Zitting van 27 08 2026

Verslag van de vorige zitting dd. 25.06.2026

Besluit

eenparig

Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.

Zitting van 27 08 2026

Verzekeringscontracten 2027-2030.

Besluit

eenparig

Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek en de raming voor de opdracht “Afsluiten verzekeringscontracten 2027-2030”, opgesteld door de Dienst financiën. De jaarlijkse kostprijs voor de verzekeringen wordt geraamd op € 157.679,57 incl. btw per jaar, waarvan € 110.001,55 per jaar ten laste van het gemeentebestuur Alken en € 47.678,02 per jaar ten laste van het OCMW Alken. De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 781.882,14 excl. btw of € 946.077,39 incl. 21% btw voor de maximum 6 jaar.

Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Artikel 3: De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.

Artikel 4: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031 onder verschillende volgnummers.

Zitting van 27 08 2026

Toetreding tot De Raamcontracten met 6 ICT-partners via het aanbod van Digitaal Vlaanderen". Mededingingsprocedure met onderhandeling: Opdracht nr. 2020/HFB/MPMO/63249.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De deelname aan de “Raamovereenkomsten voor ICT-exploitatie- en ontwikkelingsdiensten (Programma ICT 2022 - gunningsvoorwaarden 2020/HFB/MPMO/63249) van de Vlaamse Overheid, Agentschap Digitaal Vlaanderen wordt goedgekeurd.

Artikel 2: Het Vast Bureau wordt belast met de uitvoering van dit besluit. De raming is afhankelijk van de noodwendigheid.De raming voor de anti-phishing beveiliging bedraagt ca. € 2.000 incl. btw/jaar (afname perceel 1).

Artikel 3: De financiering van deze opdracht kan gebeuren met het krediet voorzien in de meerjarenplanning.

Zitting van 27 08 2026

Toetredings- en vertrouwelijkheidsverklaring

Besluit

eenparig

Deel I - Beslissing van het bevoegde orgaan

De OCMW raad keurt de toetredings- en vertrouwelijkheidsverklaring goed als volgt:

Artikel 1 - Aansluiting en intentieverklaring tot afname (limitatieve lijst)

De Entiteit sluit zich aan bij de aankoopcentrale van C-smart dv en maakt zich met deze verklaring kenbaar als potentiële afnemer van de raamovereenkomsten die zijn opgenomen in de limitatieve lijst (Deel IV). Deze lijst bevat uitsluitend de raamovereenkomsten die C-smart dv op heden heeft gegund, voert of in de loop van de komende periode 2026/2027 opstart, en waarvoor de Entiteit als afnemer identificeerbaar wordt opgenomen overeenkomstig de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Deze verklaring geldt als intentieverklaring tot mogelijke afname met het oog op die raamovereenkomsten en strekt ertoe C-smart dv en de inschrijvers vooraf, bij de opstart van het betrokken dossier, een indicatie te geven van de verwachte deelname.

Deze verklaring heeft betrekking op de in de bijgevoegde limitatieve lijst (Deel IV) opgenomen raamovereenkomsten die C-smart dv op heden heeft gegund, reeds voert en in de loop van de komende periode 2026 - 2027 opstart (Deel IV), en op voorwaarde dat de entiteit op dat ogenblik nog een beroep kan doen op de aankoopcentrale van C-smart dv.

Deze verklaring strekt zich niet uit tot raamovereenkomsten die niet in de bijgevoegde limitatieve lijst zijn opgenomen; voor latere raamovereenkomsten wordt de lijst geactualiseerd en maakt de Entiteit haar deelname desgevallend opnieuw kenbaar.

Deze aansluiting houdt een intentie in om mogelijks af te nemen van deze raamovereenkomsten.

De effectieve afname van een raamovereenkomst gebeurt telkens via een afzonderlijke beslissing van het bevoegde orgaan van de Entiteit, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving. De Entiteit staat zelf in om voor elke raamovereenkomst waarvan zij wenst af te nemen de binnen haar eigen organisatie vereiste formele stappen te doorlopen. C-smart dv kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet, niet tijdig of niet correct doorlopen door de Entiteit van de binnen haar eigen organisatie vereiste formele stappen, noch voor de gevolgen daarvan. Het bevoegde orgaan van de Entiteit evalueert periodiek of de aansluiting en de deelname aan de betrokken raamovereenkomsten nog aangewezen zijn, mede rekening houdend met de opportuniteit van de deelname aan de raamovereenkomst

Artikel 2 - Behoeftemelding

Met het oog op een correcte raming van de omvang van de opdracht en de transparantie ten aanzien van de inschrijvers, bezorgt de Entiteit aan C-smart dv, op eenvoudig verzoek en in beginsel jaarlijks, een indicatie van haar vermoedelijke behoefte voor de in de bijgevoegde limitatieve lijst opgenomen raamovereenkomsten, uitgedrukt in hoeveelheden, waarde of budget. Deze opgave is een raming en houdt geen verbintenis tot afname in. Zij stelt Csmart dv en de inschrijvers in staat de vermoedelijke afname beter in te schatten, wat de vergelijkbaarheid van de offertes en de eerlijke mededinging ten goede komt.

Artikel 3 - Duurtijd en herroeping

Deze verklaring blijft van kracht voor de in de bijgevoegde limitatieve lijst opgenomen raamovereenkomsten (Deel IV), zolang de Entiteit een beroep kan doen op de aankoopcentrale van C-smart dv, behoudens uitdrukkelijke herroeping door het bevoegde orgaan van de Entiteit. Voor raamovereenkomsten die na de datum van deze verklaring worden opgestart en die niet in de bijgevoegde limitatieve lijst zijn opgenomen, wordt een geactualiseerde lijst gevoegd en maakt de Entiteit haar deelname desgevallend opnieuw kenbaar. Een herroeping doet geen afbreuk aan reeds geplaatste bestellingen en lopende verbintenissen onder de raamovereenkomsten.

Deel II - Algemene vertrouwelijkheidsverklaring

Ondergetekende, optredende in naam van de Entiteit die hij/zij vertegenwoordigt, bevestigt hierbij ten aanzien van de in de bijgevoegde limitatieve lijst opgenomen raamovereenkomsten waarvoor C-smart dv als aankoopcentrale optreedt, alsook ten aanzien van de informatie die haar in dat verband wordt verstrekt (hierna gezamenlijk: “de Raamovereenkomsten”):

●        alle informatie, met inbegrip van de informatiebundels die per raamovereenkomst ter beschikking worden gesteld, die hij/zij verkrijgt omtrent de aankoopcentrale en de Raamovereenkomsten zoals, maar niet beperkt tot,

○        de bestekken, gunningsverslagen, prijstabellen, beslissingen, ...

○        de informatiebundels die per raamovereenkomst ter beschikking worden gesteld enkel te gebruiken met het oog op het onderzoek naar een eventuele afname van een Raamovereenkomst of in het kader van de uitvoering van een Raamovereenkomst ten behoeve van de Entiteit;

●        deze informatie strikt vertrouwelijk te behandelen en deze niet te verspreiden, te publiceren, te overhandigen of ter beschikking te stellen aan derden in enige vorm, tenzij:

○        aan de medewerkers die betrokken zijn bij de beoordeling of een eventuele afname van een Raamovereenkomst ten behoeve van de Entiteit aangewezen is;

○        de informatie noodzakelijkerwijs voor de uitvoering van een Raamovereenkomst door de Entiteit moet worden bezorgd aan het eigen personeel, de aangestelden en de onderaannemers;

○        de informatie in het kader van een geschillenregeling, een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement door de Entiteit moet worden vrijgegeven;

○        de informatie door de Entiteit moet worden meegedeeld in het kader van een gunningsprocedure of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen (waaronder de openbaarheid van bestuur);

●        erover te zullen waken dat het eigen personeel, de aangestelden en de onderaannemers bedoeld in het vorige punt de verplichting tot vertrouwelijkheid en geheimhouding behoorlijk naleven.

Deze verklaring slaat niet op informatie die publiek toegankelijk is. Deze verklaring wordt beheerst door de Belgische wetgeving.

De vertrouwelijkheidsverbintenissen gelden uitsluitend voor zover zij verenigbaar zijn met de op de Entiteit rustende wettelijke verplichtingen, waaronder de regels inzake openbaarheid van bestuur, archivering en transparantie.

Artikel 2: In het kader van de aansluitingsverklaring C-smart gaat de gemeenteraad akkoord met volgende afspraken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

●        De toegangen tot het systeem C – smart wordt voor Alken gegeven aan de functies: dienst overheidsopdrachten. Deze accounts zijn op naam en kunnen niet doorgegeven worden. Bij wijzigingen dienen bij nieuwe aansluitingen te worden aangevraagd.

●        De verwerking van de persoonsgegevens beperkt zicht tot VO-ICR cat 2 , professionele contactgegevens en functie. Deze zijn noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst (rechtsgrond).

●        Er is een vertrouwelijkheidsclausule op niveau van de raad voor de inhoud van de bestekken. Deze dienen voor de personen die toegang krijgen ondertekend te worden.

●       Met c-smart is afgesproken dat voor elke raamovereenkomst bij het bestek de vereisten AVG/GDPR zullen worden opgenomen zodat bij de uitvoering het lokaal bestuur voldoet aan deze verordening.

Zitting van 27 08 2026

Vragen raadsleden

Besluit

Vraag gesteld door Filip Vanvinckenroye

●        Is het pumptrack parcours in Alken Vallei al voor geopend verklaard? Ik mocht een filmpje ontvangen waaruit blijkt van wel, wat meteen zorgde voor de nodige ongerustheid bij de omwonenden op allerlei gebied. (uur van gebruik van het parcours ’s nachts, gemotoriseerde motoren, geluidshinder, enz ...)

○        Schepen Andres Lesire beantwoordt de vraag.

■        Als men met gemotoriseerd verkeer op de pumptrack zit, moet dit gemeld worden want dit mag niet.