Zitting van 24 06 2021
Verslag van de vorige zitting d.d. 27/05/2021
Toelichting
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Het video- en audioverslag van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021 (terug te vinden onder volgende link Video- en audioverslag van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021) geldt als zittingsverslag voor de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021.
Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Pascal Giesen Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Jorg Stas Ingrid Loix Carine Meyers Danny Jeuris Dagmar Ottenbourgs Pierrette Putzeys Marc Penxten Michel Boussu Alex Dubois Cindy Vandormael Sabine Van de Sande Frank Vroonen Peter Bollen Piet Wijgaerts Ingrid Jacobs Filip Vanvinckenroye André Vanhex Bart Jeuris Kris Franssens Igor Philtjens aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 7 , aantal tegenstanders: 0
Zitting van 24 06 2021
Vaststelling jaarrekening 2020
Toelichting
Conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur, vormen vanaf 2020 de beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW een geïntegreerd geheel.
Toch behoudt elke entiteit zijn eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan:
zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst zijn eigen deel van de jaarrekening vaststellen; daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de geïntegreerde jaarrekening definitief is vastgesteld.
De gemeenteraad moet het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld goedkeuren omdat de gemeente de financiële gevolgen draagt van de keuzes die de OCMW-raad maakt.
De jaarrekening bestaat uit de volgende documenten die voorwerp uitmaken van een beslissing van de raad: een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
Bijkomend is een document samengesteld met achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen: deze 'documentatie' werd samen met de jaarrekening in één bundel aan de raadsleden overgemaakt.
Het is de bevoegdheid van de OCMW-raad om zijn deel van jaarrekening 2020 met de volgende saldi vast te stellen:
- budgettair resultaat boekjaar : €470.141
- gecumuleerd budgettair resultaat : €4.585.704
- beschikbaar budgettair resultaat €4.585.704
- autofinancieringsmarge €2.077.600
- balanstotaal €43.469.312
- overschot van het boekjaar €82.425
Er wordt voorgesteld dat de OCMW-raad kennis neemt van de verklarende ‘documentatie’ bij de jaarrekening 2020.
Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Pascal Giesen Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Sabine Van de Sande Danny Jeuris Ingrid Loix Peter Bollen Alex Dubois Cindy Vandormael Michel Boussu Jorg Stas Dagmar Ottenbourgs Pierrette Putzeys Carine Meyers Frank Vroonen Filip Vanvinckenroye André Vanhex Ingrid Jacobs Piet Wijgaerts Bart Jeuris Igor Philtjens Kris Franssens aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 7 , aantal tegenstanders: 0
Zitting van 24 06 2021
Gemeentelijke tussenkomst 2020
Toelichting
Conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 249) vormen vanaf 2020 de beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW een geïntegreerd geheel.
Een gevolg daarvan is dat de jaarlijkse gemeentelijke werkingstoelage aan het OCMW, zoals van toepassing tot en met boekjaar 2019, niet meer bestaat.
Artikel 274 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de gemeente ervoor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. De gemeenteraad en de OCMW-raad kunnen in consensus het bedrag van een gemeentelijke tussenkomst aan het OCMW bepalen.
De regelgeving bevat geen definitie van het begrip 'financiële verplichtingen' en er wordt geen berekeningswijze of model opgelegd.
Gezien het Decreet Lokaal Bestuur expliciet kiest voor geïntegreerde beleidsrapporten en gezien het ontbreken van verdere regelgeving, wordt er voorgesteld om geen tussenkomst te bepalen.
De financieel directeur stelt voor om de raadsleden in kennis te stellen van het overschot of het tekort van het boekjaar voor de afzonderlijke entiteiten. Deze informatie is beschikbaar in schema T5 van de jaarrekening (toelichting bij de balans), meer bepaald in de 'mutatiestaat van het nettoactief' onder rubriek B.
Met betrekking tot boekjaar 2020 zijn de overschotten of tekorten als volgt:
voor de entiteit gemeente bedraagt het overschot van het boekjaar €1.859.005
voor de entiteit OCMW bedraagt het tekort van het boekjaar - €1.776.580
het geïntegreerd overschot van het boekjaar bedraagt €82.425
Met betrekking tot boekjaar 2020 werden er voor €900.000 geldtransfers gedaan om een gebrek aan liquiditeiten bij het OCMW op te vangen. Dergelijke geldtransfers behoren tot het thesauriebeheer en zodoende tot de bevoegdheid van de financieel directeur.
Zitting van 24 06 2021
Rapportering organisatiebeheersing 2020
Toelichting
In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen. In 2020 lag de focus voornamelijk op volgende items:
• Zorgen voor een continuïteit in de organisatie en de dienstverlening door het beheren van de corona pandemie.
• Integratie van de personeelsdienst gemeente en OCMW.
• N.a.v. de thema-audit 'informatieveiligheid' door audit Vlaanderen verder inzetten op het sensibiliseren en voorkomen van internetfraude.
• Uitwerken van een GDPR verklaring voor stagiaires.
Zitting van 24 06 2021
Deelname aankoopcentrale VEB voor de levering van energie (elektriciteit en aardgas) 2022-2023-2024.
Toelichting
De huidige raamovereenkomst voor de aanlevering van energie (elektriciteit en aardgas) bij Fluvius loopt t.e.m 31.12.2021 en zal op 01.01.2022 stopgezet worden.
Aangezien Fluvius alle samenaankopen stopzet, dient de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) een andere oplossing te voorzien voor de aankoop van energie, zowel voor de Limburgse lokale besturen als al hun verenigingen en dit vanaf 01/01/2022.
In dit kader heeft de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) verschillende pistes uitgebreid onderzocht, waarbij zij tot de conclusie zijn gekomen dat het VEB (Vlaams EnergieBedrijf) de beste optie is. Proclim heeft aan de Limburgse lokale besturen geadviseerd om eveneens aan te sluiten bij aankoopcentrale VEB voor de levering van gas en groene elektriciteit, waarbij Proclim erover waakt dat de leveringsvoorwaarden gunstig zijn voor alle Limburgse lokale besturen.
Aan de ocmw raad wordt gevraagd om :
- de aansluiting bij de aankoopcentrale Vlaams EnergieBedrijf (VEB) goed te keuren
- het Vast Bureau te mandateren om met VEB contracten te kunnen sluiten voor de levering van energie (elektriciteit en aardgas) voor een periode van 3 jaren, vanaf 01.01.2022.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst opdrachtencentrale Cipal - aankoop van ICT infrastructuur bestek CSMRTINFRA19. Goedkeuring toetreding opdrachtcentrale.
Toelichting
Het is wenselijk dat ons bestuur een beroep kan doen op een opdrachtencentrale voor onze aankopen ICT. Bijgaand gaat nu een raamovereenkomst waarbij wij als Lokaal Bestuur een beroep kunnen doen op de dienstverlenende vereniging Cipal dv als opdrachtencentrale voor aankoop van ICT Infrastructuur – standaard hardware
(aankoop van o.a. Laptops, pc’s, scanners, data-opslag,….).
Volgens bestek nr. CSMNRTINFRA19 besliste de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 de opdracht te gunnen aan Centralpoint België nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.
Het is aangewezen dat het Lokaal bestuur Alken gebruik maakt van deze opdrachtencentrale om volgende redenen:
- De in de opdrachtencentrale voorziene ICT-infrastructuur voldoet aan de behoefte
van het bestuur;
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en
geld betekent;
- Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICT- infrastructuur door aanbestedende overheden;
- Er is geen afnameverplichting;
- De raamovereenkomst is niet exclusief waardoor we steeds de vrijheid behouden om bepaalde aankopen niet via het raamcontract maar volgens de procedures die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.
De raming is afhankelijk van de noodwendigheden.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst opdrachtencentrale Cipal - aankoop van ICT standaard software bestek CSMRTSOFT19. Goedkeuring toetreding opdrachtcentrale.
Toelichting
Het is wenselijk dat ons bestuur een beroep kan doen op een opdrachtencentrale voor onze aankopen ICT. Bijgaand gaat nu een raamovereenkomst waarbij wij als Lokaal Bestuur een beroep kunnen doen op de dienstverlenende vereniging Cipal dv als opdrachtencentrale voor aankoop licenties, gebruiksrechten, onderhouds-en ondersteuningsprogramma's m.b.t. standaard software (aankoopcentrale C-smart).
Volgens bestek nr. CSMNRTSOFT19 besliste de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 de opdracht te gunnen aan Comparex Belgium bvba met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel (nieuwe naam sinds 01/01/2021 SoftwareONE BE).
Het is aangewezen dat het Lokaal bestuur Alken gebruik maakt van deze opdrachtencentrale om volgende redenen:
- De in de opdrachtencentrale voorziene ICT licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte
van het bestuur;
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en
geld betekent;
- Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICTsoftware door aanbestedende overheden;
- Er is geen afnameverplichting;
- De raamovereenkomst is niet exclusief waardoor we steeds de vrijheid behouden om bepaalde aankopen niet via het raamcontract maar volgens de procedures die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.
Toelichting
Het gemeentebestuur wenst in verschillende gemeentelijke gebouwen (gemeentelijke basisschool, gemeentehuis en nieuw dienstencentrum Kouterman) interactieve touchscreens te voorzien. Een aantal oude digitale borden in de gemeentelijke basisschool zijn tevens aan vervanging toe. Voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens werden de lastvoorwaarden vastgelegd.
De gemeentelijke basisschool heeft specifiekere noden waarbij ondersteuning, profilering in het onderwijs, beheer op afstand en service garanties van zeer groot belang zijn. Daarom werd de opdracht onderverdeeld in 2 percelen:
- perceel 1: levering van interactieve touchscreens voor de gemeentelijke basisschool
- perceel 2: levering van interactieve touchscreens voor het gemeentehuis en nieuw dienstencentrum Kouterman (en indien nodig eventueel anderen gemeentelijke gebouwen).
De totale kostprijs voor het raamcontract wordt geraamd op € 41.322,32 excl. btw of
€ 50.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar. De opdracht zal gegund worden bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.