Zitting van 28 09 2023

Verslag van de vorige zitting dd. 31.08.2023

De notulen van 31.08.2023 & het zittingsverslag https://youtu.be/oz_GQ3UsvbU worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.

Feiten en context

De notulen van 31.08.2023 & het zittingsverslag https://youtu.be/oz_GQ3UsvbU worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.

Juridische grond

Artikel 32, 74, 277 & 278 §1 decreet Lokaal bestuur

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

De notulen & het zittingsverslag van de raad van 31.08.2023 werden opgemaakt en worden ter goedkeuring voorgelegd. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeente- en ocmw-raad en de algemeen directeur.

Er werden geen opmerkingen gemaakt.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

eenparig

Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.

Zitting van 28 09 2023

Opvolgingsrapportering 1e semester 2023 - MJP 2020-2025

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziet in een geïntegreerde planning van de gemeente en het OCMW

Feiten en context

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziet in een geïntegreerde planning van de gemeente en het OCMW

Juridische grond

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 263.

Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, artikel 29.

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziet in een geïntegreerde planning van de gemeente en het OCMW. Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur voorziet dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd maar dat minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd moet worden. Artikel 29 betreffende de BBC bepaalt dat in de opvolgingsrapportering volgende elementen aan bod komen:

1) een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;

2) een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;

3) in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;

4) in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiėle risico's.

Deze rapportering omvat zowel de transacties van de gemeente als die van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In het voorliggende rapport geven de schema's een financieel overzicht tot en met 30 juni 2023.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

eenparig

Artikel 1: De raad neemt kennis van het opvolgingsrapport.

Zitting van 28 09 2023

Rapportering organisatiebeheersing 2022

In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen.

De samenwerking binnen de 8 Zuid-Limburgse besturen geraakte niet meer opgestart en hierdoor werd de laatste jaren eerder ad-hoc gewerkt. We kiezen er nu voor om in te stappen in het project 'lerend netwerk' van Probis waar een 40-tal besturen in actief zijn zodat we terug op een structurele basis met organisatiebeheersing kunnen bezig zijn, weliswaar op maat van het eigen bestuur.

Feiten en context

In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen.

De samenwerking binnen de 8 Zuid-Limburgse besturen geraakte niet meer opgestart en hierdoor werd de laatste jaren eerder ad-hoc gewerkt. We kiezen er nu voor om in te stappen in het project 'lerend netwerk' van Probis waar een 40-tal besturen in actief zijn zodat we terug op een structurele basis met organisatiebeheersing kunnen bezig zijn, weliswaar op maat van het eigen bestuur.

In 2022 en voorjaar 2023 lag de focus voornamelijk op volgende items:

●        Zorgen voor een continuïteit in de organisatie en het uitbouwen en beheren van de digitalisering.

●        Opvolging van de projecten

●        Aandacht voor interne en externe klanten

●        Verder digitaliseren van de processen

Juridische grond

Artikels 217 - 220 van het decreet lokaal bestuur

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

Niet van toepassing

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

eenparig

Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.

Zitting van 28 09 2023

Samenwerkingsovereenkomst zitdag JAC

Op 12 mei 2021 besloot het vast bureau om in te tekenen op de projectoproep (in samenwerking met de penhoudende gemeente Zonhoven, ingediend vanuit ELZ Herkenrode) rond mentaal welzijn van jongeren. Alken heeft hierdoor een zitdag van JAC (Jongeren Advies Centrum) georganiseerd, net zoals Herk-de-Stad, Diepenbeek en Zonhoven. Hasselt heeft geen zitdagen, maar wel een vast JAC-punt.

JAC is een onderdeel van CAW en helpt jongeren tussen 12 en 25 jaar met al hun vragen en problemen. Hiervoor werken ze met verschillende clusters van problemen: administratie en geld, gezondheid, je goed voelen, migratie, op eigen benen staan, school, seks en relaties, vrienden en familie, en wonen. JAC werkt uitsluitend op afspraak en bereikt jongeren via de telefoon, mails of chatbox. De hulp voor de jongeren zelf is volledig gratis. Er is via CAW opvang mogelijk, maar deze opvang is wel betalend.

De zitdag wordt / werd aan 10% (= 4u/week) georganiseerd (elke woensdagnamiddag).

Door middel van de projectoproep verkreeg Alken een subsidie in 2021 om deels de kosten van de zitdag te bekostigen. Lokale besturen diende voor de projectoproep zelf een cofinanciering van 50% te voorzien. Het bedrag op jaarbasis (niet geïndexeerd) voor een zitdag aan 10% bedraagt €6.250.

De projectoproep liep van 01/07/2021 tot en met 30/06/2022. Gelet op het personeelstekort bij JAC, is de zitdag slechts vanaf 01/10/2021 kunnen opstarten. Er werd een vergoeding betaald voor een volledig jaar, waardoor de organisatie van de zitdag op basis van de projectoproep een einde nam op 30/09/2022. Het vast bureau bepaalde op 20/07/2022 om de zitdag opnieuw voor een jaar te verlengen, aan dezelfde voorwaarden (10% aanwezigheid, op woensdagnamiddag, tegen een kostprijs van €6.250).

De huidige samenwerkingsovereenkomst met JAC rond de zitdag van mentaal welzijn bij jongeren loopt af op 30 september 2023.

De resultaten van het voorbije jaar waren opnieuw positief.

Feiten en context

Op 12 mei 2021 besloot het vast bureau om in te tekenen op de projectoproep (in samenwerking met de penhoudende gemeente Zonhoven, ingediend vanuit ELZ Herkenrode) rond mentaal welzijn van jongeren. Alken heeft hierdoor een zitdag van JAC (Jongeren Advies Centrum) georganiseerd, net zoals Herk-de-Stad, Diepenbeek en Zonhoven. Hasselt heeft geen zitdagen, maar wel een vast JAC-punt.

JAC is een onderdeel van CAW en helpt jongeren tussen 12 en 25 jaar met al hun vragen en problemen. Hiervoor werken ze met verschillende clusters van problemen: administratie en geld, gezondheid, je goed voelen, migratie, op eigen benen staan, school, seks en relaties, vrienden en familie, en wonen. JAC werkt uitsluitend op afspraak en bereikt jongeren via de telefoon, mails of chatbox. De hulp voor de jongeren zelf is volledig gratis. Er is via CAW opvang mogelijk, maar deze opvang is wel betalend.

De zitdag wordt / werd aan 10% (= 4u/week) georganiseerd (elke woensdagnamiddag).

Door middel van de projectoproep verkreeg Alken in 2021 een subsidie om deels de kosten van de zitdag te bekostigen. Lokale besturen diende voor de projectoproep zelf een cofinanciering van 50% te voorzien. Het bedrag op jaarbasis (niet geïndexeerd) voor een zitdag aan 10% bedraagt €6.250.

De projectoproep liep van 01/07/2021 tot en met 30/06/2022. Gelet op het personeelstekort bij JAC, is de zitdag slechts vanaf 01/10/2021 kunnen opstarten. Er werd een vergoeding betaald voor een volledig jaar, waardoor de organisatie van de zitdag op basis van de projectoproep een einde nam op 30/09/2022. Het vast bureau bepaalde op 20/07/2022 om de zitdag opnieuw voor een jaar te verlengen, aan dezelfde voorwaarden (10% aanwezigheid, op woensdagnamiddag, tegen een kostprijs van €6.250).

Juridische grond

Artikel 77 en 78 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

Huidige samenwerkingsovereenkomst met JAC rond de zitdag van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2023.

Adviezen

Niet van toepassing.

Argumentatie

De huidige samenwerkingsovereenkomst met JAC rond de zitdag van mentaal welzijn bij jongeren loopt af op 30 september 2023. De resultaten van het voorbije jaar waren opnieuw positief.

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen zijn voorzien als volgt:

Besluit

eenparig

Artikel 1: De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de verlening van de samenwerkingsovereenkomst met JAC goed, waardoor er opnieuw een zitdag in Alken georganiseerd kan worden van 01/10/2023 tot en met 30/09/2024.

Artikel 2: In de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan wordt een extra krediet van €6.250 voorzien voor de organisatie van de zitdag op MJP1781.

Zitting van 28 09 2023

Verlenging gebruiksovereenkomst Integro - Locatie voor de collectieve opvang van Oekraïense tijdelijk ontheemden in het voormalig woonzorgcentrum Terkoest

Op 23.03.2022 keurde het vast bureau de gebruiksovereenkomst met Integro Groep inzake

het gebruik van het voormalig woonzorgcentrum goed. Dit om de opvang van de Oekraïense

tijdelijk ontheemden mogelijk te maken. Momenteel worden er 47 personen opgevangen in

de collectieve opvangstructuur. Daarnaast worden er momenteel 17 personen opgevangen bij gastgezinnen. Deze personen werden niet door het OCMW bij deze gastgezinnen geplaatst, maar werden vrijwillig opgevangen door de gastgezinnen zelf.

Op 27.10.2022 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het addendum bij deze gebruiksovereenkomst goed, waardoor de locatie door het OCMW gebruikt kon worden tot en met 23.03.2024.

Er komt nog steeds de vraag vanuit de overheid om crisishuisvesting te voorzien voor de Oekraïense tijdelijk ontheemden, gelet op de nog steeds dreigende situatie in Oekraïne.

vzw Integro bepaalde de einddatum van de gebruiksovereenkomst op 30.06.2024 en stelde de vraag om het addendum te verlengen tot en met deze datum. Deze verlenging biedt ruimere mogelijkheden om de uitstroom van de tijdelijk ontheemden beter te begeleiden.

Feiten en context

Op 23.03.2022 keurde het vast bureau de gebruiksovereenkomst met Integro Groep inzake het gebruik van het voormalig woonzorgcentrum goed. Dit om de opvang van de Oekraïense tijdelijk ontheemden mogelijk te maken. Momenteel worden er 47 personen opgevangen in de collectieve opvangstructuur. Daarnaast worden er momenteel 17 personen opgevangen bij gastgezinnen. Deze personen werden niet door het OCMW bij deze gastgezinnen geplaatst, maar werden vrijwillig opgevangen door de gastgezinnen zelf.

Op 27.10.2022 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het addendum bij deze gebruiksovereenkomst goed, waardoor de locatie door het OCMW gebruikt kon worden tot en met 23.03.2024.

Juridische grond

Artikel 77 en 78 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

De gebruiksovereenkomst van 23 maart 2022 met Integro Groep inzake het gebruik van het voormalig woonzorgcentrum;

Het addendum inzake de verlenging van de gebruiksovereenkomst tot en met 23 maart 2024.

Adviezen

Niet van toepassing.

Argumentatie

Er komt nog steeds de vraag vanuit de overheid om crisishuisvesting te voorzien voor de Oekraïense tijdelijk ontheemden, gelet op de nog steeds dreigende situatie in Oekraïne.

vzw Integro bepaalde de einddatum van de gebruiksovereenkomst op 30.06.2024 en stelde de vraag om het addendum te verlengen tot en met deze datum. Deze verlenging biedt ruimere mogelijkheden om de uitstroom van de tijdelijk ontheemden beter te begeleiden.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De Raad keurt het addendum bij de gebruiksovereenkomst inzake het gebruik van het voormalig woonzorgcentrum te Terkoest, voor de opvang van de Oekraïense tijdelijk ontheemden, voor de verlenging tot en met 30 juni 2024.

Zitting van 28 09 2023

Ontslag Frank Vroonen - CVBA TEAM

Tijdens de OCMW-raad van 23 maart 2015 werd Frank Vroonen aangeduid om te zetelen in de algemene vergadering van CVBA TEAM. De CVBA werd opgericht om een onroerend goed te kunnen aankopen voor de activiteiten van vzw PWA en vzw TEAM.

Frank Vroonen werd voorgedragen als bestuurslid in de raad van bestuur.

vzw PWA en vzw TEAM hadden reeds ontbonden moeten zijn in 2018 en overgeheveld moeten worden. Tot op heden is dit nog niet gebeurd.

Volgende stappen dienen nog gezet te worden alvorens het kluwen aan vzw's en CVBA ontbonden kan worden:

1. De jaarrekening van 2022 had reeds opgemaakt dienen te worden. Tot op heden is dit nog niet gebeurd, waardoor deze ook moet worden opgemaakt en goedgekeurd door de algemene vergadering, zodat deze neergelegd kan worden.

2. Er is een schattingsverslag opgesteld met betrekking tot het onroerend goed, eigendom van CV(SO) TEAM (0860.475.023), gelegen te Alken.

VZW PWA Alken (0459.242.243) zou diens aandelen in CV(SO) TEAM  schenken aan het OCMW van Alken. Dit werd reeds geagendeerd en de aandelen werden principieel aanvaard, op voorwaarde dat er geen schulden in de CVBA aanwezig zijn door de OCMW-raad op 28 april 2022. Om de effectieve schenking te aanvaarden, dient er een schenkingsakte te worden opgesteld.

3. VZW PWA zou na de schenking van de aandelen ontbonden en vereffend worden. De gelden die aanwezig zouden zijn binnen VZW PWA worden bestemd aan VZW TEAM (0889.658.264).

○        Alvorens er overgegaan kan worden tot ontbinding en vereffening van de vereniging dient er een staat van actief en passief opgemaakt te worden die niet ouder is dan drie maanden op het ogenblik dat het voorstel tot ontbinding wordt geformuleerd. In deze hypothese is het dus van belang dat er vlak na de akte van schenking een staat van actief en passief wordt opgesteld voor de VZW, op grond waarvan het voorstel tot ontbinding opgesteld kan worden.

4. De gelden die VZW TEAM ontvangt wordt aangewend tot aanzuivering van diens R/C-schuld aan CV(SO) TEAM.

5. Vervolgens wordt VZW TEAM ontbonden en vereffend. Parrallel daarmee kunnen de nodige stappen genomen worden om CV(SO) TEAM om te vormen tot een BV.

Op basis van artikel 13 van de statuten van de CVBA kan een vennoot uittreden tijdens de eerste zes maanden van het boekjaar of verzoeken om de gedeeltelijke terugname van zijn aandelen.

Op basis van artikel 18 van de statuten van de CVBA worden de bestuurders van de vennootschap benoemd door de algemene vergadering. Een bestuurder kan vragen aan de algemene vergadering om zich te laten vervangen.

Feiten en context

Tijdens de OCMW-raad van 23 maart 2015 werd Frank Vroonen aangeduid om te zetelen in de algemene vergadering van CVBA TEAM. De CVBA werd opgericht om een onroerend goed te kunnen aankopen voor de activiteiten van vzw PWA en vzw TEAM.

Frank Vroonen werd voorgedragen als bestuurslid in de raad van bestuur.

vzw PWA en vzw TEAM hadden reeds ontbonden moeten zijn in 2018 en overgeheveld moeten worden. Tot op heden is dit nog niet gebeurd.

Volgende stappen dienen nog gezet te worden alvorens het kluwen aan vzw's en CVBA ontbonden kan worden:

1. De jaarrekening van 2022 had reeds opgemaakt dienen te worden. Tot op heden is dit nog niet gebeurd, waardoor deze ook moet worden opgemaakt en goedgekeurd door de algemene vergadering, zodat deze neergelegd kan worden.

Er is een schattingsverslag opgesteld met betrekking tot het onroerend goed, eigendom van CV(SO) TEAM (0860.475.023), gelegen te Alken.

VZW PWA Alken (0459.242.243) zou diens aandelen in CV(SO) TEAM  schenken aan het OCMW van Alken. Dit werd reeds geagendeerd en de aandelen werden principieel aanvaard, op voorwaarde dat er geen schulden in de CVBA aanwezig zijn door de OCMW-raad op 28 april 2022. Om de effectieve schenking te aanvaarden, dient er een schenkingsakte te worden opgesteld.

2. VZW PWA zou na de schenking van de aandelen ontbonden en vereffend worden. De gelden die aanwezig zouden zijn binnen VZW PWA worden bestemd aan VZW TEAM (0889.658.264).

○        Alvorens er overgegaan kan worden tot ontbinding en vereffening van de vereniging dient er een staat van actief en passief opgemaakt te worden die niet ouder is dan drie maanden op het ogenblik dat het voorstel tot ontbinding wordt geformuleerd. In deze hypothese is het dus van belang dat er vlak na de akte van schenking een staat van actief en passief wordt opgesteld voor de VZW, op grond waarvan het voorstel tot ontbinding opgesteld kan worden.

3. De gelden die VZW TEAM ontvangt wordt aangewend tot aanzuivering van diens R/C-schuld aan CV(SO) TEAM.

4. Vervolgens wordt VZW TEAM ontbonden en vereffend. Parallel daarmee kunnen de nodige stappen genomen worden om CV(SO) TEAM om te vormen tot een BV.

Juridische grond

Artikel 84 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;

Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen van 23 maart 2019;

Statuten van de CVBA TEAM.

Adviezen

Niet van toepassing.  

Argumentatie

Op basis van artikel 13 van de statuten van de CVBA kan een vennoot uittreden tijdens de eerste zes maanden van het boekjaar of verzoeken om de gedeeltelijke terugname van zijn aandelen.

Op basis van artikel 18 van de statuten van de CVBA worden de bestuurders van de vennootschap benoemd door de algemene vergadering. Een bestuurder kan vragen aan de algemene vergadering om zich te laten vervangen.

Er werd op 26 september 2023 via mail door de voorzitter gecommuniceerd aan de leden dat de algemene vergaderingen plaats zullen hebben op 7 november 2023 om 19.30u. waardoor Frank Vroonen zijn ontslag wenst in te trekken.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1: Ter zitting trekt raadslid Frank Vroonen zijn voornemen om, op basis van artikel 13 van de statuten van CVBA TEAM, zijn ontslag in te dienen vanaf 1 januari 2024 voor zijn afvaardiging in CVBA TEAM, in.