Zitting van 10 12 2025

Verslag vorige zitting dd. 3.12.2025

Overeenkomstig het decreet lokaal bestuur werden de notulen van de vergadering van 3.12.2025 opgesteld.

Deze notulen worden ter goedkeuring voorgelegd.

Feiten en context

Overeenkomstig het decreet lokaal bestuur werden de notulen van de vergadering van 3.12.2025 opgesteld.

Deze notulen worden ter goedkeuring voorgelegd.

Juridische grond

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

Niet van toepassing.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1:Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Zitting van 10 12 2025

RMW - Mededeling Definitieve Agenda dd. 18.12.2025

Overeenkomstig het decreet lokaal bestuur wordt de agenda van de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad dd. 18.12.2025 bekendgemaakt.

Deze agenda, zie bilage, wordt ter goedkeuring voorgelegd.

Feiten en context

Overeenkomstig het decreet lokaal bestuur wordt de agenda van de eerstvolgende vergadering van de OCMW-raad dd. 18.12.2025 bekendgemaakt.

Deze agenda, zie bijlage, wordt ter goedkeuring voorgelegd.

Juridische grond

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

Niet van toepassing.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen neemt er kennis van dat de voorzitter van de OCMW-raad, de heer Jan Robeyns, de OCMW-raad samenroept op donderdag 18.12.2025 om 20u00.

Zitting van 10 12 2025

PZ LRH - Engagementsverkaring Veilig Huis

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Bedankavond vrijwilligers LDC De Kouter 2026

Sinds enkele jaren organiseert De Kouter een bedankavond voor zijn vrijwilligers. Dit heeft als doel de vrijwilligers in de bloemetjes te zetten voor hun inzet en inspanningen. Veel activiteiten van De Kouter, zoals o.a. de taallessen, het dorpsrestaurant, het repair café, het vrijwilligersvervoer (MMC), Zorgzame buurten ..., kunnen enkel doorgaan omwille van de hulp van ongeveer 90 vrijwilligers. In 2026 vindt de bedankavond plaats op vrijdag 27 februari 2026 om 18u.

Feiten en context

Sinds enkele jaren organiseert De Kouter een bedankavond voor zijn vrijwilligers. Dit heeft als doel de vrijwilligers in de bloemetjes te zetten voor hun inzet en inspanningen. Veel activiteiten van De Kouter, zoals o.a. de taallessen, het dorpsrestaurant, het repair café, het vrijwilligersvervoer (MMC), Zorgzame buurten ..., kunnen enkel doorgaan omwille van de hulp van ongeveer 90 vrijwilligers. In 2026 vindt de bedankavond plaats op vrijdag 27 februari 2026 om 18u.

Juridische grond

Woonzorgdecreet van 5 februari 2019.

Uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers, bijlage I – Lokale dienstencentra.

Adviezen

Niet van toepassing.

Argumentatie

De bedankavond is een jaarlijks feest voor de vrijwilligers van De Kouter als teken van waardering. Daarnaast vormt de bedankavond een belangrijk moment om vrijwilligers in een andere setting te benaderen om een betere vertrouwensband te ontwikkelen.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1:  Het Vast Bureau beslist dat de bedankavond voor de vrijwilligers van het LDC De Kouter plaatsvindt op vrijdag 27 februari 2026.

Zitting van 10 12 2025

HHR + gebruiksovereenkomst dienstencheques naar aanleiding van invoering van administratieve kost voor de gebruiker

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Volmacht: vertegenwoordiging in rechte - Glenn Lairesse

Het vast bureau is bevoegd om het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn te vertegenwoordigen in gerechtelijke en buitengerechtelijke gevallen en de beslissingen over het in rechte optreden namens het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Het vast bureau kan een lid van het vast bureau, een personeelslid van het OCMW of een personeelslid dat op basis van een samenwerking verbonden is aan het  OCMW of een advocaat aanwijzen om namens het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn te verschijnen in rechte. Sonja Deboes, juriste van het OCMW Lummen, maar onder andere werkend voor Alken op basis van de samenwerkingsovereenkomst 'Project Jurist' van 25 februari 2009, werd door het vast bureau op 3 april 2019 afgevaardigd om het OCMW van Alken te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures aangaande de beroepen ingesteld tegen de beslissingen van het bijzonder comité en dit zowel voor de vrederechter, Rechtbank van eerste aanleg, Arbeidsrechtbank en Arbeidshof. Naar aanleiding van een beslissing van het bijzonder comité werd er beroep aangetekend in een dossier waarin de onderhoudsplicht van een vader ten aanzien van zijn kind werd vastgesteld. De gerechtelijke procedure zal plaatsvinden op donderdag 11 december 2025. Gezien Sonja Deboes niet werkzaam is op donderdag in Alken, is het wenselijk om Glenn Lairesse, maatschappelijk werker van de sociale dienst, af te vaardigen om het OCMW van Alken te vertegenwoordigen in deze gerechtelijke procedure. Het is wenselijk om Sigrid Sauwens, diensthoofd sociale dienst, als plaatsvervanger af te vaardigen.

Feiten en context

Het vast bureau is bevoegd om het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn te vertegenwoordigen in gerechtelijke en buitengerechtelijke gevallen en de beslissingen over het in rechte optreden namens het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Het vast bureau kan een lid van het vast bureau, een personeelslid van het OCMW of een personeelslid dat op basis van een samenwerking verbonden is aan het  OCMW of een advocaat aanwijzen om namens het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn te verschijnen in rechte. Sonja Deboes, juriste van het OCMW Lummen, maar onder andere werkend voor Alken op basis van de samenwerkingsovereenkomst 'Project Jurist' van 25 februari 2009, werd door het vast bureau op 3 april 2019 afgevaardigd om het OCMW van Alken te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures aangaande de beroepen ingesteld tegen de beslissingen van het bijzonder comité en dit zowel voor de vrederechter, Rechtbank van eerste aanleg, Arbeidsrechtbank en Arbeidshof.  

Juridische grond

Artikel 84, §3, 9° jo. artikel 297 decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Besluit van het vast bureau van 3 april 2019 tot afvaardiging van juriste Sonja Deboes in gerechtelijke procedures aangaande de beroepen ingesteld tegen de beslissingen van het bijzonder comité.

Adviezen

Niet van toepassing.

Argumentatie

Naar aanleiding van een beslissing van het bijzonder comité werd er beroep aangetekend in een dossier waarin de onderhoudsplicht van een vader ten aanzien van zijn kind werd vastgesteld. De gerechtelijke procedure zal plaatsvinden op donderdag 11 december 2025. Gezien Sonja Deboes niet werkzaam is op donderdag in Alken, is het wenselijk om Glenn Lairesse, maatschappelijk werker van de sociale dienst, af te vaardigen om het OCMW van Alken te vertegenwoordigen in deze gerechtelijke procedure. Het is wenselijk om Sigrid Sauwens, diensthoofd sociale dienst, als plaatsvervanger af te vaardigen.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1: Het vast bureau geeft volmacht aan Glenn Lairesse, maatschappelijk werker sociale dienst, om het OCMW Alken te vertegenwoordigen in de gerechtelijke procedure op donderdag 11 december 2025 aangaande het beroep dat ingesteld werd door dhr. Z. tegen de beslissing van het bijzonder comité van de sociale dienst.

Artikel 2: Het vast bureau geeft volmacht aan Sigrid Sauwens, diensthoofd sociale dienst, als plaatsvervanger, om het OCMW Alken te vertegenwoordigen in de gerechtelijke procedure op donderdag 11 december 2025 aangaande het beroep dat ingesteld werd door dhr. Z. tegen de beslissing van het bijzonder comité van de sociale dienst, bij afwezigheid van Glenn Lairesse.

Zitting van 10 12 2025

Verlenging samenwerkingsovereenkomst Depot Margo

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Samenwerkingsovereenkomst STEBO in het kader van energiescans

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Samenwerkingsovereenkomst Jongeren Advies Centrum (JAC) - wekelijkse zitdag

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Wijziging samenwerkingsovereenkomst (deel 3) bij intentieverklaring met Integro - Stopzetting tussenkomst dagzorg

Besluit

Zitting van 10 12 2025

Huur en onderhoud van koffieautomaten en aankoop van koffie en toebehoren - Goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en uit te nodigen firma's

De huidige overeenkomst voor de huur van koffieautomaten en de levering van bijhorende producten is bijna afgelopen en dient opnieuw in de markt gezet te worden.

De automaten in de refter van het gemeentehuis, de technische dienst, de gemeentelijke basisschool en het OCMW dienen opnieuw te worden voorzien.

De automaten in de bar van het gemeentehuis en DC De Kouter worden geschrapt omdat ze te weinig gebruikt worden.

Deze nieuwe opdracht zal worden afgesloten voor de duur van 1 jaar en kan stilzwijgend verlengd worden tot maximaal 5 jaar.

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- JACOBS DOUWE EGBERTS PRO BE BVBA, Esplanade 1, Bus 18 te 1020 Brussel;
- KOFFIE F. ROMBOUTS NV, Antwerpsesteenweg 136 te 2630 Aartselaar;
- Oxfam Fair Trade cvba, Ververijstraat 15 te 9000 Gent.

(Toezichthoudend ambtenaar: Bart De Keersmaecker)

Feiten en context

De huidige overeenkomst voor de huur van koffieautomaten en de levering van bijhorende producten is bijna afgelopen en dient opnieuw in de markt gezet te worden.

De automaten in de refter van het gemeentehuis, de technische dienst, de gemeentelijke basisschool en het OCMW dienen opnieuw te worden voorzien.

De automaten in de bar van het gemeentehuis en DC De Kouter worden geschrapt omdat ze te weinig gebruikt worden.

Deze nieuwe opdracht zal worden afgesloten voor de duur van 1 jaar en kan stilzwijgend verlengd worden tot maximaal 5 jaar.

Juridische grond

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 56, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Het besluit van de gemeenteraad van 2 september 2021 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet), en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Adviezen

Niet van toepassing.

Argumentatie

In het kader van de opdracht “Huur en onderhoud van koffieautomaten en aankoop van koffie en toebehoren” werd een bestek met nr. 2025/090 opgesteld door de Dienst overheidsopdrachten.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 74.000 incl. btw voor de maximale looptijd van 5 jaar (€ 10.000 per jaar voor de gemeente en € 4.800 per jaar voor het OCMW).

De opdracht zal worden afgesloten voor een maximale duur van 60 maanden.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.

Gemeente Alken treedt op als aankoopcentrale voor OCMW Alken bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.

Financiële gevolgen

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2025, op budgetcodes gemeente:

60000000/02/0800 (actie/raming AC000001/MJP001383), 61300630/01/0119 (actie/raming AC000001/MJP001160), 60000000/01/0119 (actie/raming AC000001/MJP001135) en 61300630/02/0800 (actie/raming AC000001/MJP001778)

budgetcodes OCMW:

61300630/01/0119 (actie/raming AC000001/MJP001760) en 61300000/01/0119 (actie/raming AC000001/MJP001432)

en in het budget van de volgende jaren.

Besluit

Artikel 1: Het bestek met nr. 2025/090 en de raming voor de opdracht “Huur en onderhoud van koffieautomaten en aankoop van koffie en toebehoren”, opgesteld door de Dienst overheidsopdrachten worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 74.000 incl. btw voor de maximale looptijd van 5 jaar (€ 10.000 per jaar voor de gemeente en € 4.800 per jaar voor het OCMW)..

Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 3: In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°a van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Gemeente Alken optreden als aankoopcentrale voor volgende entiteit:

OCMW Alken.

Artikel 4: Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- JACOBS DOUWE EGBERTS PRO BE BVBA, Esplanade 1, Bus 18 te 1020 Brussel;
- KOFFIE F. ROMBOUTS NV, Antwerpsesteenweg 136 te 2630 Aartselaar;
- Oxfam Fair Trade cvba, Ververijstraat 15 te 9000 Gent.

Artikel 5: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder verschillende budgetcodes.

Zitting van 10 12 2025

Betaalbaarstelling facturen VaBu

Betaalbaarstelling facturen volgens lijst in bijlage.

Feiten en context

Betaalbaarstelling facturen volgens lijst in bijlage.

Juridische grond

Conform interne afspraken keurt het vast bureau de facturen goed voor betaling.

Adviezen

Niet van toepassing. 

Argumentatie

Alle facturen worden - na controle op juistheid - betaalbaar gesteld door het vast bureau.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1: Het vast bureau beslist bijgevoegde lijst met facturen betaalbaar te stellen en geeft opdracht aan de financieel directeur om tot betaling over te gaan.

Zitting van 10 12 2025

Brugdagen en collectief verlof 2026

Jaarlijks worden de brugdagen en collectief verlof voor het volgend jaar voor de personeelsleden vastgelegd. Het is wenselijk om de brugdagen en collectieve verlofdagen voor 2026 vast te stellen voor de verschillende personeelsgroepen, zodat deze tijdig gecommuniceerd kunnen worden aan de personeelsleden en de burgers.

Feiten en context

Jaarlijks worden de brugdagen en collectief verlof voor het volgend jaar voor de personeelsleden vastgelegd. 

Juridische grond

Artikel 84 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

Rechtpositieregeling voor het personeel, zoals goedgekeurd door de raad van 28 maart 2024. 

Adviezen

Positief advies van het managementteam van 20 november 2025.

Argumentatie

Het is wenselijk om de brugdagen en collectieve verlofdagen voor 2026 vast te stellen voor de verschillende personeelsgroepen, zodat deze tijdig gecommuniceerd kunnen worden aan de personeelsleden en de burgers.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1: Het vast bureau keurt onderstaande brug- en collectieve verlofdagen voor 2026 goed:

●        Voor de personeelsleden werkzaam in de administratie:

○       Vrijdag 15 mei 2026

○       Maandag 20 juli 2026

○       Donderdag 24 december 2026 vanaf 12u00

○       Donderdag 31 december 2026 vanaf 12u00

●        Voor de personeelsleden werkzaam in de buitenschoolse opvang en het kinderdagverblijf:

○       Vrijdag 15 mei 2026

○       Maandag 20 juli 2026

○       Donderdag 24 december 2026 vanaf 12u00

○       Collectief gesloten tussen kerst en nieuwjaar