Zitting van 31 08 2023
Installatie en eedaflegging Stan Dehollogne als raadslid in opvolging van raadslid Dagmar Ottenbourgs
Besluit
Artikel 1: De gemeenteraad onderzocht de geloofsbrieven van de heer Stan Dehollogne en neemt er kennis van dat hij onmiddellijk ter zitting uitgenodigd en verzocht wordt om in handen van de voorzitter van de gemeenteraad de voorgeschreven eed af te leggen waaraan hij voldoet als volgt: “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen“.
De heer Stan Dehollogne wordt bijgevolg als gemeenteraadslid aangesteld en is van rechtswege ook ocmw-raadslid.
Zitting van 31 08 2023
Verslag van de vorige zitting d.d. 29.06.2023
Besluit
eenparig
Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.
Pascal Giesen Jorg Stas Frank Vroonen Cindy Vandormael Ingrid Loix Danny Jeuris Igor Philtjens Ingrid Jacobs Stan Dehollogne Pierrette Putzeys Peter Bollen Alex Dubois Carine Meyers Marc Penxten Michel Boussu Bart Jeuris André Vanhex Ida Ceulemans Piet Wijgaerts Filip Vanvinckenroye Paul Dirickx Jorg Stas Frank Vroonen Cindy Vandormael Ingrid Loix Danny Jeuris Igor Philtjens Ingrid Jacobs Stan Dehollogne Pierrette Putzeys Peter Bollen Alex Dubois Carine Meyers Marc Penxten Michel Boussu Bart Jeuris André Vanhex Ida Ceulemans Piet Wijgaerts Filip Vanvinckenroye Paul Dirickx Marc Penxten Danny Jeuris Ida Ceulemans Pierrette Putzeys Michel Boussu Frank Vroonen Carine Meyers Jorg Stas Cindy Vandormael Paul Dirickx Alex Dubois Stan Dehollogne Ingrid Loix Peter Bollen Bart Jeuris Ingrid Jacobs Piet Wijgaerts Igor Philtjens Filip Vanvinckenroye André Vanhex aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 6 Goedgekeurd
Zitting van 31 08 2023
Uittrede politiezone Borgloon
Besluit
14 stemmen voor: Marc Penxten, Peter Bollen, Cindy Vandormael, Ingrid Loix, Frank Vroonen, Alex Dubois, Pierrette Putzeys, Jorg Stas, Michel Boussu, Carine Meyers, Danny Jeuris, Ida Ceulemans, Paul Dirickx en Stan Dehollogne
6 stemmen tegen: Igor Philtjens, Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Piet Wijgaerts en Ingrid Jacobs
Artikel 1: Op basis van het gevoerde onderzoek, de veranderende samenleving, de nieuwe tendensen en politionele uitdagingen versus capaciteit, de beperkte kennis van een kleine zone, de vaststelling dat de politiezone kanton Borgloon door de gemeentelijke fusies van Borgloon en Kortessem niet langer een basispolitiezorg kan garanderen zodat aansluiting bij andere zone zich opdringt en de zone LRH een duidelijke operationele meerwaarde biedt en ook organisatorisch naburig aansluit aan Alken beslist de gemeenteraad om de procedure op te starten om de politiezone kanton Borgloon te verlaten op 1 januari 2025 en op die datum aan te sluiten bij de politiezone Limburg Regio Hoofdstad.
Artikel 2: Er wordt hiertoe een formele vraag gericht naar de overige gemeenteraden van de zones kanton Borgloon en Limburg Regio Hoofdstad.
Zitting van 31 08 2023
Jaarrekening 2022 - Kerkfabriek Sint-Aldegondis
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad brengt een gunstig advies uit over de jaarrekening 2022 van de kerkfabriek van Sint-Aldegondis.
Artikel 2: Dit advies wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.
Zitting van 31 08 2023
Jaarrekening 2022 - Kerkfabriek Sint-Joris
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad brengt een gunstig advies uit over de jaarrekening 2022 van de kerkfabriek van Sint-Joris.
Artikel 2: Dit advies wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.
Zitting van 31 08 2023
Jaarrekening 2022 - Kerkfabriek Terkoest
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad brengt een gunstig advies uit over de jaarrekening 2022 van de kerkfabriek van Terkoest.
Artikel 2: Dit advies wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.
Zitting van 31 08 2023
Samenwerkingsovereenkomst met VDAB
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst 'Samen sterk voor lokaal werk 2023-2025' met de VDAB goed en laat ze ondertekenen.
Artikel 2: Dit besluit wordt onderworpen aan de bepalingen betreffende het bestuurlijk toezicht (artikels 326 tot en met 334) Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd.
Zitting van 31 08 2023
Aanpassing subsidiereglement cultuurverenigingen Deel I. Projectsubsidies
Besluit
eenparig
Artikel 1: Artikel 1: De gemeenteraad heft het goedgekeurde subsidiereglement cultuur, in zitting van 28 september 2017, op.
Artikel 2 : De gemeenteraad keurt het aangepaste subsidiereglement cultuur als volgt , goed:
Artikel 1 :
Binnen de perken van de kredieten, daartoe opgenomen in het meerjarenplan zoals deze werd goedgekeurd door de toezichthoudende overheid, en rekening houdend met de geboden mogelijkheden om welbepaalde gemeentelijke voorzieningen zoals gebouwen, terreinen en diensten te gebruiken, worden aan de verenigingen, aangesloten bij de gemeentelijke cultuurraad, subsidies verleend volgens de normen en voorwaarden, die in dit reglement worden vastgesteld.
De subsidies zijn financiële stimulans vanwege de gemeente.
De bedragen van de toelagen worden gekoppeld aan het cijfer 162,34. Dit cijfer wordt jaarlijks, voor aanvang van het werkjaar, vergeleken met het gezondheidsindexcijfer van augustus van dat jaar (met als basis 1988). Wanneer er een stijging of daling van 10 punten of meer wordt vastgesteld, worden de subsidiebedragen met 10 % vermeerderd of verminderd. Deze mogelijke aanpassing van het subsidiebedrag wordt telkens opgenomen in het daaropvolgende begrotingsjaar.
De organisaties die op een forfaitaire manier betoelaagd worden, zijn eraan gehouden een summier activiteitenverslag in te dienen en aanwezig te zijn op de algemene vergadering van de cultuurraad.
Artikel 2 :
De aanvrager moet voldoen aan alle volgende voorwaarden :
De erkende verenigingen bij de cultuurraad.
De verenigingen die 1 jaar erkend zijn (het erkenningsjaar telt niet mee !). De subsidie kan pas vanaf het werkjaar na het erkenningsjaar aangevraagd worden.
Een vereniging die met vrijwilligers werkt en uitsluitend met vrijwiligers werkt !
De vereniging mag geen subsidie ontvangen via een ander gemeentelijk kanaal voor hetzelfde onderwerp.
Verenigingen die minstens 2 x aanwezig zijn geweest op de algemene vergaderingen in het voorbije werkjaar.
Verenigingen die hun dossier tijdig indienden vòòr 15/09. Dit criterium is enkel van toepassing bij de berekening van de subsidie onder rubriek III : jaarlijkse subsidie.
De wetgeving geeft volgende omschrijving voor een vrijwilliger :
het verrichten van activiteiten
door een natuurlijke persoon
onverplicht
onbezoldigd
ten behoeve van anderen of de samenleving
ingericht door een organisatie.
Artikel 3 : SOORTEN SUBSIDIES :
DEEL I. PROJECTSUSBIDIE
Artikel 4: Algemeen
Van het bedrag ingeschreven in het meerjarenplan wordt eerst een forfaitair bedrag van
€ 1.500 onttrokken voor de subsidiëring van projectsubsidies.
De cultuurraad kan een projectsubsidie toekennen volgens de volgende richtlijnen:
Artikel 5: Type subsidies
Er zijn twee soorten projectsubsidies:
Artikel 6: Onverenigbaarheid - bekendmaking
Activiteiten met zelfs een gedeeltelijk commercieel karakter komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
De manifestatie waarvoor een uitzonderlijke subsidie wordt verstrekt, kan niet meer gehonoreerd worden via enig ander gemeentelijk subsidiekanaal.
Bij de bekendmaking (bv. op het promotiemateriaal) moet de ondersteuning vanwege de cultuurraad (incl. logo Gemeente Alken) steeds expliciet vermeld worden.
Artikel 7: Criteria
TYPE 1
Criteria voor TYPE 1 (reguliere werking overstijgend, uitzonderlijk & éénmalig, mét uitkoopsom)
● Uitstraling én promotie tot buiten de gemeentegrenzen
● Overstijgt eigen werking van de vereniging
● Vindt plaats te Alken, richt zich op een ruim publiek, waarbij alle Alkense burgers effectief uitgenodigd worden
● Samenwerking met één of meerdere verenigingen : sterk ondersteund, maar geen MUST voor het verwerven van een subsidie…
TYPE 2
Criteria voor TYPE 2 (binnen eigen werking passend, maar toch speciaal & éénmalig, zonder uitkoopsom) :
● Vindt plaats te Alken, richt zich op een ruim publiek, waarbij alle Alkense burgers effectief uitgenodigd worden
● Samenwerking met één of meerdere verenigingen : sterk ondersteund, maar geen MUST voor het verwerven van een subsidie…
In beide gevallen moet de vereniging nadien (en ten laatste 4 weken na afloop van de activiteit) een “dossier” met de nodige bewijsstukken (aankondigingen, promotiemateriaal, verslag & gedetailleerde rekening : kosten en baten) voorleggen aan de Dienst Vrije Tijd. Pas nadien kan uitbetaling van de verworven subsidie gebeuren.
Artikel 8: Aanvraag
De aanvraag voor de subsidie TYPE 1 dient minstens 6 weken op voorhand ingediend te worden.
De aanvraag voorde subsidie TYPE 2 dient minstens 4 weken op voorhand ingediend te worden.
De aanvraag dient ingediend te worden bij de dienst vrije tijd van het gemeentebestuur en omvat het volgende:
● de organiserende vereniging(en)
● de beschrijving van het project: o.a. doel, inhoud, beoogde doelgroepen;
● de praktische gegevens: o.a. waar en wanneer, evt. toegangsprijs;
● een gedetailleerde begroting van alle inkomsten en uitgaven.
Artikel 9: Goedkeuring
Het dagelijks bestuur van de cultuurraad beslist binnen de 2 weken over de aanvaarding van het project en deelt de beslissing mee aan de aanvrager.
Artikel 10: Bedrag
TYPE 1
De subsidie bedraagt maximum de helft van de uitkoopsom en overstijgt voor type 1 nooit een bedrag van € 300. Ze wordt enkel uitbetaald mits voorlegging van een factuur (uitkoopsom). Indien één maand na de activiteit nog geen factuur werd binnengebracht, kan de subsidie worden ingetrokken.
TYPE 2
De subsidie voor type 2 bedraagt max. € 150, ongeacht de gemaakte kosten.
Volgende bewijsstukken dienen uiterlijk één maand na de activiteit bezorgd te worden;
● de rekening van inkomsten en uitgaven, samen met de nodige financiële bewijsstukken.
● het verslag van de activiteit, gestaafd met documenten.
● het promotiemateriaal (waarop de cultuurraad vermeld werd).
De uitbetaling van de subsidies gebeurt gelijktijdig met de jaarlijkse subsidies (najaar).
DEEL II.
SUBSIDIE TER ONDERSTEUNING AUDIOVISUEEL
EN DIDACTISCH MATERIAAL
Artikel 11 :
Van het bedrag ingeschreven in de begroting kan maximaal een bedrag van
€ 900,- onttrokken worden voor de subsidiëring van audio-visueel en didactisch materiaal. Het gedeelte dat niet opgebruikt wordt, wordt verder besteed aan de subsidies vermeld in deel II en deel III.
De cultuurraad kan een subsidie voor audio-visueel en didactisch materiaal toekennen volgens de volgende richtlijnen :
Artikel 12 :
De tussenkomst kan enkel voor de huur van audiovisueel - en didactisch materiaal verkregen worden.
Artikel 13 :
Het subsidiebedrag bedraagt de gemaakte huurkost met een maximum van € 50,- per vereniging per jaar.
Artikel 14 :
Dit dient te gebeuren :
Via een standaard aanvraagformulier.
De vereniging zelf moet de aanvraag indienen.
Minstens 5 werkdagen op voorhand indienen
Artikel 15 :
Bewijs van betaling, binnen de maand (30 kalenderdagen) voorleggen aan het secretariaat van de cultuurraad Alken.
De storting van het bedrag van de gemaakte huurkost met max. van € 50,- gebeurt op rekening van de vereniging, zoals doorgegeven via aanvraagformulier.
Voor activiteiten waarvan de bewijsstukken voor 15/09 ingediend worden, zullen mee opgenomen worden in de subsidiebereking van dat jaar en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
DEEL III. JAARLIJKSE SUBSIDIES
Artikel 16 :
Van het totale subsidiebedrag in de begroting worden eerst het subsidiebedrag voor de projectsubsidie en het subsidiebedrag voor de audiovisuele- en didactische afgetrokken. Het resterende subsidiebedrag wordt een pot van honderd procent. Van deze pot wordt veertig procent besteed aan de aanwezigheidstoelage (= aanwezigheden op de algemene vergadering). Zestig procent van deze pot wordt dan verdeeld volgens de criteria bepaald in deel III: jaarlijkse subsidies.
Artikel 17 : AANWEZIGHEIDSTOELAGE PER VERGADERING
Van het voorziene bedrag in de begroting worden eerst de subsidies voor projecttoelagen en de subsidies voor audiovisueel materiaal afgehouden.
Van het bedrag dat overblijft, wordt veertig procent besteed voor de aanwezigheidstoelage (= aanwezigheden op de algemene vergadering). Elke vereniging kan max. 3 het bedrag per aanwezigheid ontvangen.
Indien een vereniging enkel voor deze aanwezigheidstoelage kiest, volstaat het om 1 document met melding van volgende gegevens in te dienen vòòr 15 september :
• de bestuursgegevens : voorzitter, pennigmeester, secretaris, afgevaardigde, plaatsvervanger en andere bestuursleden (mogelijke volmachthouders).
• Minstens 4 bestuursvergaderingen (tijdstip, plaats, aanwezigen, agenda, verslag, uitnodiging).
• 1 algemene ledenvergadering (tijdstip, plaats, aantal aanwezigen, agenda, verslag, uitnodiging).
• 4 activiteiten (kort verslag, uitnodiging, tijdstip, plaats, aanwezigen…).
Opgelet : dit document dient ook ingevuld te worden door verenigingen die lid zijn van de cultuurraad, maar geen subsidies ontvangen of verenigingen die een forfaitair subsidiebedrag ontvangen.
Artikel 18 : ACTIVITEITENTOELAGE.
Naast de aanwezigheidstoelage kunnen verenigingen bijkomend ook een activiteitentoelage aanvragen.
Het startbedrag van de activiteitentoelage is de overgebleven zestig procent, na afhouding van projectsubsidie, subsidie audiovisueel materiaal en veertig procent voor de aanwezigheidstoelage.
Dit bedrag geldt als startbedrag en wordt per rubriek verdeeld op basis van een vastgesteld subsidiebedrag per subsidieerbaar onderwerp. Indien het voorziene subsidiebedrag per rubriek overschreden wordt, wordt de subsidieverdeling herberekend tot de coëfficiënt van 100, waarbij 100 het subsidiebedrag van die rubriek weergeeft.
Een uitgewerkt en uitgebreid dossier moet ingediend worden van de subsidieerbare activiteiten voor 15/09. Op basis van de subsidieerbare activiteiten ontvangt de vereniging een activiteitentoelage.
De toelage kan aangevraagd worden voor :
I. VORMINGSACTIVITEITEN
25% van het totale subsidiebedrag
max. € 6,- per activiteit
1. Als vereniging zelf organisator zijn van de activiteit
2. Gidsgebonden activiteiten (rondleidingen, museumbezoeken,…)
3. Sprekersgebonden
4. Lesgevergebonden
5. Eenmalige dag – of avondvullende activiteit : programma van minimum 2 uur
6. Lessenreeks / cursus : vanaf het moment dat er meer dan 1 bijeenkomst van een gelijksoortige activiteit plaatsvindt met een gelijkmatig interval (vb. wekelijks,
2 wekelijks, maandelijks…) is er sprake van lessenreeks. Dit wordt als vorming beschouwd zijnde 1. vb. een lessenreeks van 2 of meer bijeenkomsten telt als 1.
De nodige bewijsdocumenten moeten bij het aanvraagdossier gevoegd worden.
II. VORMING VOOR BESTUURSLEDEN (KADERVORMING)
20% van het totale subsidiebedrag
max. € 20,- per activiteit
• Voorzitter/ secretaris / penningmeester/ andere bestuursleden.
• Leden met een specifieke, duidelijke, taak/ opdracht binnen de vereniging en aangeduid door het bestuur.
• Vorming om uw taak in het bestuur, in de vereniging goed te kunnen opnemen.
• Nodige attesten , erkende attesten moeten voorgelegd worden.
• Vorming plaatsgevonden onder deskundige begeleiding of door een erkende instantie georganiseerd.
• De activiteit zelf telt, niet het aantal deelnemers per activiteit.
III. PODIUMGEBEUREN
35% van het totale subsidiebedrag
max. van € 50,- per activiteit
Om onder dit luik te vallen moet de activiteit voldoen aan alle opgesomde voorwaarden :
1. Als vereniging actief de activiteit door eigen leden brengen (dit is niet gelijk aan het organiseren van een activiteit en toeschouwer zijn van deze activiteit).
2. Openstaan voor iedereen/voor het ruime publiek.
3. Programma duur minstens 1.5u.
4. Optreden in Alken en/ of elders : verenigingen die elders (= buiten Alken) een optreden organiseren mogen max. 2 van deze soort aangeven voor subsidies. De nodige bewijsstukken moeten voorgelegd kunnen worden.
Voor optredens in Alken telt de duur (= aantal opvoeringen) van de activiteit.
Voor koren : volgende misvieringen komen in aanmerking, met een max. van 2 per werkjaar : Pasen – O.L.H. Hemelvaart – Pinksteren – O.L.Vrouw hemelvaart - Allerheiligen – 11 november – Kerstmis – patroonheilige Terkoest, Sint Joris en Centrum.
Tentoonstellingen : het tentoonstellen van de werken van de vereniging.
De tentoostelling als geheel telt als activiteit. Voor tentoonstellingen buiten Alken, mogen er max. 2 ingediend worden als subsidieerbare activiteit.
IV. ANDERE CULTURELE ACTIVITEITEN
15% van het totale subsidiebedrag
max. van € 1,- per activiteit
• Bestuursvergaderingen, kernvergaderingen, ledenvergaderingen…
• Gewestvergaderingen, koepelvergaderingen, provinciale vergaderingen,…
• Repetities
• Zingen misvieringen (andere dan hierboven vermeld bij koren)
• Ruildagen
• Stamboomonderzoek
• Eendaagse - of meerdaagse uitstappen : afhankelijk van het programma hoort dit onder het luik vorming of onder dit luik (het programma moet VOORAF opgesteld zijn en daarin moet duidelijk blijken wat vormend of ontmoetend is). Het kan als vorming beschouwd worden maar dan moeten de nodige documenten voorgelegd worden. Deze uitstap kan slechts per dag in 1 categorie ondergebracht worden.
• Ondersteuning van een culturele activiteit van andere verenigingen met een max. van 4 activiteiten per werkjaar (de ondersteuning moet duidelijk zijn ! ).
• …
V. ANDERE
5% van het totale subsidiebedrag
max. € 1,- per activiteit
A. GEMEENTELIJKE ACTIVITEITEN
11.11.11 rondgang
Kerstproeverij
Halloween
Verenigingenbeurs
Kermis Terkoest
Kermis Alken Centrum
Zwerfvuilactie
Boomplantjesweekend
Uitreiking cultuurprijs
Landbouwdagen
…
B. SOCIALE ACTIVITEITEN
Feesten, recepties,…
Ziekenbezoeken, beheerswerken, paddenoverzet…
diensten
Ontmoetende activiteiten : fietsen, wandelen, kaarten, handwerken, uitstappen..
Ondersteuning van sociale activiteiten van verenigingen met een max. van 4 activiteiten per werkjaar (ondersteuning moet duidelijk zijn !).
OPGELET !
Alles wat hierboven niet vermeld staat, behoort dus niet tot de subsidieerbare activiteiten : o.a voorbereidingen van een activiteit (opbouw, prospecties ;…), afbouw(opruim) van een activiteit, prospecties, folders maken, wandelingen – routes – uitstappen uitstippelen…
Het is enkel de activiteit zelf die meetelt !
Artikel 19 :
Per rubriek wordt het percentage van het totale bedrag vastgelegd.
Per rubriek is een max. per activiteit bepaald.
De mogelijke overschotten per rubriek worden samengeteld. Dit bedrag wordt evenredig verdeeld over de verenigingen die dat jaar in aanmerking komen voor de activiteitentoelage.
Artikel 20 :
Alle activiteiten kunnen maar via één reglement gesubsidieerd worden vb. het concert waarvoor projecttoelage verkregen werd, kan niet meer als subsidieerbare activiteit onder podiumgebeuren ingebracht worden.
Elke subsidieerbare activiteit kan maar onder één rubriek ondergebracht worden.
Dit reglement wordt geëvalueerd na 3 jaar.
Bij vaststelling - door het dagelijks bestuur - van fraude, misbruik of oneerlijke praktijken, kan de vereniging uitgesloten worden van subsidies voor dat jaar.
Zitting van 31 08 2023
Subsidiedossier KSA Alken-Centrum
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de bijkomende toekenning aan KSA Alken-Centrum van een buitengewone toelage goed en dit ten bedrage van 5.100 euro inclusief BTW voor de vernieuwing van hun verwarming. Dit bedrag zal op basis van de factuur die de vereniging reeds voorgelegd heeft uitbetaald worden. Het bedrag wordt voorzien in het budget van 2024 onder MJP000236.
Zitting van 31 08 2023
Goedkeuring protocollen Energiehuis
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de protocollen, gevoegd als bijlage bij onderhavig besluit en er integraal deel van uitmakend, goed en geeft opdracht tot ondertekening van de protocollen.
Artikel 2:De protocollen worden gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Zitting van 31 08 2023
Toegev. punt - Bescherming monument van Watermolen “Nieuwe Molen” Alken- Toegevoegd punt
Besluit
eenparig
Artikel 1: De schepen is akkoord om:
• Het punt toe te voegen aan de agenda van de erfgoedraad op 6 september 2023
• Bij de opstart van de procedure en het openbaar onderzoek de situatie te bespreken met molenzorg Zuid-Limburg en alle betrokken actoren.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.