Zitting van 24 06 2021
Video- en audioverslag gemeente- & OCMWraad d.d. 24 juni 2021
Besluit
eenparig
Via volgende link kan de openbare zitting van de gemeente- en OCMW raad bekeken worden:
Video- en audioverslag gemeente- & OCMW-raad 24 juni 2021
https://youtu.be/nmF7s430-5w
Zitting van 24 06 2021
Verslag van de vorige zitting d.d. 27/05/2021
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Het video- en audioverslag van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021 (terug te vinden onder volgende link Video- en audioverslag van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021) geldt als zittingsverslag voor de gemeente- en OCMW-raad d.d. 27/05/2021.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Pascal Giesen Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Jorg Stas Ingrid Loix Carine Meyers Danny Jeuris Dagmar Ottenbourgs Pierrette Putzeys Marc Penxten Michel Boussu Alex Dubois Cindy Vandormael Sabine Van de Sande Frank Vroonen Peter Bollen Piet Wijgaerts Ingrid Jacobs Filip Vanvinckenroye André Vanhex Bart Jeuris Kris Franssens Igor Philtjens aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 7 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 24 06 2021
Vaststelling jaarrekening 2020
Conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur, vormen vanaf 2020 de beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW een geïntegreerd geheel.
Toch behoudt elke entiteit zijn eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan:
zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst zijn eigen deel van de jaarrekening vaststellen; daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de geïntegreerde jaarrekening definitief is vastgesteld.
De gemeenteraad moet het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld goedkeuren omdat de gemeente de financiële gevolgen draagt van de keuzes die de OCMW-raad maakt.
De jaarrekening bestaat uit de volgende documenten die voorwerp uitmaken van een beslissing van de raad: een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
Bijkomend is een document samengesteld met achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen: deze 'documentatie' werd samen met de jaarrekening in één bundel aan de raadsleden overgemaakt.
Het is de bevoegdheid van de OCMW-raad om zijn deel van jaarrekening 2020 met de volgende saldi vast te stellen:
- budgettair resultaat boekjaar : €470.141
- gecumuleerd budgettair resultaat : €4.585.704
- beschikbaar budgettair resultaat €4.585.704
- autofinancieringsmarge €2.077.600
- balanstotaal €43.469.312
- overschot van het boekjaar €82.425
Er wordt voorgesteld dat de OCMW-raad kennis neemt van de verklarende ‘documentatie’ bij de jaarrekening 2020.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 78, 4° betreffende de expliciete bevoegdheden van de OCMW-raad en de artikelen 249 tot en met 253, artikel 260 en artikel 261 betreffende de jaarrekening;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald de artikelen 326 tot en met 334 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen, in het bijzonder titel 2 (de beleidsrapporten), hoofdstuk 3 (de jaarrekening);
Gelet op het Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen;
Overwegende dat de gemeente en het OCMW een geïntegreerde jaarrekening hebben, maar toch elk hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan:
- zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst hun eigen deel van de jaarrekening vaststellen;
- daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de geïntegreerde jaarrekening definitief is vastgesteld;
Overwegende dat de OCMW-raad zijn deel van de jaarrekening 2020 moet vaststellen;
Overwegende dat de jaarrekening bestaat uit de volgende documenten die voorwerp uitmaken van een beslissing van de raad: een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting;
Overwegende dat er een document is samengesteld met achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen en dat deze 'documentatie' samen met de jaarrekening 2020 aan de raadsleden werd overgemaakt op 9 juni 2021;
Besluit
13 stemmen voor: Marc Penxten, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Frank Vroonen, Peter Bollen, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Michel Boussu, Carine Meyers, Danny Jeuris, Alex Dubois, Sabine Van de Sande en Pierrette Putzeys
7 onthoudingen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Piet Wijgaerts, Kris Franssens en Ingrid Jacobs
Artikel 1 : De jaarrekening over het financiële boekjaar 2020 met de volgende saldi wordt door de OCMW-raad voor zijn deel vastgesteld:
- budgettair resultaat boekjaar : €470.141
- gecumuleerd budgettair resultaat : €4.585.704
- beschikbaar budgettair resultaat €4.585.704
- autofinancieringsmarge €2.077.600
- balanstotaal €43.469.312
- overschot van het boekjaar €82.425
Artikel 2 : De OCMW-raad neemt kennis van de verklarende ‘documentatie’ bij de jaarrekening 2020.
Artikel 3 : Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het besluit wordt overeenkomstig de artikelen 286 (besluit) en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur afgekondigd en bekendgemaakt.
Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Pascal Giesen Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Frank Vroonen Bart Jeuris Cindy Vandormael André Vanhex Dagmar Ottenbourgs Danny Jeuris Alex Dubois Peter Bollen Piet Wijgaerts Michel Boussu Ingrid Jacobs Sabine Van de Sande Jorg Stas Ingrid Loix Kris Franssens Pierrette Putzeys Carine Meyers Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Marc Penxten Sabine Van de Sande Danny Jeuris Ingrid Loix Peter Bollen Alex Dubois Cindy Vandormael Michel Boussu Jorg Stas Dagmar Ottenbourgs Pierrette Putzeys Carine Meyers Frank Vroonen Filip Vanvinckenroye André Vanhex Ingrid Jacobs Piet Wijgaerts Bart Jeuris Igor Philtjens Kris Franssens aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 7 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 24 06 2021
Gemeentelijke tussenkomst 2020
Conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 249) vormen vanaf 2020 de beleidsrapporten van de gemeente en het OCMW een geïntegreerd geheel.
Een gevolg daarvan is dat de jaarlijkse gemeentelijke werkingstoelage aan het OCMW, zoals van toepassing tot en met boekjaar 2019, niet meer bestaat.
Artikel 274 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de gemeente ervoor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. De gemeenteraad en de OCMW-raad kunnen in consensus het bedrag van een gemeentelijke tussenkomst aan het OCMW bepalen.
De regelgeving bevat geen definitie van het begrip 'financiële verplichtingen' en er wordt geen berekeningswijze of model opgelegd.
Gezien het Decreet Lokaal Bestuur expliciet kiest voor geïntegreerde beleidsrapporten en gezien het ontbreken van verdere regelgeving, wordt er voorgesteld om geen tussenkomst te bepalen.
De financieel directeur stelt voor om de raadsleden in kennis te stellen van het overschot of het tekort van het boekjaar voor de afzonderlijke entiteiten. Deze informatie is beschikbaar in schema T5 van de jaarrekening (toelichting bij de balans), meer bepaald in de 'mutatiestaat van het nettoactief' onder rubriek B.
Met betrekking tot boekjaar 2020 zijn de overschotten of tekorten als volgt:
voor de entiteit gemeente bedraagt het overschot van het boekjaar €1.859.005
voor de entiteit OCMW bedraagt het tekort van het boekjaar - €1.776.580
het geïntegreerd overschot van het boekjaar bedraagt €82.425
Met betrekking tot boekjaar 2020 werden er voor €900.000 geldtransfers gedaan om een gebrek aan liquiditeiten bij het OCMW op te vangen. Dergelijke geldtransfers behoren tot het thesauriebeheer en zodoende tot de bevoegdheid van de financieel directeur.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 41, 3° betreffende de expliciete bevoegdheden van de gemeenteraad;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald de artikelen 326 tot en met 334 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 274 dat bepaalt dat de gemeente er voor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen;
Overwegende dat de regelgeving geen definitie bevat van het begrip 'financiële verplichtingen' en geen berekeningswijze of model oplegt;
Overwegende dat de gemeenteraad en de OCMW-raad in consensus het bedrag van de eventuele gemeentelijke tussenkomst kunnen bepalen;
Overwegende dat het Decreet Lokaal Bestuur expliciet kiest voor geïntegreerde beleidsrapporten, acht de gemeenteraad het niet opportuun om een tussenkomst te bepalen. De gemeenteraad acht het wel opportuun om de raadsleden in kennis te stellen van het overschot of het tekort van het boekjaar voor de afzonderlijke entiteiten;
Gelet op schema T5 van de jaarrekening (toelichting bij de balans), meer bepaald de 'mutatiestaat van het nettoactief', rubriek B;
Overwegende dat met betrekking tot boekjaar 2020, de overschotten of tekorten zijn:
voor de entiteit gemeente bedraagt het overschot van het boekjaar €1.859.005
voor de entiteit OCMW bedraagt het tekort van het boekjaar - €1.776.580
het geïntegreerd overschot van het boekjaar bedraagt €82.425
Overwegende dat er met betrekking tot boekjaar 2020 voor €900.000 geldtransfers nodig waren om een gebrek aan liquiditeiten bij het OCMW op te vangen;
Besluit
13 stemmen voor: Marc Penxten, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Frank Vroonen, Peter Bollen, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Michel Boussu, Carine Meyers, Danny Jeuris, Alex Dubois, Sabine Van de Sande en Pierrette Putzeys
7 onthoudingen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Piet Wijgaerts, Kris Franssens en Ingrid Jacobs
Artikel 1 : Omdat het Decreet Lokaal Bestuur expliciet kiest voor geïntegreerde beleidsrapporten, achten de raden het niet opportuun om een gemeentelijke tussenkomst aan het OCMW te bepalen.
Artikel 2 : De raden nemen kennis van het overschot of het tekort van het boekjaar voor de afzonderlijke entiteiten:
- voor de entiteit gemeente bedraagt het overschot van het boekjaar €1.859.005
- voor de entiteit OCMW bedraagt het tekort van het boekjaar - €1.776.579,87
Artikel 3 : Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het besluit wordt overeenkomstig de artikelen 285 (lijst) en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur afgekondigd en bekendgemaakt.
Zitting van 24 06 2021
Rapportering organisatiebeheersing 2020
In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen. In 2020 lag de focus voornamelijk op volgende items:
• Zorgen voor een continuïteit in de organisatie en de dienstverlening door het beheren van de corona pandemie.
• Integratie van de personeelsdienst gemeente en OCMW.
• N.a.v. de thema-audit 'informatieveiligheid' door audit Vlaanderen verder inzetten op het sensibiliseren en voorkomen van internetfraude.
• Uitwerken van een GDPR verklaring voor stagiaires.
Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur waarin bepaald wordt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan de raad over de organisatiebeheersing;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 4 juli 2019 waarin het kader van het beheerssysteem werd vastgesteld.
Besluit
eenparig
Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.
Zitting van 24 06 2021
Deelname aankoopcentrale VEB voor de levering van energie (elektriciteit en aardgas) 2022-2023-2024.
De huidige raamovereenkomst voor de aanlevering van energie (elektriciteit en aardgas) bij Fluvius loopt t.e.m 31.12.2021 en zal op 01.01.2022 stopgezet worden.
Aangezien Fluvius alle samenaankopen stopzet, dient de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) een andere oplossing te voorzien voor de aankoop van energie, zowel voor de Limburgse lokale besturen als al hun verenigingen en dit vanaf 01/01/2022.
In dit kader heeft de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) verschillende pistes uitgebreid onderzocht, waarbij zij tot de conclusie zijn gekomen dat het VEB (Vlaams EnergieBedrijf) de beste optie is. Proclim heeft aan de Limburgse lokale besturen geadviseerd om eveneens aan te sluiten bij aankoopcentrale VEB voor de levering van gas en groene elektriciteit, waarbij Proclim erover waakt dat de leveringsvoorwaarden gunstig zijn voor alle Limburgse lokale besturen.
Aan de ocmw raad wordt gevraagd om :
- de aansluiting bij de aankoopcentrale Vlaams EnergieBedrijf (VEB) goed te keuren
- het Vast Bureau te mandateren om met VEB contracten te kunnen sluiten voor de levering van energie (elektriciteit en aardgas) voor een periode van 3 jaren, vanaf 01.01.2022.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikels 236 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 07.12.2018;
Gelet op de wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken , leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 47 § 2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale;
Gelet op het KB plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18.04.2017, en latere wijzigingen;
Gelet op het KB van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Overwegende dat de raamovereenkomst voor de aanlevering van energie (elektriciteit en aardgas), afgesloten door Proclim als opdrachtencentrale, afloopt einde december 2021. Dit contract werd met Fluvius (destijds Infrax) afgesloten op 01/01/2018 voor een periode van 3 jaar, met mogelijkheid tot verlenging van 1 jaar. Aangezien Fluvius alle samenaankopen stopzet, dient de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) een andere oplossing te voorzien voor de aankoop van energie, zowel voor de Limburgse lokale besturen als al hun verenigingen en dit vanaf 01/01/2022.
Gelet op het schrijven dd.11/03/2021 van het provinciebestuur naar alle Limburgse lokale besturen waarbij het provinciebestuur adviseert om het voorbeeld van het provinciebestuur te volgen, en dus ook VEB aan te stellen als aankoopcentrale voor de levering van gas en elektriciteit vanaf 01/01/2021. VEB heeft op 30/03/2021 een startvergadering georganiseerd om alle lokale besturen in Limburg te informeren over dit aanbod;
Overwegende dat in dit kader de Centrale Aankoopdienst van het provinciebestuur Limburg (Proclim) verschillende pistes uitgebreid heeft onderzocht, waarbij zij tot de conclusie zijn gekomen dat het VEB (Vlaams EnergieBedrijf) de beste optie is; Overwegende dat Proclim de Limburgse lokale besturen geadviseerd om eveneens aan te sluiten bij aankoopcentrale VEB voor de levering van gas en groene elektriciteit, waarbij Proclim erover waakt dat de leveringsvoorwaarden gunstig zijn voor alle Limburgse lokale besturen;
Overwegende dat de leveringsvoorwaarden dezelfde zullen zijn voor alle Limburgse entiteiten die deelnemen aan deze gecoördineerde aankoop;
Proclim onderhandelt de leveringsvoorwaarden en de tariefformules met VEB en laat zich hierbij bijstaan door een onafhankelijk energieconsultant;
Overwegende dat ocmw Alken van de mogelijkheid tot afname via de aankoopcentrale van VEB (Vlaams EnergieBedrijf), kan gebruik maken waardoor men krachtens artikel 47, §2 va de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Overwegende dat het aangewezen is dat ocmw Alken gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
- Vanwege de grote volumes die het VEB in de markt zet, is een voordelige energieprijs gegarandeerd;
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren;
- VEB voorziet een uitgebreide dienstverlening en vergevorderde ontzorging van ons als bestuur;
- 227 van de 300 lokale besturen in Vlaanderen (75%) zijn aangesloten bij VEB als aankoopcentrale voor de levering van gas en groene elektriciteit;
Overwegende dat bij het afsluiten van de contracten er verwezen zal worden naar de goedgekeurde toetredingsbeslissing.
Overwegende dat de leveringen voorzien zijn voor de jaren 2022, 2023 en 2024;
Overwegende dat een aantal nevenorganisaties binnen de gemeente Alken voorheen eveneens tot dezelfde samenaankoop van Fluvius, georganiseerd door het stadsbestuur, waren toegetreden; dat het eindigen van deze samenaankoop eveneens voor hen implicaties heeft; dat zij hieromtrent gecontacteerd werden met de vraag om tot VEB te willen toetreden;
Overwegende dat ocmw Alken, gelet op de hogergenoemde overwegingen, wenst aan te sluiten bij genoemde aankoopcentrale;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De ocmw raad keurt goed dat ocmw Alken het nodige doet om zich te kunnen aansluiten en beroepen op de aankoopcentrale Vlaams EnergieBedrijf (VEB) voor de plaatsing van opdrachten (gas + groene elektriciteit).
Artikel 2: De ocmw raad geeft aan het Vast Bureau mandaat om met VEB contracten te sluiten voor de levering van groene elektriciteit en gas voor een periode van drie jaren, met ingang vanaf 01/01/2022.
Artikel 3: De financiering van de te plaatsen opdrachten zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget 2022 en de volgende jaren op verschillende budgetsleutels.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst opdrachtencentrale Cipal - aankoop van ICT infrastructuur bestek CSMRTINFRA19. Goedkeuring toetreding opdrachtcentrale.
Het is wenselijk dat ons bestuur een beroep kan doen op een opdrachtencentrale voor onze aankopen ICT. Bijgaand gaat nu een raamovereenkomst waarbij wij als Lokaal Bestuur een beroep kunnen doen op de dienstverlenende vereniging Cipal dv als opdrachtencentrale voor aankoop van ICT Infrastructuur – standaard hardware
(aankoop van o.a. Laptops, pc’s, scanners, data-opslag,….).
Volgens bestek nr. CSMNRTINFRA19 besliste de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 de opdracht te gunnen aan Centralpoint België nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.
Het is aangewezen dat het Lokaal bestuur Alken gebruik maakt van deze opdrachtencentrale om volgende redenen:
- De in de opdrachtencentrale voorziene ICT-infrastructuur voldoet aan de behoefte
van het bestuur;
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en
geld betekent;
- Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICT- infrastructuur door aanbestedende overheden;
- Er is geen afnameverplichting;
- De raamovereenkomst is niet exclusief waardoor we steeds de vrijheid behouden om bepaalde aankopen niet via het raamcontract maar volgens de procedures die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.
De raming is afhankelijk van de noodwendigheden.
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Gelet op Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90 1°;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
Gelet op het bestuursdecreet van 7 december 2018 betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht;
Gelet op artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/07/2019 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van ICT Infrastructuur”.
Gelet op de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid waarbij:
- “Cipal dv in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht zal kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal.
- Deze besturen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale zullen kunnen beroepen om aankoop ICT infrastructuur in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
- Cipal dv in het kader van onderhavige opdracht tevens zal kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) :
Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
Gelet op het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent;
Gelet op het bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd;
Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/7/2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Centralpoint België nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar ;
Overwegende dat de voornoemde opdracht van Cipal dv “Aankoop ICT infrastructuur m.b.t. standaardhardware” (Bestek CSMRTINFRA19) een raamovereenkomst is met één leverancier en Cipal dv hierbij optreedt als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;
Overwegende dat de gemeente Alken/ het OCMW van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik kan maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Overwegende dat het aangewezen is dat de gemeente/ het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:
o de in de opdrachtencentrale voorziene ICT infrastructuur voldoet aan de behoefte van het bestuur;
o het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
o Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;
Overwegende dat de gemeente/het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
Overwegende dat de raming afhankelijk is van de benodigdheden;
Overwegende dat de nodige budgetten voorzien zijn in het meerjarenplan 2020-2025;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad van Alken besluit een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal (C-smart) voor de aankoop van ICT infrastructuur aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van ICT m.b.t. standaard hardware” (Bestek CSMRTINFRA19)
Artikel 2: Het college van burgemeester en schepenen is belast met de uitvoering van deze beslissing en kan rechtstreeks overgaan tot bestelling van diverse ICT aankopen binnen deze raamovereenkomst.
Artikel 3: De raamovereenkomst eindigt op 25.07.2023.
Artikel 4 De financiering van deze opdracht kan gebeuren met het krediet voorzien in de meerjarenplanning.
Artikel 5: De raming is afhankelijk van de noodwendigheid.
Artikel 6: Volgens artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente Alken de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit besluit.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst opdrachtencentrale Cipal - aankoop van ICT standaard software bestek CSMRTSOFT19. Goedkeuring toetreding opdrachtcentrale.
Het is wenselijk dat ons bestuur een beroep kan doen op een opdrachtencentrale voor onze aankopen ICT. Bijgaand gaat nu een raamovereenkomst waarbij wij als Lokaal Bestuur een beroep kunnen doen op de dienstverlenende vereniging Cipal dv als opdrachtencentrale voor aankoop licenties, gebruiksrechten, onderhouds-en ondersteuningsprogramma's m.b.t. standaard software (aankoopcentrale C-smart).
Volgens bestek nr. CSMNRTSOFT19 besliste de raad van bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 de opdracht te gunnen aan Comparex Belgium bvba met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel (nieuwe naam sinds 01/01/2021 SoftwareONE BE).
Het is aangewezen dat het Lokaal bestuur Alken gebruik maakt van deze opdrachtencentrale om volgende redenen:
- De in de opdrachtencentrale voorziene ICT licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte
van het bestuur;
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en
geld betekent;
- Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICTsoftware door aanbestedende overheden;
- Er is geen afnameverplichting;
- De raamovereenkomst is niet exclusief waardoor we steeds de vrijheid behouden om bepaalde aankopen niet via het raamcontract maar volgens de procedures die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Gelet op Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90 1°;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
Gelet op het bestuursdecreet van 7 december 2018 betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht;
Gelet op artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/7/2019 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware””;
Gelet op de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid waarbij:
- “Cipal dv in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht zal kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal.
- Deze besturen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale zullen kunnen beroepen om aankoop ICT licenties, gebruiksrechten, onderhouds-en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsofteware in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
- Cipal dv in het kader van onderhavige opdracht tevens zal kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) :
Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
Gelet op het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent;
Gelet op het bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd;
Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/7/2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Comparex Belgium bvba, met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel (nieuwe naam sinds 01/01/2021 SoftwareONE BE);
Overwegende dat de voornoemde opdracht van Cipal dv “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19) een raamovereenkomst is met één leverancier en Cipal dv hierbij optreedt als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;
Overwegende dat de gemeente Alken/ het OCMW van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik kan maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Overwegende dat het aangewezen is dat de gemeente/ het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:
o de in de opdrachtencentrale voorziene licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte van het bestuur;
o het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
o Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware of ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;
Overwegende dat de gemeente/het OCMW niet verplicht is tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
Overwegende dat de raming afhankelijk is van de noodwendigheid;
Overwegende dat de nodige budgetten voorzien zijn in het meerjarenplan 2020-2025;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad van Alken besluit een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal (C-smart) voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19)
Artikel 2: Het college van burgemeester en schepenen is belast met de uitvoering van deze beslissing en kan rechtstreeks overgaan tot bestelling van diverse ICT aankopen binnen deze raamovereenkomst. De raming is afhankelijk van de noodwendigheid.
Artikel 3: De raamovereenkomst eindigt op 25.07.2023.
Artikel 4: De financiering van deze opdracht kan gebeuren met het krediet voorzien in de meerjarenplanning.
Artikel 4:De raming is afhankelijk van de noodwendigheid.
Artikel 5: Volgens artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente Alken de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit besluit.
Zitting van 24 06 2021
Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.
Het gemeentebestuur wenst in verschillende gemeentelijke gebouwen (gemeentelijke basisschool, gemeentehuis en nieuw dienstencentrum Kouterman) interactieve touchscreens te voorzien. Een aantal oude digitale borden in de gemeentelijke basisschool zijn tevens aan vervanging toe. Voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens werden de lastvoorwaarden vastgelegd.
De gemeentelijke basisschool heeft specifiekere noden waarbij ondersteuning, profilering in het onderwijs, beheer op afstand en service garanties van zeer groot belang zijn. Daarom werd de opdracht onderverdeeld in 2 percelen:
- perceel 1: levering van interactieve touchscreens voor de gemeentelijke basisschool
- perceel 2: levering van interactieve touchscreens voor het gemeentehuis en nieuw dienstencentrum Kouterman (en indien nodig eventueel anderen gemeentelijke gebouwen).
De totale kostprijs voor het raamcontract wordt geraamd op € 41.322,32 excl. btw of
€ 50.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar. De opdracht zal gegund worden bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, betreffende de bevoegdheden van de ocmwraad;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 139.000,00 niet) en artikel 43;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;
Overwegende dat het gemeentebestuur in verschillende gemeentelijke gebouwen (gemeentelijke basisschool, gemeentehuis en nieuw gemeenschapscentrum Kouterman) interactieve touchscreens wenst te voorzien. Een aantal oude digitale borden in de gemeentelijke basisschool zijn tevens aan vervanging toe;
Overwegende dat in het kader van de opdracht “Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens” een bestek met nr. 2021/050 werd opgesteld door de dienst ICT;
Overwegende dat omwille van de specifieke noden van de gemeentelijke basisschool waarbij ondersteuning, profilering in het onderwijs en servicegaranties zeer belangrijk zijn, deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel 1 (aankoop en levering van interactieve touchscreens voor de gemeentelijke basisschool), raming: € 31.404,96 excl. btw of € 38.000,00 incl. 21% btw;
* Perceel 2 (aankoop en levering van interactieve touchscreens voor verschillende gemeentelijke gebouwen), raming: € 9.917,36 excl. btw of € 12.000,00 incl. 21% btw;
Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 41.322,32 excl. btw of € 50.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar;
Overwegende dat het raamcontract voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar. Deze termijn kan onder dezelfde voorwaarden als vermeld in onderhavig bestek, vier (4) maal stilzwijgend verlengd worden telkens voor een periode van 1 (één) jaar. Binnen deze uitvoeringsperiode hebben beide partijen het recht de overeenkomst op te zeggen, mits inachtname van een opzegperiode van minimaal drie (3) maanden. Motivatie voor de verlening van de overeenkomst tot 5 jaar: standaard contractduur in deze sector is 5 jaar;
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
Overwegende dat het een gezamenlijke opdracht betreft waarbij het aangewezen is dat de gemeente Alken de procedure zal voeren en in naam van OCMW Alken bij de gunning van de opdracht zal optreden;
Overwegende dat gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging;
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het meerjarenplan 2020-2025;
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen en na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit
eenparig
Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2021/050 en de raming voor de opdracht “Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens”, opgesteld door de dienst ICT. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De totale raming bedraagt € 41.322,32 excl. btw of € 50.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar.
Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3 : De gemeente Alken wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van OCMW Alken bij de gunning van de opdracht op te treden.
Artikel 4: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.
Artikel 5 : Aan het Vast Bureau wordt delegatie verleend om voor de opdracht “Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens de eventueel noodzakelijke meerkosten goed te keuren en dit ten belope van maximum 10 % van het gunningsbedrag.
Artikel 6: Het raamcontract voor de aankoop en levering van interactieve touchscreens wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar. Deze termijn kan onder dezelfde voorwaarden als vermeld in onderhavig bestek, vier (4) maal stilzwijgend verlengd worden telkens voor een periode van 1 (één) jaar. Binnen deze uitvoeringsperiode hebben beide partijen het recht de overeenkomst op te zeggen, mits inachtname van een opzegperiode van minimaal drie (3) maanden. Motivatie voor de verlening van de overeenkomst tot 5 jaar: standaard contractduur in deze sector is 5 jaar.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.