Zitting van 05 02 2020

Verslag vorige zitting d.d. 29.01.2020

Besluit

Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Zitting van 05 02 2020

Huishoudelijk reglement van college/vast bureau

Besluit

Artikel 1: Het onderstaande aangepaste huishoudelijk reglement van het college/vast bureau wordt goedgekeurd.

Huishoudelijk reglement college van burgemeester en schepenen

Huishoudelijk reglement vast bureau                                                

Artikel 1. - Het college vergadert in het gemeentehuis elke woensdagmiddag vanaf 15.30u.  Aansluitend vergadert het vast bureau.

Artikel 2. - In spoedeisende gevallen kan de burgemeester de leden voor een buitengewone vergadering bijeenroepen op de dag en het uur die hij bepaalt.  Deze oproep gebeurt dan telefonisch en per mail.

Artikel 3. -  De voorzitter van het BCSD is van rechtswege toegevoegd aan het college als een volwaardige schepen (artikel 42 § 1)

Artikel 4. - De vergaderingen zijn niet openbaar en dus niet toegankelijk voor derden.  Het college/vast bureau kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is

Artikel 5. - Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau kan beslissen om de samenkomst te vervangen door een digitale zitting. In geval van een digitale zitting wordt de agenda zo veel mogelijk beperkt, kunnen geen punten aan de agenda worden toegevoegd en hebben de leden van het college/vast bureau in de digitale toepassing (nu: meeting.mobile) de mogelijkheid om de status van een punt te wijzigen (standaard staat de status van de punten immers op ‘niet meer te bespreken’ en is het punt aanvaard).

Vanuit het secretariaat wordt aan de leden van het college/vast bureau via de digitale toepassing (nu: meeting.mobile) een vergaderverzoek gestuurd. In deze mail wordt het uur  vermeld waarvoor de leden van het college/vast bureau de status van de punten kunnen beoordelen.  De punten met de status ‘niet meer te bespreken’ worden automatisch goedgekeurd.  De punten met de status ‘te bespreken’ of ‘extra toelichting nodig’ worden door het secretariaat verplaatst naar de eerstvolgende gewone (niet digitale) zitting van het college/vast bureau.

Artikel 6. - De algemeen directeur woont de vergadering bij. Hij adviseert het college/vast bureau op beleidsmatig,  bestuurskundig en juridisch vlak. In voorkomend geval herinnert hij aan de geldende rechtsregels, vermeldt hij de hem gekende feitelijke gegevens, ... Hij zorgt voor de notulering van de beslissingen die op de eerstvolgende vergadering van het college/vast bureau dienen goedgekeurd te worden, waarna deze uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college/vast bureau volgend op de vergadering van het college/vast bureau waarop de notulen werden goedgekeurd bekend gemaakt worden aan de raadsleden.

Indien een lid van het college/vast bureau niet aanwezig kan zijn, verwittigt de betrokkene vooraf de burgemeester en/of de algemeen directeur.

Artikel 7. - De burgemeester of de door hem aangeduide schepen, of bij gebrek daaraan, de eerste schepen zit het college/vast bureau voor en opent en sluit de vergadering. Het college/vast bureau beslist collegiaal zodat het ook collegiaal hiervoor verantwoordelijk is en de besluiten worden bij volstrekte meerderheid genomen. Enkel op nadrukkelijk verzoek van een lid zal diens stemmotivatie genoteerd worden.

Artikel 8. - Er is geen delegatie van beslissingsbevoegdheid mogelijk van het college aan de individuele leden van het college. De bevoegdheidsverdeling verleent de individuele schepen geen enkele macht, maar houdt louter een werkindeling in met het oog op de voorbereiding van zaken waarover het college collegiaal heeft te beslissen.

Artikel 9. - Administratieve voorbereiding van het college/vast bureau:

•De agendapunten worden door de administratie uit eigen beweging en in volgorde van ontvangst der vragen, toegekomen dossiers, inlichtingen, ... objectief voorbereid met inachtneming van de bestaande wetgeving en richtlijnen. De ontwerpbeslissingen en erbij horende toelichtende nota's worden tot maandag 15u. aan het secretariaat bezorgd.

•De dienst secretariaat bezorgt aansluitend de agendapunten, de ontwerpbesluiten, de adviezen en de bijlagen digitaal via meeting.mobile aan de leden van het college/vast bureau.

•De diensten brengen de bevoegde schepen voorafgaandelijk op de hoogte van de punten die geagendeerd worden op het college/vast bureau.

•Schepenen kunnen eigen agendapunten aanbrengen via de bevoegde dienst of via de algemeen directeur wanneer ze niet meteen aan een dienst toegewezen kunnen worden.

•Schepenen  en de algemeen directeur kunnen nog punten toevoegen aan de agenda van het college/vast bureau op het ogenblik dat de vergadering start.

•Om de afhandeling van de agenda goed voor te bereiden kunnen de leden van het college/vast bureau nog vooraf info inwinnen bij de algemeen directeur of de diensten.

•De uitvoering van de beslissingen door de administratie wordt aan het personeel gecommuniceerd door de algemeen directeur of door de bevoegde schepen in samenspraak met de algemeen directeur.

Artikel 10. - Het college/vast bureau bereidt de beraadslagingen en besluiten voor de raad voor en voert de besluiten ervan uit.

Artikel 11. - Het college/vast bureau beslist steeds wat met ieder agendapunt van de agenda gebeurt. Het kan een punt verdagen tot een (liefst) onmiddellijk overeen te komen latere vergadering of het agendapunt uitstellen/afvoeren. In het geval van uitstel is het aan het de leden van het college/vast bureau om het punt terug te agenderen wanneer men dit terug opnieuw wenst te bespreken.

De algemeen directeur kan een personeelslid uitnodigen op de vergaderingen om uitleg te geven aangaande een agendapunt.  Ook kan het college/vast bureau een deskundige horen om voorgelicht te worden bij de bespreking van een agendapunt. De aanwezigheid van deze personen op de vergadering beperkt zich tot het agendapunt of de agendapunten waarvoor zij gehoord worden.

Artikel 12. - Wanneer een lid van het college/vast bureau of de algemeen directeur een rechtstreeks belang heeft bij een dossier neemt hij/zij niet deel aan de bespreking van dit punt noch aan de beslissing erover en verlaat het de zaal voor dit punt.

Artikel 13. - Het college neemt dezelfde deontologische code als die welke is aangenomen door de raad.

Zitting van 05 02 2020

Bedankavond vrijwilligers 2020

Besluit

Artikel 1: Het Vast Bureau beslist dat de bedankavond voor de vrijwilligers van het OCMW Alken op 6 maart 2020 plaats vindt in dienstencentrum De Kouter.