Zitting van 04 07 2019

Verslag van de vorige zitting d.d. 23/05/2019

Zitting van 04 07 2019

Vaststelling jaarrekening 2018

Toelichting

De jaarrekening 2018 zal digitaal ter beschikking gesteld worden vanaf 19 juni 2019. Aan de raad van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn wordt gevraagd om de jaarrekening 2018 vast te stellen.

Zitting van 04 07 2019

Goedkeuring definiëring begrip dagelijks bestuur

Toelichting

Door de invoering van het decreet lokaal bestuur zijn we verplicht het begrip dagelijks beheer opnieuw te formuleren. 

Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau wordt vastgesteld als volgt:

- De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.

- Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

- Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten -wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.

Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.

Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het vast bureau:

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.

- Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het vast bureau bevoegd is :  het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen

-De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het vast bureau om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het vast bureau zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 84 §4 en artikel 273 (269) van het decreet lokaal bestuur.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de  inrichtingen en eigendommen van het OCMW :

- Het vast bureau is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.

- Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW door het vast bureau, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.

Zitting van 04 07 2019

Rapportering interne controle

Toelichting

In 2013 werd het kader voor de interne controle 2013-2019 door de gemeenteraad vastgelegd.  In het decreet lokaal bestuur spreekt men niet meer van interne controle maar van een organisatiebeheersingssysteem.  De rapportering gebeurt nog volgens het bestaande kader maar er zal ook een nieuw gezamenlijk organisatiebeheersingskader voor gemeente en OCMW vastgesteld moeten worden.  Hiervoor zijn gesprekken gevoerd tussen 8 Zuid-Limburgse gemeenten om dit gezamenlijk op te pakken.

In 2018 lag de focus op de externe thema-audit van Audit Vlaanderen inzake 'informatieveiligheid' binnen het OCMW maar met raakvlakken met de gemeente.  In bijlage vindt u het rapport van Audit Vlaanderen, alsook het opvolgrapport.

In bijlage vindt u tevens het overzicht waarbij gefocust wordt op de volgende procedures:

•          Controle budgetbeheer

•          Berekening en uitbetaling lonen

•          Budgetbeheer

•          Facturatie buitenschoolse kinderopvang

•          Facturatie kinderdagverblijf

•          Controle dienstencheques

Zitting van 04 07 2019

Organisatiebeheersing - vaststellen kader

Toelichting

Conform het decreet lokaal bestuur moet ook de gemeente Alken een systeem van organisatiebeheersing ontwikkelen en implementeren binnen haar werking en organisatie.   In het vorige gemeente- en OCMW decreet was er sprake van interne controle maar dit is nu organisatiebeheersing geworden, hetgeen een ruimer denkkader biedt.  Volgens het decreet legt de algemeen directeur in overleg met het managementteam een algemeen kader voor organisatiebeheersing vast. De raad moet dit algemene kader voor organisatiebeheersing goedkeuren. De algemeen directeur en bij uitbreiding het managementteam rapporteren jaarlijks aan het politieke niveau over de beheersing van de organisatie.

Zitting van 04 07 2019

Lokaal loket Kinderopvang

Toelichting

Bij decreet van 20 april 2012 worden gemeentebesturen verplicht een lokaal loket Kinderopvang op te richten. Dit loket heeft tot doel om vraag en aanbod af te stemmen en de noden rond kinderopvang in kaart te brengen.

Voor de oprichting van dit lokaal loket kinderopvang is er software nodig. De VZW Infano, die samenwerkt met Kind en Gezin Limburg, biedt deze software en de volledige ondersteuning aan de gemeentebesturen voor deze lokale loketten kinderopvang.

Er is geen kostprijs aan verbonden (geen opstartkosten, geen jaarlijkse onderhoudskosten...). De subsidies die de gemeente Alken ontvangt, worden wel rechtstreeks aan deze VZW gestort (1.960 euro).  Er dient een intentieverklaring opgemaakt te worden tussen het gemeentebestuur en de vzw Infano.

Indien dit loket niet wordt opgericht, kan de gemeente naar de toekomst toe, subsidies verliezen (bij vb. uitbreiding).  Bijkomend is het oprichten van zo een loket zeer zinvol omdat we dan ook beschikken over cijfermateriaal, dat gebruikt kan worden bij het rapporteren.