Zitting van 04 07 2019
Verslag van de vorige zitting d.d. 23/05/2019
Besluit
eenparig
Artikel 1: Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.
Zitting van 04 07 2019
Vaststelling jaarrekening 2018
De jaarrekening 2018 zal digitaal ter beschikking gesteld worden vanaf 19 juni 2019. Aan de raad van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn wordt gevraagd om de jaarrekening 2018 vast te stellen.
Dit punt wordt behandeld in openbare zitting;
Gelet op de jaarrekening 2018 die op 19 juni 2019 digitaal ter beschikking werd gesteld;
Gelet op de beleidsnota, de financiële nota, de samenvatting van de algemene rekeningen en de verplichte bijlagen;
Gelet op de toelichtende nota bij de jaarrekening 2018;
Gelet op het resultaat op kasbasis van € 1.088.303 euro;
Gelet op de autofinancieringsmarge van € -378.542 euro;
Gelet op de mondelinge toelichting door de adjunct-financieel directeur tijdens de commissie financiën van 25 juni 2019;
Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn dd. 23.11.2012;
Gelet op het ministerieel besluit van 26 november 2012 tot wijziging van het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de bepalingen betreffende de jaarrekening opgenomen in het decreet van 19 december 2008;
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Besluit
eenparig
Art. 1 - De jaarrekening 2018 wordt vastgesteld.
Zitting van 04 07 2019
Goedkeuring definiëring begrip dagelijks bestuur
Door de invoering van het decreet lokaal bestuur zijn we verplicht het begrip dagelijks beheer opnieuw te formuleren.
Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau wordt vastgesteld als volgt:
- De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.
- Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.
- Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten -wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.
Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.
Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.
Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het vast bureau:
- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.
- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.
- Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het vast bureau bevoegd is : het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen
-De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het vast bureau om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het vast bureau zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 84 §4 en artikel 273 (269) van het decreet lokaal bestuur.
Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW :
- Het vast bureau is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.
- Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW door het vast bureau, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.
Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 78, tweede lid, 9°, 10° en 11° en artikel 84 §2 en §3, 1°, 5°, 6° en 8°;
Gelet op het ingaan van een nieuwe legislatuur 2019-2024 en op de gewijzigde regelgeving in verband met het begrip “dagelijks bestuur”;
Overwegende dat het aangewezen is om het begrip “dagelijks bestuur” opnieuw te definiëren en hierbij enkele wijzigingen door te voeren voor een vlottere en efficiëntere werking;
Overwegende dat een definiëring en omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur” op maat van de eigen organisatie de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau duidelijk aflijnt;
Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten die passen binnen het door de raad voor maatschappelijk welzijn gedefinieerde begrip “dagelijks bestuur”;
Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor het stellen van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde algemene regels;
Gelet op het voorstel van het vast bureau;
Besluit
eenparig
Artikel 1 :
Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau wordt vastgesteld als volgt:
Artikel 1.1 - Algemene omschrijving van het begrip dagelijks bestuur.
§1. De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.
§2. Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.
§3. Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten-wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.
Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.
Artikel 1.2 - Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.
§1. Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het vast bureau:
- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.
- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.
§2. Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het vast bureau bevoegd is : het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen
§3. De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het vast bureau om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het vast bureau zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 84 §4 en artikel 273 (269) van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 1.3 - Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW.
§1. Het vast bureau is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.
§2. Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de inrichtingen en eigendommen van het OCMW door het vast bureau, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.
Artikel 1.4
Dit besluit is van toepassing vanaf heden
Artikel 1.5
Dit besluit zal overeenkomstig artikel 285, § 2, van het decreet over lokaal bestuur bekendgemaakt worden via de webtoepassing van de gemeente.
Volgens artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt OCMW Alken de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit besluit.
Zitting van 04 07 2019
Rapportering interne controle
In 2013 werd het kader voor de interne controle 2013-2019 door de gemeenteraad vastgelegd. In het decreet lokaal bestuur spreekt men niet meer van interne controle maar van een organisatiebeheersingssysteem. De rapportering gebeurt nog volgens het bestaande kader maar er zal ook een nieuw gezamenlijk organisatiebeheersingskader voor gemeente en OCMW vastgesteld moeten worden. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd tussen 8 Zuid-Limburgse gemeenten om dit gezamenlijk op te pakken.
In 2018 lag de focus op de externe thema-audit van Audit Vlaanderen inzake 'informatieveiligheid' binnen het OCMW maar met raakvlakken met de gemeente. In bijlage vindt u het rapport van Audit Vlaanderen, alsook het opvolgrapport.
In bijlage vindt u tevens het overzicht waarbij gefocust wordt op de volgende procedures:
• Controle budgetbeheer
• Berekening en uitbetaling lonen
• Budgetbeheer
• Facturatie buitenschoolse kinderopvang
• Facturatie kinderdagverblijf
• Controle dienstencheques
Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur waarin bepaald wordt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan de raad over de organisatiebeheersing;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2013 waarin het beheerssysteem 2014-2019 werd vastgesteld.
Besluit
eenparig
Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.
Zitting van 04 07 2019
Organisatiebeheersing - vaststellen kader
Conform het decreet lokaal bestuur moet ook de gemeente Alken een systeem van organisatiebeheersing ontwikkelen en implementeren binnen haar werking en organisatie. In het vorige gemeente- en OCMW decreet was er sprake van interne controle maar dit is nu organisatiebeheersing geworden, hetgeen een ruimer denkkader biedt. Volgens het decreet legt de algemeen directeur in overleg met het managementteam een algemeen kader voor organisatiebeheersing vast. De raad moet dit algemene kader voor organisatiebeheersing goedkeuren. De algemeen directeur en bij uitbreiding het managementteam rapporteren jaarlijks aan het politieke niveau over de beheersing van de organisatie.
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur dat bepaalt in artikel 2019 dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam, dat het kader dient vastgesteld te worden door de raad;
Overwegende dat de algemeen directeur (AD) jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt het kader van organisatiebeheersing goed als volgt:
De gemeente Alken gaat aan de slag met de visie, aanpak en instrumenten van het Traject naar Uitmuntendheid van de VVSG en dit bij voorkeur in overleg en in nauwe samenwerking met andere besturen uit de regio.
Traject naar Uitmuntendheid
Door in te stappen in het Traject naar Uitmuntendheid hebben we als doel te werken aan een lange termijnvisie op organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement. Als we als bestuur de stap naar uitmuntendheid willen zetten op lange(re) termijn, moeten we eerst investeren in het volledig ontwikkelen en implementeren van de PDCA (Plan-Do-Check-Act) verbetercyclus op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van de werking, organisatie en dienstverlening. Dit gebeurt uiteraard stap voor stap: domein per domein, niveau per niveau. Het consequent en stapsgewijs doortrekken van de PDCA-filosofie binnen elk segment van de organisatie, maakt de organisatie sterk van binnen uit, waardoor de weg naar verbeteren evident wordt.
Als we als lokaal bestuur de PDCA-filosofie (= plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen) correct en volledig toepassen op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van hun organisatie, kunnen we er naar streven de lat elke keer weer wat hoger te leggen. Het correct en consequent toepassen van de PDCA-filosofie op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van een organisatie, stelt ons in staat om op een permanente wijze betere prestaties na te streven jaar na jaar.
In hun ondersteuningsrol naar de lokale besturen toe heeft VVSG al heel wat expertise opgebouwd, o.a. via de publicatiereeks “Verbeteren door zelfevaluatie”, bestaande uit:
• Een generieke leidraad (= houvast) en een bijhorend zelfevaluatiemodel
• Vertalingen van deze generieke leidraad en het bijhorende zelfevaluatiemodel naar de taal, het vakjargon, de context en (werk)praktijk van alle onderliggende domeinen en onderdelen van een lokaal bestuur
zodat:
• Elk bestuur vanuit zijn eigen praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe ver dat hij staat op het vlak van het realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel - ZELFEVALUATIE (ANALYSE) OP MAAT
• Elk bestuur vanuit zijn eigen praktijk, taal en vakjargon gericht kan toewerken naar het stapsgewijs realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel - LEIDRAAD OP MAAT
Instappen in het VVSG-model
In het kader van de uitwerking van het Traject naar Uitmuntendheid en met het oog op het concreet ondersteunen en begeleiden van lokale besturen heeft de VVSG een kader of model ontwikkeld rond de plan-do-check-act verbetercyclus en bestaande uit 5 belangrijke onderdelen:
• Onderdeel 1: Management - Dat onderdeel bevat verschillende elementen van aansturing, zoals onder meer betrokkenheid, verwachtingen, ambities, doelstellingen, planning, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie
• Onderdeel 2: Middelen - Dat onderdeel bevat de verschillende randvoorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden, zoals onder meer financiële middelen, personeel en competenties, infrastructuur en ICT
• Onderdeel 3: Dienstverlening - Dat onderdeel bevat aandachtspunten i.k.v. de uitwerking, uitvoering en beheersing van de uitvoering van de kermprocessen, -taken, -activiteiten en –opdrachten
• Onderdeel 4: Meten en verbeteren - Dat onderdeel bevat aandachtspunten van bewaken, meten, opvolgen en verbeteren
• Onderdeel 5: Kwaliteitsmanagementsysteem - Dat onderdeel bevat enkele meer formele ondersteunende elementen, zoals opvolging regelgeving, documenten- en registratiebeheer
Totaalconcept van organisatiebeheersing en -ontwikkeling
Het totaalconcept van organisatiebeheersing, –ontwikkeling en kwaliteitsmanagement sluit helemaal aan bij het Traject naar Uitmuntendheid, zijnde het ontwikkelen en implementeren van de PDCA-verbetercyclus op alle niveaus, vlakken en binnen alle onderdelen, lagen en domeinen van de organisatie. Het komt er op neer om overal in de organisatie stapsgewijs systematiek in te bouwen. Om besturen hierin concreet te ondersteunen, is het VVSG-kwaliteitskader voor organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement naar alle niveaus, domeinen en onderdelen van hun organisatie vertaald, zodat er uiteindelijk 1 uniform kader of kapstok is die op alle niveaus, vlakken en binnen alle lagen, onderdelen en domeinen van de organisatie kan gebruikt of toegepast worden om finaal te verbeteren en te evolueren naar uitmuntendheid op lange(re) termijn.
Altijd hetzelfde model, hetzelfde denk- en werkkader, hetzelfde stramien, dezelfde methodiek, dezelfde filosofie en visie, maar telkens toegepast op een ander niveau of vlak en binnen een ander onderdeel of domein van een lokaal bestuur, dat is de opzet en dat moet garanderen dat er overal in alle lagen en op alle niveaus van de organisatie een interne, zichzelf versterkende dynamiek van beheersing, ontwikkeling en verbetering tot stand komt.
VVSG heeft kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten ontwikkeld op maat van alle niveaus, onderdelen en domeinen van het lokaal bestuur. Zo bestaan er op maat uitgewerkte kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten in de taal, praktijk en het vakjargon van:
• De gemeenten, OCMW's, politiezones en hulpverleningszones
• Managementteams
• De sturende/ondersteunende domeinen zoals HRM, financieel management, ICT, interne/externe communicatie, facility management, aankopen en secretariaten (administratieve en juridische ondersteuning)
• De domeinen van (hulp- en) dienstverlening:
◦ Cluster omgeving (ruimte en economie): lokale economie, technische diensten (incl. openbare werken), ruimtelijke ordening en stedenbouw, milieu, wonen en mobiliteit
◦ Cluster vrije tijd en toerisme: vrije tijd, sport, jeugd, cultuur (incl. cultuurcentra), bibliotheken en toerisme
◦ Cluster sociaal beleid, burger en samenleving: burgerzaken, sociale diensten, flankerend onderwijs, mondiaal beleid (internationaal), integrale veiligheid, preventie en handhaving
◦ Cluster zorg en welzijn: woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, assistentiewoningen (serviceflats), lokale dienstencentra, gezins- & thuiszorg en kinderopvang
Concrete aanpak
De gemeente Alken wil op een haalbare, realistische en pragmatische manier aan de slag met het concept en de instrumenten van het Traject naar Uitmuntendheid. Audit Vlaanderen beschikt ook over een leidraad voor de ondersteuning van de besturen. Daar waar het wenselijk is, kan een combinatie gemaakt worden met de thema's uit de leidraad 'organisatiebeheersing' van Audit Vlaanderen zodat alle mogelijke aspecten binnen de werking van een openbaar bestuur aan bod komen.
PIJLER 1: ZELFEVALUATIE
Op organisatieniveau
De gemeente Alken gaat om de 6 jaar een globale organisatiebrede zelfevaluatie uitvoeren:
• Ofwel door het managementteam
• Ofwel door een representatieve zelfevaluatiegroep (max. 12 personen) waarin zowel management, middenkader als medewerkers vertegenwoordigd zijn
Deze zelfevaluatie zal uitgevoerd worden op basis van het VVSG-kwaliteitskader voor gemeenten/OCMW’s.
Deze zelfevaluatie zal uitgevoerd worden conform een intern opgesteld stappenplan, dat haalbaar, wenselijk en realistisch is voor de organisatie.
Deze zelfevaluatie wordt ingepast in de beleids- en beheerscyclus en meer bepaald in de interne/externe omgevingsanalyse met het oog op de opmaak van een nieuw meerjarenplan. Dat maakt dat deze zelfevaluatie-oefening 2 doelstellingen heeft:
• Enerzijds een globaal beeld weergeven van de organisatie op het vlak van organisatie-beheersing, -ontwikkeling en kwaliteit
• Anderzijds een interne omgevingsanalyse maken met als doel input te genereren voor het nieuwe meerjarenplan
Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen
Binnen de gemeente Alken gaat elk organisatieonderdeel en domein om de 6 jaar een zelfevaluatie uitvoeren.
Deze zelfevaluaties binnen de verschillende organisatieonderdelen en domeinen zullen uitgevoerd worden op basis van de specifiek op maat van hen vertaalde VVSG-kwaliteitskaders
Deze zelfevaluaties binnen de verschillende organisatieonderdelen en domeinen zullen uitgevoerd worden op een voor hen haalbare, wenselijke en realistische manier.
De zelfevaluatieresultaten van de organisatieonderdelen en domeinen worden gerapporteerd aan het managementteam.
De prioritaire verbetertrajecten die uit deze zelfevaluatie-oefeningen voortkomen, worden opgenomen in verbeterplannen op het niveau van de organisatieonderdelen en domeinen.
Via de verplichte jaarlijkse rapportering aan de raad zal de evolutie van de zelfevaluatie-oefeningen en de daaraan gekoppelde verbeterplannen medegedeeld worden.
De zelfevaluatie in pijler 1 wordt uitgevoerd onder begeleiding van VVSG die over de nodige expertise hiervoor beschikt en in de mate van het mogelijke in samenwerking met zoveel mogelijk besturen uit de regio. Op deze wijze kan de eigen werking kritisch geëvalueerd worden ten overstaan van andere besturen en kan kruisbestuiving inspirerend en lerend werken.
Hier wordt gekozen om een aanpak per cluster te hanteren en waarbij de clusters stapsgewijs aan bod komen.
PIJLER 2: JAARLIJKSE PUNCTUELE OF SPECIFIEKE OEFENINGEN
Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen
Binnen de gemeente Alken gaat elk organisatieonderdeel of domein jaarlijks een specifieke oefening maken aan de hand van het kwaliteitskader op maat ter verbetering/optimalisatie/bijsturing van haar werking, organisatie en dienstverlening.
Jaarlijks een zelfgekozen vraag van het kwaliteitskader uitwerken of jaarlijks een of meerdere zelfgekozen vragen toepassen op een zelfgekozen thema, kerntaak, -opdracht of -proces, moet het voor elk organisatieonderdeel en domein mogelijk maken een verbeterdynamiek te realiseren met concrete verbeteringen op het terrein.
Deze jaarlijkse specifieke oefening aan de hand van het kwaliteitskader laat toe om het kader op maat en als middel in te zetten om eigen prioritaire werkpunten concreet en direct te verbeteren.
Elk organisatieonderdeel en domein moet de verbeteringen die voortkomen uit de jaarlijkse punctuele of specifieke oefening opnemen in en plannen en opvolgen via haar verbeterplan en rapporteren aan het managementteam.
Hier wordt de link met Audit Vlaanderen ook gemaakt want Audit Vlaanderen voert jaarlijks een aantal thema-audits uit. We zullen de rapporten van deze thema-audits steeds toetsen aan de werking binnen ons eigen bestuur en binnen de cluster waarop het rapport van toepassing is om op deze manier bij te leren en bij te sturen.
PIJLER 3: VERBETERPLANNEN
Op organisatieniveau
We houden een organisatiebreed verbeterplan bij, waarin alle organisatiebrede verbetertrajecten centraal en gebundeld, gepland, uitgevoerd en opgevolgd kunnen worden.
Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen
Elk organisatieonderdeel en domein van de gemeente houdt een verbeterplan bij, waarin al haar verbetertrajecten centraal en gebundeld, gepland, uitgevoerd en opgevolgd kunnen worden.
Elk organisatieonderdeel en domein inventariseert hiertoe alle verbeterbronnen van waaruit verbetertrajecten kunnen ontstaan (bijvoorbeeld metingen, zelfevaluaties, controles, audits, inspecties, bevragingen, klachten, risicoanalyses, punctuele of specifieke oefeningen, enz. …).
Elk organisatieonderdeel en domein rapporteert jaarlijks haar verbeterplan aan het managementteam en deze informatie vormt de basis voor de jaarlijkse rapportering aan de raad.
Zitting van 04 07 2019
Lokaal loket Kinderopvang
Bij decreet van 20 april 2012 worden gemeentebesturen verplicht een lokaal loket Kinderopvang op te richten. Dit loket heeft tot doel om vraag en aanbod af te stemmen en de noden rond kinderopvang in kaart te brengen.
Voor de oprichting van dit lokaal loket kinderopvang is er software nodig. De VZW Infano, die samenwerkt met Kind en Gezin Limburg, biedt deze software en de volledige ondersteuning aan de gemeentebesturen voor deze lokale loketten kinderopvang.
Er is geen kostprijs aan verbonden (geen opstartkosten, geen jaarlijkse onderhoudskosten...). De subsidies die de gemeente Alken ontvangt, worden wel rechtstreeks aan deze VZW gestort (1.960 euro). Er dient een intentieverklaring opgemaakt te worden tussen het gemeentebestuur en de vzw Infano.
Indien dit loket niet wordt opgericht, kan de gemeente naar de toekomst toe, subsidies verliezen (bij vb. uitbreiding). Bijkomend is het oprichten van zo een loket zeer zinvol omdat we dan ook beschikken over cijfermateriaal, dat gebruikt kan worden bij het rapporteren.
Gelet op het decreet van 20 april 2012 dat gemeentebesturen verplicht om een lokaal loket kinderopvang op te richten;
Gelet op het wijzigingsbesluit van de Vlaamse Regering dd. 9 oktober 2015;
Overwegende dat het aangewezen is om een lokaal loket kinderopvang op te richten;
Gelet op het softwarepakket dat nodig is voor de oprichting van het lokaal loket kinderopvang;
Overwegende dat het aangewezen is om hiervoor een firma in te schakelen;
Overwegende dat de vzw Infano kosteloos het softwarepakket kan aanbieden;
Overwegende dat de vzw Infano in opdracht van Kind en Gezin werkt;
Overwegende dat het aangewezen is om de vzw Infano te mandateren voor de subsidie-aanvraag;
Besluit
eenparig
Artikel 1: De OCMW-raad keurt de oprichting van het lokaal loket kinderopvang goed.
Artikel 2 : De OCMW-raad keurt de intentieverklaring tussen het gemeentebestuur en de VZW Infano betreffende de oprichting van het lokaal loket kinderopvang, als volgt goed:
Elk openbaar bestuur moet volgens decreet dd. 20 april 2012 tegen eind 2019 beschikken over een lokaal loket kinderopvang (LLKO).
De opdrachten van het LLKO zijn vierledig:
-het coördineren van de registratie van vragen naar opvangplaatsen;
-het informeren van gezinnen over vrije opvangplaatsen;
-het actief investeren in het uitbouwen van een netwerk met de organisatoren van kinderopvang en instanties die werken met gezinnen met jonge kinderen en die mogelijk een behoefte aan kinderopvang hebben;
-het bundelen van beschikbare informatie.
Om aan deze regelgeving te voldoen geeft de raad hierbij het mandaat aan Infano vzw om in het kader hiervan een samenwerking aan te gaan en een LLKO op te richten.
Dit met als doel een efficiënter en optimaler aanbod van de opvangplaatsen over de ganse gemeente mogelijk te maken.
De kosten met betrekking tot de inrichting en werking qua personeelslast, zullen gedragen worden door de vzw Infano.
De vzw Infano zal in het kader hiervan het subsidiedossier indienen bij Kind en Gezin.