Zitting van 28 03 2019

Verslag van de vorige zitting

Besluit.

eenparig

Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Zitting van 28 03 2019

Huishoudelijk reglement raad

Besluit.

eenparig

Artikel 1: De raad keurt het hierna volgend huishoudelijk reglement van de raad van Alken goed:

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE OCMW RAAD

In de tekst komt de afkorting ‘DLB’ voor.  Dit staat voor ‘decreet lokaal bestuur’.

I.BIJEENROEPING

Artikel 1

§1. - De raad vergadert tenminste tien maal per jaar, na bijeen-roeping door de voorzitter. De raad legt bij het begin van ieder jaar de vergaderdata van het jaar vast.  Tenzij anders bepaald vinden de vergaderingen van de raad plaats op:

•het gemeentehuis, Hoogdorpsstraat 38, 3570 Alken.

De voorzitter roept de raad daarenboven samen telkens hij dit noodzakelijk acht.

§2. - De gezamenlijke oproeping met duidelijk onderscheiden agenda’s wordt verzonden via e-mail.  De raadsleden kunnen de dossiers raadplegen via meetingmobile.be. Via deze digitale tool zijn alle stukken steeds elektronisch ter inzage van de raadsleden.

De raadpleging is vertrouwelijk. Verstrekking van stukken aan derden en gebruik van de digitale tool door anderen dan raadsleden is niet toegelaten.

Voor meer modaliteiten in verband met raadpleging en inzage van stukken, zie artikels 9 en 10.

§3. - De voorzitter moet de raad bijeenroepen op verzoek van:

1)een derde van de zitting hebbende leden;

2)een vijfde van de zitting hebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad er nog geen bijeenroeping is gebeurd.  De periode van 6 weken wordt geschorst tussen 11 juli tot en met 15 augustus;

3)het vast bureau voor de OCMW-raad.

In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten aanvragers de agenda, de datum en het uur van de beoogde ver-gadering vermelden. Aan de algemeen directeur moet voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgd worden. De algemeen directeur bezorgt deze voorstellen aan de voorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement kan nakomen.

De voorzitter roept op verzoek de vergadering bijeen op de voor-gestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda. De oproeping voor de gemeente- en de OCMW-raad kan gezamenlijk gebeuren en zal in dat geval duidelijk onderscheiden agenda’s bevatten.

Artikel 2

De oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd.

In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten vol-doende duidelijk omschreven zijn, maar bevatten geen informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt.

II.TOEVOEGING AGENDAPUNTEN

Artikel 3

Leden van de raad kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad. De voorzitter stelt deze punten vast.

Kunnen hiervan geen gebruik maken:

•het vast bureau als orgaan

•de leden van het vast bureau voor de OCMW raad

De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad.

In spoedeisende gevallen kan van deze termijn van toevoeging van agendapunten worden afgeweken en wordt de agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar ge-maakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering.

III.OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERINGEN

Artikel 4

De vergaderingen van de raad zijn in principe openbaar.

De vergadering is niet openbaar als:

1.het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levens-sfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;

2.twee derde van de aanwezige leden van de raad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De raad moet deze beslissing motiveren.

Artikel 5

De vergaderingen van de raad over de beleidsrapporten (het meerjarenplan en de aanpassingen ervan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.

Artikel 6

6.1. – Besloten vergadering tijdens de raad

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering.

Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt toch in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt het punt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad. Een besloten vergadering kan enkel onderbroken worden als dat dringend noodzakelijk is voor een punt.

De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen bijwonen, zijn verplicht tot geheimhouding.

6.2. Besloten vergadering tijdens tuchtzaken

Ingeval de raad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden indien de betrokkene hierom verzoekt. Is de hoorzitting openbaar, dan kan een getuige wel nog altijd de beslotenheid van zijn getuigenverhoor vragen.

IV.INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK

Artikel 7

Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de raad worden openbaar gemaakt door publicatie op de gemeentelijke website ten laatste de dag na de verzending van de uitnodiging.

Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda de eerstvolgende werkdag op dezelfde wijze openbaar gemaakt.

In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24u. nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

Artikel 8

De agenda van de vergadering van de raad wordt vooraf bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten.

Eenieder die de raadszitting bijwoont, krijgt bij het binnenkomen de agenda van de vergadering met de toelichtingsnota overhandigd.

Aan de beslissingen van de raad zal de nodige bekendheid gegeven worden door ze, zoals wettelijk voorzien, te publiceren op de gemeentelijke website.

Artikel 9

Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de raadsleden via een digitale toepassing op het gemeentehuis.  Raadsleden kunnen hier tijdens de gewone werkdagen (tijdens de openingsuren of binnen de werkuren, na afspraak met de alge-meen directeur) de dossiers digitaal raadplegen en de gewenste stukken printen.

Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening worden minstens 14 dagen vooraf aan de raadsleden bezorgd op dezelfde wijze als de oproeping.

Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur.  Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.

Artikel 10

De leden van de Raad hebben het recht van inzage in alle akten, stukken en dossiers, ongeacht de drager die het bestuur van de gemeente betreffen.

Raadsleden kunnen tijdens de gewone werkdagen (tijdens de openingsuren of binnen de werkuren, na afspraak met de alge-meen directeur) andere stukken digitaal raadplegen en de ge-wenste stukken printen.

De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de raadsleden. Dit gebeurt door het plaatsen van de notulen op het extranet.

De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de raad en die bestemd is voor de raad, wordt meegedeeld aan de raadsleden.

Persoonlijke nota’s en voorbereidende werkdocumenten van personeelsleden, van de voorzitter of van raadsleden, vallen buiten het inzagerecht.  Vraagt een raadslid toch inzage, dan beslist het vast bureau of deze stukken als ‘af’ beschouwd worden of niet.

Het inzagerecht geldt evenmin voor de volgende  documenten:

•alle documenten, die behoren tot het dossier van een personeelslid,

•alle documenten, die behoren tot het sociaal dossier van een OCMW-cliënt of een onderhoudsplichtige,

•alle documenten die gegevens bevatten die betrekking hebben op de privacy van om het even welk persoon, b.v. uittreksels uit het rijksregister.

•de offerten, die ingediend worden n.a.v. prijsvragen, openbare en beperkte aanbestedingen, algemene en beperkte offerteaanvragen, zolang het toewijzingsbesluit niet genomen werd, resp. het toewijzingsbesluit niet goedgekeurd werd.

Buiten de in artikel 2, 3 en 9 vermelde periodes delen de leden van de raad elk verzoek tot inzage van akten, stukken en dossiers op voorhand aan de algemeen directeur mee en dit met vermelding van de dossiers waarvan zij inzage wensen. 

Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag medegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.

Het register van de inkomende stukken kan door de raadsleden, geconsulteerd worden via het extranet.  De raadsleden die dit wensen kunnen elke week een overzicht van de inkomende stuk-ken, welke volgens het decreet op de openbaarheid van bestuur raadpleegbaar zijn, elektronisch opvragen.  De aanvraag door het raadslid dient te gebeuren bij de algemeen directeur.

Artikel 11

De leden van de raad hebben het recht de instellingen en diensten die het bestuur opricht en beheert, te bezoeken.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens 2 werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur.

Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raad-sleden passief optreden. De raad is een collegiaal orgaan en der-halve hebben raadsleden geen inspectierecht en kunnen als indi-vidu geen onderrichtingen geven aan het personeel.

Artikel 12

De raadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.  Hiervoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.

Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. 

V.VERZOEKSCHRIFTEN

Artikel 13

Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het OCMW in te dienen.

Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.

De organen van het OCMW zijn de OCMW-raad, het vast bureau, de voorzitter van de OCMW-raad, de voorzitter van het vast bureau, de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het OCMW dat als overheid optreedt.

De verzoekschriften worden aan het orgaan van het OCMW gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.

Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het OCMW behoort, zijn onontvankelijk.

Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;

3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voor-naam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik ervan beledigend is.

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden vol-doet.

Is het een verzoekschrift voor de raad, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen.  Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

De raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau of het BCSD verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het OCMW.  In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

Het betrokken orgaan van het OCMW verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

VI.QUORUM

Artikel 14

Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst teken-den, worden in de notulen vermeld.

Artikel 15

De raad kan enkel beraadslagen en beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan plaatsvinden.

De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat.

VII.WIJZE VAN VERGADEREN

Artikel 16

De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor en opent en sluit de vergaderingen.  Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.

De deelname van derde personen is slechts toegelaten in de ge-vallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toe-lichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. De voorzitter moet hen uitnodigen en bepaalt wanneer ze aan het woord komen. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

Artikel 17

De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.

De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.

Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen ver-meld.

Artikel 18

Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.

De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen. Ingeval van gelijktijdige aanvraag beslist hij wie hij het woord geeft. 

De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.

Telkens de algemeen directeur van oordeel is dat het aangesneden punt wettelijkheidsproblemen doet rijzen, herinnert hij de raad aan de toepasselijke rechtsregels alvorens de bespreking wordt aangevat of - indien de noodzaak zich laat gevoelen - tijdens de bespreking. Tevens vermeldt hij de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt hij ervoor dat de door de wet voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen.

Artikel 19

Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

De bespreking van een agendapunt wordt geschorst om bij voor-rang en in volgende gevallen en volgorde:

1° toepassing te vragen van het artikel in het DLB inzake het ver-bod van gemeenteraadsleden en de burgemeester om aanwezig te zijn bij een beraadslaging of besluit over zaken waarbij hij/zij of bloedverwanten - zoals bepaald in dit artikel - rechtstreeks belang hebben

2° te vragen dat men niet zal besluiten;

3° de verdaging te vragen;

4° een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;

5° voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou

behandeld worden;

6° te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou om-schreven worden;

7° naar het reglement te verwijzen.

Artikel 20

De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.  De amendementen/subamendementen dienen steeds schriftelijk aan de voorzitter van de raad overhandigd te worden voordat ze ter stemming gelegd kunnen worden.

Artikel 21

Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, af-dwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

Artikel 22

De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.  De raadsleden worden onder meer verzocht hun gsm op tril-functie te zetten tijdens het verloop van de zitting.

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de tot de orde roeping gehandhaafd of ingetrokken wordt.

Artikel 23

Het publiek wordt verzocht hun gsm op tril-functie te zetten tijdens het verloop van de zitting.  Wie klank- of beeldopnamen wil maken van de zitting, moet vooraf de toelating hebben van de voorzitter van de raad die de raadsleden op de hoogte brengt.  Onder geen beding mag de privacy van personen hierdoor in het gedrang worden gebracht zoals bepaald in de algemene verordening gegevensbescherming.

De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toe-hoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

Artikel 24

De volgende werkwijze wordt toegepast door de raadsleden bij de behandeling van toegevoegde punten:

-raadslid leidt in met vragen/kritiek/voorstel;

-burgemeester/schepen antwoordt;

-raadslid komt aanvullend tussen en ook andere raadsleden kunnen aansluiten;

-burgemeester/schepen antwoordt tweede keer;

-raadslid concludeert.

Artikel 25

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale ver-loop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij/zij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij/zij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

Artikel 26

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij/zij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.

Artikel 27

Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

VIII.WIJZE VAN STEMMEN

Artikel 28

De leden van de raad stemmen mondeling in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in artikel 29 eerste lid.  De mondelinge stemming geschiedt doordat elk raadslid, in volgorde zoals hierna bepaald, ja, neen of onthouding uitspreekt.

De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij de gewone mondelinge stemming, die de regel is, stemmen de leden daarbij met ja, neen of onthouding. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen.

De voorzitter stemt laatst, behalve bij geheime stemming. Iedere mondelinge stemming wordt begonnen met de schepen of het raadslid welk links naast de voorzitter zit en wordt voortgezet in dezelfde richting als de wijzers van het uurwerk.

Artikel 29

De raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-gedeelte van het beleidsrapport.  In dat geval mag de OCMW-raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de OCMW-raad.

Artikel 30

De stemming is enkel geheim over de volgende aangelegenheden:

1.de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de raad;

2.het aanwijzen van de vertegenwoordigers in de bestuursorganen, in overlegorganen en in organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3.individuele personeelszaken.

Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembrief-jes gebruikt.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste 2 raadsleden.  Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopneming na te gaan.

De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.

In geval van staking van stemmen is het voorstel verworpen, met uitzondering van de specifieke regelingen waarvan sprake in dit reglement (zie artikel 31).

De algemeen directeur noteert de namen van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Ieder raadslid is gemachtigd om de regelmatigheid van de stem-opneming na te gaan.

Artikel 31

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke geheime stemming. Als de ver-eiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uit-gebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

IX.NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG

Artikel 32

De notulen van vergadering van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen.

Behalve bij unanimiteit of geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.

Het zittingsverslag vermeldt in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en de essentie van de tussenkomsten.  De raad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad.

Artikel 33

Het zittingsverslag en de notulen van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.

Als de raad een aangelegenheid behandelt in geheime zitting, dan vermelden de notulen alleen de beslissing en wordt er geen zittingsverslag opgemaakt.

Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.

Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen van de vorige vergadering van de raad, zowel wat het openbare als wat het besloten gedeelte betreft, aan de leden van de raad verzonden samen met de bijeenroeping tot de vergadering.

Elk lid van de raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend.

X.ONDERTEKENEN STUKKEN

Artikel 34

De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend geregeld zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het DLB.

De voorzitter van de raad kan zijn ondertekeningsbevoegdheid delegeren naar de burgemeester.

XI.RAADSCOMMISSIES

Niet van toepassing voor OCMW

Artikel 35

nihil

Artikel 36

nihil

Artikel 37

nihil

Artikel 38

nihil

XII.VERGOEDING RAADSLEDEN

Artikel 39

Aan de raadsleden wordt een presentiegeld verleend voor volgen-de vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:

1.de vergadering van de raden.

2.de vergaderingen van de commissies

3.vergaderingen die hervat worden op een andere dag.

4.de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond

De raadsleden hebben geen recht op een presentiegeld wanneer de vergadering niet heeft kunnen beraadslagen omdat er onvoldoende leden aanwezig waren.

Als er meerdere vergaderingen doorgaan op dezelfde dag, ontvangt het raadslid slechts 1 presentiegeld.

De presentiegelden worden per kwartaal uitbetaald.

Artikel 40

Het presentiegeld bedraagt € 213,32 en wordt aangepast aan de index. De voorzitter van de raad (behalve indien hij lid is van het college van burgemeester en schepenen) ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de raad die hij voorzit.

Artikel 41

Raadsleden kunnen de kosten van studiedagen en vormingsmomenten terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstuk-ken.

De terugvorderbare kosten zijn beperkt tot € 150 per raadslid/jaar/incl. btw. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar.

Artikel 42

Verplaatsingskosten van raadsleden die verband houden met de uitoefening van hun ambt worden niet terugbetaald tenzij voor verplaatsingen met het openbaar vervoer.  In dat geval kunnen ze gebruik maken van de rail pass van de gemeente.

XIII. Bindende kracht

Artikel 43

Onderhavig reglement wordt van kracht op 1 april 2019

Het blijft geldig totdat de raad een nieuw reglement zou aannemen.

Artikel 44

Voor zover dit reglement bepaalde toestanden niet zou regelen wordt verwezen naar de vigerende regelgeving en de gebruiken.

Artikel 45

Een exemplaar van dit huishoudelijk reglement wordt ter beschikking gehouden tijdens alle vergaderingen van de raad.

Zitting van 28 03 2019

Deontologische code raad

Besluit.

eenparig

Artikel 1: De raad neemt de hierna volgende deontologische code aan:

DEONTOLOGISCHE CODE VAN DE LEDEN VAN DE GEMEENTERAAD, DE OCMW-RAAD EN HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST.

Inleiding

De lokale mandatarissen zijn zich bewust van hun belangrijke maatschappelijke rol. Luisterbereidheid, aanspreekbaarheid en dienstbaarheid in een rechtstreeks contact met de bevolking zijn waardevol en noodzakelijk in een moderne democratie.

Misbruiken dienen echter bestreden. Vandaar het belang van een goede regeling door middel van deze deontologische code. Inzet is dat geen

geen tussenkomsten worden verricht die de goede werking van de gemeentelijke organen en diensten in het gedrang brengen. Een correcte naleving van de deontologische code kan er bovendien toe bijdragen dat burgers afzien van vragen naar onoorbare tussenkomsten.

Algemene bepalingen

Artikel 1

De deontologische code is van toepassing voor alle lokale mandatarissen: de voorzitter van de gemeente- en OCMW-raad; de leden van de gemeente- en OCMW-raad; de burgemeester en schepenen; de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Artikel 2

De deontologische code is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de lokale mandatarissen als leidraad nemen bij hun dienstverlening aan de bevolking, in hun contacten met de burger en in andere mandaten die ze namens de gemeente opnemen.

Artikel 3

Wanneer deze code spreekt over een burger, moet dit niet enkel begrepen worden als een individuele persoon, maar kan het ook gaan over een groep van burgers, een vereniging of een onderneming.

Algemene plichten

Artikel 4

De lokale mandatarissen waken erover dat ze, ook buiten hun politieke activiteiten, geen dienstverlenende of andere activiteiten ontplooien die de eer of de waardigheid van hun mandaat schaden.

Artikel 5

De lokale mandatarissen gebruiken voor hun dienstverleningsactiviteiten geen termen die verwarring kunnen scheppen met door de overheid ingestelde instanties voor informatieverstrekking, klantenbehandeling of bemiddeling. Het gebruik van ‘ombuds’, ‘klachtendienst’ en andere afleidingen en samenstellingen is verboden.

Artikel 6

Bij hun optreden binnen en buiten het kader van het gemeentebestuur en in hun contacten met individuen, groepen, verenigingen, bedrijven en andere instellingen geven de lokale mandatarissen voorrang aan het algemeen belang op particuliere belangen.

Ze gebruiken hun invloed en stem niet voor het eigen persoonlijke belang. Ze vermijden elke vorm, en ook zelfs de schijn, van belangenvermenging.

Artikel 7

Elke vorm van dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder materiële of geldelijke tegenprestatie, en ook zonder andere gunsten of diensten. Het mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden.

De lokale mandatarissen nemen geen geschenken aan die hem/haar door zijn/haar functie worden aangeboden. Uitzondering op deze regel vormen incidentele of kleine attenties, overhandigd in het openbaar en zonder intentie van beïnvloeding.

Artikel 8

De lokale mandatarissen staan op dezelfde, gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, en dat zonder onderscheid op welke grond dan ook.

Artikel 9

Tussenkomsten van de lokale mandatarissen bij ambtenaren – mondeling en schriftelijk – moeten in het betrokken dossier worden opgenomen, behalve als het een gewone informatieve vraag betreft of een tussenkomst in de normale hiërarchische lijn.

Tussenkomsten in functie van individuele dossiers moeten steeds schriftelijk gebeuren.

De tussenkomsten van derden, al dan niet direct betrokkenen, bij de behandelende ambtenaren worden eveneens in het dossier opgenomen. Derden krijgen een bevestiging van hun tussenkomst indien ze daarom verzoeken.

Artikel 10

Tussenkomsten bij politiële instanties om besluitvorming te beïnvloeden, bijvoorbeeld om een proces-verbaal te laten seponeren, zijn verboden.

Specifieke bepalingen over de rol van de lokale mandataris

--- Lokale mandataris als informatieverstrekker en doorverwijzer

Artikel 11

Het is een kerntaak van de lokale mandataris om informatie te ontvangen en te verstrekken, en om door te verwijzen naar de bevoegde diensten of instanties.

Artikel 12

De lokale mandataris gaat in regel op discrete en voorzichtige wijze om met de informatie die hem/haar toekomt in de uitoefening van zijn/haar functie.

Artikel 13

De lokale mandataris geeft informatie over de diensten die – op de eerste plaats in de gemeente en eventueel ook bovenlokaal - instaan voor het behandelen van klachten van de burger.

De lokale mandataris geeft informatie over diensten voor problemen van burgers, of hij/zij verwijst voor deze informatie naar de bevoegde diensten van de gemeente.

Artikel 14

Als algemene regel probeert de lokale mandataris, waar en wanneer mogelijk, vraagstellers te verwijzen naar de bevoegde diensten van de (lokale) overheid.

Artikel 15

De lokale mandatarissen mogen geen bestuurlijke en/of gerechtelijke informatie doorspelen, waarop de vraagsteller normaliter geen recht heeft in het kader van de regelgeving in verband met de openbaarheid van bestuur, of die de goede werking van de administratie kan doorkruisen, of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen.

Artikel 16

De lokale mandatarissen mogen op basis van hun inzagerecht, zoals dat is geregeld in het huishoudelijke reglement, geen bestuurlijke documenten opvragen met als enige bedoeling deze als dienstverlening aan belanghebbenden door te spelen.

Artikel 17

De lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven voor een beslissing van de raad en voor zijn/haar eigen stemgedrag.

De lokale mandataris is gebonden aan het beroepsgeheim wanneer hij/zij door zijn/haar functie kennis krijgt van private en/of geheime gegevens die personen aan de gemeente of het bijzonder comité van de sociale dienst hebben meegedeeld. Bekendmaking van deze gegevens is verboden, behalve wanneer de wet openbaarmaking oplegt of mogelijk maakt.

--- Lokale mandataris als vertrouwenspersoon

Artikel 18

In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen raadsleden de rol vervullen van vertrouwenspersoon.

--- Lokale mandataris als administratieve begeleider en ondersteuner

Artikel 19

Lokale mandatarissen kunnen burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties: ze kunnen burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

Artikel 20

De briefwisseling met de overheid, in het kader van de in artikel 19 bedoelde ondersteuning en begeleiding, wordt in principe op naam van de burger gevoerd, zonder verwijzing naar de begeleidende of ondersteunende lokale mandataris. Hij/zij licht de burger in over deze laatste regel.

--- Lokale mandataris als bemiddelaar

Artikel 21

Als er voor een specifiek probleem geen enkele ombuds- of andere klachtendienst bevoegd is, kan een lokale mandataris optreden als rechtstreekse en zichtbare bemiddelaar.

Artikel 22

Rechtmatige en gemotiveerde tussenkomsten als bemiddelaar zijn toegelaten binnen het wettelijke kader. Voorbeelden zijn: vragen naar een concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet beantwoorden van vragen door de burger gesteld, of in het onder de aandacht brengen van specifieke elementen in een dossier (bijvoorbeeld de sociale context van betrokkene).

Artikel 23

Bij het behartigen van dossiers en het begeleiden van vraagstellers respecteren de lokale mandatarissen de normale objectieve behandelingsprocedures en -termijnen.

Artikel 24

De lokale mandatarissen mogen via de geschikte kanalen en de vaste procedures van de betrokken diensten, of via de politieke beleidsverantwoordelijken, d.w.z. de burgemeester en de schepenen, informatie inwinnen over de stand van zaken in de behandeling van een dossier van hun dienstverleningsvrager indien zij vermoeden dat de afhandeling manifest te traag verloopt. Deze mogelijkheid vervalt wanneer de ombuds- en klachtendienst van de gemeente bevoegd is voor een trage afhandeling; verwijzing naar deze dienst is dan aangewezen.

Artikel 25

Begunstigingstussenkomsten door de lokale mandataris omdat de burger een beroep doet op zijn/haar voorspraak, zijn verboden. De lokale mandataris meldt dit ook aan de burger in kwestie.

Artikel 26

Begunstigingstussenkomsten bij selecterende instanties om de kansen op een benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie te verhogen, zijn evenmin toegestaan.

Als de lokale mandataris om steun gevraagd wordt door of voor kandidaten die een bepaalde functie of bevordering ambiëren, dan delen hij/zij aan de kandidaten mee dat de benoeming of bevordering gebeurt op basis van vastgelegde criteria.

De lokale mandataris mag wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen.

De lokale mandataris mag ook toezien op de objectiviteit van examens of bekwaamheidstests. Om die objectiviteit te garanderen, kan hij/zij inlichtingen inwinnen over de evaluatieprocedures en –criteria.

Bij de selecties zelf komt hij/zij niet tussen. A posteriori kan hij/zij wel vragen stellen over de objectiviteit van het examen of de test, de evaluatie of de selectie. In geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kan hij/zij een kandidaat die zich tekortgedaan acht, bijstaan om via de geëigende kanalen beroep aan te tekenen.

Artikel 27

De lokale mandatarissen mogen werkzoekenden op de hoogte stellen van werkaanbiedingen in de privé- en de publieke sector.

Ze mogen op eigen initiatief ook personen aanbevelen bij werkgevers in de privésector. Bij dat initiatief mogen ze voor een aanwerving geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan deze werkgevers.

--- Onrechtmatige en onwettelijke voordelen

Artikel 28

Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een raadslid iets probeert te bereiken dat onrechtmatig is of wettelijk niet is toegelaten, is verboden. De lokale mandataris licht de burger in dergelijke gevallen in over dat verbod.

Artikel 29

Tussenkomsten van de lokale mandatarissen om de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden.

--- Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon

Artikel 30

Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij raadsleden bewust maar onterecht de indruk wekken dat ze bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussengekomen zijn, zonder dat de betrokken burger dat heeft gevraagd, zijn niet toegestaan.

Artikel 31

Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij raadsleden daadwerkelijk optreden om de goede afloop van een dossier te waarborgen, maar zonder dat de betrokken burger dat gevraagd heeft, zijn niet toegestaan.

Bekendmaking dienstverlening

Artikel 32

Rechtstreeks of onrechtstreeks publiciteit geven aan de dienstverlenende activiteiten van de lokale mandatarissen wordt beperkt tot het bekendmaken van een of meer contactadressen, met hun naam en mandaat, spreek- of contacturen, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel een foto van bescheiden afmetingen.

Deze regels gelden niet voor bladen van politieke partijen of eigen politieke publicaties. Publiciteit voor dienstverlening is niet toegestaan op lokale en regionale radiozenders en op televisiezenders.

Artikel 33

De lokale mandatarissen maken in hun verkiezings- en e-mailingcampagnes gericht op individuen, geen melding van concrete diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. Dat geldt eveneens voor nieuwe sociale media die deze lokale mandatarissen gebruiken.

--- Naleving, controle en sanctionering

Artikel 34

De lokale mandatarissen engageren zich om deze deontologische code na te leven.

Artikel 35

De gemeenteraad richt een raadscommissie op om de naleving van deze deontologische code te controleren en eventueel te sanctioneren.

De raadscommissie treedt op bij een melding van een mogelijke niet-naleving van een of meer regels van deze deontologische code.

De raadscommissie kan voor het vervullen van haar taken een beroep op de expertise van het Steunpunt Integriteit van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten.

Artikel 36

Ambtenaren of andere personen die geconfronteerd worden met een inmenging van een lokale mandataris of een derde die ze in strijd achten met deze deontologische code, worden verzocht hiervan melding te maken bij de algemeen directeur. Een afschrift van de melding wordt onverwijld ter kennis gebracht van het betrokken raadslid. Anonieme klachten zijn onontvankelijk.

De algemeen directeur legt meldingen voor aan de voorzitter van de raad, om de raadscommissie zoals omschreven in artikel 35 binnen dertig dagen na ontvangst te verzoeken om een oordeel over de gegrondheid van de melding. Daarbij moet het recht van de verdediging van het betrokken raadslid worden gevrijwaard. De termijn wordt geschorst tijdens recesperiodes.

Artikel 37

Na onderzoek van een melding over de mogelijke niet-naleving van een of meer regels van deze deontologische code hoort de raadscommissie de bron van de melding als deze daarom verzoekt, en de betrokken lokale mandataris.

De uitspraak over een schending van deze deontologische code moet geschieden binnen de dertig dagen na de beslissing over de gegrondheid van een melding. De termijn wordt geschorst tijdens recesperiodes.

De uitspaak wordt meegedeeld aan de voorzitter van de gemeente- en OCMW-raad, en/of aan de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst.

De raadscommissie doet ook een voorstel van ‘sanctie’ aan de raad en/of het comité.

De raad en/of het comité beslissen over het voorstel van ‘sanctie’. Een sanctie kan gaan van een openbare melding van de schending, een eis tot publieke excuses, tot een formele blaam opgenomen in het verslag van de raad.

Indien de schending een strafbaar feit inhoudt, kan de voorzitter van de raad overgaan tot een aangifte bij de gerechtelijke instanties.

Slotbepaling

Artikel 38

Dit reglement over de deontologische code voor de leden van de gemeente- en OCMW-raad en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst treedt in werking op 28 maart 2019, na de goedkeuring door de gemeenteraad.

Het blijft geldig tot dat de gemeenteraad een wijziging van dit reglement  aanneemt.

Zitting van 28 03 2019

Aankoop en installatie van een nieuwe virtuele telefooncentrale voor het gemeentebestuur en OCMW. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze

Besluit.

14 stemmen voor: Marc Penxten, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Pierrette Putzeys, Peter Bollen, Alex Dubois, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Niels Jaenen, Carine Meyers, Danny Jeuris, Frank Vroonen, Patrick Martens en Sabine Van de Sande

1 stem tegen: Kris Franssens

6 onthoudingen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Marina Boussu en Ingrid Jacobs

Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2019/011 en de raming voor de opdracht “Aankoop en installatie van een nieuwe virtuele telefooncentrale voor het gemeentebestuur en OCMW”, opgesteld door de systeembeheerder en de GIS-coördinator. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt:

- € 55.000,00 incl btw (telefooncentrale, toestellen, toebehoren, …)

- € 420,00 incl. btw per maand voor het onderhoudscontract.

Totale raming: € 62.115,70 excl. btw of € 75.160,00 incl. 21% btw (met onderhoudscontract van 4 jaar).

Artikel 2: Voor deze opdracht zal een onderhoudscontract worden afgesloten.

Artikel 3: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 4: De procedure zal door het gemeentebestuur gevoerd worden.

Artikel 5: De uitgave voor deze opdracht zal volledig door het gemeentebestuur Alken betaald worden.