Zitting van 23 09 2026

Verslag van de vorige zitting dd. 16.09.2026

Besluit

Artikel 1: Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Zitting van 23 09 2026

Fluvius Limburg - Buitengewone algemene vergadering dd. 10.12.2026

Besluit

Zitting van 23 09 2026

Limburg.net - Buitengewone algemene vergadering dd. 09.12.2026

Besluit

Zitting van 23 09 2026

Uitnodiging Fietstocht Moslims Voor Vrede

Besluit

Zitting van 23 09 2026

Ouders van verongelukte kinderen initiatief - Veilig Over

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen gaat principieel akkoord met de intekening op het initiatief 'Veilig Over' van VZW Ouders van Verongelukte kinderen en kiest principieel voor de standaardformule met een standaard website. Deze kost eenmalig 1.850 euro.

Artikel 2: Het college van burgemeester en schepenen geeft opdracht aan dienst Mobiliteit om het dossier voor te leggen aan de gemeenteraad ter goedkeuring.

Zitting van 23 09 2026

Ouders van verongelukte kinderen - SAVE-charter

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen gaat principieel akkoord met de ondertekening van het SAVE-charter, waarbij per actiejaar (vanaf ondertekening tot en met erkenning) een bijdrage verschuldigd is ten bedrage van € 100,00 + (€ 0,01 x aantal inwoners) en geeft opdracht om het dossier voor te leggen aan de gemeenteraad ter goedkeuring.

Zitting van 23 09 2026

Nieuws van de week

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen beslist dat er wekelijks via de gemeentelijke communicatiekanalen gecommuniceerd zal worden over 1 specifiek recent agendapunt, beslissing of actuele gebeurtenis.

Artikel 2:Voor deze week heeft het beleid gekozen om te communiceren over het punt van 15/07/2026 in verband met de soepbedeling voor Alkense scholen.

Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen duidt Cindy Vandormael aan als bevoegde mandataris voor het punt dat geselecteerd werd als ‘Nieuws van de week’.

Zitting van 23 09 2026

Betaalbaarstelling facturen SC

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen beslist bijgevoegde lijst met facturen betaalbaar te stellen en geeft opdracht aan de financieel directeur om tot betaling over te gaan.

Zitting van 23 09 2026

Verzoek Coalitie Winkels en Reclame inzake belasting op ongeadresseerd reclamedrukwerk

Besluit

Zitting van 23 09 2026

Vernieuwing modelovereenkomst ILV Sportregio Haspengouw

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met het plaatsen van de overeenkomst op de aankomende gemeenteraad.

Zitting van 23 09 2026

organisatie proeverijbeurs 2026

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen keurt de organisatie van de Proeverijbeurs, zoals voorgesteld in de nota, goed.

Artikel 2: Deze nota wordt bezorgd aan Alken Duitsland zodat alle organisatie kan opstarten.

Zitting van 23 09 2026

Subsidie Chiro Joento onderhoud lokalen 2026

Besluit

Artikel 1: Conform het subsidiereglement voor het onderhoud van jeugdlokalen met een recht van opstal geeft het college van burgemeester en schepenen toelating voor het toekennen van een maximum subsidiebedrag van € 495 aan vzw de Wilg, Chiro Joento in Terkoest voor de jaarlijkse keuring en het vervangen van bepaalde brandblussers. Het budget is voorzien onder MJP001050.

Zitting van 23 09 2026

Omgevingsvergunning 1126

Besluit

BIJGEVOLG BESLIST HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN IN DE ZITTING VAN 23/09/2026 HET VOLGENDE:

1. De aanvraag ingediend door Gert Beelen - Sara Theuwen wonende te Musstraat 11 te 3570 Alken, de verbouwing en uitbreiding van een ééngezinswoning met vrijstaand tuinhuis, gelegen Musstraat 11, kadastraal bekend: (afd. 2) sectie G 638 D voorwaardelijk te vergunnen.

2. Er worden volgende voorwaarden opgelegd:

●        Indien er innames van het openbaar domein gebeuren tijdens de realisatie van de bouwwerken dient er rekening gehouden te worden met het geldende gemeentelijk reglement/verordening inzake inname openbaar domein en dient er een aanvraag te worden gericht tot inname openbaar domein aan de gemeente Alken – college van burgemeester en schepenen.

●        De algemene en bijzondere voorwaarden zoals gesteld in het advies van Fluvius d.d. 9 juli 2026 met ref. 5000132232 dienen strikt opgevolgd te worden.

●        Voor bronbemalingen moet voldaan worden aan de sectorale voorschriften voor subrubriek 53.2 van de indelingslijst van Vlarem I (art. 5.53.6.1.1 van Vlarem II); met betrekking tot de lozing van het bemalingswater wordt verwezen naar Vlarem II art. 6.2.2.1.2 § 5.

●        De lozing van het bemalingswater dient te gebeuren overeenkomstig art. 6.2.2.1.2 § 5 van Vlarem II.

●        De reglementeringen inzake bronbemaling/droogzuiging bij bouwwerken dient strikt na te worden geleefd. Indien er een bronbemaling/droogzuiging geplaatst wordt voor aanvang van de bouwwerken dient men een melding te doen bij de milieudienst van de gemeente Alken. Let op! Bij de plaatsing van een bronbemaling/droogzuiging mag het opgepompte water nooit worden geloosd binnen/over het openbaar wegdomein!

Deze vergunning stelt de aanvrager niet vrij van het aanvragen en verkrijgen van eventuele andere vergunningen of machtigingen, nodig als uitvoering van andere regelgevingen.

Verval van de omgevingsvergunning – uittreksel uit het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning

Artikel 99. § 1. De omgevingsvergunning vervalt van rechtswege in elk van de volgende gevallen:

1° als de verwezenlijking van de vergunde stedenbouwkundige handelingen niet wordt gestart binnen de twee jaar na het verlenen van de definitieve omgevingsvergunning;

2° als het uitvoeren van de vergunde stedenbouwkundige handelingen meer dan drie opeenvolgende jaren wordt onderbroken;

3° als de vergunde gebouwen niet winddicht zijn binnen vijf jaar na het verlenen van de definitieve omgevingsvergunning;

4° als de exploitatie van de vergunde activiteit of inrichting niet binnen vijf jaar na het verlenen van de definitieve omgevingsvergunning aanvangt;

5° als de kleinhandelsactiviteiten niet binnen vijf jaar na het verlenen van de definitieve omgevingsvergunning aanvangen.

De termijn, vermeld in het eerste lid, 1°, kan evenwel, op verzoek van de vergunninghouder, voor een periode van twee jaar verlengd worden als hij aantoont dat de niet-verwezenlijking het gevolg is van een vreemde oorzaak die hem niet kan worden toegerekend. De vergunninghouder dient de aanvraag van de verlenging, op straffe van verval, met een beveiligde zending en minstens drie maanden vóór het verstrijken van de oorspronkelijke vervaltermijn van twee jaar in bij de overheid die de vergunning heeft verleend. Die overheid weigert de aanvraag van de verlenging alleen als:

1° er geen sprake is van een vreemde oorzaak die niet aan de vergunninghouder kan worden toegerekend;

2° de aangevraagde en vergunde handelingen strijdig zijn met inmiddels gewijzigde stedenbouwkundige voorschriften of verkavelingsvoorschriften.

De overheid bezorgt haar beslissing uiterlijk de dag van het verstrijken van de oorspronkelijke vervaltermijn van twee jaar. Bij ontstentenis van een beslissing wordt de verlenging geacht te zijn goedgekeurd. Als de verlenging wordt goedgekeurd, worden de termijnen, vermeld in het eerste lid, 3° en 4°, ook met twee jaar verlengd.

Als de omgevingsvergunning uitdrukkelijk melding maakt van de verschillende fasen van het bouwproject, worden de termijnen van twee, drie of vijf jaar, vermeld in het eerste lid, gerekend per fase. Voor de tweede fase en de volgende fasen worden de termijnen van verval bijgevolg gerekend vanaf de aanvangsdatum van de fase in kwestie.

§ 2. De omgevingsvergunning voor de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit vervalt van rechtswege in elk van de volgende gevallen:

1° als de exploitatie van de vergunde activiteit of inrichting meer dan vijf opeenvolgende jaren wordt onderbroken;

2° als de ingedeelde inrichting vernield is wegens brand of ontploffing veroorzaakt ten gevolge van de exploitatie;

3° als de exploitatie op vrijwillige basis volledig en definitief wordt stopgezet overeenkomstig de voorwaarden en de regels, vermeld in het decreet van 9 maart 2001 tot regeling van de vrijwillige, volledige en definitieve stopzetting van de productie van alle dierlijke mest, afkomstig van een of meerdere diersoorten, en de uitvoeringsbesluiten ervan. De Vlaamse Regering kan nadere regels bepalen voor de inkennisstelling van de stopzetting.

§ 2/1. De omgevingsvergunning voor het uitvoeren van kleinhandelsactiviteiten vervalt van rechtswege als de kleinhandelsactiviteiten meer dan vijf opeenvolgende jaren worden onderbroken.

§ 2/2. De omgevingsvergunning voor het wijzigen van de vegetatie vervalt van rechtswege als het wijzigen van de vegetatie niet binnen twee jaar na het verlenen van de definitieve omgevingsvergunning aanvangt.

§ 3. Als de gevallen, vermeld in paragraaf 1, betrekking hebben op een gedeelte van het bouwproject, vervalt de omgevingsvergunning alleen voor het niet-afgewerkte gedeelte van een bouwproject. Een gedeelte is eerst afgewerkt als het, in voorkomend geval na de sloping van de niet-afgewerkte gedeelten, kan worden beschouwd als een afzonderlijke constructie die voldoet aan de bouwfysische vereisten.

Als de gevallen, vermeld in paragraaf 1 of 2, alleen betrekking hebben op een gedeelte van de exploitatie van de ingedeelde inrichting of activiteit, vervalt de omgevingsvergunning alleen voor dat gedeelte.

Artikel 100. De omgevingsvergunning blijft onverkort geldig als de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit van een project door een wijziging van de indelingslijst van klasse 1 naar klasse 2 overgaat of omgekeerd.

In geval de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit van een project door een wijziging van de indelingslijst van klasse 1 of 2 naar klasse 3 overgaat, geldt de vergunning als aktename en blijven de bijzondere voorwaarden gelden.

Artikel 101. De termijnen van twee, drie of vijf jaar, vermeld in artikel 99, in voorkomend geval verlengd conform artikel 99, § 1 worden geschorst zolang een beroep tot vernietiging van de omgevingsvergunning aanhangig is bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen, overeenkomstig hoofdstuk 9 behoudens indien de vergunde handelingen in strijd zijn met een vóór de definitieve uitspraak van de Raad van kracht geworden ruimtelijk uitvoeringsplan. In dat laatste geval blijft het eventuele recht op planschadevergoeding desalniettemin behouden.

De termijnen van twee, drie of vijf jaar, vermeld in artikel 99, in voorkomend geval verlengd conform artikel 99, § 1, worden geschorst tijdens het uitvoeren van de archeologische opgraving, omschreven in de bekrachtigde archeologienota overeenkomstig artikel 5.4.8 van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 en in de bekrachtigde nota overeenkomstig artikel 5.4.16 van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013, met een maximumtermijn van een jaar vanaf de aanvangsdatum van de archeologische opgraving.

De termijnen van twee, drie of vijf jaar, vermeld in artikel 99, in voorkomend geval verlengd conform artikel 99, § 1, worden geschorst tijdens het uitvoeren van de bodemsaneringswerken van een bodemsaneringsproject waarvoor de OVAM overeenkomstig artikel 50, § 1, van het Bodemdecreet van 27 oktober 2006 een conformiteitsattest heeft afgeleverd, met een maximumtermijn van drie jaar vanaf de aanvangsdatum van de bodemsaneringswerken.

De termijnen van twee, drie of vijf jaar, vermeld in artikel 99, in voorkomend geval verlengd conform artikel 99, § 1, worden geschorst zolang een bekrachtigd stakingsbevel, zoals vermeld in titel VI van de VCRO, niet wordt ingetrokken, hetzij niet wordt opgeheven bij een in kracht van gewijsde gegane beslissing. De schorsing eindigt van rechtswege wanneer geen opheffing van het stakingsbevel wordt gevorderd of geen intrekking wordt gedaan binnen een termijn van twee jaar vanaf de bekrachtiging van het stakingsbevel.

Beroepsmogelijkheden – uittreksel uit het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning

Artikel 52. (…)

De deputatie is voor haar ambtsgebied bevoegd in laatste administratieve aanleg voor beroepen tegen uitdrukkelijke of stilzwijgende beslissingen van het college van burgemeester en schepenen in eerste administratieve aanleg.

Artikel 53. Het beroep kan worden ingesteld door:

1° de vergunningsaanvrager, de vergunninghouder of de exploitant;

2° het betrokken publiek;

3° de leidend ambtenaar van de adviesinstanties of bij zijn afwezigheid zijn gemachtigde als de adviesinstantie tijdig advies heeft verstrekt of als aan hem ten onrechte niet om advies werd verzocht;

4° het college van burgemeester en schepenen als het tijdig advies heeft verstrekt of als het ten onrechte niet om advies werd verzocht;

5° ...;

6° de leidend ambtenaar van het Departement Omgeving of, bij zijn afwezigheid, zijn gemachtigde;

7° de leidend ambtenaar van het Agentschap Innoveren en Ondernemen of bij zijn afwezigheid zijn gemachtigde, als het project vergunningsplichtige kleinhandelsactiviteiten omvat;

8° de leidend ambtenaar van het agentschap, bevoegd voor natuur en bos, of, bij zijn afwezigheid, zijn gemachtigde als het project vergunningsplichtige wijzigingen van de vegetatie omvat.

Artikel 54. Het beroep wordt op straffe van onontvankelijkheid ingesteld binnen een termijn van dertig dagen die ingaat:

1° de dag na de datum van de betekening van de bestreden beslissing voor die personen of instanties aan wie de beslissing betekend wordt;

2° de dag na het verstrijken van de beslissingstermijn als de omgevingsvergunning in eerste administratieve aanleg stilzwijgend geweigerd wordt;

3° de dag na de eerste dag van de aanplakking van de bestreden beslissing in de overige gevallen.

Artikel 55. Het beroep schorst de uitvoering van de bestreden beslissing tot de dag na de datum van de betekening van de beslissing in laatste administratieve aanleg.

In afwijking van het eerste lid werkt het beroep niet schorsend ten aanzien van:

1° de vergunning voor de verdere exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit waarvoor ten minste twaalf maanden voor de einddatum van de omgevingsvergunning een vergunningsaanvraag is ingediend;

2° de vergunning voor de exploitatie na een proefperiode als vermeld in artikel 69;

3° de vergunning voor de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit die vergunningsplichtig is geworden door aanvulling of wijziging van de indelingslijst.

Artikel 56. Het beroep wordt op straffe van onontvankelijkheid per beveiligde zending ingesteld bij de bevoegde overheid, vermeld in artikel 52.

Als met toepassing van artikel 31/1 bij de Vlaamse Regering een georganiseerd administratief beroep werd ingesteld tegen het besluit van de gemeenteraad over de aanleg, wijziging, verplaatsing of opheffing van een gemeenteweg, bevat het beroep op straffe van onontvankelijkheid een afschrift van het beroepschrift bij de Vlaamse Regering.

Degene die het beroep instelt, bezorgt op straffe van onontvankelijkheid gelijktijdig en per beveiligde zending een afschrift van het beroepschrift aan:

1° de vergunningsaanvrager behalve als hij zelf het beroep instelt;

2° de deputatie als die in eerste administratieve aanleg de beslissing heeft genomen;

3° het college van burgemeester en schepenen behalve als het zelf het beroep instelt.

De Vlaamse Regering bepaalt, eventueel met inbegrip van een onontvankelijkheidssanctie, nadere regels met betrekking tot de opbouw en de inhoud van het beroepsschrift en de bewijsstukken die bij het beroep moeten worden gevoegd opdat het op ontvankelijke wijze wordt ingesteld.

Artikel 57. De bevoegde overheid, vermeld in artikel 52, of de provinciale respectievelijk gewestelijke omgevingsambtenaar onderzoekt het beroep op zijn ontvankelijkheid en volledigheid.

Als niet alle stukken als vermeld in artikel 56, derde lid, bij het beroep zijn gevoegd, kan de bevoegde overheid of de provinciale respectievelijk gewestelijke omgevingsambtenaar of de door hem gemachtigde de beroepsindiener per beveiligde zending vragen om binnen een termijn van veertien dagen die ingaat de dag na de verzending van het vervolledigingsverzoek, de ontbrekende gegevens of documenten aan het beroep toe te voegen.

Als de beroepsindiener nalaat de ontbrekende gegevens of documenten binnen de termijn, vermeld in het tweede lid, aan het beroep toe te voegen, wordt het beroep als onvolledig beschouwd.

Artikel 57/1. Beroepen inzake omgevingsvergunningen die uitsluitend kleinhandelsactiviteiten omvatten en die louter gebaseerd zijn op economische criteria in functie van economische doelstellingen, zijn onontvankelijk.

Artikel 58. Het resultaat van het onderzoek, vermeld in artikel 57, wordt aan de beroepsindiener binnen een termijn van dertig dagen die ingaat de dag na de datum van de verzending van het beroepschrift per beveiligde zending meegedeeld.

De onvolledigheid of onontvankelijkheid heeft van rechtswege de stopzetting van de beroepsprocedure tot gevolg. De beslissing wordt ter kennis gebracht van:

1° de beroepsindiener;

2° de vergunningsaanvrager;

3° de deputatie als die in eerste administratieve aanleg de beslissing heeft genomen;

4° het college van burgemeester en schepenen.

Beroepsmogelijkheden – regeling van het besluit van de Vlaamse Regering decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning

Het beroepschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid:

1° de naam, de hoedanigheid en het adres van de beroepsindiener;

2° de identificatie van de bestreden beslissing en van het onroerend goed, de inrichting of exploitatie die het voorwerp uitmaakt van die beslissing;

3° als het beroep wordt ingesteld door een lid van het betrokken publiek:

1. een omschrijving van de gevolgen die hij ingevolge de bestreden beslissing ondervindt of waarschijnlijk ondervindt;
2. het belang dat hij heeft bij de besluitvorming over de afgifte of bijstelling van een omgevingsvergunning of van vergunningsvoorwaarden;

4° de redenen waarom het beroep wordt ingesteld.

Het beroepsdossier bevat de volgende bewijsstukken:

1° in voorkomend geval, een bewijs van betaling van de dossiertaks;

2° de overtuigingsstukken die de beroepsindiener nodig acht;

3° in voorkomend geval, een inventaris van de overtuigingsstukken, vermeld in punt 2°.

Als de bewijsstukken, vermeld in het tweede lid, ontbreken, kan hieraan verholpen worden overeenkomstig artikel 57, tweede lid, van het decreet van 25 april 2014.

Het beroepsdossier wordt ingediend met een analoge of een digitale zending.

Het bevoegde bestuur kan bij de beroepsindiener, de vergunningsaanvrager of de overheid die in eerste administratieve aanleg bevoegd is, alle beschikbare informatie en documenten opvragen die nuttig zijn voor het dossier.

De beroepsindiener geeft, op straffe van verval, uitdrukkelijk in zijn beroepschrift aan of hij gehoord wil worden.

Als de vergunningsaanvrager gehoord wil worden, brengt hij het bevoegde bestuur daarvan uitdrukkelijk op de hoogte met een beveiligde zending uiterlijk vijftien dagen nadat hij een afschrift van het beroepschrift als vermeld in artikel 56 van het decreet van 25 april 2014, heeft ontvangen, op voorwaarde dat hij niet de beroepsindiener is.

Beroepsmogelijkheden – regeling “wegenberoep” (het Decreet van 3 mei 2019 houdende de gemeentewegen)

Artikel 31/1. §1. Tegen het besluit van de gemeenteraad over de aanleg, wijziging, verplaatsing of opheffing van een gemeenteweg kan in het kader van een schorsend administratief beroep tegen de vergunningsbeslissing een georganiseerd administratief beroep worden ingesteld bij de Vlaamse Regering door de personen of instanties, vermeld in artikel 53. De vereiste, vermeld in artikel 53, tweede lid, is ook van toepassing op het beroep tegen het besluit van de gemeenteraad.

Het beroep leidt tot de vernietiging van het bestreden besluit of tot de afwijzing van het beroep op grond van de onontvankelijkheid of de ongegrondheid ervan.

§ 2. Het beroep wordt op straffe van onontvankelijkheid met een beveiligde zending ingediend bij de Vlaamse Regering binnen een termijn van dertig dagen, die ingaat op:

1° de dag na de datum van de betekening van de bestreden beslissing voor die personen of instanties aan wie de beslissing betekend wordt;

2° de dag na het verstrijken van de beslissingstermijn als de omgevingsvergunning in eerste administratieve aanleg stilzwijgend geweigerd wordt;

3° de dag na de eerste dag van de aanplakking van de bestreden beslissing in de overige gevallen.

De indiener van het beroep bezorgt op straffe van onontvankelijkheid gelijktijdig met de beveiligde zending van het beroep aan de Vlaamse Regering, een afschrift van het beroepschrift met een beveiligde zending aan het college van burgemeester en schepenen en aan de bevoegde beroepsinstantie, vermeld in artikel 52.

§ 3. Het college van burgemeester en schepenen bezorgt het volledige dossier of een afschrift daarvan onmiddellijk na de ontvangst van het afschrift van het beroepschrift, aan het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.

§ 4. De Vlaamse Regering neemt een beslissing over het beroep binnen een termijn van negentig dagen, die ingaat de dag na de ontvangst van het dossier, vermeld in paragraaf 3. Die termijn is een termijn van orde.

De Vlaamse Regering brengt de indiener van het beroepschrift, de bevoegde overheid en de gemeente onmiddellijk op de hoogte van haar beslissing.

§ 5. Het besluit van de gemeenteraad over de aanleg, wijziging, verplaatsing of opheffing van een gemeenteweg kan alleen worden vernietigd:

1° wegens strijdigheid met het decreet van 3 mei 2019 houdende de gemeentewegen;

2° wegens strijdigheid met de doelstellingen en principes, vermeld in artikel 3 en 4 van het decreet van 3 mei 2019 houdende de gemeentewegen, en in voorkomend geval het gemeentelijk beleidskader en afwegingskader, vermeld in artikel 6 van hetzelfde decreet;

3° wegens de niet-naleving van een substantiële vormvereiste.

(NVDR: Ingevolge het delegatiebesluit (BVR 25/7/2014) is de minister, bevoegd voor Mobiliteit en Openbare Werken, bevoegd voor dit “wegenberoep”. Dit beroep kan niet digitaal worden ingesteld.)

Mededeling

Deze gegevens kunnen worden opgeslagen in een of meer bestanden. Die bestanden kunnen zich bevinden bij de gemeente, waar u de aanvraag hebt ingediend, bij de provincie, en ook bij de Vlaamse administratie, bevoegd voor de omgevingsvergunning. Ze worden gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Ze kunnen ook gebruikt worden voor het opmaken van statistieken en voor wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens in deze bestanden in te kijken en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen.

Zitting van 23 09 2026

Motstraat 6: aanvraag plaatsen poort in bestaande gemetselde muur school De B@sis

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis van de toelichting door de burgemeester om geen wijzigingen aan te brengen in de bestaande muur maar geeft wel toelating aan de eigenaar om via de toegangsweg naar de lagere school een regenwaterpunt en kraan over de muur te plaatsen zodat de nodige werken op het eigen terrein kunnen uitgevoerd worden.

Zitting van 23 09 2026

AI-beleid

Besluit

Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen verklaart zich principieel akkoord met volgend AI-beleid:

Artikel 1: Situering

Dit beleidsdocument bepaalt de voorwaarden waaronder medewerkers van Gemeente Alken gebruik mogen maken van Copilot-toepassingen binnen de gemeentelijke werking. Het document heeft tot doel een uniform, veilig en wettelijk conform kader te bieden voor het gebruik van artificiële-intelligentietools, met bijzondere aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Artikel 2: Doelstelling

Het beleid beoogt:

●        Het faciliteren van efficiënt en innovatief werken door middel van Copilot-functionaliteiten;

●        Het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en veiligheid van gegevens die binnen Gemeente Alken worden verwerkt;

●        Het verzekeren van naleving van de GDPR en andere relevante wet- en regelgeving.

Artikel 3: Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op:

●        Alle personeelsleden van Gemeente Alken, waaronder contractuele als statutaire medewerkers, jobstudenten, stagiairs en externen die toegang hebben tot gemeentelijke systemen.

Artikel 4: Grondslag

Het gebruik van Copilot binnen Gemeente Alken dient te voldoen aan:

●        De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679);

●        De Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;

●        De interne beleidslijnen inzake informatiebeveiliging en gegevensbescherming;

●        De afspraken en contractuele voorwaarden met leveranciers van AI-technologie.

Artikel 5: Algemene principes

5.1 Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Elke verwerking van gegevens via Copilot moet rechtmatig zijn en passen binnen de wettelijke opdracht van Gemeente Alken. Medewerkers dienen transparant te handelen en zorgvuldig om te gaan met informatie.

5.2 Dataminimalisatie

Het is verboden om persoonsgegevens in te voeren in Copilot-omgevingen die niet expliciet door Gemeente Alken zijn goedgekeurd voor verwerking van persoonsgegevens. Enkel strikt noodzakelijke gegevens mogen worden verwerkt.

5.3 Doelbinding

Copilot mag uitsluitend worden gebruikt voor taken die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van gemeentelijke opdrachten. Gebruik voor privédoeleinden is niet toegestaan.

5.4 Juistheid en betrouwbaarheid

De door Copilot gegenereerde output moet steeds worden gecontroleerd door een medewerker. Copilot mag geen autonoom beslissingsinstrument vormen.

5.5 Beveiliging

Medewerkers dienen de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van Gemeente Alken strikt na te leven.

Artikel 6: Toegestaan gebruik

6.1 Toegelaten toepassingen

Copilot mag worden ingezet voor onder meer:

●        Het opstellen, herschrijven of verbeteren van standaardteksten, brieven, verslagen en beleidsdocumenten;

●        Het samenvatten van documenten die geen persoonsgegevens bevatten;

●        Het genereren van ideeën, concepten of communicatiestrategieën;

●        Het ondersteunen bij programmeer- en automatisatietaken;

●        Het vertalen van geanonimiseerde teksten.

6.2 Voorwaarden voor gebruik

●        Copilot mag enkel worden gebruikt via de door Gemeente Alken goedgekeurde en beveiligde omgeving (bijv. Copilot for Microsoft 365).

●        Gebruik is uitsluitend toegestaan via gemeentelijke accounts.

●        Documenten die persoonsgegevens bevatten mogen enkel worden verwerkt indien de omgeving hiervoor gecertificeerd is en de DPO dit gebruik heeft goedgekeurd.

Artikel 7: Niet-toegestaan gebruik

Het is verboden om:

●        Persoonsgegevens of gevoelige gegevens (zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, politieke voorkeuren, religieuze overtuigingen) in te voeren in niet-gecertificeerde Copilot-omgevingen;

●        Copilot te gebruiken voor automatische besluitvorming met rechtsgevolgen (GDPR art. 22);

●        Juridisch bindende adviezen te genereren of te verspreiden zonder menselijke validatie;

●        Vertrouwelijke of interne documenten te uploaden zonder voorafgaande toestemming;

●        Copilot te gebruiken voor politieke beïnvloeding of partijpolitieke doeleinden.

Artikel 8: Beveiligingsmaatregelen

8.1 Technische maatregelen

●        Gebruik van beveiligde, tenant-geïntegreerde Copilot-oplossingen;

●        Verplichte multi-factor authenticatie;

●        Logging en monitoring van gebruik waar technisch mogelijk;

●        Uitsluiting van dataretentie in publieke AI-omgevingen.

8.2 Organisatorische maatregelen

●        Verplichte opleiding voor medewerkers omtrent veilig en GDPR-conform gebruik van AI;

●        Jaarlijkse evaluatie van dit beleid;

●        Uitvoering van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) voor nieuwe AI-toepassingen;

●        Duidelijke meldingsprocedure voor incidenten.

Artikel 9: Menselijke controle

Elke output die door Copilot wordt gegenereerd moet worden beoordeeld door een medewerker op:

●        Juistheid en volledigheid;

●        Neutraliteit en objectiviteit;

●        Juridische en beleidsmatige correctheid.

Copilot-output mag nooit zonder menselijke controle worden gebruikt in externe communicatie, besluitvorming of officiële documenten.

Artikel 10: Dataretentie en bewaartermijnen

●        Copilot-prompts en gegenereerde output mogen niet worden opgeslagen buiten de gemeentelijke beveiligde systemen.

●        Indien output persoonsgegevens bevat (in toegestane gevallen), gelden de bewaartermijnen zoals vastgelegd in het gemeentelijk gegevensregister.

●        Opslag in persoonlijke cloudomgevingen of privé-apparaten is verboden.

Artikel 11: Verantwoordelijkheden

11.1 Algemeen directeur

Draagt de eindverantwoordelijkheid voor de naleving van dit beleid.

11.2 Data Protection Officer (DPO)

●        Adviseert over GDPR-conform gebruik;

●        Voert DPIA’s uit;

●        Behandelt meldingen van datalekken en incidenten.

11.3 IT-dienst

●        Zorgt voor veilige configuratie en beheer van Copilot-omgevingen;

●        Beheert toegangsrechten;

●        Monitort het gebruik.

11.4 Medewerkers

●        Passen dit beleid strikt toe;

●        Melden incidenten onmiddellijk aan de DPO of leidinggevende.

Artikel 12: Incidenten

Bij vermoeden van misbruik of een datalek:

1. Meldt de medewerker dit onmiddellijk aan de DPO;
2. Worden betrokken systemen of accounts zo nodig tijdelijk geblokkeerd;
3. Wordt het incident geregistreerd en onderzocht;
4. Wordt beoordeeld of melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit vereist is.

Artikel 13: Evaluatie en actualisatie

Dit beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd indien:

●        Wetgeving wijzigt;

●        Nieuwe Copilot-functionaliteiten worden ingevoerd;

●        Incidenten of risicoanalyses daartoe aanleiding geven.

Artikel 2: Dit beleid zal als bijlage gevoegd worden bij het arbeidsreglement en zal in die zin samen met het vernieuwde arbeidsreglement worden voorgelegd aan de gemeenteraad.