Meeting.burger Alken

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Verslag van de vorige zitting van 23 mei 2019

Toelichting

Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Gemeentelijke Jaarrekening 2018

Toelichting

Onder leiding van de financieel directeur en in overleg met het managementteam worden uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente, van welke aard ook.

Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris, worden ze samengevat opgenomen in het ontwerp van de jaarrekening.

De beleidsnota geeft het beleid weer dat de gemeente gedurende het financiële boekjaar heeft gevoerd.

De beleidsnota omvat een toelichting over de financiële toestand van de gemeente en verwoordt de aansluiting met de financiële nota.

De financiële nota bevat minstens de exploitatierekening, de investeringsrekening en de liquiditeitenrekening.

De samenvatting van de algemene rekeningen omvat de balans en de staat van de opbrengsten en kosten.

Het budgettair resultaat van de jaarrekening 2018 is negatief.

Het budgettair resultaat van 2018 bedraagt - € 876.190, het gecumuleerde resultaat komt hierdoor op € 2.245.778. We hebben ook nog € 163.272 bestemde gelden voor investeringen waardoor het resultaat op kasbasis uiteindelijk € 2.082.506 bedraagt.

De autofinancieringsmarge in 2019 bedraagt in de rekening € 1.023.318 ten opzicht van € 550.492 in het eindbudget.

Financiële toestand jaarrekening 2018:

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Budgetwijziging BW 1 - 2019

Toelichting

In bijlage het ontwerp van de budgetwijziging BW1 - 2019. Dit ontwerp werd besproken op het managementteam van 20 mei 2019 en werd vervolgens door het college van burgemeester en schepenen voorlopig vastgesteld in de zitting van 12 juni 2019.

De budgetwijziging werd op 25 juni 2016 toegelicht op de commissie financiën om vervolgens definitief te worden behandeld op de gemeenteraad van 27 juni 2019.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Goedkeuring definiëring begrip dagelijks bestuur

Toelichting

Door de invoering van het decreet lokaal bestuur zijn we verplicht het begrip dagelijks beheer opnieuw te formuleren.

Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld als volgt:

- De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.

- Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

- Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten -wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.

Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.

Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het college van burgemeester en schepenen:

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.

- Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is : het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen

-De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het college van burgemeester en schepenen zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 56 §4 en artikel 269 van het decreet lokaal bestuur.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen :

- Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.

- Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen door het college van burgemeester en schepenen, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.

In afwijking tot het vorige behoort het verlenen van begraafplaatsconcessies onverminderd tot het dagelijks bestuur.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Rapportering interne controle

Toelichting

In 2013 werd het kader voor de interne controle 2013-2019 door de gemeenteraad vastgelegd. In het decreet lokaal bestuur spreekt men niet meer van interne controle maar van een organisatiebeheersingssysteem. De rapportering gebeurt nog volgens het bestaande kader maar er zal ook een nieuw gezamenlijk organisatiebeheersingskader voor gemeente en OCMW vastgesteld moeten worden. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd tussen 8 Zuid-Limburgse gemeenten om dit gezamenlijk op te pakken.

In 2018 lag de focus op de externe thema-audit van Audit Vlaanderen inzake 'informatieveiligheid' binnen het OCMW maar met raakvlakken met de gemeente. In bijlage vindt u het rapport van Audit Vlaanderen, alsook het opvolgrapport.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Organisatiebeheersing - vaststellen kader

Toelichting

Conform het decreet lokaal bestuur moet ook de gemeente Alken een systeem van organisatiebeheersing ontwikkelen en implementeren binnen haar werking en organisatie. In het vorige gemeente- en OCMW decreet was er sprake van interne controle maar dit is nu organisatiebeheersing geworden, hetgeen een ruimer denkkader biedt. Volgens het decreet legt de algemeen directeur in overleg met het managementteam een algemeen kader voor organisatiebeheersing vast. De raad moet dit algemene kader voor organisatiebeheersing goedkeuren. De algemeen directeur en bij uitbreiding het managementteam rapporteren jaarlijks aan het politieke niveau over de beheersing van de organisatie.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Overeenkomst Alkense Oogstfeesten

Toelichting

De Alkense Oogstfeesten zijn een gevestigde waarde in het Alkense evenementenlandschap. Na 16 georganiseerde edities met tijdens de laatste edities meer dan 20.000 bezoekers zijn de Oogstfeesten, georganiseerd door de vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard, veruit het grootste evenement op Alkense bodem. Het is gerechtvaardigd te stellen dat de Alkense Oogstfeesten Alken op de kaart zetten!

Het gemeentebestuur wil de toekomst van het evenement op Alkense bodem garanderen.

Er werd een overeenkomst voor de duur van 3 jaar opgesteld.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huurovereenkomst Chiro Mikado - aanpassing voorzitter

Toelichting

Reeds jaren huurt Chiro Mikado een gedeelte van de lokalen in de Dorpsmolen. Tijdens de gemeenteraad in mei 2019 werd reeds de nieuwe huurovereenkomst goedgekeurd.

Echter werd in het besluit en in de huurovereenkomst een verkeerde voorzitter opgenomen. De naam van de voorzitter werd nu gewijzigd naar de juiste persoon. Inhoudelijk verandert er niets aan de huurovereenkomst. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om de huurovereenkomst met de juiste voorzitter goed te keuren.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huurovereenkomst JH De Molen - aanpassing secretaris

Toelichting

Reeds jaren huurt JH De Molen een gedeelte van de lokalen in de Dorpsmolen. Tijdens de gemeenteraad in mei 2019 werd reeds de nieuwe huurovereenkomst goedgekeurd.

Echter werd in het besluit en in de huurovereenkomst een verkeerde secretaris opgenomen. De naam van de secretaris werd nu gewijzigd naar de juiste persoon. Inhoudelijk verandert er niets aan de huurovereenkomst. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om de huurovereenkomst met de juiste secretaris goed te keuren.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Statuten van de gemeentelijke seniorenadviesraad Alken

Toelichting

De gemeentelijke seniorenadviesraad van Alken werd opgericht voor onbepaalde duur vanaf 1/1/2001 en wordt als adviesraad erkend door de OCMW-raad van Alken en beslissing van de gemeenteraad van Alken.

De statuten van de seniorenadviesraad zijn aangepast en goedgekeurd op de Algemene Vergadering van de seniorenadviesraad van 29 april 2019.

Deze statuten werden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad in de zitting van 23 mei 2019. De goedkeuring van deze statuten is uitgesteld tot een volgende zitting van de gemeenteraad want er zijn een aantal opmerking en suggesties voor de seniorenadviesraad.

De seniorenadviesraad heeft de opmerkingen en suggesties van de gemeenteraad bekeken op zijn Algemene vergadering van 17 juni 2019.

1) De statuten van andere adviesraden liggen min of meer in de lijn van de vorige statuten, behalve deze van de seniorenraad. Deze zijn zeer grondig gewijzigd.

Alle seniorenadviesraden hebben modelstatuten uitgewerkt samen met de Commissie Ouderenraad in Brussel. Deze Commissie is een onderdeel van de Vlaamse Ouderenraad. In deze zitting was onze seniorenadviesraad vertegenwoordigd door de voorzitster Daniella Bindas. De bedoeling van een algemeen statutenmodel was om tot eenvormigheid te komen met alle seniorenadviesraden. Dit model was enkel een leidraad vandaar de grondige wijzigingen.

2) In artikel 4 wordt de doelstelling opgesomd. De volgende taak uit de oude statuten wordt niet hernomen. “Het stimuleren van de inspraak van de bevolking bij de opbouw en ontwikkeling van het gemeentelijk seniorenbeleid.” Deze zin is toegevoegd bij het artikel 4.

3) Het lidmaatschap staat open vanaf 65 jaar. Voorstel om dit aan te passen als volgt: “vanaf de officiële pensioenleeftijd”. Aangepast. De officiële pensioenleeftijd verandert voortdurend.. Er zijn ook personen die vroeger met pensioen gaan dan op de leeftijd van 62 jaar. De leeftijdgrens kan deze senioren buitensluiten. Daardoor besloot de seniorenadviesraad op de algemene vergadering van 17.06.2019 om de leeftijd van het lidmaatschap toe te staan vanaf 60 jaar zoals in de statuten van de vorige legislatuur vermeld stond. Op deze manier kunnen ook jongere senioren participeren aan de seniorenadviesraad.

4) Het aantal stemgerechtigde leden per organisatie is niet gespecificeerd. Dit kan tot een ongezond overwicht van een bepaalde groep of organisatie leiden.

Het aantal stemgerechtigde leden staat vermeld in ons huishoudelijk reglement.

5) In artikel 5.2. (verlies van lidmaatschap) wordt verwezen naar de opname van leden op een reservelijst. Vermits er geen beperkingen staan op het aantal stemgerechtigde leden, is deze formulering dan ook niet van toepassing. Niet aangepast. Het gaat hier over de niet-georganiseerde senior. Dit staat verder vermeld in artikel 5.3 van deze statuten.

6) In artikel 5.2. is sprake van een secretaris maar deze functie is nergens gespecificeerd. De secretaris wordt vermeld in art. 11 ondersteuning: “Het administratieve werk en de logistieke ondersteuning voor de seniorenadviesraad wordt gedaan door een medewerker van de gemeentelijke administratie”. De secretaris wordt ook vermeld in onze afsprakennota.

7) Of de (onder)voorzitter in het dagelijks bestuur deel uitmaakt van de 12 bestuursleden is niet duidelijk. Aangepast. De voorzitter en ondervoorzitter maken deel uit van de bestuursleden.

8) In artikel 10.2 (dagelijks bestuur) staat dat ze minstens 2x per jaar samen komen. Voorstel is dat ze minstens 5x per jaar samen komen om een zekere dynamiek op gang te brengen. Niet aangepast. Het gaat over een minimum aantal vergaderingen per jaar. In 2019 is de algemene vergadering 3x samengekomen. De volgende algemene vergadering is in september 2019.

9) Tevens bepaalt dit artikel dat de voorzitter van de gemeenteraad de vergadering mag bijwonen zonder stemrecht. Niet aangepast. De seniorenadviesraad heeft er geen probleem mee dat de voorzitter van de gemeenteraad de vergadering mag bijwonen zonder stemrecht.

10)In artikel 10.3 staat dat:

• de adviezen goedgekeurd worden met gewone meerderheid of met 2/3e meerderheid. Slechts één mogelijkheid dient behouden te blijven, anders is er geen duidelijkheid. Aangepast. De seniorenadviesraad besloot om de adviezen goed te keuren met een gewone meerderheid.

• De secretaris maakt een verslag op, maar nergens is bepaald wie de secretaris is. De secretaris wordt gespecificeerd in onze afsprakennota en ons huishoudelijk reglement.

• Het verslag wordt op de volgende vergadering goedgekeurd. Dit is te lang als men maar 2x per jaar samenkomt. Het verslag zou binnen de maand toegezonden moeten worden. Toegevoegd bij dit artikel: “De leden krijgen het verslag zo vlug mogelijk en kunnen bezwaar aantekenen indien ze niet akkoord gaan. Indien dat zo is zal er een algemene vergadering tot stand komen om dit te bespreken”.

11)In artikel 11 staat dat de verslagen op de website kunnen geplaatst worden, mits akkoord van het college. Het kan niet dat een adviesraad onder voogdijschap van het college geplaatst wordt. Aangepast.

“De verslagen van de seniorenadviesraad kunnen, na goedkeuring, op de gemeentelijke website gepubliceerd worden. Dit met het oog op een zo ruim mogelijke informatie en participatie voor de senioren van de gemeente”.

12)In artikel 12 ontbreekt het laatste woord van de zin. Aangepast.

13)Het artikel rond participatie ontbreekt. De seniorenadviesraad besloot om geen artikel rond participatie te vermelden bij deze statuten, omdat de statuten van deze adviesraad genoeg ruimte bieden rond participatie.

Na deze aanpassingen zijn de statuten van de seniorenadviesraad goedgekeurd door de seniorenadviesraad op de algemene vergadering van 17 juni 2019.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huishoudelijk reglement erfgoedraad Alken

Toelichting

De organisatie van adviesraden en overlegstructuren door gemeenten wordt geregeld in artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur.

Dit artikel meldt dat alleen de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van overlegstructuren en raden die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren .

De gemeenteraad richt de erfgoedraad Alken op en legt de krijtlijnen vast waarbinnen deze adviesraad kan werken.

De adviesraden stellen zelf elk hun huishoudelijk reglement en leggen dit ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Statuten Alkense ondernemersraad

Toelichting

Bij de behandeling van de statuten van de Alkense ondernemersraad op de gemeenteraad van 23 mei stelde raadslid Bart Jeuris voor om meer handelaars dan vandaag toe te laten tot de ondernemersraad. Hij stelde ook voor om een artikel over burgerparticipatie op te nemen in de statuten. In zijn vergadering van 19 juni heeft de ondernemersraad beslist om de samenstelling in de statuten uit te breiden naar ‘alle ondernemers met een economische activiteit in Alken in hoofd- of bijberoep’. De raad was ook akkoord om een apart artikel rond burgerparticipatie toe voegen aan de statuten.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huishoudelijk reglement Alkense ondernemersraad

Toelichting

De Alkense ondernemersraad heeft in zijn vergadering van 19 juni 2019 het huishoudelijk reglement - met een kleine correctie in art. 3 en 6 - opnieuw goedgekeurd en vraagt de bekrachtiging ervan aan de gemeenteraad.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Noodhulp Cyclonen Idai en Fani

Toelichting

Mozambique en India werden getroffen door de cyclone Fani en Idai respectievelijk op 25 april en op 3 mei 2019.

Er werden hulpacties opgericht, door Oxfam solidariteit en de Salvatoriaanse Hulpactie om hulp te bieden.

In het gemeentebudget is er krediet voorzien voor noodhulp, onder de sleutel 1419.001.013.001.001.0909/64930000.

Het gosc gaf een positief advies om voor deze gebieden een storting te doen.

Aan de gemeenteraad wordt de goedkeuring gevraagd om voor beide gebieden een bedrag van € 1.000 te storten in het kader van noodhulp.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Wijk-werken rekening - activiteitenverslag - verslag accountant

Toelichting

Op 1 januari 2018 ging het Wijk-werkendecreet van 5 juli 2017 in voege en werd het PWA-stelsel hervormd naar ‘wijk-werken’. Hiermee wil de Vlaamse Overheid kansen bieden aan werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt om werkervaring op te doen. De wijk-werker voert activiteiten uit bij een gebruiker, in functie van een traject naar werk in het normale economische circuit (doorstroming). VDAB en/of OCMW zullen de nieuwe wijk-werkers toeleiden naar de wijk-werk-organisator.

Het gemeentebestuur van Alken besliste om samen met 7 buurgemeenten - Gingelom, Nieuwerkerken, Heers, Wellen, Sint-Truiden, Borgloon en Kortessem - het wijk-werken in te richten vanaf medio 2018, onder de vorm van een projectvereniging.

Conform art.13 §2 van de statuten wijk-werken dient de rekening, het activiteitenverslag en het verslag van de accountant jaarlijks aan de deelnemende steden en gemeenten ter goedkeuring van de Gemeenteraden worden voorgelegd.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw - Goedkeuring van het jaarverslag werkjaar 2018 en de jaarrekening werkjaar 2018

Toelichting

Conform artikel 24 en 25 van de overeenkomst betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw, moet het jaarverslag samen met de jaarrekening aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan de provincieraad van de provincie Limburg ter goedkeuring worden voorgelegd.

De desbetreffende documenten zijn als bijlage toegevoegd evenals een afschrift van het besluit van de provincieraad van 24 april 2019 betreffende de goedkeuring van het jaarverslag 2018 en de jaarrekening 2018 van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw.

De jaarrekening is definitief goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de provincieraad deze rekening goedkeuren. Indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de provincieraad niet binnen de 60 dagen na voorlegging reageert, wordt de jaarrekening als goedgekeurd beschouwd (conform artikel 24§4 van de overeenkomst).

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

CAD - Afgevaardigde

Toelichting

De Centra voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw vraagt een afgevaardigde aan te duiden om tweemaal per jaar de vergaderingen bij te wonen.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Sociaal verhuurkantoor Land van Loon afgevaardigde

Toelichting

Het sociaal verhuurkantoor Land van Loon vraagt een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering. Diezelfde afgevaardigde maakt deel uit van de raad van bestuur.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

IGL - Buitengewone vergadering d.d. 25 september 2019

Toelichting

De Intercommunale vereniging voor hulp aan gehandicapten in Limburg vraagt om het mandaat vast te stellen voor de buitengewone vergadering d.d. woensdag 25 september 2019.

Publicatiedatum: 10/07/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Opwaardering cultuuraanbod (toegevoegd door raadslid Kris Franssens)- Toegevoegd punt

Toelichting

Raadslid Kris Franssens voegt een punt toe aan de gemeenteraad met als voorstel om de schepen van cultuur te belasten om het cultuuraanbod in de gemeente Alken aanzienlijk op te waarderen.

Publicatiedatum: 10/07/2019