Zitting van 27 06 2024

Verslag van de vorige zitting d.d. 30.05.2024

De notulen van 30.05.2024 & het zittingsverslag https://youtu.be/SGzXV9I4qis

worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.

Feiten en context

De notulen van 30.05.2024 & het zittingsverslag https://youtu.be/SGzXV9I4qis

 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.

Juridische grond

Artikel 32, 74, 277 & 278 §1 decreet Lokaal bestuur

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

De notulen & het zittingsverslag van de raad van 30.05.2024 werden opgemaakt en worden ter goedkeuring voorgelegd. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeente- en ocmw-raad en de algemeen directeur.

Er werden geen opmerkingen gemaakt.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

eenparig

Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.

Zitting van 27 06 2024

Vaststelling jaarrekening 2023

Feiten en context

De gemeente en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar toch elk hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan:

- zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst hun eigen deel van de jaarrekening vaststellen;

- daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de geïntegreerde jaarrekening definitief is vastgesteld;

De OCMW-raad heeft zijn deel van de jaarrekening 2023 in zitting van heden vastgesteld;

De gemeenteraad heeft thans zijn deel van deze jaarrekening moet vaststellen;

De gemeenteraad heeft het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld moeten goedkeuren omdat de gemeente de financiële gevolgen draagt van de keuzes die de OCMW-raad maakt;

De jaarrekening bestaat uit de volgende documenten die voorwerp uitmaken van een beslissing van de raad: een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting;

Bovendien is er een document samengesteld met achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen. Deze documentatie werd op 12 juni 2024 samen met de jaarrekening 2023 aan de raadsleden overgemaakt

Juridische grond

- Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 41, 3° betreffende de expliciete bevoegdheden van de gemeenteraad en de artikelen 249 tot en met 253, artikel 260 en artikel 261 betreffende de jaarrekening;

- Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald de artikelen 326 tot en met 334 betreffende het bestuurlijk toezicht;

- Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen, in het bijzonder titel 2 (de beleidsrapporten), hoofdstuk 3 (de jaarrekening);

- Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen;

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

De gemeente en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar toch elk hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan:

- zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst hun eigen deel van de jaarrekening vaststellen;

- daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de geïntegreerde jaarrekening definitief is vastgesteld;

De OCMW-raad heeft zijn deel van de jaarrekening 2023 in zitting van heden vastgesteld;

De gemeenteraad heeft thans zijn deel van deze jaarrekening moet vaststellen;

De gemeenteraad heeft het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld moeten goedkeuren omdat de gemeente de financiële gevolgen draagt van de keuzes die de OCMW-raad maakt;

De jaarrekening bestaat uit de volgende documenten die voorwerp uitmaken van een beslissing van de raad: een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting;

Bovendien is er een document samengesteld met achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen. Deze documentatie werd op 12 juni 2024 samen met de jaarrekening 2023 aan de raadsleden overgemaakt;

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

eenparig

Artikel 1: De jaarrekening over het financiële boekjaar 2023 met de volgende saldi wordt door de raad voor zijn deel vastgesteld:

- budgettair resultaat boekjaar : € 2.332.981

- gecumuleerd budgettair resultaat : € 5.899.500

- beschikbaar budgettair resultaat € 5.899.500

- autofinancieringsmarge € 3.509.886

- balanstotaal € 45.450.529

- overschot van het boekjaar: € 2.163.266

Artikel 2: De raad neemt kennis van de verklarende documentatie bij de jaarrekening 2023.

Artikel 3: Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het besluit wordt overeenkomstig de artikelen 286 (besluit) en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur afgekondigd en bekendgemaakt.

Zitting van 27 06 2024

Rapportering organisatiebeheersing 2023

In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis niet meer samengekomen.

De samenwerking binnen de 8 Zuid-Limburgse besturen geraakte niet meer opgestart en hierdoor werd de laatste jaren eerder ad-hoc gewerkt. We kiezen er nu voor om in te stappen in het project 'lerend netwerk' van Probis waar een 40-tal besturen in actief zijn zodat we terug op een structurele basis met organisatiebeheersing kunnen bezig zijn, weliswaar op maat van het eigen bestuur.

Feiten en context

In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis niet meer samengekomen.

De samenwerking binnen de 8 Zuid-Limburgse besturen geraakte niet meer opgestart en hierdoor werd de laatste jaren eerder ad-hoc gewerkt. We kiezen er nu voor om in te stappen in het project 'lerend netwerk' van Probis waar een 40-tal besturen in actief zijn zodat we terug op een structurele basis met organisatiebeheersing kunnen bezig zijn, weliswaar op maat van het eigen bestuur.

In 2022 en voorjaar 2023 lag de focus voornamelijk op volgende items:

●        Zorgen voor een continuïteit in de organisatie en het uitbouwen en beheren van de digitalisering.

●        Opvolging van de projecten

●        Aandacht voor interne en externe klanten

●        Verder digitaliseren van de processen

Juridische grond

Artikels 217 - 220 van het decreet lokaal bestuur

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

Niet van toepassing

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

eenparig

Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.

Zitting van 27 06 2024

Kwaliteitshandboek LDC De Kouter

Elk lokaal dienstencentrum moet over een kwaliteitshandboek beschikken. Dit handboek moet volgens het woonzorgdecreet van 15 februari 2019 en het uitvoeringsbesluit van 28 juni 2019 minstens een beschrijving van de volgende elementen bevatten:

Inleiding

Inhoudsopgave

Algemene inlichtingen over het centrum

Weergave van het kwaliteitsbeleid (Opdrachtsverklaring en Zorg- en ondersteuningsaanbod)

Weergave van het kwaliteitssysteem

Organisatiestructuur

Personeel

Vrijwilligers

Accommodatie

Permanente of occasionele samenwerkingsverbanden

Aanspreekpunt waar gebruikers terecht kunnen voor informatie en advies

Inspraakkanalen

Informatiekanalen naar de gebruiker en de potentiële gebruikers

Procedures om de buurtanalyse en het meerjarenplan op te stellen en uit te voeren

Procedure om de opdrachten te realiseren

Procedure om door te verwijzen

Procedure om klachten te behandelen

Procedure bij grensoverschrijdend gedrag

Procedure om het functioneren van het personeel en de medewerkers te begeleiden, te evalueren en bij te sturen

Procedure om het inzetten van vrijwilligers in de werking

Procedure om de eigen werking te evalueren

Procedure voor privacy van de persoonsgegevens

Procedure om de documenten van het kwaliteitshandboek te beheren

Procedure om het kwaliteitshandboek te onderhouden

Het kwaliteitshandboek moet niet bezorgd worden aan het Agentschap Zorg en Gezondheid. Het Agentschap kan het handboek wel opvragen. Bij een inspectie kan het handboek doorgenomen worden. De inspecteur gaat dan na of het kwaliteitsbeleid van het lokaal dienstencentrum in praktijk overeenstemt met het kwaliteitshandboek.

Het huidige kwaliteitshandboek van het dienstencentrum De Kouter dateert van maart 2013 (zie bijlage). Het voorgestelde kwaliteitshandboek (zie bijlage) is aangepast en conform de huidige wetgeving en vereisten van de overheid. Ook zijn alle procedures aangepast aan de huidige werking en dienstaanbod van het dienstencentrum en de thuisdiensten.

Juridische grond

Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid.

Woonzorgdecreet van 15 februari 2019 en het uitvoeringsbesluit van 28 juni 2019.

Decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen in het centrum te verifiëren en te evalueren.

Besluit van de Vlaamse Regering van 9 mei 2014 betreffende het beleid inzake preventie van en omgaan met seksueel grensoverschrijdend gedrag in gezondheids- en woonzorgvoorzieningen.

Feiten en context

Elk lokaal dienstencentrum moet over een kwaliteitshandboek beschikken. Dit handboek moet volgens het woonzorgdecreet van 15 februari 2019 en het uitvoeringsbesluit van 28 juni 2019 minstens een beschrijving van de volgende elementen bevatten:

●        Inleiding

●        Inhoudsopgave

●        Algemene inlichtingen over het centrum

●        Weergave van het kwaliteitsbeleid (Opdrachtsverklaring en Zorg- en ondersteuningsaanbod)

●        Weergave van het kwaliteitssysteem

○        Organisatiestructuur

○        Personeel

○        Vrijwilligers

○        Accommodatie

○        Permanente of occasionele samenwerkingsverbanden

○        Aanspreekpunt waar gebruikers terecht kunnen voor informatie en advies

○        Inspraakkanalen

○        Informatiekanalen naar de gebruiker en de potentiële gebruikers

○        Procedures om de buurtanalyse en het meerjarenplan op te stellen en uit te voeren

○        Procedure om de opdrachten te realiseren

○        Procedure om door te verwijzen

○        Procedure om klachten te behandelen

○        Procedure bij grensoverschrijdend gedrag

○        Procedure om het functioneren van het personeel en de medewerkers te begeleiden, te evalueren en bij te sturen

○        Procedure om het inzetten van vrijwilligers in de werking

○        Procedure om de eigen werking te evalueren

○        Procedure voor privacy van de persoonsgegevens

○        Procedure om de documenten van het kwaliteitshandboek te beheren

○        Procedure om het kwaliteitshandboek te onderhouden

Het kwaliteitshandboek moet niet bezorgd worden aan het Agentschap Zorg en Gezondheid. Het Agentschap kan het handboek wel opvragen. Bij een inspectie kan het handboek doorgenomen worden. De inspecteur gaat dan na of het kwaliteitsbeleid van het lokaal dienstencentrum in praktijk overeenstemt met het kwaliteitshandboek.

Het huidige kwaliteitshandboek van het dienstencentrum De Kouter dateert van maart 2013 (zie bijlage). Het voorgestelde kwaliteitshandboek (zie bijlage) is aangepast en conform de huidige wetgeving en vereisten van de overheid. Ook zijn alle procedures aangepast aan de huidige werking en dienstaanbod van het dienstencentrum en de thuisdiensten.

Juridische grond

Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid.

Woonzorgdecreet van 15 februari 2019 en het uitvoeringsbesluit van 28 juni 2019.

Decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen in het centrum te verifiëren en te evalueren.

Besluit van de Vlaamse Regering van 9 mei 2014 betreffende het beleid inzake preventie van en omgaan met seksueel grensoverschrijdend gedrag in gezondheids- en woonzorgvoorzieningen.

Adviezen

Het voorgestelde kwaliteitshandboek is aangepast aan de huidige werking en dienstaanbod van het dienstencentrum De Kouter & thuisdiensten van OCMW Alken. Ook is er rekening gehouden met de huidige wetgeving en de adviezen van het departement Zorg (Afdeling Woonzorg - Team thuiszorg) en VVSG (Vereniging van Vlaamse Gemeenten en Steden).

Argumentatie

Het lokaal dienstencentrum De Kouter is een erkende instelling en ontvangt subsidies van de Vlaamse Overheid voor haar werking. Hierdoor is een lokaal dienstencentrum verplicht om een kwaliteitshandboek te hebben. Op 10 augustus 2023 vond een inspectie plaats in het lokaal dienstencentrum De Kouter naar aanleiding van de aanvraag tot wijziging van de erkenning omwille van de verhuis van het dienstencentrum.

Het verslag van Zorginspectie (d.d. 5 september) werd aan de thuisdiensten van OCMW Alken bezorgd (zie bijlage inspectieverslag).

Het LDC De Kouter heeft het besluit van de secretaris-generaal tot erkenning van het lokaal dienstencentrum De Kouter ontvangen op 27 september 2023. De Kouter wordt erkend voor onbepaalde duur onder het nummer CE1824. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 8 juni 2023 (zie bijlage).

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

eenparig

Artikel 1: Het huidige kwalilteitshandboek wordt opgeheven.

Artikel 2: De OCMW-raad keurt het voorgestelde kwaliteitetshandboek goed, dat in voege zal treden vanaf 1 juli 2024 (zie bijlage 82 pagina's).