de dienst vrije tijd.
5. Huldiging 50-jarigen
• Receptie in één van de gemeenschapscentra.
• Het gemeentebestuur nodigt alle 50-jarige Alkenaren uit.
• Het gemeentebestuur verstuurt de uitnodigingen voor de gemeentelijke receptie, samen
met de uitnodiging voor het feest dat de werkgroep van de 50- jarigen organiseert en dit
voor de 50- jarige Alkenaren.
• Vandaag nodigt het bestuur alleen de 50-jarigen uit die in Alken woonachtig zijn. Indien een
werkgroep ook de adressen van de Alkenaren die niet meer woonachtig zijn in de gemeente
kan bezorgen, worden deze ook uitgenodigd voor de receptie. Het college beslist om, indien er
geen werkgroep is, een oproep te doen via onze communicatiekanalen zodat 50-jarigen die
niet meer in Alken woonachtig zijn zich kunnen melden en uitgenodigd worden voor de
receptie.
6. 100- jarigen
• Boeket bloemen van € 50.
• Cadeaubonnen Alkense handelaars ter waarde van € 250.
• Vermelding op de gemeentelijke website.
• Schriftelijke gelukwensen/aandenken van de koning en de koningin. Het college van burgemeester en schepenen bezoekt de jarige en overhandigt de geschenken.
7. 100-plussers
• Kaartje met felicitaties vanuit het gemeentebestuur.
• Vermelding op de gemeentelijke website.
• Schriftelijke gelukwensen/aandenken van de koning en de koningin.
Het college van burgemeester en schepenen bezoekt de jarige en overhandigt de geschenken.
8. Eretekens van de arbeid
• Officiële ontvangst en receptie in een locatie (gca of gemeentehuis) afhankelijk van de
genodigden.
• Diploma.
• Pen in etui of klokje.
9. Overlijdens in Alken
Bij het overlijden van een dorpsgenoot, condoleert het gemeentebestuur de familie online. Indien dit niet mogelijk is: kaartje.
10. Geboortes in Alken
Bij de geboorte van het eerste kind (en volgende kinderen) van de Alkenaar: cadeaubon van € 25 + gadget met leuke slogan.
11. (Her)-opening/jubileum handelszaak-instelling
Indien het college van burgemeester en schepenen een uitnodiging ontvangt voor de openingsreceptie van een nieuwe handelszaak in Alken: een geschenk ter waarde van € 25.
12. Huwelijken
Het college van burgemeester en schepenen beslist dat bij huwelijken een pen met gravering ‘Gemeentebestuur Alken’ als geschenk aangeboden wordt.
In een latere fase wordt overgeschakeld naar een pen, met als bijkomende gravering dubbele trouwringen.
13. Uitzonderingen
uitzonderlijke situaties die niet in het reglement opgenomen zijn (bijv. huldiging uitzonderlijke prestatie, …) worden gedelegeerd naar het college of vast bureau.
Zitting van 29 09 2022
Toetreding tot Poolstok.
Het is wenselijk om voor bepaalde aspecten van het P&O-beleid (personeel en organisatie) beroep te doen op externe ondersteuning.
Consultancy in deze gespecialiseerde materie is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid en vergt bijzondere expertise.
Door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart, werd het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 opgericht.
Poolstok fungeert voor haar vennoten als een aankoopcentrale en levert een heel breed dienstenpakket zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid als in de brede P&O-activiteiten zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching, communicatie, en dergelijke meer en bijgevolg kan elke vennoot gebruik maken van de meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen.
De toetreding als vennoot houdt geen verplichting tot afname in.
Een openbaar bestuur kan vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk € 24,79 aangekocht.
Voor gemeentebestuur Alken betekent dit: ((81,62 VTE : 10)(afronding naar hogere eenheid) 9 x 24,79) x3 = 669,33 euro.
Er is voldoende budget voorzien op MJP001809;
Gezien het gemeentebestuur van Alken voor bepaalde aspecten van het P&O-beleid (personeel en organisatie) beroep wenst te doen op professionele ondersteuning;
Gezien consultancy in deze gespecialiseerde materie een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid is en de aankoop ervan bijzondere expertise vergt;
Gelet op de oprichting van het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart;
Gelet op het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap;
Gelet op de statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Vergadering van 25 mei 2018;
Gelet op het feit dat Poolstok een coöperatieve vennootschap van privaat recht is met uitsluitend vennoten uit de publieke en para-publieke sector in Vlaanderen;
Gelet op het feit dat Poolstok sinds 2000 operationeel is, en momenteel ruim 400 vennoten telt, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen en zorginstellingen;
Gelet op het feit dat de relatie tussen Poolstok en haar vennoten wordt geregeld in een beheersreglement;
Gelet op het feit Poolstok uitsluitend werkt voor haar vennoten die elk als entiteiten behorende tot de overheid kunnen worden beschouwd en gezamenlijk het toezicht uitoefenen op de vennootschap waardoor de inhouse-kwalificatie van toepassing is;
Gezien Poolstok fungeert als een aankoopcentrale volgens artikel 2, 7°, van de wet inzake overheidsopdrachten d.d. 16 juni 2017 dat stelt dat de aankoopcentrale diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor haar vennoten (klanten), aanbestedende overheden;
Gezien Poolstok een heel breed dienstenpakket levert zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid als in de brede P&O-activiteiten zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching, communicatie, en dergelijke meer en bijgevolg elke vennoot gebruik kan maken van de meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen;
Gezien Poolstok daartoe altijd samenwerkt met erkende dienstverleners na een grondige marktvergelijking en met correcte toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten;
Gezien Poolstok steeds kwaliteit garandeert op basis van evidence-based selectie- en gunningscriteria en er de voorkeur aan geeft om te werken met spelers die hun diensten verlenen op basis van wetenschappelijk onderbouwde methoden en technieken;
Gezien het bestuur door toetreding tot Poolstok gebruik kan maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners;
Gezien Poolstok de meest gunstige tarieven garandeert;
Gezien de relatie tussen Poolstok en haar vennoten op reglementaire basis stoelt en niet van contractuele aard is, en gezien de inhouse-kwalificatie, zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken;
Gezien Poolstok aan haar vennoten een netwerk van professionele dienstverleners in de P&O- en consultancysector garandeert;
Gezien de toetreding geen verplichting tot afname inhoudt en het bestuur dus zijn maximale keuzevrijheid behoudt. Het gemeentebestuur van Alken beschikt zodoende over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid;
Gezien Poolstok niet in de plaats treedt van het bestuur doch de rol opneemt van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd;
Gelet op het feit dat openbare besturen vennoot kunnen worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk €24,79 aangekocht.
Gezien dit voor gemeentebestuur Alken: ((81,62 VTE : 10)(afronding naar hogere eenheid) 9 x 24,79) x3 = 669,33 betekent;
Overwegende dat er voldoende budget voorzien is op MJP001809;
Besluit
eenparig
Artikel 1: het gemeentebestuur van Alken treedt toe tot Poolstok voor ondersteuning inzake het P&O-beleid.
Artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt (elektronisch) bezorgd aan Poolstok.
Artikel 3: De administratie wordt belast met de afhandeling van de formaliteiten.
Zitting van 29 09 2022
Limburgse Wooncentrale - Technische correcties in het besluit tot vaststelling van de verhouding van de stemrechten tussen de gemeenten en OCMW's die in het werkingsgebied Limburg liggen
De gemeenteraad heeft op 28 oktober 2021 geadviseerd om de gemeente Alken tot het werkingsgebied 'Limburg' te laten behoren, samen met de 41 andere Limburgse gemeenten. Dit rekening houdend met de adviezen die uitgebracht werden door Cordium, Land van Loon, Kleine Landeigendom en het lokaal woonoverleg. Deze beslissing werd ter kennis gebracht van de provinciegouverneur.
In opvolging daarvan heeft de Vlaamse Regering op 4 februari 2022 de werkingsgebieden in Vlaanderen definitief vastgelegd. Hierbij heeft de Vlaamse Regering maximaal rekening gehouden met de talrijke adviezen van de lokale besturen. De gemeente Alken behoort tot het werkingsgebied van de regio Limburg.
Op 15 juli 2022 keurde de Vlaamse Regering het besluit tot vaststelling van de verhouding van de stemrechten tussen de gemeenten en OCMW's uit het werkingsgebied Limburg goed. In dit besluit werd gebruik gemaakt van onvolledige data, waardoor er geen rekening werd gehouden met de sociale huurwoningen van SVK, van lokale besturen en/of van het Vlaams Woningfonds.
Er werd dus een technische correctie doorgevoerd op de berekening van de stemrechtenverdeling. Hierdoor zal de stemrechtenverdeling voor de gemeente Alken stijgen naar 0,80%, waar in het verleden 0,79% toegepast werd.
Gelet op artikel 40 ev. Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op artikel 4.37 Vlaamse Codex Wonen;
Gelet op het decreet houdende wijzigingen van diverse decreten met betrekking tot wonen, waarbij een regelgevend kader met de woonmaatschappijen wordt gecreëerd;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van het werkingsgebied Limburg, waarin bepaald wordt dat de gemeente Alken behoort tot het werkingsgebied Limburg;
Overwegende de melding dat er voor sommige werkingsgebieden een nieuwe beslissing rond de verdeling van de stemrechten zou moeten worden genomen naar aanleiding van technische correcties aan de berekening;
Overwegende dat voor het werkingsgebied Limburg geen rekening werd gehouden met de sociale huurwoningen van SVK, van lokale besturen en/of van het Vlaams Woningsfonds.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van de brief van Wonen-Vlaanderen.
Artikel 2: De gemeenteraad gaat akkoord met de technische correctie die doorgevoerd werd in het besluit van 15.07.2022 tot vaststelling van de verhouding van de stemrechten tussen de gemeenten en OCMW's die in het werkingsgebied Limburg liggen.
Zitting van 29 09 2022
Protocol gegevensuitwisseling Limburg.net
Het AVG-decreet van 8 juni 2018 voorziet in de verplichting tot het opmaken van een protocol voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid. Limburg.net stelt persoonsgegevens ter beschikking aan uw gemeente waardoor het noodzakelijk is dat Limburg.net en o.a. de gemeente Alken een protocol ondertekenen.
Het advies van de Functionaris Gegevensbescherming van iedere instantie moet verplicht ingewonnen worden alvorens de ondertekening van het protocol kan gebeuren. Limburg.net heeft een modelprotocol opgesteld dat werd goedgekeurd door de Functionaris Gegevensbescherming van Limburg.net op 22 juni 2022.
Limburg.net ontving enkele bemerkingen en opmerkingen nadat de onderscheiden gemeenten en steden advies inwonnen van de Data Protection Officer (DPO).
Zo ging het over volgende bemerkingen:
Eén van de gemeentelijke DPO’s stelde in vraag of een protocol wel het correct type overeenkomst is om de afspraken rond gegevensuitwisseling vast te leggen. Intussen ontving Limburg.net via de Vlaamse Toezichtscommissie de bevestiging dat een protocol inderdaad in de voorliggende situatie geschikt is (zie antwoord als bijlage).
Verder waren er nog enkele inhoudelijke opmerkingen, die verwerkt werden in volgende artikels:
● Artikel 4: toevoeging van een motivering van de (verschillende) bewaartermijnen
● Artikel 9: de sanctie bij niet nalevering is van toepassing gemaakt op beide partijen
Per e-mail van 20.09.2022 verleende Niels Diels, DPO aangesteld middels besluit van het college van burgemeester en schepenen dd. 24.11.2021, een positief advies voor de herwerkte versie van het protocol.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 40
betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van
bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald art. 326 tot en
met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), meer in het bijzonder art. 16 betreffende het opstellen van een protocol;
Overwegende dat Limburg.net persoonsgegevens ter beschikking stelt van de gemeente en bijgevolg een protocol omtrent de verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt het protocol omtrent de verwerking van persoonsgegevens tussen Limburg.net en de gemeente Alken goed en geeft opdracht aan de Voorzitter van de gemeenteraad en aan de Algemeen directeur om tot ondertekening van het protocol over te gaan.
Artikel 2: Het protocol zal gepubliceerd worden op de gemeentelijke website.
Zitting van 29 09 2022
Speelweefsel Bengelbeemd - Samenwerkingsovereenkomst RLHV
De Bengelbeemd moet een plek worden waar kinderen en volwassenen kunnen spelen in een typisch nat valleilandschap. Dat wil zeggen contact met:
○ de waterloop (Hondsgracht) en bestaande poelen;
○ bloemrijk schraal hooiland met typische soorten als dotterbloem en glanshaver;
○ houtige landschapselementen zoals hagen, houtkanten, knotbomen en valleibosjes;
○ mogelijks waarneming van bijzondere soorten fauna, verbonden aan graslanden en halfopen valleien zoals ijsvogel, salamanders, steenuil, geelgors...;
Om de openheid van het hooiland te vrijwaren en beheer niet te bemoeilijken wordt er gekozen om het speelweefsel zo veel als mogelijk onder te brengen in een bestaand wilgenbosje. Door het natte karakter van dit bos wordt er gekozen voor een parcours op beperkte hoogte, zodat dit ook in natte omstandigheden gebruikt kan worden. Een attractieve toegangspoort moet toevallige passanten attent maken op het speelweefsel.
Enkele duidelijk in het zicht geplaatste houten banken moeten bovendien aanzetten tot toevallige of geplande rustpauzes om zo de plek en omgeving rustig te kunnen waarnemen.
Ter hoogte van de brug over de Hondsgracht is het de bedoeling door een windwijzer en maquette bezoekers te wijzen op de weg dat water aflegt van bron tot monding. Bovendien worden Alkenaren ervan bewust gemaakt dat de Hondsgracht verbonden is via talrijke bekende plaatsen en rivieren om zo het belang van waterbekkens en valleisystemen te benadrukken.
Qua natuurinrichting zal aan de hand van een ecohydrologische studie bekeken worden hoe de Hondsgracht geherprofileerd kan worden, door o.m. volgende werken:
○ Afschuinen van de steile oevers om meer overplanten te verkrijgen en contact met water te vergroten;
○ Afschrapen verhoogde oevers die ontstaan zijn door ophoping door ruimingen, waardoor de beemd zal sneller overstromen bij hoge waterstand van de Hondsgracht en zal beter draineren bij lage waterstand. Dat heeft respectievelijk voordelen als waterbuffer- en retentie bij hoogwater en betere grondwaterstanden voor het aanliggende hooiland;
○ Plaatselijk hermeandering van de gracht zorgt voor structuurverhoging van de beek en vertraagde waterafvoer;
○ Herstel van (micro) grachtensysteem, greppels en waterhuishouding van het gebied voor een optimale waterhuishouding.
Ook de aanplanting van extra struweel in de mantel en een zoom aan de bestaande houtkanten en langs de Hondsgracht zal worden voorzien, welke een voedselbron voor tal van insecten, vogels en zoogdieren zullen zijn, goed voor de biodiversiteit.
Al deze ingrepen zijn ook gunstig voor de Alkense adoptiesoort de IJsvogel (Project gemeenten adopteren Limburgse soorten).
Qua beheer zijn er momenteel al afspraken gemaakt met lokale landbouwers voor het hooien van de graslanden. Dit zal in de toekomst verdergezet worden. Er kunnen werkdagen georganiseerd worden voor buurtbewoners, jeugdverenigingen of Alkenaren, maar ook georganiseerde picknicken, speeldagen, wandelingen of gegidste rondleidingen behoren tot de mogelijkheden.
Op de jeugdraad van 20.09.2022 werd een positief advies verleend, als volgt: "Het speelweefsel in de Bengelbeemd staat geagendeerd op de gemeenteraad van september.
Hiervoor wordt nog een advies gevraagd van de jeugdraad. De jeugdraad overloopt samen de foto’s van de schetsen die opgemaakt werden.
De jeugdraad geeft unaniem een positief advies mits volgende toevoeging: bij de pijlen/wegwijzers in hout zou het fijn zijn indien er ook een aanduiding komt met Alken-Duitsland en Alken-Denemarken."
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 40 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald art. 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het actieprogramma en de intentieverklaring dd. 30 september 2019 en het gemeenteraadsbesluit dd. 29 augustus 2019. De intentie omvat het volgende: “Samen ijveren we om de Herk- en Mombeekvallei te ontwikkelen als blauwgroene levensader van Haspengouw en uit te bouwen als voorbeeld van Integraal waterbeleid. Het doel is om deze valleisystemen, samen met alle actoren van het buitengebied, verder uit te bouwen als natuurlijke klimaatbuffers tegen verdroging, overstromingen, erosie en dit van bron tot monding.”;
Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen dd. 28.07.2021;
Overwegende dat het Regionaal Landschap Haspengouw & Voeren in 2019 een voorstel heeft gemaakt van een actieprogramma voor de Herk & Mombeekvallei waarbij er gestreefd wordt naar een goede ecologische toestand van de beekvalleien door in te zetten op:
• Beekstructuurherstel: hermeandering, oeverafschuining, bevordering van het zelfreinigend vermogen van de waterlopen;
• De verbetering van vlotte vismigratie;
• Het opzetten van oeverzoneprojecten en landschapsherstel om zo erosie en de inspoeling van pesticiden en nutriënten te voorkomen;
• Kennisoverdracht, communicatie en draagvlakvorming;
Overwegende dat één van die acties, gedefinieerd voor de gemeente Alken, was de Bengelbeemd verder uit te bouwen als ecologische en toeristische verbinding tussen De Alk en de Mombeekvallei;
Overwegende dat de vallei van de Herk en de Mombeek op Vlaams niveau is aangeduid als topprioriteit voor het behalen van de Europese Kaderrichtlijn water en dat valleisystemen cruciaal zijn in het behalen van onze klimaatdoelstellingen, niet enkel om de klimaatschokken (droogte en overstromingen) op te vangen, maar ook voor de captatie van CO2 te verwezenlijken;
Overwegende dat de Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren vzw voor de gemeente Alken een ontwerp heeft voorbereid met een inrichtingsschets van een avonturenparcours en een kostenraming voor deze natuurbeleving en beekherstel in de Bengelbeemd;
Gelet op het positief advies van de jeugdraad van 20.09.2022 rekening houdende met de volgende toevoeging: bij de pijlen/wegwijzers in hout zou het fijn zijn indien er ook een aanduiding komt met Alken-Duitsland en Alken-Denemarken.
Besluit
eenparig
Artikel 1 : Goedkeuring wordt verleend aan de samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur Alken en het Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren inzake de coördinatie van het project: ‘ecologische en recreatieve inrichting Bengelbeemd’.
Artikel 2 : Aan het college van burgemeester en schepenen wordt delegatie verleend om voor de deze opdracht de eventueel noodzakelijke meerwerken goed te keuren en dit maximum ten belope van 10 % van het toewijzingsbedrag.
Artikel 3 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met het krediet dat voorzien is op MJP-sleutel 000389 Uitbouwen speelweefsel Mombeek Bengelbeemd Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren.
Artikel 4 : De maximale subsidies voor dit project zullen worden aangevraagd.
Artikel 5: Het college van burgemeester en schepenen krijgt opdracht om alle andere nodige overeenkomsten af te sluiten voor dit dossier en het dagdagelijkse beheer waar te nemen.
Artikel 6 : Een afschrift van deze beslissing zal overgemaakt worden aan Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren.
Zitting van 29 09 2022
Toegevoegd punt - Aanleg petanque banen- Toegevoegd punt
Raadslid Filip Vanvinckenroye voegt volgend punt toe aan de gemeenteraad:
Ik kreeg de vraag van enkele sympathisanten en wandelaars uit de buurt om enkele petanquebanen aan te laten leggen aan de vroegere site van de pag club.
Omdat de site in de buurt van ons woonzorgcentruml ligt, gaat dit door de bewoners ook kunnen gebruikt worden.
Het kan een ontmoetingplaats worden, zeker in deze toch nog steeds bijzondere tijden.
Besluit
Artikel 1: het gemeentebestuur geeft goedkeuring voor de aanleg van petanque banen
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.