Zitting van 30 06 2022
Verslag van de vorige zitting d.d. 19/05/2022
Besluit
eenparig
Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
Zitting van 30 06 2022
Huishoudelijk reglement raad
Besluit
eenparig
Artikel 1: Het bestaande huishoudelijk reglement van de raad wordt opgeheven en vervangen door onderhavig reglement.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE gemeenteraad/OCMW-raad
In de tekst komt de afkorting ‘DLB’ voor. Dit staat voor ‘decreet lokaal bestuur’.
Artikel 1
§1. - De raad vergadert tenminste tien maal per jaar, na bijeenroeping door de voorzitter. De raad legt bij het begin van ieder jaar de vergaderdata van het jaar vast.
De voorzitter bepaalt de vergaderlocatie en deelt deze mee in de uitnodiging aan de raadsleden.
De voorzitter roept de raad daarenboven samen telkens hij dit noodzakelijk acht.
§2. - De gezamenlijke oproeping met duidelijk onderscheiden agenda’s wordt verzonden via e-mail. De raadsleden kunnen de dossiers raadplegen via meetingmobile.be. Via deze digitale tool zijn alle stukken steeds elektronisch ter inzage van de raadsleden.
De raadpleging is vertrouwelijk. Verstrekking van stukken aan derden en gebruik van de digitale tool door anderen dan raadsleden is niet toegelaten.
Voor meer modaliteiten in verband met raadpleging en inzage van stukken, zie artikels 9 en 10.
§3. - De voorzitter moet de raad bijeenroepen op verzoek van:
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten aanvragers de agenda, de datum en het uur van de beoogde vergadering vermelden. Aan de algemeen directeur moet voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgd worden. De algemeen directeur bezorgt deze voorstellen aan de voorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement kan nakomen.
De voorzitter roept op verzoek de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda. De oproeping voor de gemeente- en de OCMW-raad kan gezamenlijk gebeuren en zal in dat geval duidelijk onderscheiden agenda’s bevatten.
§4 – De fysieke vergadering is het uitgangspunt maar de raad kan ook digitaal vergaderen in uitzonderlijke omstandigheden. Tijdens een digitale vergadering zal de vergadering steeds via livestream uitgezonden worden, zodat ze door pers en burgers gevolgd kan worden en het openbare karakter gewaarborgd blijft.
Onder uitzonderlijke omstandigheden wordt verstaan:
● Tijdens een federale crisisfase beslissen raadsvoorzitter en burgemeester samen over de wijze van vergaderen. Deze kan fysiek of digitaal zijn volgens de voorwaarden in dit reglement.
● Als een dringende noodzakelijke/spoedeisende beslissing van de raad nodig is die niet kan wachten tot agendering op de eerstvolgende voorziene/geplande raad of vergadering.
● Wanneer de voorziene vergaderlocatie onverwacht fysiek niet toegankelijk is, beslissen raadsvoorzitter en burgemeester samen over de wijze van vergaderen. Deze kan dan digitaal zijn volgens de voorwaarden in dit reglement.
Artikel 2
De oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn, maar bevatten geen informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt.
II. TOEVOEGING AGENDAPUNTEN
Artikel 3
Leden van de raad kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad. De voorzitter stelt deze punten vast.
Kunnen hiervan geen gebruik maken:
● het college van burgemeester en schepenen als orgaan
● de leden van het college van burgemeester en schepenen voor de gemeenteraad
De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad.
In spoedeisende gevallen kan van deze termijn van toevoeging van agendapunten worden afgeweken en wordt de agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering.
III. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERINGEN
Artikel 4
De vergaderingen van de raad zijn in principe openbaar.
De vergadering is niet openbaar als:
Artikel 5
De vergaderingen van de raad over de beleidsrapporten (het meerjarenplan en de aanpassingen ervan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
Artikel 6
6.1. – Besloten vergadering tijdens de raad
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering.
Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt toch in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt het punt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad. Een besloten vergadering kan enkel onderbroken worden als dat dringend noodzakelijk is voor een punt.
De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen bijwonen, zijn verplicht tot geheimhouding.
6.2. Besloten vergadering tijdens tuchtzaken
Ingeval de raad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden indien de betrokkene hierom verzoekt. Is de hoorzitting openbaar, dan kan een getuige wel nog altijd de beslotenheid van zijn getuigenverhoor vragen.
IV. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Artikel 7
Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de raad worden openbaar gemaakt door publicatie op de gemeentelijke website ten laatste de dag na de verzending van de uitnodiging.
Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda de eerstvolgende werkdag op dezelfde wijze openbaar gemaakt.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24u. nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
Artikel 8
De agenda van de vergadering van de raad wordt vooraf bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten.
Eenieder die de raadszitting bijwoont, krijgt bij het binnenkomen de agenda van de vergadering met de toelichtingsnota overhandigd.
Aan de beslissingen van de raad zal de nodige bekendheid gegeven worden door ze, zoals wettelijk voorzien, te publiceren op de gemeentelijke website.
Artikel 9
Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de raadsleden via een digitale toepassing op het gemeentehuis. Raadsleden kunnen hier tijdens de gewone werkdagen (tijdens de openingsuren of binnen de werkuren, na afspraak met de algemeen directeur) de dossiers digitaal raadplegen en de gewenste stukken printen.
Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening worden minstens 14 dagen vooraf aan de raadsleden bezorgd op dezelfde wijze als de oproeping.
Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur. Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 10
De leden van de Raad hebben het recht van inzage in alle akten, stukken en dossiers, ongeacht de drager die het bestuur van de gemeente betreffen.
Raadsleden kunnen tijdens de gewone werkdagen (tijdens de openingsuren of binnen de werkuren, na afspraak met de algemeen directeur) andere stukken digitaal raadplegen en de gewenste stukken printen.
De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de raadsleden. Dit gebeurt door het plaatsen van de notulen op het extranet.
De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de raad en die bestemd is voor de raad, wordt meegedeeld aan de raadsleden.
Persoonlijke nota’s en voorbereidende werkdocumenten van personeelsleden, van de voorzitter of van raadsleden, vallen buiten het inzagerecht. Vraagt een raadslid toch inzage, dan beslist het college of deze stukken als ‘af’ beschouwd worden of niet.
Het inzagerecht geldt evenmin voor de volgende documenten:
● alle documenten, die behoren tot het dossier van een personeelslid,
● alle documenten, die behoren tot het sociaal dossier van een OCMW-cliënt of een onderhoudsplichtige,
● alle documenten die gegevens bevatten die betrekking hebben op de privacy van om het even welk persoon, b.v. uittreksels uit het rijksregister.
● de offerten, die ingediend worden n.a.v. prijsvragen, openbare en beperkte aanbestedingen, algemene en beperkte offerteaanvragen, zolang het toewijzingsbesluit niet genomen werd, resp. het toewijzingsbesluit niet goedgekeurd werd.
Buiten de in artikel 2, 3 en 9 vermelde periodes delen de leden van de raad elk verzoek tot inzage van akten, stukken en dossiers op voorhand aan de algemeen directeur mee en dit met vermelding van de dossiers waarvan zij inzage wensen.
Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag medegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het register van de inkomende stukken kan door de raadsleden, geconsulteerd worden via het extranet. De raadsleden die dit wensen kunnen elke week een overzicht van de inkomende stukken, welke volgens het decreet op de openbaarheid van bestuur raadpleegbaar zijn, elektronisch opvragen. De aanvraag door het raadslid dient te gebeuren bij de algemeen directeur.
Artikel 11
De leden van de raad hebben het recht de instellingen en diensten die het bestuur opricht en beheert, te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens 2 werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur.
Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raadsleden passief optreden. De raad is een collegiaal orgaan en derhalve hebben raadsleden geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het personeel.
Artikel 12
De raadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Hiervoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
V. VERZOEKSCHRIFTEN
Artikel 13
Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen.
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
4° het taalgebruik ervan beledigend is.
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Is het een verzoekschrift voor de raad, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
De raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
VI. QUORUM
Artikel 14
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Bij een digitale vergadering bevestigen de raadsleden hun aanwezigheid na de individuele naamafroeping door de voorzitter.
Artikel 15
De raad kan enkel beraadslagen en beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan plaatsvinden.
De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat.
VII. WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 16
De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
De deelname van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. De voorzitter moet hen uitnodigen en bepaalt wanneer ze aan het woord komen. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 17
De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 18
Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen. Ingeval van gelijktijdige aanvraag beslist hij wie hij het woord geeft.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Telkens de algemeen directeur van oordeel is dat het aangesneden punt wettelijkheidsproblemen doet rijzen, herinnert hij de raad aan de toepasselijke rechtsregels alvorens de bespreking wordt aangevat of - indien de noodzaak zich laat gevoelen - tijdens de bespreking. Tevens vermeldt hij de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt hij ervoor dat de door de wet voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen.
Artikel 19
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
De bespreking van een agendapunt wordt geschorst om bij voorrang en in volgende gevallen en volgorde:
1° toepassing te vragen van het artikel in het DLB inzake het verbod van gemeenteraadsleden en de burgemeester om aanwezig te zijn bij een beraadslaging of besluit over zaken waarbij hij/zij of bloedverwanten - zoals bepaald in dit artikel - rechtstreeks belang hebben
2° te vragen dat men niet zal besluiten;
3° de verdaging te vragen;
4° een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;
5° voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou
behandeld worden;
6° te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
7° naar het reglement te verwijzen.
Artikel 20
De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. De amendementen/subamendementen dienen steeds schriftelijk aan de voorzitter van de raad overhandigd te worden voordat ze ter stemming gelegd kunnen worden.
Artikel 21
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 22
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. De raadsleden worden onder meer verzocht hun gsm op tril-functie te zetten tijdens het verloop van de zitting.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de tot de orde roeping gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Artikel 23
Het publiek wordt verzocht hun gsm op tril-functie te zetten tijdens het verloop van de zitting. Wie klank- of beeldopnamen wil maken van de zitting, moet vooraf de toelating hebben van de voorzitter van de raad die de raadsleden op de hoogte brengt. Onder geen beding mag de privacy van personen hierdoor in het gedrang worden gebracht zoals bepaald in de algemene verordening gegevensbescherming.
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 24
De volgende werkwijze wordt toegepast door de raadsleden bij de behandeling van toegevoegde punten:
● raadslid leidt in met vragen/kritiek/voorstel;
● burgemeester/schepen antwoordt;
● raadslid komt aanvullend tussen en ook andere raadsleden kunnen aansluiten;
● burgemeester/schepen antwoordt tweede keer;
● raadslid concludeert.
Artikel 25
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij/zij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij/zij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 26
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij/zij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
Artikel 27
Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
VIII. WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 28
De leden van de raad stemmen mondeling in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in artikel 29 eerste lid. De mondelinge stemming geschiedt doordat elk raadslid, in volgorde zoals hierna bepaald, ja, neen of onthouding uitspreekt.
De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij de gewone mondelinge stemming, die de regel is, stemmen de leden daarbij met ja, neen of onthouding. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen.
De voorzitter stemt laatst, behalve bij geheime stemming. Iedere mondelinge stemming wordt begonnen met de schepen of het raadslid welk links naast de voorzitter zit en wordt voortgezet in dezelfde richting als de wijzers van het uurwerk.
Artikel 29
De raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad goed. Door deze goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad.
Artikel 30
De stemming is enkel geheim over de volgende aangelegenheden:
Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt. Bij een digitale vergadering brengen de raadsleden hun stem uit door rechtstreeks en persoonlijk aan de algemeen directeur te mailen die dan instaat voor de stemopneming.
Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste 2 raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopneming na te gaan.
De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.
In geval van staking van stemmen is het voorstel verworpen, met uitzondering van de specifieke regelingen waarvan sprake in dit reglement (zie artikel 31).
De algemeen directeur noteert de namen van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen.
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Ieder raadslid is gemachtigd om de regelmatigheid van de stemopneming na te gaan.
Artikel 31
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke geheime stemming. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
IX. NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG
Artikel 32
De notulen van vergadering van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen.
Behalve bij unanimiteit of geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
Het zittingsverslag vermeldt in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en de essentie van de tussenkomsten. De raad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad.
Bij een digitale vergadering wordt de livestream opgenomen die nadien ook dienst zal doen als zittingsverslag.
Artikel 33
Het zittingsverslag en de notulen van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Als de raad een aangelegenheid behandelt in geheime zitting, dan vermelden de notulen alleen de beslissing en wordt er geen zittingsverslag opgemaakt.
Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen van de vorige vergadering van de raad, zowel wat het openbare als wat het besloten gedeelte betreft, aan de leden van de raad verzonden samen met de bijeenroeping tot de vergadering.
Elk lid van de raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend.
X. ONDERTEKENEN STUKKEN
Artikel 34
De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend geregeld zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het DLB.
De voorzitter van de raad kan zijn ondertekeningsbevoegdheid delegeren naar de burgemeester.
XI. RAADSCOMMISSIES
Artikel 35
De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De gemeenteraad is bijgevolg ook bevoegd voor het opheffen van de commissies.
De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
Artikel 36
De raadscommissies bestaan uit 5 leden verdeeld volgens de wettelijke berekening van het aantal mandaten in het BCSD:
● NVA – 2,61 2 + 1 mandaat
● Open vld – 1,42 1 + 0 mandaat
● Groen – 0,71 0 + 1 mandaat
● Cd&v – 0,23 0 + 0 mandaat
Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de raad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie zoals vermeld in het DLB kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen.
Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig het eerste lid een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
Artikel 37
Elke commissie wordt voorgezeten door een raadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
De voorzitter van de gemeenteraadscommissie wordt aangewezen door de leden van de gemeenteraadscommissie.
Artikel 38
De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kunnen de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek. Dit gebeurt door publicatie op de gemeentelijke website.
De commissies kunnen geldig vergaderen ongeacht het aantal aanwezige leden. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar.
De leden van de commissies stemmen, zoals in de raad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de raad is de stemming geheim.
De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, actief bijwonen.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de algemeen directeur wordt bezorgd.
Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer ambtenaren van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
XII. VERGOEDING RAADSLEDEN
Artikel 39
Aan de raadsleden wordt een presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
De raadsleden hebben geen recht op een presentiegeld wanneer de vergadering niet heeft kunnen beraadslagen omdat er onvoldoende leden aanwezig waren.
Als er meerdere vergaderingen doorgaan op dezelfde dag, ontvangt het raadslid slechts 1 presentiegeld.
De presentiegelden worden per kwartaal uitbetaald.
Artikel 40
Het presentiegeld bedraagt € 213,32 en wordt aangepast aan de index. De voorzitter van de raad (behalve indien hij lid is van het college van burgemeester en schepenen) ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de raad die hij voorzit.
Artikel 41
Raadsleden kunnen de kosten van studiedagen en vormingsmomenten terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten zijn beperkt tot € 150 per raadslid/jaar/incl. btw. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar.
Artikel 42
Verplaatsingskosten van raadsleden die verband houden met de uitoefening van hun ambt worden niet terugbetaald tenzij voor verplaatsingen met het openbaar vervoer. In dat geval kunnen ze gebruik maken van de rail pass van de gemeente.
XIII. Bindende kracht
Artikel 43
Onderhavig reglement wordt van kracht op 1 juli 2022
Het blijft geldig totdat de raad een nieuw reglement zou aannemen.
Artikel 44
Voor zover dit reglement bepaalde toestanden niet zou regelen wordt verwezen naar de vigerende regelgeving en de gebruiken.
Artikel 45
Een exemplaar van dit huishoudelijk reglement wordt ter beschikking gehouden tijdens alle vergaderingen van de raad en de commissies
Ida Ceulemans Pierrette Putzeys Michel Boussu Piet Wijgaerts Pascal Giesen Frank Vroonen Jorg Stas Kris Franssens Cindy Vandormael Marc Penxten Danny Jeuris Ingrid Jacobs Igor Philtjens Carine Meyers Dagmar Ottenbourgs Filip Vanvinckenroye Bart Jeuris Alex Dubois Ingrid Loix Peter Bollen Ida Ceulemans Pierrette Putzeys Michel Boussu Piet Wijgaerts Frank Vroonen Jorg Stas Kris Franssens Cindy Vandormael Marc Penxten Danny Jeuris Ingrid Jacobs Igor Philtjens Carine Meyers Dagmar Ottenbourgs Filip Vanvinckenroye Bart Jeuris Alex Dubois Ingrid Loix Peter Bollen Ida Ceulemans Jorg Stas Ingrid Loix Cindy Vandormael Peter Bollen Kris Franssens Marc Penxten Carine Meyers Pierrette Putzeys Dagmar Ottenbourgs Frank Vroonen Danny Jeuris Michel Boussu Alex Dubois Ingrid Jacobs Filip Vanvinckenroye Piet Wijgaerts Igor Philtjens Bart Jeuris aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 5 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 30 06 2022
Vaststelling jaarrekening 2021
Besluit
14 stemmen voor: Marc Penxten, Peter Bollen, Pierrette Putzeys, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Frank Vroonen, Alex Dubois, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Michel Boussu, Carine Meyers, Danny Jeuris, Kris Franssens en Ida Ceulemans
5 onthoudingen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, Piet Wijgaerts en Ingrid Jacobs
Artikel 1 : De jaarrekening over het financiële boekjaar 2021 met de volgende saldi wordt
door de raad voor zijn deel vastgesteld:
- budgettair resultaat boekjaar : € 688.212
- gecumuleerd budgettair resultaat : € 5.273.916
- beschikbaar budgettair resultaat € 5.273.916
- autofinancieringsmarge € 1.751.623
- balanstotaal € 44.016.302
- overschot van het boekjaar € 1.432.534
Artikel 2: De raad neemt kennis van de verklarende ‘documentatie’ bij de
jaarrekening 2021.
Artikel 3 : Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid
overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het besluit wordt
overeenkomstig de artikelen 286 (besluit) en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur
afgekondigd en bekendgemaakt.
Zitting van 30 06 2022
Gemeentelijke tussenkomst 2021
Besluit
eenparig
Artikel 1 : Omdat het Decreet Lokaal Bestuur expliciet kiest voor geïntegreerde
beleidsrapporten, achten de raden het niet opportuun om een gemeentelijke tussenkomst
aan het OCMW te bepalen.
Artikel 2 : De raden nemen kennis van het overschot of het tekort van het boekjaar voor de
afzonderlijke entiteiten:
- voor de entiteit gemeente bedraagt het overschot van het boekjaar € 2.379.050,73
- voor de entiteit OCMW bedraagt het tekort van het boekjaar - € 946.516.
Artikel 3 : Van dit besluit wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid
overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het besluit wordt
overeenkomstig de artikelen 285 (lijst) en 287 van het Decreet Lokaal Bestuur afgekondigd
en bekendgemaakt.
Zitting van 30 06 2022
Afsluiten verzekeringscontracten - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.
Besluit
eenparig
Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2022/047 en de raming voor de opdracht “Afsluiten verzekeringscontracten”, opgesteld door de ontwerper, Anja Stulens adjunct-financieel directeur Alken. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 403.480,00 incl. btw voor de maximum termijn van de opdracht van 4 jaar. De uitgave wordt geraamd op € 100.870,00 per jaar waarvan € 73.450,00 per jaar ten laste van het gemeentebestuur Alken en € 27.420,00 per jaar ten laste van het OCMW Alken.
Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Artikel 3: De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
Artikel 4: Gemeente Alken wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van OCMW Alken bij de gunning van de opdracht op te treden.
Artikel 5: De overeenkomst gaat in vanaf 01 januari 2023 voor de duur van 1 jaar met stilzwijgende verlenging van opeenvolgende periodes van 1 jaar, met een totale duurtijd van maximum 4 jaar.
Artikel 6: Aan het Vast Bureau wordt delegatie verleend om voor de opdracht “Afsluiten verzekeringscontracten” de eventueel noodzakelijke meeruitgaven goed te keuren en dit ten belope van maximum 10% van het gunningsbedrag.
Artikel 7: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget op verschillende volgnummers.
Zitting van 30 06 2022
Samenwerkingsovereenkomst Stichting Pelicano - Bestrijden kinderarmoede
Besluit
eenparig
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst met Stichting Pelicano.
Ida Ceulemans Pierrette Putzeys Michel Boussu Piet Wijgaerts Pascal Giesen Frank Vroonen Jorg Stas Kris Franssens Cindy Vandormael Marc Penxten Danny Jeuris Ingrid Jacobs Igor Philtjens Carine Meyers Dagmar Ottenbourgs Filip Vanvinckenroye Bart Jeuris Alex Dubois Ingrid Loix Peter Bollen Ida Ceulemans Pierrette Putzeys Michel Boussu Piet Wijgaerts Frank Vroonen Jorg Stas Kris Franssens Cindy Vandormael Marc Penxten Danny Jeuris Ingrid Jacobs Igor Philtjens Carine Meyers Dagmar Ottenbourgs Filip Vanvinckenroye Bart Jeuris Alex Dubois Ingrid Loix Peter Bollen Michel Boussu Ida Ceulemans Cindy Vandormael Alex Dubois Dagmar Ottenbourgs Pierrette Putzeys Frank Vroonen Jorg Stas Ingrid Loix Marc Penxten Peter Bollen Danny Jeuris Carine Meyers Bart Jeuris Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye Ingrid Jacobs Piet Wijgaerts Kris Franssens aantal voorstanders: 13 , aantal onthouders: 6 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 30 06 2022
Vernieuwing overeenkomst 't Geleeg - Stationsstraat 135
Besluit
13 stemmen voor: Marc Penxten, Peter Bollen, Pierrette Putzeys, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Frank Vroonen, Alex Dubois, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Michel Boussu, Carine Meyers, Danny Jeuris en Ida Ceulemans
6 onthoudingen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, Piet Wijgaerts, Kris Franssens en Ingrid Jacobs
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de vernieuwde huurovereenkomst goed.
Artikel 2: De raad voor maatschappelijk welzijn is akkoord om de bestaande huurovereenkomst in onderling overleg te beëindigen.
Artikel 3: De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de bestaande huurovereenkomst, die de verhuurder nu zelf verhuurt, over te nemen.