Meeting.burger Alken

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Verslag van de vorige zitting van 23 mei 2019

Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Besluit

eenparig

Het verslag van de vorige zitting wordt goedgekeurd.

Wat intercommunale of verenigingen betreft, neemt de voorzitter Patrick Martens een algemene conclusie dat 1x jaar de personen die aangeduid zijn om te zetelen in een intercommunale of vereniging verslag uitbrengen aan de raad, behalve indien de intercommunale of vereniging zelf het initiatief neemt om de raadsleden te informeren. Betreffende de inzage in verslagen is dit onderhevig aan de privacy wetgeving (moet nagevraagd worden) en zal dit besproken worden tijdens het overleg met de fractieleiders. De voorzitter Patrick Martens roept op dat de door de gemeenteraad aangeduide afgevaardigden ook effectief onze gemeente moeten vertegenwoordigen en dus (maximaal) aanwezig moeten zijn op de vergadering waarvoor ze worden uitgenodigd.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Gemeentelijke Jaarrekening 2018

Onder leiding van de financieel directeur en in overleg met het managementteam worden uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente, van welke aard ook.

Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris, worden ze samengevat opgenomen in het ontwerp van de jaarrekening.

De beleidsnota geeft het beleid weer dat de gemeente gedurende het financiële boekjaar heeft gevoerd.

De beleidsnota omvat een toelichting over de financiële toestand van de gemeente en verwoordt de aansluiting met de financiële nota.

De financiële nota bevat minstens de exploitatierekening, de investeringsrekening en de liquiditeitenrekening.

De samenvatting van de algemene rekeningen omvat de balans en de staat van de opbrengsten en kosten.

Het budgettair resultaat van de jaarrekening 2018 is negatief.

Het budgettair resultaat van 2018 bedraagt - € 876.190, het gecumuleerde resultaat komt hierdoor op € 2.245.778. We hebben ook nog € 163.272 bestemde gelden voor investeringen waardoor het resultaat op kasbasis uiteindelijk € 2.082.506 bedraagt.

De autofinancieringsmarge in 2019 bedraagt in de rekening € 1.023.318 ten opzicht van € 550.492 in het eindbudget.

Financiële toestand jaarrekening 2018:

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Overwegende dat de gemeenteraad jaarlijks de jaarrekening moet vaststellen;

Gelet op de bespreking van het managementteam van 20 mei 2019;

Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen dat vastgesteld werd in haar zitting van 12 juni 2019;

Gelet op de bespreking van de commissie financiën van 25 juni 2019.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De gemeentelijke jaarrekening over het dienstjaar 2018, omvattende de beleidsnota, de financiële nota en de samenvatting van de algemene rekeningen, wordt door de gemeenteraad vastgesteld als volgt:

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Budgetwijziging BW 1 - 2019

In bijlage het ontwerp van de budgetwijziging BW1 - 2019. Dit ontwerp werd besproken op het managementteam van 20 mei 2019 en werd vervolgens door het college van burgemeester en schepenen voorlopig vastgesteld in de zitting van 12 juni 2019.

De budgetwijziging werd op 25 juni 2016 toegelicht op de commissie financiën om vervolgens definitief te worden behandeld op de gemeenteraad van 27 juni 2019.

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Gelet op de omzendbrief betreffende de budgetten en de eenjarige meerjarenplannen 2019 van 20 juli 2018;

Overwegende dat de gemeenteraad jaarlijks het gemeentebudget en de eventuele budgetwijzigingen moet vaststellen;

Gelet op de bespreking van het managementteam van 20 mei 2019;

Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen dat vastgesteld werd in haar zitting van 12 juni 2019;

Gelet op de bespreking van de commissie financiën van 25 juni 2019.

Besluit

13 stemmen voor: Marc Penxten, Ingrid Loix, Pierrette Putzeys, Peter Bollen, Alex Dubois, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Carine Meyers, Danny Jeuris, Frank Vroonen, Patrick Martens, Sabine Van de Sande en Kris Franssens

5 onthoudingen: Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Marina Boussu en Ingrid Jacobs

Artikel 1:

De wijzigingen opgenomen in budgetwijziging BW1 - 2019 worden definitief vastgesteld.

Artikel 2:

Afschrift van dit besluit in het kader van algemeen bestuurlijk toezicht te verzenden aan de provincie gouverneur van Limburg.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Goedkeuring definiëring begrip dagelijks bestuur

Door de invoering van het decreet lokaal bestuur zijn we verplicht het begrip dagelijks beheer opnieuw te formuleren.

Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld als volgt:

- De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.

- Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

- Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten -wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.

Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.

Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het college van burgemeester en schepenen:

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.

- Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is : het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen

-De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het college van burgemeester en schepenen zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 56 §4 en artikel 269 van het decreet lokaal bestuur.

Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen :

- Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.

- Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen door het college van burgemeester en schepenen, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.

In afwijking tot het vorige behoort het verlenen van begraafplaatsconcessies onverminderd tot het dagelijks bestuur.

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 41, tweede lid, 8°, 10° en 11° en artikel 56 §2 en §3, 1°, 5°, 6° en 8°;

Gelet op het ingaan van een nieuwe legislatuur 2019-2024 en op de gewijzigde regelgeving in verband met het begrip “dagelijks bestuur”;

Overwegende dat het aangewezen is om het begrip “dagelijks bestuur” opnieuw te definiëren en hierbij enkele wijzigingen door te voeren voor een vlottere en efficiëntere werking;

Overwegende dat een definiëring en omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur” op maat van de eigen organisatie de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen duidelijk aflijnt;

Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten die passen binnen het door de gemeenteraad gedefinieerde begrip “dagelijks bestuur”;

Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het stellen van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels;

Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen;

Besluit

eenparig

Artikel 1 :

Het gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2015, aanpassing begrip "dagelijks bestuur" overeenkomstig het gemeentedecreet, wordt opgeheven.

Artikel 2 :

Het nieuwe reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld als volgt:

Artikel 2.1 - Algemene omschrijving van het begrip dagelijks bestuur.

§1. De handelingen van dagelijks bestuur hebben betrekking op de regeling van de behoeften van het dagelijks leven, de zaken van gering belang en de zaken die naar snelheid van optreden een dringend karakter vertonen.

§2. Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

§3. Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten-wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.

Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan en schuldpapier uit te geven met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.

Artikel 2.2 - Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.

§1. Het dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten omvat de hiernavolgende bevoegdheden, die toegewezen worden aan het college van burgemeester en schepenen:

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het exploitatiebudget.

- Het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van opdrachten met financiële impact op de kredieten van het investeringsbudget waarvan het bedrag niet hoger is dan €8.500 exclusief btw.

§2. Worden eveneens als dagelijks bestuur beschouwd, waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is : het aanbrengen van wijzigingen aan een bestaande contracten/overeenkomsten voor zover die geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% met zich meebrengen

§3. De bepalingen en beperkingen opgenomen in de voorgaande paragrafen van onderhavig artikel kunnen in geen geval afbreuk doen aan de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen om op eigen initiatief de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast te stellen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden, zelfs indien dit niet valt onder de huidige omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur”, voor zover het college van burgemeester en schepenen zich hierbij beroept op de bepalingen van artikel 56 §4 en artikel 269 van het decreet lokaal bestuur.

Artikel 2.3 - Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

§1. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor alle daden van beheer over onroerende goederen. Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed. Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.

§2. Worden eveneens beschouwd als daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen door het college van burgemeester en schepenen, en dus dagelijks bestuur, de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.

§3. In afwijking van paragraaf 2 van onderhavig artikel behoort het verlenen van begraafplaatsconcessies onverminderd tot het dagelijks bestuur.

Artikel 2.4

Dit besluit is van toepassing vanaf heden

Artikel 2.5

Dit besluit zal overeenkomstig artikel 285, § 1, van het decreet over lokaal bestuur bekendgemaakt worden via de webtoepassing van de gemeente.

Volgens artikel 330 van het decreet lokaal bestuur brengt de gemeente Alken de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking van dit besluit.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Rapportering interne controle

In 2013 werd het kader voor de interne controle 2013-2019 door de gemeenteraad vastgelegd. In het decreet lokaal bestuur spreekt men niet meer van interne controle maar van een organisatiebeheersingssysteem. De rapportering gebeurt nog volgens het bestaande kader maar er zal ook een nieuw gezamenlijk organisatiebeheersingskader voor gemeente en OCMW vastgesteld moeten worden. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd tussen 8 Zuid-Limburgse gemeenten om dit gezamenlijk op te pakken.

In 2018 lag de focus op de externe thema-audit van Audit Vlaanderen inzake 'informatieveiligheid' binnen het OCMW maar met raakvlakken met de gemeente. In bijlage vindt u het rapport van Audit Vlaanderen, alsook het opvolgrapport.

Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur waarin bepaald wordt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan de raad over de organisatiebeheersing;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2013 waarin het beheerssysteem 2014-2019 werd vastgesteld.

Besluit

eenparig

Artikel 1: In toepassing van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur neemt de raad kennis van het jaarlijks rapport van de algemeen directeur over de organisatie en de werking van het organisatiebeheersingssysteem.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Organisatiebeheersing - vaststellen kader

Conform het decreet lokaal bestuur moet ook de gemeente Alken een systeem van organisatiebeheersing ontwikkelen en implementeren binnen haar werking en organisatie. In het vorige gemeente- en OCMW decreet was er sprake van interne controle maar dit is nu organisatiebeheersing geworden, hetgeen een ruimer denkkader biedt. Volgens het decreet legt de algemeen directeur in overleg met het managementteam een algemeen kader voor organisatiebeheersing vast. De raad moet dit algemene kader voor organisatiebeheersing goedkeuren. De algemeen directeur en bij uitbreiding het managementteam rapporteren jaarlijks aan het politieke niveau over de beheersing van de organisatie.

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur dat bepaalt in artikel 2019 dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam, dat het kader dient vastgesteld te worden door de raad;

Overwegende dat de algemeen directeur (AD) jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het kader van organisatiebeheersing goed als volgt:

De gemeente Alken gaat aan de slag met de visie, aanpak en instrumenten van het Traject naar Uitmuntendheid van de VVSG en dit bij voorkeur in overleg en in nauwe samenwerking met andere besturen uit de regio.

Traject naar Uitmuntendheid

Door in te stappen in het Traject naar Uitmuntendheid hebben we als doel te werken aan een lange termijnvisie op organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement. Als we als bestuur de stap naar uitmuntendheid willen zetten op lange(re) termijn, moeten we eerst investeren in het volledig ontwikkelen en implementeren van de PDCA (Plan-Do-Check-Act) verbetercyclus op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van de werking, organisatie en dienstverlening. Dit gebeurt uiteraard stap voor stap: domein per domein, niveau per niveau. Het consequent en stapsgewijs doortrekken van de PDCA-filosofie binnen elk segment van de organisatie, maakt de organisatie sterk van binnen uit, waardoor de weg naar verbeteren evident wordt.

Als we als lokaal bestuur de PDCA-filosofie (= plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen) correct en volledig toepassen op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van hun organisatie, kunnen we er naar streven de lat elke keer weer wat hoger te leggen. Het correct en consequent toepassen van de PDCA-filosofie op alle niveaus en binnen alle onderdelen en domeinen van een organisatie, stelt ons in staat om op een permanente wijze betere prestaties na te streven jaar na jaar.

In hun ondersteuningsrol naar de lokale besturen toe heeft VVSG al heel wat expertise opgebouwd, o.a. via de publicatiereeks “Verbeteren door zelfevaluatie”, bestaande uit:

• Een generieke leidraad (= houvast) en een bijhorend zelfevaluatiemodel

• Vertalingen van deze generieke leidraad en het bijhorende zelfevaluatiemodel naar de taal, het vakjargon, de context en (werk)praktijk van alle onderliggende domeinen en onderdelen van een lokaal bestuur

zodat:

• Elk bestuur vanuit zijn eigen praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe ver dat hij staat op het vlak van het realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel - ZELFEVALUATIE (ANALYSE) OP MAAT

• Elk bestuur vanuit zijn eigen praktijk, taal en vakjargon gericht kan toewerken naar het stapsgewijs realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn niveau en binnen zijn domein of onderdeel - LEIDRAAD OP MAAT

Instappen in het VVSG-model

In het kader van de uitwerking van het Traject naar Uitmuntendheid en met het oog op het concreet ondersteunen en begeleiden van lokale besturen heeft de VVSG een kader of model ontwikkeld rond de plan-do-check-act verbetercyclus en bestaande uit 5 belangrijke onderdelen:

• Onderdeel 1: Management - Dat onderdeel bevat verschillende elementen van aansturing, zoals onder meer betrokkenheid, verwachtingen, ambities, doelstellingen, planning, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie

• Onderdeel 2: Middelen - Dat onderdeel bevat de verschillende randvoorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden, zoals onder meer financiële middelen, personeel en competenties, infrastructuur en ICT

• Onderdeel 3: Dienstverlening - Dat onderdeel bevat aandachtspunten i.k.v. de uitwerking, uitvoering en beheersing van de uitvoering van de kermprocessen, -taken, -activiteiten en –opdrachten

• Onderdeel 4: Meten en verbeteren - Dat onderdeel bevat aandachtspunten van bewaken, meten, opvolgen en verbeteren

• Onderdeel 5: Kwaliteitsmanagementsysteem - Dat onderdeel bevat enkele meer formele ondersteunende elementen, zoals opvolging regelgeving, documenten- en registratiebeheer

Totaalconcept van organisatiebeheersing en -ontwikkeling

Het totaalconcept van organisatiebeheersing, –ontwikkeling en kwaliteitsmanagement sluit helemaal aan bij het Traject naar Uitmuntendheid, zijnde het ontwikkelen en implementeren van de PDCA-verbetercyclus op alle niveaus, vlakken en binnen alle onderdelen, lagen en domeinen van de organisatie. Het komt er op neer om overal in de organisatie stapsgewijs systematiek in te bouwen. Om besturen hierin concreet te ondersteunen, is het VVSG-kwaliteitskader voor organisatiebeheersing, -ontwikkeling en kwaliteitsmanagement naar alle niveaus, domeinen en onderdelen van hun organisatie vertaald, zodat er uiteindelijk 1 uniform kader of kapstok is die op alle niveaus, vlakken en binnen alle lagen, onderdelen en domeinen van de organisatie kan gebruikt of toegepast worden om finaal te verbeteren en te evolueren naar uitmuntendheid op lange(re) termijn.

Altijd hetzelfde model, hetzelfde denk- en werkkader, hetzelfde stramien, dezelfde methodiek, dezelfde filosofie en visie, maar telkens toegepast op een ander niveau of vlak en binnen een ander onderdeel of domein van een lokaal bestuur, dat is de opzet en dat moet garanderen dat er overal in alle lagen en op alle niveaus van de organisatie een interne, zichzelf versterkende dynamiek van beheersing, ontwikkeling en verbetering tot stand komt.

VVSG heeft kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten ontwikkeld op maat van alle niveaus, onderdelen en domeinen van het lokaal bestuur. Zo bestaan er op maat uitgewerkte kwaliteitskaders en zelfevaluatie-instrumenten in de taal, praktijk en het vakjargon van:

• De gemeenten, OCMW's, politiezones en hulpverleningszones

• Managementteams

• De sturende/ondersteunende domeinen zoals HRM, financieel management, ICT, interne/externe communicatie, facility management, aankopen en secretariaten (administratieve en juridische ondersteuning)

• De domeinen van (hulp- en) dienstverlening:

◦ Cluster omgeving (ruimte en economie): lokale economie, technische diensten (incl. openbare werken), ruimtelijke ordening en stedenbouw, milieu, wonen en mobiliteit

◦ Cluster vrije tijd en toerisme: vrije tijd, sport, jeugd, cultuur (incl. cultuurcentra), bibliotheken en toerisme

◦ Cluster sociaal beleid, burger en samenleving: burgerzaken, sociale diensten, flankerend onderwijs, mondiaal beleid (internationaal), integrale veiligheid, preventie en handhaving

◦ Cluster zorg en welzijn: woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, assistentiewoningen (serviceflats), lokale dienstencentra, gezins- & thuiszorg en kinderopvang

Concrete aanpak

De gemeente Alken wil op een haalbare, realistische en pragmatische manier aan de slag met het concept en de instrumenten van het Traject naar Uitmuntendheid. Audit Vlaanderen beschikt ook over een leidraad voor de ondersteuning van de besturen. Daar waar het wenselijk is, kan een combinatie gemaakt worden met de thema's uit de leidraad 'organisatiebeheersing' van Audit Vlaanderen zodat alle mogelijke aspecten binnen de werking van een openbaar bestuur aan bod komen.

PIJLER 1: ZELFEVALUATIE

Op organisatieniveau

De gemeente Alken gaat om de 6 jaar een globale organisatiebrede zelfevaluatie uitvoeren:

• Ofwel door het managementteam

• Ofwel door een representatieve zelfevaluatiegroep waarin zowel management, middenkader als medewerkers vertegenwoordigd zijn

Deze zelfevaluatie zal uitgevoerd worden op basis van het VVSG-kwaliteitskader voor gemeenten/OCMW’s.

Deze zelfevaluatie zal uitgevoerd worden conform een intern opgesteld stappenplan, dat haalbaar, wenselijk en realistisch is voor de organisatie.

Deze zelfevaluatie wordt ingepast in de beleids- en beheerscyclus en meer bepaald in de interne/externe omgevingsanalyse met het oog op de opmaak van een nieuw meerjarenplan. Dat maakt dat deze zelfevaluatie-oefening 2 doelstellingen heeft:

• Enerzijds een globaal beeld weergeven van de organisatie op het vlak van organisatie-beheersing, -ontwikkeling en kwaliteit

• Anderzijds een interne omgevingsanalyse maken met als doel input te genereren voor het nieuwe meerjarenplan

Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen

Binnen de gemeente Alken gaat elk organisatieonderdeel en domein om de 6 jaar een zelfevaluatie uitvoeren.

Deze zelfevaluaties binnen de verschillende organisatieonderdelen en domeinen zullen uitgevoerd worden op basis van de specifiek op maat van hen vertaalde VVSG-kwaliteitskaders

Deze zelfevaluaties binnen de verschillende organisatieonderdelen en domeinen zullen uitgevoerd worden op een voor hen haalbare, wenselijke en realistische manier.

De zelfevaluatieresultaten van de organisatieonderdelen en domeinen worden gerapporteerd aan het managementteam.

De prioritaire verbetertrajecten die uit deze zelfevaluatie-oefeningen voortkomen, worden opgenomen in verbeterplannen op het niveau van de organisatieonderdelen en domeinen.

Via de verplichte jaarlijkse rapportering aan de raad zal de evolutie van de zelfevaluatie-oefeningen en de daaraan gekoppelde verbeterplannen medegedeeld worden.

De zelfevaluatie in pijler 1 wordt uitgevoerd onder begeleiding van VVSG die over de nodige expertise hiervoor beschikt en in de mate van het mogelijke in samenwerking met zoveel mogelijk besturen uit de regio. Op deze wijze kan de eigen werking kritisch geëvalueerd worden ten overstaan van andere besturen en kan kruisbestuiving inspirerend en lerend werken.

Hier wordt gekozen om een aanpak per cluster te hanteren en waarbij de clusters stapsgewijs aan bod komen.

PIJLER 2: JAARLIJKSE PUNCTUELE OF SPECIFIEKE OEFENINGEN

Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen

Binnen de gemeente Alken gaat elk organisatieonderdeel of domein jaarlijks een specifieke oefening maken aan de hand van het kwaliteitskader op maat ter verbetering/optimalisatie/bijsturing van haar werking, organisatie en dienstverlening.

Jaarlijks een zelfgekozen vraag van het kwaliteitskader uitwerken of jaarlijks een of meerdere zelfgekozen vragen toepassen op een zelfgekozen thema, kerntaak, -opdracht of -proces, moet het voor elk organisatieonderdeel en domein mogelijk maken een verbeterdynamiek te realiseren met concrete verbeteringen op het terrein.

Deze jaarlijkse specifieke oefening aan de hand van het kwaliteitskader laat toe om het kader op maat en als middel in te zetten om eigen prioritaire werkpunten concreet en direct te verbeteren.

Elk organisatieonderdeel en domein moet de verbeteringen die voortkomen uit de jaarlijkse punctuele of specifieke oefening opnemen in en plannen en opvolgen via haar verbeterplan en rapporteren aan het managementteam.

Hier wordt de link met Audit Vlaanderen ook gemaakt want Audit Vlaanderen voert jaarlijks een aantal thema-audits uit. We zullen de rapporten van deze thema-audits steeds toetsen aan de werking binnen ons eigen bestuur en binnen de cluster waarop het rapport van toepassing is om op deze manier bij te leren en bij te sturen.

PIJLER 3: VERBETERPLANNEN

Op organisatieniveau

We houden een organisatiebreed verbeterplan bij, waarin alle organisatiebrede verbetertrajecten centraal en gebundeld, gepland, uitgevoerd en opgevolgd kunnen worden.

Op het niveau van de (onderliggende) organisatieonderdelen en domeinen

Elk organisatieonderdeel en domein van de gemeente houdt een verbeterplan bij, waarin al haar verbetertrajecten centraal en gebundeld, gepland, uitgevoerd en opgevolgd kunnen worden.

Elk organisatieonderdeel en domein inventariseert hiertoe alle verbeterbronnen van waaruit verbetertrajecten kunnen ontstaan (bijvoorbeeld metingen, zelfevaluaties, controles, audits, inspecties, bevragingen, klachten, risicoanalyses, punctuele of specifieke oefeningen, enz. …).

Elk organisatieonderdeel en domein rapporteert jaarlijks haar verbeterplan aan het managementteam en deze informatie vormt de basis voor de jaarlijkse rapportering aan de raad.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Punt bijlagen/links Traject naar uitmuntendheid VVSG
Organisatiebeheersing Audit Vlaanderen

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Overeenkomst Alkense Oogstfeesten

De Alkense Oogstfeesten zijn een gevestigde waarde in het Alkense evenementenlandschap. Na 16 georganiseerde edities met tijdens de laatste edities meer dan 20.000 bezoekers zijn de Oogstfeesten, georganiseerd door de vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard, veruit het grootste evenement op Alkense bodem. Het is gerechtvaardigd te stellen dat de Alkense Oogstfeesten Alken op de kaart zetten!

Het gemeentebestuur wil de toekomst van het evenement op Alkense bodem garanderen.

Er werd een overeenkomst voor de duur van 3 jaar opgesteld.

Gelet op het feit dat de Alkense Oogstfeesten het grootste evenement is dat op Alkense bodem georganiseerd wordt.

Gelet op het feit dat een groeiend evenement ook een groeiende onkostencurve heeft.

Overwegende dat de Alkense Oogstfeesten Alken op de kaart zetten.

Overwegende dat de toekomst van de Alkense Oogstfeesten gegarandeerd moet kunnen worden en dat een financieel duwtje in de rug hieraan zal bijdragen.

Overwegende dat de nodige kredieten voorzien moeten worden bij de eerstvolgende begrotingswijziging.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de overeenkomst die werd opgesteld tussen het gemeentebestuur van Alken en de organisatie van de Alkense Oogstfeesten, zijnde de vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard, als volgt goed:

Omschrijving van het onderwerp

De vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard treedt op als organisator van het evenement genaamd “De Alkense Oogstfeesten”. Dit evenement zal jaarlijks georganiseerd worden op Alkense bodem tijdens het weekend van de eerste zondag van augustus en dit op de landbouwpercelen waar de activiteit jaarlijks op doorgaat, zijnde de percelen gelegen aan de Eikenbosweg te Alken.

De gemeente Alken biedt financiële, logistieke en administratieve ondersteuning aan de vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard onder bepaalde voorwaarden.

Voorwaarden

Het gemeentebestuur zorgt voor:

- het jaarlijks vergunnen van het evenement “De Alkense Oogstfeesten” op voorwaarde dat de organisator in orde is met alle veiligheidsvoorschriften van brandweer en politie en de nodige verzekerings- en keuringsattesten kan voorleggen.

- het ontlenen van de gemeentelijke materialen (nadar, vlaggenmasten, vlaggen, afvalcontainers, toiletwagen, standpijp, geluidsmeter, podiumelementen). De organisator voorziet zelf in het transport van deze materialen en er moet een waarborg betaald worden volgens het geldende reglement.

- het bekomen van extra materialen via omliggende gemeentebesturen en dit volgens beschikbaarheid. De organisator dient zelf in te staan voor het transport van deze materialen. Indien bepaalde materialen niet voorradig zijn moet de organisatie zelf instaan voor de huur.

- een financiële ondersteuning van €3000-, per jaar gestort op bankrekening van de vzw.

Vzw De vrienden van het Belgisch trekpaard garandeert:

- dat het evenement “De Alkense Oogstfeesten”, minstens gedurende de geldigheid van deze overeenkomst, op Alkense bodem georganiseerd wordt en dit in zijn bestaande vorm op de huidige locatie.

- dat de gemeente Alken als zijnde één van hoofdpartners van het evenement “De Alkense Oogstfeesten” wordt vermeld en dat het gemeentelijk logo op alle propagandamiddelen wordt opgenomen.

- de mogelijkheid voor het gemeentebestuur om een promotiestand te plaatsen op het terrein en dit tijdens de volledige duur van het evenement.

- dat de materiaallijst van de benodigde materialen ten laatste op 1 maart voor de editie van dat jaar wordt ingediend

Duur

Deze overeenkomst start met de editie in het jaar 2019 en is geldig voor de duur van 3 opeenvolgende edities (2019 - 2020 - 2021).

Deze overeenkomst kan ook beëindigd worden in geval van bedrog, wanbetaling, grove of opzettelijke fout, ernstige nalatigheid of faillissement van één van beide partijen. In geval van dergelijke beëindiging, per aangetekende brief bekend gemaakt aan de andere partij, zal deze overeenkomst onmiddellijk beëindigd worden, zonder termijn noch (schade)vergoeding .

Vergoeding

De vastgelegde vergoeding (artikel 2) zal na het evenement door het gemeentebestuur van Alken betaald worden op rekeningnummer van de vzw Vrienden van het Belgisch trekpaard.

Geschillen

Beide partijen verbinden zich ertoe te goeder trouw te onderhandelen bij een onenigheid. Als beide partijen niet tot een consensus komen zal het geschil beslecht worden door de rechtbanken van het arrondissement Tongeren.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt goed dat de nodige kredieten, zoals opgenomen in de overeenkomst, voorzien worden in de begroting.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huurovereenkomst Chiro Mikado - aanpassing voorzitter

Reeds jaren huurt Chiro Mikado een gedeelte van de lokalen in de Dorpsmolen. Tijdens de gemeenteraad in mei 2019 werd reeds de nieuwe huurovereenkomst goedgekeurd.

Echter werd in het besluit en in de huurovereenkomst een verkeerde voorzitter opgenomen. De naam van de voorzitter werd nu gewijzigd naar de juiste persoon. Inhoudelijk verandert er niets aan de huurovereenkomst. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om de huurovereenkomst met de juiste voorzitter goed te keuren.

Gelet op de bestaande huurovereenkomst tussen het gemeentebestuur en Chiro Mikado voor het gebruik van een aantal lokalen in de dorpsmolen;

Gelet op het feit dat de verkeerde voorzitter werd opgenomen in de bestaande huurovereenkomst en deze aangepast dient te worden;

Gelet op het feit dat het gemeentebestuur eigenaar is van de Dorpsmolen;

Overwegende dat het gemeentebestuur steeds voor de huisvesting van jeugdverenigingen ingestaan heeft.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad beslist om de goedgekeurde huurovereenkomst met Chiro Mikado op de raad van mei betreffende de verhuring van een aantal lokalen in de Dorpsmolen aan te passen met de opname van de juiste voorzitter.

Artikel 2 : Het besluit van de gemeenteraad van mei 2019 betreffende de huurovereenkomst met Chiro Mikado wordt opgeheven.

Artikel 3 : Het ontwerp van huurovereenkomst wordt als volgt goedgekeurd:

Tussen de ondergetekenden:

1. Het gemeentebestuur van Alken, vertegenwoordigd door de heer Marc Penxten, burgemeester, en Pascal Giesen, algemeen directeur, hierna aangeduid als verhuurder

en

2. Chiro Mikado, vertegenwoordigd door Lotte Steegmans, de voorzitter, en Alexine Jeurissen, secretaris, hierna aangeduid als huurder

is overeengekomen:

Artikel 1 :

Deze huurovereenkomst vangt aan 1 juli 2019 en eindigt op 30 juni 2022.

Beide partijen kunnen echter een einde maken aan dit contract mits opzegging van zes maanden of wanneer de vereniging voorafgaandelijk aan de einddatum van dit contract zijn intrek neemt in een andere of nieuwe accomodatie. De beëindiging van het contract dient te gebeuren via aangetekend schrijven.

Artikel 2 :

Eerstgenoemde verhuurt aan de huurder die aanvaardt : een gedeelte van het gebouw De Dorpsmolen. Dit gebouw is gelegen Koutermanstraat 1 te Alken, en gekadastreerd Sectie E nummer 1022/e. De verhuurde lokalen zijn: nr 1 (48 m²), 2 (42 m²), 3 (16,4 m²), 4 (31,1 m²), 5 (26,4 m²), sanitair/berging (14,4 m²), sanitair/gang(6,2 m²), traphal (26,4 m²) = totaal 210,90 m².

Artikel 3 :

De door de huurder verschuldigde huurprijs bedraagt € 31,23 per jaar. De betalingen zullen steeds gebeuren door storting op rekeningnummer BE62 0910 0045 9161 van de verhuurder. Bij niet-betaling van deze jaarlijkse vergoeding binnen de maand na ontvangst van verzoek tot betaling, wordt een intrest van 10 % per maand gerekend. De basishuurprijs is berekend volgens de formule voor bebouwde percelen : (m² x € 6,-) x 2 %.

Op het einde van ieder kalenderjaar zal de huurprijs worden aangepast volgens de formule

Basisbedrag x gezondheidsindexcijfer (nieuwe index)

-------------------------------------------------------------- = nieuwe vergoeding

Gezondheidsindexcijfer (aanvangsindex)

Artikel 4 :

De kosten van elektriciteit, water en verwarming zijn ten laste van tweedegenoemde en dienen afzonderlijk betaald te worden. De verwarmingskosten en het waterverbruik worden bepaald op 2 % van het verbruik van het complex De Molen. Op het einde van ieder kalenderjaar zal de afrekening gemaakt worden zoals hierboven bepaald op basis van 2 % van het verbruik van het complex De Molen. De kosten van de elektriciteit worden bepaald op 50 % van het totaal verbruik van de meter 4255761. De betalingen zullen steeds geschieden door storting op rekeningnummer BE62 0910 0045 9161 van de verhuurder.

Artikel 5 :

Alle taksen of belastingen op het gehuurde goed zijn ten laste van de huurder met uitzondering van de grondlasten.

Artikel 6 :

Het gemeentebestuur van Alken zal het gebouw tegen brandrisico’s laten verzekeren bij een gekende en solvabele verzekeringsmaatschappij.

De huurder is verplicht een verzekering voor de inhoud van het gebouw en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten bij een erkende verzekeringsmaatschappij. Tevens zorgt de huurder voor een verzekering tegen lichamelijke ongevallen van de vrijwilligers, de leden en de bestuursleden.

Het bewijs van betaling dient jaarlijks voorgelegd te worden aan het gemeentebestuur, bij het indienen van het subsidiedossier.

De huurder mag in de lokalen alle zaken en voorwerpen die eigendom zijn van haar leden en die nodig zijn tijdens gewone activiteiten, op eigen gevaar en risico plaatsen, bewaren en opbergen. Indien deze voorwerpen of zaken zouden ontvreemd worden of beschadigd worden door derden, dan kan de huurder tegenover de verhuurder geen enkel verhaal doen gelden.

Artikel 7 :

Het is de huurder verboden de bestemming van het gehuurde goed te wijzigen, zijnde een ontmoetingsruimte voor jongeren, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de verhuurder.

Het is de huurder eveneens verboden geheel of gedeeltelijk onder te verhuren, de huur over te dragen of af te staan, een regelmatige drankslijterij in te richten of te exploiteren zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de verhuurder.

Het is de huurder evenwel toegelaten hetzij gratis, hetzij tegen betaling, dranken te verstrekken aan haar leden, genodigden of op bezoek zijnde verenigingen.

Artikel 8 :

De huurder verklaart de gehuurde lokalen in goede staat van onderhoud ontvangen te hebben. De huurder is verplicht de lokalen voortdurend in goede staat te houden en er alle huurherstellingen stipt en dadelijk uit te voeren.

De leden van het college van burgemeester en schepenen, van de gemeenteraad en personeel van de bevoegde gemeentelijke diensten moeten ten allen tijden voor toezicht en onderzoek van de toestand toegelaten worden.

Artikel 9 :

In toepassing van artikel 4 van het decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, zal de verhuurder ten aanzien van de gebruikers of verbruikers op straf van ontbinding van zijn recht, zich onthouden van enige vorm van discriminatie, uitsluiting, beperking of voorkeur om ideologische of filosofische redenen.

Artikel 10 :

Wat betreft de gebruikersbepalingen van de Dorpsmolen, dient Chiro Mikado zich te schikken naar de afspraken die vastgelegd worden in de ‘afsprakennota binnenkoer Dorpsmolen’, die door alle betrokken partijen ondertekend werd en die op regelmatige tijdstippen geëvalueerd en aangepast kan worden.

De toegang tot de koer van de Dorpsmolen is verboden voor alle soorten voertuigen.

De gemeenschappelijke binnenkoer van de Dorpsmolen dient onmiddellijk na elke activiteit volledig opgeruimd en ontruimd te worden, inzonderheid het verwijderen van glasscherven en etensresten, en dit door de huurder.

Artikel 11 :

Op verzoek van het college van burgemeester en schepenen kan de gemeente eenmaal per maand het lokaal ter beschikking krijgen mits 14 dagen vooraf te verwittigen en indien de programmatie van de vereniging dit toelaat.

Elke erkende vereniging, aangesloten bij de gemeentelijke jeugdraad, kan minstens eenmaal per jaar over deze lokalen beschikken voor eigen gebruik, mits hiervoor enkel een vergoeding voor gedane onkosten en geen bijkomende huurvergoeding betaald zal moeten worden, mits minstens 14 dagen vooraf te verwittigen en indien de programmatie van de vereniging dit toelaat.

Artikel 12 :

De huurder zal jaarlijks, op het einde van het werkjaar, de samenstelling van het bestuur op dat ogenblik meedelen aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 13 :

Indien in de loop van onderhavige overeenkomst de vereniging ontbonden wordt of het lokaal gedurende een jaar niet gebruikt wordt of indien het aantal actieve leden van de vereniging tot beneden 10 daalt, dan heeft de huurder het recht deze overeenkomst te verbreken.

Artikel 14 :

Gezien de gelijkschakeling van de huurovereenkomsten van de gebruikers van de Dorpsmolen op verzoek van het gemeentebestuur gebeurde, neemt het gemeentebestuur éénmalig de kosten voor de registratie van de overeenkomst voor haar rekening.

Artikel 15 :

Alle aanvullende of onvoorziene problemen inzake verhuring zullen geregeld worden volgens de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek inzake overeenkomsten en verbintenissen.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huurovereenkomst JH De Molen - aanpassing secretaris

Reeds jaren huurt JH De Molen een gedeelte van de lokalen in de Dorpsmolen. Tijdens de gemeenteraad in mei 2019 werd reeds de nieuwe huurovereenkomst goedgekeurd.

Echter werd in het besluit en in de huurovereenkomst een verkeerde secretaris opgenomen. De naam van de secretaris werd nu gewijzigd naar de juiste persoon. Inhoudelijk verandert er niets aan de huurovereenkomst. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om de huurovereenkomst met de juiste secretaris goed te keuren.

Gelet op de bestaande huurovereenkomst tussen het gemeentebestuur en JH De Molen voor het gebruik van een aantal lokalen in de Dorpsmolen;

Gelet op het feit dat het gemeentebestuur eigenaar is van de Dorpsmolen;

Gelet op het feit dat de verkeerde secretaris werd opgenomen in de bestaande huurovereenkomst en deze aangepast dient te worden;

Overwegende dat het gemeentebestuur steeds voor de huisvesting van jeugdverenigingen ingestaan heeft;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad beslist om de huurovereenkomst met JH De Molen betreffende de verhuring van een aantal lokalen in de Dorpsmolen aan te passen met de juiste secretaris.

Artikel 2: Het besluit van de gemeenteraad van mei 2019 betreffende de huurovereenkomst met het JH De Molen wordt opgeheven.

Artikel 3: Het ontwerp van huurovereenkomst wordt als volgt goedgekeurd:

Tussen de ondergetekenden :

1. Het gemeentebestuur van Alken, vertegenwoordigd door de heer Marc Penxten, burgemeester, en Pascal Giesen, algemeen directeur, hierna aangeduid als verhuurder

en

2. JH De Molen vzw, vertegenwoordigd door Geert Jammaers, voorzitter, en Axelle Van Meel, secretaris, hierna aangeduid als huurder

is overeengekomen :

Artikel 1 :

Deze huurovereenkomst vangt aan op 1 juli 2019 en eindigt op 30 juni 2022.

Beide partijen kunnen echter een einde maken aan dit contract mits opzegging van zes maanden of wanneer de vereniging voorafgaandelijk aan de einddatum van dit contract zijn intrek neemt in een andere of nieuwe accomodatie. De beëindiging van het contract dient te gebeuren via aangetekend schrijven.

Artikel 2 :

Eerstgenoemde verhuurt aan de huurder die aanvaardt : een gedeelte van de benedenverdieping van het gebouw De Molen – jeugdhuis, aansluitende berging, sanitaire ruimte, vergaderlokaal. Dit gebouw is gelegen Koutermanstraat 1 te Alken en gekadastreerd Sectie E nummer 1022/e.

Artikel 3 :

De door de huurder verschuldigde huurprijs bedraagt € 73,47 per maand. De betalingen zullen steeds geschieden door storting op rekeningnummer BE62 0910 0045 9161 van de verhuurder.

De huurprijs is berekend op basis van het indexcijfer in voege bij het ondertekenen van dit contract. Op het einde van ieder kalenderjaar zal de huurprijs worden aangepast volgens de formule :

Basisbedrag x gezondheidsindexcijfer (nieuwe index)

-------------------------------------------------------------- = nieuwe vergoeding

Gezondheidsindexcijfer (aanvangsindex)

Artikel 4 :

De kosten van elektriciteit, water en verwarming zijn ten laste van tweedegenoemde en dienen afzonderlijk betaald te worden.

De verwarmingskosten en het waterverbruik worden bepaald op 9 % van het verbruik van het complex De Molen. De kosten van het elektriciteitsverbruik worden bepaald op het totaal verbruik van de meters 59138032 en 4255763.

Op het einde van ieder kalenderjaar zal de afrekening gemaakt worden zoals hierboven bepaald op basis van 9 % van het verbruik van het complex De Molen. De betalingen zullen steeds geschieden door storting op rekeningnummer BE62 0910 0045 9161 van de verhuurder.

Artikel 5 :

Alle taksen of belastingen op het gehuurde goed zijn ten laste van de huurder met uitzondering van de grondlasten.

Artikel 6 :

Het gemeentebestuur van Alken zal het gebouw tegen brandrisico’s laten verzekeren bij een gekende en solvabele verzekeringsmaatschappij.

De huurder is verplicht een verzekering voor de inhoud van het gebouw en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten bij een erkende verzekeringsmaatschappij. Tevens zorgt de huurder voor een verzekering tegen lichamelijke ongevallen van de vrijwilligers, de leden en de bestuursleden.

Het bewijs van betaling dient jaarlijks voorgelegd te worden aan het gemeentebestuur, bij het indienen van het subsidiedossier.

De huurder mag in de lokalen alle zaken en voorwerpen die eigendom zijn van haar leden en die nodig zijn tijdens gewone activiteiten, op eigen gevaar en risico plaatsen, bewaren en opbergen. Indien deze voorwerpen of zaken zouden ontvreemd worden of beschadigd door derden, kan de huurder tegenover de verhuurder geen enkel verhaal doen gelden.

Artikel 7 :

Het is de huurder verboden de bestemming van het gehuurde goed te wijzigen, zijnde een ontmoetingsruimte voor jongeren, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de verhuurder.

Het is de huurder eveneens verboden geheel of gedeeltelijk onder te verhuren, de huur over te dragen of af te staan zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de verhuurder. Indien het jeugdhuis het lokaal aan derden ter beschikking stelt, is het jeugdhuis volledig verantwoordelijk voor het regelen van de wettelijke bepalingen (verzekeringen, aansprakelijkheid e.d.)

Artikel 8 :

De huurder verklaart de gehuurde lokalen in goede staat van onderhoud ontvangen te hebben. De huurder is verplicht de lokalen voortdurend in goede staat te houden en er alle huurherstellingen stipt en dadelijk uit te voeren.

De leden van het college van burgemeester en schepenen, van de gemeenteraad en personeel van de bevoegde gemeentelijke diensten moeten ten allen tijden voor toezicht en onderzoek van de toestand toegelaten worden.

Artikel 9 :

In toepassing van artikel 4 van het decreet van 28 januari 1974 betreffende het cultuurpact, zal de verhuurder ten aanzien van de gebruikers of verbruikers op straf van ontbinding van zijn recht, zich onthouden van enige vorm van discriminatie, uitsluiting, beperking of voorkeur om ideologische of filosofische redenen.

De verhuurder vereist van de huurder een eigen actief en preventief beleid inzake jeugdproblematiek, inzonderheid betreffende alcohol –en druggebruik.

Artikel 10 :

Wat betreft de gebruikersbepalingen van De Dorpsmolen, dient JH De Molen zich te schikken naar de afspraken die vastgelegd werden in de ‘afsprakennota binnenkoer Dorpsmolen’ die door alle betrokken partijen ondertekend wordt en die op regelmatige tijdstippen geëvalueerd en aangepast kan worden.

De toegang tot de koer van de Dorpsmolen is verboden voor alle soorten voertuigen.

De gemeenschappelijke binnenkoer van de Dorpsmolen dient onmiddellijk na elke activiteit volledig opgeruimd en ontruimd te worden, inzonderheid het verwijderen van glasscherven en etensresten, en dit door de huurder.

Artikel 11 :

De tienergroep van speelpleinwerking mag beschikken over de lokalen van het jeugdhuis op momenten dat dit voor de werking van speelpleinwerking noodzakelijk is.

Uiteraard gebeuren deze regelingen in onderlinge afspraak tussen de dienst vrije tijd, die de coördinatie van speelpleinwerking op zich neemt en de verantwoordelijken van het jeugdhuis. In dit verband neemt de gemeente de volledige verantwoordelijkheid op zich voor het regelen van de wettelijke bepalingen (verzekeringen, aansprakelijkheid,…).

Op verzoek van het college van burgemeester en schepenen kan de gemeente eenmaal per maand het lokaal ter beschikking krijgen mits 14 dagen vooraf te verwittigen en indien de programmatie van het jeugdcentrum dit toelaat.

Elke erkende vereniging, aangesloten bij de gemeentelijke jeugdraad, kan minstens eenmaal per jaar over deze lokalen beschikken voor eigen gebruik, mits hiervoor enkel een vergoeding voor gedane onkosten en geen bijkomende huurvergoeding betaald zal moeten worden, mits minstens 14 dagen vooraf te verwittigen en indien de programmatie van het jeugdcentrum dit toelaat.

Artikel 12 :

De huurder zal jaarlijks, op het einde van het werkjaar, de samenstelling van het bestuur op dat ogenblik meedelen aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 13 :

Indien in de loop van onderhavige overeenkomst de vereniging ontbonden wordt of het lokaal gedurende een jaar niet gebruikt wordt of indien het aantal actieve leden van de vereniging tot beneden 10 daalt, dan heeft de huurder het recht deze overeenkomst te verbreken.

Artikel 14 :

Gezien de gelijkschakeling van de huurovereenkomsten van de gebruikers van de Dorpsmolen op verzoek van het gemeentebestuur gebeurde, neemt het gemeentebestuur éénmalig de kosten voor de registratie van de overeenkomst voor haar rekening.

Artikel 15 :

Alle aanvullende of onvoorziene problemen inzake verhuring zullen geregeld worden volgens de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek inzake overeenkomsten en verbintenissen.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Statuten van de gemeentelijke seniorenadviesraad Alken

De gemeentelijke seniorenadviesraad van Alken werd opgericht voor onbepaalde duur vanaf 1/1/2001 en wordt als adviesraad erkend door de OCMW-raad van Alken en beslissing van de gemeenteraad van Alken.

De statuten van de seniorenadviesraad zijn aangepast en goedgekeurd op de Algemene Vergadering van de seniorenadviesraad van 29 april 2019.

Deze statuten werden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad in de zitting van 23 mei 2019. De goedkeuring van deze statuten is uitgesteld tot een volgende zitting van de gemeenteraad want er zijn een aantal opmerking en suggesties voor de seniorenadviesraad.

De seniorenadviesraad heeft de opmerkingen en suggesties van de gemeenteraad bekeken op zijn Algemene vergadering van 17 juni 2019.

1) De statuten van andere adviesraden liggen min of meer in de lijn van de vorige statuten, behalve deze van de seniorenraad. Deze zijn zeer grondig gewijzigd.

Alle seniorenadviesraden hebben modelstatuten uitgewerkt samen met de Commissie Ouderenraad in Brussel. Deze Commissie is een onderdeel van de Vlaamse Ouderenraad. In deze zitting was onze seniorenadviesraad vertegenwoordigd door de voorzitster Daniella Bindas. De bedoeling van een algemeen statutenmodel was om tot eenvormigheid te komen met alle seniorenadviesraden. Dit model was enkel een leidraad vandaar de grondige wijzigingen.

2) In artikel 4 wordt de doelstelling opgesomd. De volgende taak uit de oude statuten wordt niet hernomen. “Het stimuleren van de inspraak van de bevolking bij de opbouw en ontwikkeling van het gemeentelijk seniorenbeleid.” Deze zin is toegevoegd bij het artikel 4.

3) Het lidmaatschap staat open vanaf 65 jaar. Voorstel om dit aan te passen als volgt: “vanaf de officiële pensioenleeftijd”. Aangepast. De officiële pensioenleeftijd verandert voortdurend.. Er zijn ook personen die vroeger met pensioen gaan dan op de leeftijd van 62 jaar. De leeftijdgrens kan deze senioren buitensluiten. Daardoor besloot de seniorenadviesraad op de algemene vergadering van 17.06.2019 om de leeftijd van het lidmaatschap toe te staan vanaf 60 jaar zoals in de statuten van de vorige legislatuur vermeld stond. Op deze manier kunnen ook jongere senioren participeren aan de seniorenadviesraad.

4) Het aantal stemgerechtigde leden per organisatie is niet gespecificeerd. Dit kan tot een ongezond overwicht van een bepaalde groep of organisatie leiden.

Het aantal stemgerechtigde leden staat vermeld in ons huishoudelijk reglement.

5) In artikel 5.2. (verlies van lidmaatschap) wordt verwezen naar de opname van leden op een reservelijst. Vermits er geen beperkingen staan op het aantal stemgerechtigde leden, is deze formulering dan ook niet van toepassing. Niet aangepast. Het gaat hier over de niet-georganiseerde senior. Dit staat verder vermeld in artikel 5.3 van deze statuten.

6) In artikel 5.2. is sprake van een secretaris maar deze functie is nergens gespecificeerd. De secretaris wordt vermeld in art. 11 ondersteuning: “Het administratieve werk en de logistieke ondersteuning voor de seniorenadviesraad wordt gedaan door een medewerker van de gemeentelijke administratie”. De secretaris wordt ook vermeld in onze afsprakennota.

7) Of de (onder)voorzitter in het dagelijks bestuur deel uitmaakt van de 12 bestuursleden is niet duidelijk. Aangepast. De voorzitter en ondervoorzitter maken deel uit van de bestuursleden.

8) In artikel 10.2 (dagelijks bestuur) staat dat ze minstens 2x per jaar samen komen. Voorstel is dat ze minstens 5x per jaar samen komen om een zekere dynamiek op gang te brengen. Niet aangepast. Het gaat over een minimum aantal vergaderingen per jaar. In 2019 is de algemene vergadering 3x samengekomen. De volgende algemene vergadering is in september 2019.

9) Tevens bepaalt dit artikel dat de voorzitter van de gemeenteraad de vergadering mag bijwonen zonder stemrecht. Niet aangepast. De seniorenadviesraad heeft er geen probleem mee dat de voorzitter van de gemeenteraad de vergadering mag bijwonen zonder stemrecht.

10)In artikel 10.3 staat dat:

• de adviezen goedgekeurd worden met gewone meerderheid of met 2/3e meerderheid. Slechts één mogelijkheid dient behouden te blijven, anders is er geen duidelijkheid. Aangepast. De seniorenadviesraad besloot om de adviezen goed te keuren met een gewone meerderheid.

• De secretaris maakt een verslag op, maar nergens is bepaald wie de secretaris is. De secretaris wordt gespecificeerd in onze afsprakennota en ons huishoudelijk reglement.

• Het verslag wordt op de volgende vergadering goedgekeurd. Dit is te lang als men maar 2x per jaar samenkomt. Het verslag zou binnen de maand toegezonden moeten worden. Toegevoegd bij dit artikel: “De leden krijgen het verslag zo vlug mogelijk en kunnen bezwaar aantekenen indien ze niet akkoord gaan. Indien dat zo is zal er een algemene vergadering tot stand komen om dit te bespreken”.

11)In artikel 11 staat dat de verslagen op de website kunnen geplaatst worden, mits akkoord van het college. Het kan niet dat een adviesraad onder voogdijschap van het college geplaatst wordt. Aangepast.

“De verslagen van de seniorenadviesraad kunnen, na goedkeuring, op de gemeentelijke website gepubliceerd worden. Dit met het oog op een zo ruim mogelijke informatie en participatie voor de senioren van de gemeente”.

12)In artikel 12 ontbreekt het laatste woord van de zin. Aangepast.

13)Het artikel rond participatie ontbreekt. De seniorenadviesraad besloot om geen artikel rond participatie te vermelden bij deze statuten, omdat de statuten van deze adviesraad genoeg ruimte bieden rond participatie.

Na deze aanpassingen zijn de statuten van de seniorenadviesraad goedgekeurd door de seniorenadviesraad op de algemene vergadering van 17 juni 2019.

Gelet op artikel 304 van het decreet Lokaal Bestuur, dat bepaalt dat de organisatie van adviesraden en overlegstructuren door de gemeenten wordt geregeld;

Gelet op artikel 304 paragraaf 3 uit het decreet Lokaal Bestuur, dat bepaalt dat gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid van de adviesraden en overlegstructuren kunnen zijn;

Gelet op dat deze statuten goedgekeurd zijn door de gemeentelijke seniorenadviesraad tijdens de Algemene Vergadering van 29 april 2019.

Besluit

13 stemmen voor: Marc Penxten, Ingrid Loix, Pierrette Putzeys, Peter Bollen, Alex Dubois, Jorg Stas, Dagmar Ottenbourgs, Carine Meyers, Danny Jeuris, Frank Vroonen, Patrick Martens, Sabine Van de Sande en Kris Franssens

5 onthoudingen: Bart Jeuris, Filip Vanvinckenroye, André Vanhex, Marina Boussu en Ingrid Jacobs

Artikel 1: De gemeenteraad heft de bestaande statuten van de gemeentelijke seniorenraad op.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt de statuten van de gemeentelijke seniorenadviesraad als volgt goed:

STATUTEN GEMEENTELIJKE SENIORENADVIESRAAD

Oprichting – Zetel – Status

Art. 1 - Oprichting

Er wordt een gemeentelijke seniorenadviesraad opgericht. Hij wordt erkend onder de naam “Gemeentelijke Seniorenadviesraad”.

Art. 2 - Zetel

De gemeentelijke seniorenadviesraad is een orgaan buiten het kader van de gemeentelijke administratie. Hij heeft zijn zetel op het OCMW van Alken, Papenakkerstraat 5, Alken-Centrum.

Art. 3 - Status

De seniorenadviesraad neemt, voor wat zijn dagelijkse werking betreft, zelfstandig beslissingen.

Doelstelling – Opdrachten – Wederzijdse verplichtingen

Art. 4

De seniorenadviesraad:

•Is een adviserend, coördinerend en stimulerend overlegorgaan dat als officieel erkende woordvoerder van alle ouderen optreedt tegenover het lokaal bestuur en tegenover alle betrokkenen (verenigingen, diensten, ...) die actief zijn in de sector van het ouderenbeleid en ouderenwelzijn.

•Stimuleert van de inspraak van de bevolking bij de opbouw en ontwikkeling van het gemeentelijk seniorenbeleid.

•Behandelt alle kwesties op plaatselijk vlak die, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks de ouderen aanbelangen.

•Bezit de bevoegdheid om voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het lokaal bestuur adviezen te verstrekken.

Art. 5 Lidmaatschap

5.1 Verwerving van lidmaatschap

Het lidmaatschap van de seniorenadviesraad staat open voor georganiseerden en niet-georganiseerden vanaf 60 jarige leeftijd.

5.1.1 Stemgerechtigde leden:

Georganiseerden, zijn toegelaten:

•Elke organisatie die, als de gemeente erom vraagt, een actieve seniorenwerking van minstens één niet-onderbroken werkjaar kan aantonen binnen de gemeente en waarvan minstens 2/3 van haar leden in de gemeente gedomicilieerd zijn.

•Elke bewonersraad van elk erkend woonzorgcentrum en elke groep van assistentiewoningen gelegen in de gemeente.

•Elk lokaal dienstencentrum.

•Elke organisatie die diensten verleent aan senioren.

Niet-georganiseerden:

•Senioren die geen bestuursfunctie of mandaat hebben binnen een erkende ouderenvereniging, kunnen op hun verzoek lid worden van de seniorenadviesraad.

1.5.2 Niet-stemgerechtigde leden

Iedereen die betrokken is bij lokaal beleid met een impact op ouderen kan worden toegelaten tot de zittingen van de seniorenadviesraad, echter zonder er functioneel deel van uit te maken.

Het lidmaatschap van een nieuwe vereniging of van een niet-georganiseerde oudere kan verkregen worden door een schriftelijke aanvraag bij de voorzitter van de adviesraad. Erkenning kan volgen na advies van het dagelijks bestuur van de seniorenadviesraad.

5.2 – Verlies van lidmaatschap

•Het lidmaatschap van een organisatie vervalt door het indienen van het ontslag bij het dagelijks bestuur van de seniorenraad of als niet meer voldaan is aan één van de voorwaarden om afgevaardigd te worden in de seniorenraad. Na beslissing van het dagelijks bestuur dient de organisatie hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht te worden door de voorzitter en de secretaris.

•Een niet-georganiseerde senior kan eveneens ontslag nemen uit de seniorenadviesraad door zijn ontslag in te dienen bij het dagelijks bestuur van deze raad. Na het ontslag van een niet-georganiseerd lid worden de kandidaten die voorkomen op een eventuele “reservelijst” uitgenodigd op de eerstvolgende samenkomst van de seniorenadviesraad om zich voor te stellen waarna, via een geheime stemming, wordt overgegaan tot verkiezing van een nieuw lid.

•Een stemgerechtigd lid wordt na drie niet-gewettigde afwezigheden geschrapt en vervangen door een nieuwe actieve kandidaat.

5.3 Samenstelling seniorenadviesraad

De seniorenadviesraad kiest uit haar stemgerechtigde leden een dagelijks bestuur.

Het aantal niet-georganiseerde leden mag niet meer bedragen dan 1/3 van het totaal aantal leden van seniorenadviesraad. Indien er meer kandidaten niet-georganiseerden zijn dan toegelaten volgens de statuten gaat de seniorenadviesraad over tot de aanwijzing van het toegelaten aantal volgens een stemprocedure en verkiezingsregels, door haar voorafgaandelijk bepaald. De eventueel niet-verkozen kandidaten worden op een “reservelijst” ingeschreven.

Art. 6 Voorwaarden voor verwerven van het stemgerechtigd lidmaatschap

Om stemgerechtigd lid van de seniorenadviesraad te worden dient men te voldoen aan volgende voorwaarden:

•Indien men aangesteld wordt als vertegenwoordiger van een organisatie (vereniging, bewonersraad, ...) dient men erdoor gemandateerd te zijn en deze organisatie moet haar werkingsgebied hebben binnen de gemeente.

•De leeftijd van 60 jaar bereikt hebben (een uitzondering kan gemaakt worden voor de afgevaardigde van seniorenvoorzieningen).

•Geen deel uitmaken van het lokale bestuur.

•Het grondgebied van de gemeente bewonen.

Art. 7 Samenstelling van de seniorenadviesraad - Stemrecht

Het stemrecht is voorbehouden aan de in artikel 5.1A beschreven ‘stemgerechtigde leden’. Zij alleen vormen de erkende seniorenadviesraad.

De in artikel 5.1B beschreven ‘niet-stemgerechtigde leden’ en de occasioneel uitgenodigden hebben geen stemrecht.

Art. 8 Het dagelijks bestuur

De seniorenadviesraad kiest uit haar stemgerechtigde leden een dagelijks bestuur. Die kan samengesteld zijn uit:

•De voorzitter.

•De ondervoorzitter.

•En max. 12 bestuursleden.

Elk lid dat wenst deel uit te maken van het dagelijks bestuur dient daartoe zijn kandidatuur in. De kandidaten stellen zich voor en verdedigen hun kandidatuur waarna de seniorenadvies - raad overgaat tot een geheime stemming. De stemprocedure en verkiezingsregels worden door de seniorenadviesraad bepaald.

Art. 9 Duur van het mandaat

•Bij het begin van elke gemeentelijke legislatuur wordt een nieuwe seniorenadviesraad samengesteld.

•De duur van het mandaat van de stemgerechtigde leden van de seniorenadviesraad is vastgesteld per gemeentelijke legislatuur, met dien verstande dat de zetelende seniorenadviesraad in functie blijft tot de dag van de installatie van de nieuwe seniorenadviesraad.

Art. 10 Vergaderingen

10.1 De algemene vergadering

De seniorenadviesraad komt statutair minstens 2 maal per jaar samen. Bovendien wordt hij samengeroepen telkens wanneer de voorzitter, het dagelijks bestuur of 1/3e van de stemgerechtigde leden hierom verzoekt.

De voorzitter stuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen, schriftelijk of elektronisch, minstens 10 dagen voor de vergadering naar alle leden met vermelding van plaats, datum en uur van de vergadering, alsook van de agenda.

Bij hoogdringendheid en met het akkoord van 2/3 van de aanwezige leden van de raad, kunnen één of meer punten aan de agenda worden toegevoegd.

De vergaderingen zijn niet openbaar.

10.2 Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur komt minstens 2 maal per jaar samen en telkens wanneer de voorzitter of twee leden van het dagelijks bestuur hierom verzoeken. Het dagelijks bestuur bespreekt de agendapunten voorgesteld door de voorzitter of door de bestuursleden.

Het bereidt de samenkomst van de seniorenadviesraad voor en stelt er de agenda van op. Het voert de beslissingen van de seniorenadviesraad uit, neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg gegeven wordt.

De schepen van ouderenbeleid en de voorzitter van de gemeenteraad mogen de vergaderingen van het dagelijks bestuur bijwonen zonder stemrecht.

Uitnodigingen voor de vergaderingen: idem seniorenadviesraad.

10.3 Gemeenschappelijke bepalingen – Beraadslagingen en verslaggeving

•Het dagelijks bestuur en de seniorenadviesraad kunnen deskundigen uitnodigen op hun vergadering. Deze deskundigen wonen, met raadgevende stem, de vergaderingen bij waarvoor ze gevraagd worden.

•Het dagelijks bestuur en de seniorenadviesraad kunnen, met het oog op een specifiek onderwerp, een tijdelijke werkgroep oprichten waarin tenminste één lid van het dagelijks bestuur zetelt. Deze werkgroep zetelt naargelang de behoeften en de opgelegde imperatieven en heeft een raadgevende stem.

•De seniorenadviesraad spreekt zich uit over o.m.:

ode adviezen gevraagd door het lokaal bestuur.

ode adviezen geformuleerd door het dagelijks bestuur van de seniorenadviesraad ter attentie van het lokaal bestuur.

•De seniorenadviesraad:

oBepaalt het werkingsprogramma voor het volgend jaar.

oNeemt kennis van het financieel verslag over het voorbije jaar en legt het budget vast voor het volgend jaar.

oAanvaardt het werkingsverslag.

•De raad kan slechts geldig beraadslagen indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Als dit aantal niet aanwezig is kan de daaropvolgende vergadering over dezelfde agendapunten geldig beslissen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

•De adviezen en de voorstellen dienen bij gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen te zijn goedgekeurd.

•Er kunnen alleen geldige beslissingen genomen worden over de op de agenda vermelde onderwerpen.

•De secretaris maakt een verslag op van elke vergadering van het dagelijks bestuur en samenkomst van de seniorenadviesraad. Hij/zij tekent, samen met de voorzitter, dit verslag (en alle briefwisseling die uitgaat van de seniorenadviesraad) dat schriftelijk of elektronisch toegezonden wordt aan alle leden van de seniorenadviesraad evenals aan het lokaal bestuur.

•De leden krijgen het verslag zo vlug mogelijk en kunnen bezwaar aantekenen indien ze niet akkoord gaan. Indien dat zo is zal er een algemene vergadering tot stand komen om dit te bespreken.

•Het verslag van elke bijeenkomst wordt op de volgende overeenstemmende vergadering definitief goedgekeurd.

Art. 11 Ondersteuning

•Het lokaal bestuur is ertoe gehouden de seniorenadviesraad inhoudelijk te ondersteunen en de seniorenadviesraad de beleidsdocumenten en het cijfermateriaal te bezorgen aangaande materies die de senioren aanbelangen.

•Het administratieve werk en de logistieke ondersteuning voor de seniorenadviesraad worden gedaan door een medewerker van de gemeentelijke administratie.

De verslagen van de seniorenadviesraad kunnen, na goedkeuring, op de gemeentelijke website gepubliceerd worden. Dit met het oog op een zo ruim mogelijke informatie en participatie voor de senioren van de gemeente.

Art. 12 Geldmiddelen

Geen enkele functie uitgeoefend in de schoot van de seniorenadviesraad is bezoldigd. Voor eventuele initiatieven wordt jaarlijks een budget in het meerjarenplan van het OCMW voorzien.

Art. 13 Vertegenwoordigingen

De seniorenadviesraad kan, via eigen afgevaardigden, deel uitmaken van andere gemeentelijke adviesraden. Hij onderneemt daartoe de nodige initiatieven bij het gemeentebestuur en bij de geïnteresseerde adviesraden.

Eenzelfde handelswijze dient gevolgd met betrekking tot externe organen actief op het vlak van seniorenproblematiek (belangenverdediging, welzijn, informatie, ...). Het betreft, meer bepaald, het bestaande Regionaal Platform Ouderenparticipatie (RPO) en de Interregionale Stuurgroep Ouderenparticipatie (ISO).

Deze organen zijn zeer geschikt voor kennisverwerving en kennisoverdracht en kunnen zelfs de aanzet vormen tot intergemeentelijke samenwerking.

Art. 14 Huishoudelijk reglement

Voor de eigen interne organisatie en met het oog op de regeling van de praktische werking kan de seniorenadviesraad een huishoudelijk reglement uitwerken.

Art. 15 Wijziging van de statuten

In functie van de evolutie of van de gewijzigde omstandigheden kan een aanpassing van de statuten noodzakelijk zijn. Deze wordt voorbereid door het dagelijks bestuur, na goedkeuring door de seniorenadviesraad, overgemaakt aan het schepencollege met het oog op de definitieve goedkeuring en aanvaarding door de gemeenteraad.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huishoudelijk reglement erfgoedraad Alken

De organisatie van adviesraden en overlegstructuren door gemeenten wordt geregeld in artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur.

Dit artikel meldt dat alleen de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van overlegstructuren en raden die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren .

De gemeenteraad richt de erfgoedraad Alken op en legt de krijtlijnen vast waarbinnen deze adviesraad kan werken.

De adviesraden stellen zelf elk hun huishoudelijk reglement en leggen dit ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Gelet op artikel 304 van het decreet lokaal bestuur, dat bepaalt dat de organisatie van adviesraden en overlegstructuren door de gemeenten wordt geregeld;

Gelet op artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur, dat bepaalt dat gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid kunnen zijn van de raden en overlegstructuren;

Gelet op artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur dat de genderregeling bepaalt;

Gelet op het decreet van 28 januari 1974 betreffende Cultuurpact, artikel 6 ;

Gelet op de deontologische code voor raadsleden die bepaalt dat het voorzitterschap van een adviesraad, stuurgroep of een raad van bestuur die opgericht werd in de schoot van de gemeenteraad niet verenigbaar is met de functie van raadslid;

Overwegende dat het aangewezen is om bij het begin van de legislatuur het huishoudelijk reglement opnieuw goed te keuren;

Gelet op het gunstig advies van de erfgoedraad van woensdag 5 juni 2019;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad heft het bestaande huishoudelijk reglement van de Erfgoedraad Alken op.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de Erfgoedraad Alken als volgt goed:

Artikel 1:

Het aantal leden van de algemene vergadering is onbeperkt. De nieuwe leden worden opgenomen in de algemene vergadering na het voorleggen aan de bestaande algemene vergadering.

Artikel 2:

De leden kunnen te allen tijde ontslag nemen uit de algemene vergadering. Hiertoe volstaat het een schrijven te richten aan de voorzitter met daarin de vermelding van de datum van ontslag.

Artikel 3:

De algemene vergadering wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van één vijfde van de leden.

Artikel 4:

De algemene vergadering kiest onder zijn leden een voorzitter en een ondervoorzitter. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

De secretariaatswerkzaamheden van de erfgoedraad zullen waargenomen worden door een ambtenaar van het gemeentebestuur.

Artikel 5:

De leden van de algemene vergadering zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk en tegenover derden wat betreft de werking van de Erfgoedraad.

Artikel 6:

Op aanvraag van de algemene vergadering kunnen werkgroepen opgericht worden voor het realiseren van bepaalde projecten. Indien nodig kan hiervoor beroep worden gedaan op externe deskundigen. Deze externen hebben geen enkele beslissingsbevoegdheid, enkel een adviserende opdracht aan de algemene vergadering.

Bij hoogdringendheid van agendapunten, kan via e-mail advies gevraagd worden. Het advies dient gedragen te worden door de groep. De tijdspanne tussen het opvragen van advies en het bezorgen van antwoord, dient redelijk te zijn.

Artikel 7:

In alle punten waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de algemene vergadering.

Artikel 8:

Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen gedaan worden door alle leden. De wijzigingsvoorstellen dienen 30 dagen voor de vergadering schriftelijk te worden ingediend.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Statuten Alkense ondernemersraad

Bij de behandeling van de statuten van de Alkense ondernemersraad op de gemeenteraad van 23 mei stelde raadslid Bart Jeuris voor om meer handelaars dan vandaag toe te laten tot de ondernemersraad. Hij stelde ook voor om een artikel over burgerparticipatie op te nemen in de statuten. In zijn vergadering van 19 juni heeft de ondernemersraad beslist om de samenstelling in de statuten uit te breiden naar ‘alle ondernemers met een economische activiteit in Alken in hoofd- of bijberoep’. De raad was ook akkoord om een apart artikel rond burgerparticipatie toe voegen aan de statuten.

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur waarbij de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die tot opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren;

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur inzake de genderregeling waarbij ten hoogste twee derde van de leden van de raden en overlegstructuren van hetzelfde geslacht zijn;

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid van de adviesraden en overlegstructuren kunnen zijn;

Gelet op de statuten van de Alkense ondernemersraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 23 mei 2019;

Gelet op het gunstig advies van de Alkense ondernemersraad van 19 juni 2019;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2019 betreffende de statuten van de Alkense ondernemersraad wordt opgeheven.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt de statuten van de Alkense ondernemersraad als volgt goed:

Statuten Forum lokale economie en Alkense ondernemersraad

Hoofdstuk 1: Forum lokale economie

Artikel 1.1: Doel

Het Forum lokale economie heeft tot doel:

- het behartigen van de belangen van de lokale economie in al haar aspecten, van lokale middenstand tot bedrijfsleven en KMO’s.

- informatie-uitwisseling over alle projecten binnen de gemeente die betrekking hebben op lokale economie en handel.

- meedenken over de ontwikkeling van lokale economie in Alken.

Artikel 1.2: Samenstelling

Het Forum lokale economie wordt samengesteld uit alle belanghebbenden uit de lokale middenstand, belangengroepen en organisaties betrokken bij de lokale economie en andere geïnteresseerden. Er wordt geen maximum aantal leden bepaald. De vergaderingen zijn open voor iedereen.

Bij een nieuwe legislatuur wordt na de installatie van de gemeenteraad in het gemeentelijk informatieblad een oproep gedaan voor de eerste vergadering van het Forum lokale economie.

Organisaties kunnen zich inschrijven met vermelding van hun vertegenwoordiger(s). Individuele deelnemers kunnen zich inschrijven met vermelding van hun naam en activiteit.

Op de eerste vergadering na de installatie van de gemeenteraad kiezen de vaste leden met gewone meerderheid een voorzitter en ondervoorzitter voor het Forum lokale economie. Deze worden automatisch ook lid van de Alkense ondernemersraad.

De leden van de Alkense ondernemersraad zijn vaste leden van het Forum lokale economie.

Artikel 1.3: Vertegenwoordiging

Elke organisatie beslist over de aanduidingen, voorlopige of definitieve vervangingen van zijn vertegenwoordigers en deelt deze beslissing schriftelijk mee aan de gemeentelijke dienst lokale economie.

Individuele leden kunnen zelf geen plaatsvervanger aanduiden.

Artikel 1.4: Duur van het mandaat

Het mandaat van de vaste leden geldt voor een periode van zes jaar tot het einde van een legislatuur, behoudens vervangingen ingevolge artikel 1.3.

Een nieuw mandaat vangt aan binnen de eerste zes maanden van het jaar waarin de nieuwe gemeenteraad geïnstalleerd is.

Artikel 1.5: Vergaderingen

Het Forum lokale economie komt minimum één keer per jaar samen voor een open vergadering voor iedereen. Op deze vergaderingen wordt er een informatiedoorstroming voorzien over projecten binnen de gemeente, die betrekking of weerslag hebben op de lokale economie.

De Alkense ondernemersraad agendeert de voorbereiding van de jaarvergadering van het Forum lokale economie minimaal één maal per jaar en draagt zorg voor de organisatie van deze vergadering.

Hoofdstuk 2: Alkense ondernemersraad

Artikel 2.1: Doel

De Alkense ondernemersraad heeft tot doel:

- Overleg tot stand brengen tussen de verenigingen die de belangen van de lokale economie behartigen en het gemeentebestuur.

- Overleg tot stand brengen tussen voornoemde verenigingen onderling.

- Beleidsvoorbereidend en -ondersteunend werk verrichten.

- Op verzoek of op eigen initiatief advies verlenen aan het gemeentebestuur over het beleid inzake lokale economie, handel, diensten, zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheden van andere adviesraden, opgericht bij wet of gemeenteraadsbesluit. Indien bij de besluitvorming afgeweken wordt van het advies zal dit uitdrukkelijk gemotiveerd worden.

- Eigen initiatieven voorstellen met betrekking tot de bevordering van de lokale economie.

- Advies verlenen over het strategisch plan lokale economie.

Artikel 2.2: Samenstelling

De Alkense ondernemersraad wordt als volgt samengesteld:

Stemgerechtigde leden:

• Vertegenwoordigers van alle ondernemers die een economische activiteit uitoefenen in Alken in hoofd- of bijberoep

• Vertegenwoordigers van de vrije beroepen

• Afgevaardigde van Unizo

• Afgevaardigde van Voka

• Afgevaardigde Landbouwraad

• Ongebonden individuele actoren (max. 2, wonende in Alken)

• Voorzitter en ondervoorzitter van het Forum lokale economie

De Alkense ondernemersraad kiest onder haar stemgerechtigde leden een voorzitter en een ondervoorzitter.

Niet-stemgerechtigde leden:

• Schepen lokale economie

• Ambtenaar lokale economie

• Gemeenteraadsleden

De leden van de gemeenteraad worden opgenomen als raadgevende leden. Ze zullen telkens de uitnodigingen en de verslagen ontvangen.

Artikel 2.3: Vertegenwoordiging

Elke organisatie beslist over de aanduidingen, voorlopige of definitieve vervangingen van zijn vertegenwoordigers en deelt deze beslissing schriftelijk mee aan de gemeentelijke dienst lokale economie.

Individuele leden kunnen zelf geen plaatsvervanger aanduiden.

Artikel 2.4: Deskundigen

Eén of meerdere deskundigen kunnen steeds gehoord en geconsulteerd worden op voorstel van de Alkense ondernemersraad.

Artikel 2.5: Duur van het mandaat

Het mandaat van de leden van de Alkense ondernemersraad geldt voor een periode van zes jaar tot het einde van een legislatuur, behoudens vervangingen ingevolge artikel 2.3.

Een nieuw mandaat vangt aan binnen de eerste zes maanden van het jaar waarin de nieuwe gemeenteraad geïnstalleerd is.

Artikel 2.6: Burgerparticipatie

Iedere burger heeft het recht om spreekrecht te vragen op een adviesraad indien de vraag kadert binnen de bevoegdheid van de adviesraad. Dit kan tot 14 dagen voor de vergadering bij de voorzitter. De voorzitter en de leden van de ondernemersraad oordelen of het aangebrachte onderwerp een bevoegdheid van de adviesraad is. Is dit niet het geval, dan wordt er een schriftelijke motivatie bezorgd aan de aanvrager met de reden van weigering.

Artikel 2.7: Vergaderingen

De Alkense ondernemersraad komt minimum vijf keer per jaar samen. Het secretariaat wordt waargenomen door de ambtenaar lokale economie of medewerker dienst lokale economie.

De agenda van de vergaderingen wordt in overleg opgemaakt door de voorzitter, al dan niet samen met de ondervoorzitter, de schepen bevoegd voor lokale economie en de secretaris.

De Alkense ondernemersraad zal bij de opmaak van adviezen streven naar consensus. Indien er geen consensus bereikt wordt, kan hij geldig adviseren bij gewone meerderheid.

Om geldig advies uit te brengen dienen er minstens 6 stemgerechtigde leden aanwezig te zijn. Indien er minder dan 6 stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt de adviesvraag naar de volgende vergadering verplaatst of in geval van hoogdringendheid, wordt een extra vergadering georganiseerd. Bij de tweede behandeling van de adviesvraag, kan er geldig advies worden uitgebracht ongeacht het aantal aanwezige leden.

De adviezen en/of voorstellen van de Alkense ondernemersraad worden onder de vorm van een verslag, ondertekend door de voorzitter of ondervoorzitter, meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen.

Hoofdstuk 3: Slotbepalingen

Artikel 3.1: Onkosten

Alle werkings- en administratiekosten zijn ten laste van het gemeentebestuur.

Artikel 3.2: Huishoudelijk reglement

De Alkense adviesraad heeft de bevoegdheid voor het opstellen van een huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement van de adviesraad zal minimum de volgende elementen bevatten, namelijk regels voor:

- het verkrijgen en het vervallen van het lidmaatschap

- de samenstelling

- de organisatie en de interne werking.

Artikel 3.3: Wijziging statuten

De Alkense adviesraad is gemachtigd wijzigingen aan deze statuten aan de gemeenteraad voor te stellen.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Huishoudelijk reglement Alkense ondernemersraad

De Alkense ondernemersraad heeft in zijn vergadering van 19 juni 2019 het huishoudelijk reglement - met een kleine correctie in art. 3 en 6 - opnieuw goedgekeurd en vraagt de bekrachtiging ervan aan de gemeenteraad.

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur waarbij de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die tot opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren;

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur inzake de genderregeling waarbij ten hoogste twee derde van de leden van de raden en overlegstructuren van hetzelfde geslacht zijn;

Gelet op artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid van de adviesraden en overlegstructuren kunnen zijn;

Gelet op de update van het huishoudelijk reglement van de Alkense ondernemersraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 23 februari 2017;

Gelet op het gunstig advies van de Alkense ondernemersraad van 19 juni 2019;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraadsbeslissing van 23 februari 2017 betreffende de update van het huishoudelijk reglement van de Alkense ondernemersraad wordt opgeheven.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de Alkense ondernemersraad als volgt goed:

Huishoudelijk reglement Alkense ondernemersraad

Artikel 1

Dit huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de Alkense ondernemersraad, hierna de raad genoemd, zijn bevoegdheden uitoefent.

Artikel 2

De raad kan steeds geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden uitgezonderd bij adviesvragen. Indien geen eensgezindheid kan worden bereikt, gebeurt de stemming bij gewone meerderheid.

Op vraag van 1/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden kan een niet weerhouden standpunt voorgelegd worden.

Bij staking van stemmen, is het voorstel verworpen.

Artikel 3

Indien aan de raad advies wordt gevraagd, dienen er minstens 6 stemgerechtigde leden aanwezig te zijn om geldig advies uit te brengen. Indien er minder dan 6 stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt de adviesvraag naar de volgende vergadering verplaatst of in geval van hoogdringendheid, wordt een extra vergadering georganiseerd. Bij de tweede behandeling van de adviesvraag, kan er geldig advies worden uitgebracht ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 4

De voorzitter en de ondervoorzitter worden bij geheime stemming verkozen uit de stemgerechtigde leden.

Artikel 5

De rol van secretaris wordt ingevuld door de ambtenaar lokale economie. In geval van afwezigheid zal de voorzitter of ondervoorzitter iemand aanduiden om deze taak waar te nemen.

Artikel 6

De raad komt minstens 5 maal per jaar samen en telkens wanneer het uitoefenen van zijn bevoegdheden dit vereist. De raad komt samen op uitnodiging van de voorzitter of op vraag van 1/3 van de leden.

De agenda van de vergaderingen wordt opgemaakt door de voorzitter en de secretaris van de Alkense ondernemersraad, al dan niet in overleg met de ondervoorzitter en/of de schepen bevoegd voor lokale economie.

Artikel 7

Bepaalde thema’s vereisen een hogere frequentie van vergaderen. Omtrent deze thema’s kunnen werkgroepen (permanente of tijdelijke) worden opgericht die op regelmatige basis samenkomen en zich hierin verdiepen. De verslagen worden opgemaakt door de aangestelde secretaris van de werkgroep en doorgestuurd naar de ambtenaar lokale economie.

Het lidmaatschap van de werkgroepen is niet beperkt tot de leden van raad. Voor sommige werkgroepen kunnen externen worden gevraagd om deel te nemen.

Artikel 8

Minstens 14 dagen op voorhand worden alle leden van de raad uitgenodigd. Bij hoogdringendheid kan, op voorstel van de voorzitter of de ondervoorzitter, deze termijn ingekort worden. Deze uitnodiging vermeldt de datum, de plaats, het uur en de agendapunten van de vergadering en bevat het verslag van de vorige vergadering.

De secretaris zal, op vraag van de leden, ten laatste 7 dagen vóór de vergadering bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering plaatsen, mits de tekst eveneens op voorhand ter beschikking gesteld wordt. De leden worden van de aanpassingen van de agenda op de hoogte gesteld.

Indien nodig kan de voorzitter, op vraag van een lid, bij aanvang van de vergadering en bij 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, nog nieuwe punten aan de agenda toevoegen.

Artikel 9

De secretaris stelt het verslag van de vergadering op. Het verslag wordt op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. Het goedgekeurde verslag wordt ter inzage gelegd van de leden van het schepencollege en van de gemeenteraad.

Artikel 10

Leden, die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen, dienen de secretaris of voorzitter hiervan vooraf te verwittigen. Deze personen worden als verontschuldigd in het verslag opgenomen.

Het zonder verwittiging afwezig zijn gedurende 3 opeenvolgende vergaderingen maakt automatisch een einde aan het lidmaatschap.

Van het einde van het lidmaatschap wordt dan door de secretaris melding gemaakt op de eerstvolgende vergadering. Tevens wordt de vereniging die het lid heeft afgevaardigd op de hoogte gebracht.

Artikel 11

De raad kan een beroep doen op een derde of deskundige om een bepaalde materie nader toe te lichten. Deze derde of deskundige neemt, zonder stemrecht, deel aan het punt waarvoor hij aangeduid werd op de vergadering.

Artikel 12

De door de Alkense ondernemersraad uitgebrachte adviezen worden aan het schepencollege overgemaakt en ter inzage gehouden voor de leden van de gemeenteraad. Deze uitgebrachte adviezen dienen verplicht deel uit te maken van de dossiers, welke aan de gemeenteraad voorgelegd worden.

De schepen van lokale economie brengt de raad in de eerstvolgende vergadering op de hoogte van het gevolg dat het schepencollege of gemeenteraad gaf aan het door de Alkense ondernemersraad uitgebrachte advies.

Artikel 13

De leden hebben recht op inzage betreffende alle stukken en documenten die verband houden met de bevoegdheid van de raad, voor zover dit door andere wetgeving niet wordt verhinderd.

Artikel 14

Jaarlijks wordt er een algemene vergadering georganiseerd, het Forum lokale economie.

Artikel 15

De Alkense ondernemersraad kan dit huishoudelijk reglement slechts wijzigen, wanneer het voorstel daartoe op de agenda staat. In afwijking van artikel 7 kan dergelijke wijziging niet ter zitting aan de agenda worden toegevoegd. De stemming over een wijziging van het huishoudelijk reglement gebeurt bij 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Artikel 16

Onderhavig huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring aan de Alkense ondernemersraad voorgelegd.

Dit huishoudelijk reglement, en elke latere wijziging ervan, wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Noodhulp Cyclonen Idai en Fani

Mozambique en India werden getroffen door de cyclone Fani en Idai respectievelijk op 25 april en op 3 mei 2019.

Er werden hulpacties opgericht, door Oxfam solidariteit en de Salvatoriaanse Hulpactie om hulp te bieden.

In het gemeentebudget is er krediet voorzien voor noodhulp, onder de sleutel 1419.001.013.001.001.0909/64930000.

Het gosc gaf een positief advies om voor deze gebieden een storting te doen.

Aan de gemeenteraad wordt de goedkeuring gevraagd om voor beide gebieden een bedrag van € 1.000 te storten in het kader van noodhulp.

Gelet op de nood in Mozambique en India die getroffen werden door een cyclone Fani en Idai op 25 april en op 3 mei 2019;

Gelet op het feit er hulpacties opgericht zijn door Oxfam solidariteit en de Salvatoriaanse Hulpactie om hulp te bieden;

Gelet op het positief advies van het GOSC (gemeentelijk comité voor ontwikkelingssamenwerking);

Overwegende dat de nodige kredieten zijn voorzien onder sleutel 1419.001.013.001.001.0909/64930000;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de storting voor noodhulp in Mozambique en India goed ten bedrage van € 1000 per noodsituatie. Dit bedrag zal gestort worden op rekeningnummer BE37 0000 0000 2828 Oxfam-Solidariteit en op rekeningnummer BE24 4531 0183 5138 van de Salvatoriaanse Hulpactie.

De nodige kredieten zijn voorzien onder de sleutel 1419.001.013.001.001.0909/64930000

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Wijk-werken rekening - activiteitenverslag - verslag accountant

Op 1 januari 2018 ging het Wijk-werkendecreet van 5 juli 2017 in voege en werd het PWA-stelsel hervormd naar ‘wijk-werken’. Hiermee wil de Vlaamse Overheid kansen bieden aan werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt om werkervaring op te doen. De wijk-werker voert activiteiten uit bij een gebruiker, in functie van een traject naar werk in het normale economische circuit (doorstroming). VDAB en/of OCMW zullen de nieuwe wijk-werkers toeleiden naar de wijk-werk-organisator.

Het gemeentebestuur van Alken besliste om samen met 7 buurgemeenten - Gingelom, Nieuwerkerken, Heers, Wellen, Sint-Truiden, Borgloon en Kortessem - het wijk-werken in te richten vanaf medio 2018, onder de vorm van een projectvereniging.

Conform art.13 §2 van de statuten wijk-werken dient de rekening, het activiteitenverslag en het verslag van de accountant jaarlijks aan de deelnemende steden en gemeenten ter goedkeuring van de Gemeenteraden worden voorgelegd.

Gelet op het decreet lokaal bestuur houdende de intergemeentelijke samenwerking;

Gelet op de deelname van de gemeente Alken in de projectvereniging wijk-werken bij besluit van de gemeenteraad van 26 april 2018;

Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 28 februari 2019 waarin een stemgerechtigd en een raadgevend lid voor de projectvereniging afgevaardigd werd;

Gelet op artikel 13 § 2 van de statuten wijk-werken waarin bepaald wordt dat de rekening, het activiteitenverslag en het verslag van de accountant jaarlijks aan de deelnemende steden en gemeenten ter goedkeuring van de Gemeenteraden moet worden voorgelegd;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de rekening, het activiteitenverslag en het verslag van de accountant voor het jaar 2018 goed.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw - Goedkeuring van het jaarverslag werkjaar 2018 en de jaarrekening werkjaar 2018

Conform artikel 24 en 25 van de overeenkomst betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw, moet het jaarverslag samen met de jaarrekening aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan de provincieraad van de provincie Limburg ter goedkeuring worden voorgelegd.

De desbetreffende documenten zijn als bijlage toegevoegd evenals een afschrift van het besluit van de provincieraad van 24 april 2019 betreffende de goedkeuring van het jaarverslag 2018 en de jaarrekening 2018 van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw.

De jaarrekening is definitief goedgekeurd indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de provincieraad deze rekening goedkeuren. Indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de provincieraad niet binnen de 60 dagen na voorlegging reageert, wordt de jaarrekening als goedgekeurd beschouwd (conform artikel 24§4 van de overeenkomst).

Gelet op de intentieverklaring voor de deelname aan "Leader Haspengouw 2014-2020" die werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen van 18 juni 2014;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 18 februari 2015 om de engagementsverklaring "Leader Haspengouw 2014-2020" goed te keuren;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 26 februari 2015 om de engagementsverklaring "Leader Haspengouw 2014-2020" goed te keuren;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 26 februari 2015 om een vertegenwoordiger voor Alken af te vaardigen die voldoende expertise bezit voor deelname aan de plaatselijke groep en die daarnaast kan zorgen voor een terugkoppeling binnen het bestuur;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 26 februari 2015 om een vervanger af te vaardigen die bij afwezigheid van de eerste vertegenwoordiger deze kan vervangen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 30 april 2015 om het ontwerp van de oprichtingsstatuten van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw goed te keuren;

Gelet op artikel 24 en 25 van de overeenkomt betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw waarin bepaald staat dat het jaarverslag samen met de jaarrekening aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan de provincieraad van de provincie Limburg ter goedkeuring moet worden voorgelegd;

Gelet op het jaarverslag 2018 en de jaarrekening 2018 ingediend door de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw;

Gelet op het besluit van de provincieraad van 24 april 2019 betreffende de goedkeuring van het jaarverslag 2018 en de jaarrekening 2018 van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw;

Gelet op het schrijven van de provincie Limburg van 2 mei 2019 waarin gevraagd wordt om het jaarverslag 2018 en de jaarrekening 2018 van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad;

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De jaarrekening 2018 en het jaarverslag 2018 van de Interlokale Vereniging Plaatselijke Groep Haspengouw worden goedgekeurd door de gemeenteraad.

Artikel 2:

Een afschrift van dit besluit wordt ter kennisgeving aan de provincie bezorgd.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

CAD - Afgevaardigde

De Centra voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw vraagt een afgevaardigde aan te duiden om tweemaal per jaar de vergaderingen bij te wonen.

Gelet op het lidmaatschap van de gemeente bij CAD vzw;

Overwegende dat het, bij het begin van de nieuwe legislatuur, nodig is om de gemeentelijke afvaardiging in deze vereniging opnieuw aan te duiden;

Overwegende dat volgende personen zich kandidaat stelden: Pierrette Putzeys, Soetkin Jehaes & Kris Franssens;

Gelet op de geheime stemming waarbij Pierrette Putzeys 12 ja-stemmen kreeg, Soetkin Jehaes 5 ja-stemmen kreeg en Kris Franssens 1 ja-stem kreeg;

Besluit

Artikel 1: Volgende persoon wordt aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente voor het CAD: Pierrette Putzeys, schepen, pierrette.putzeys@alken.be.

Artikel 2: De aanstelling blijft geldig tot andersluidend gemeenteraadsbesluit.

Artikel 3: Afschrift van dit besluit zal worden overgemaakt aan CAD.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Sociaal verhuurkantoor Land van Loon afgevaardigde

Het sociaal verhuurkantoor Land van Loon vraagt een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering. Diezelfde afgevaardigde maakt deel uit van de raad van bestuur.

Gelet op het lidmaatschap van de gemeente bij SVK Land van Loon;

Overwegende dat het, bij het begin van de nieuwe legislatuur, nodig is om de gemeentelijke afvaardiging in deze vereniging opnieuw aan te duiden;

Overwegende dat volgende personen zich kandidaat stelden voor de beide beheersorganen:

Charisma Wauters, Ingrid Jacobs & Paul Dirickx;

Gelet op de geheime stemming waarbij Charisma Wautes 12 ja-stemmen kreeg, Ingrid Jacobs 5 ja-stemmen kreeg en Paul Dirickx 1 ja-stem kreeg;

Besluit

Artikel 1: Charisma Wauters wordt aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente voor het SVK Land van Loon.

Artikel 2: De aanstelling blijft geldig tot andersluidend gemeenteraadsbesluit.

Artikel 3: Afschrift van dit besluit zal worden overgemaakt aan SVK Land van Loon.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

IGL - Buitengewone vergadering d.d. 25 september 2019

De Intercommunale vereniging voor hulp aan gehandicapten in Limburg vraagt om het mandaat vast te stellen voor de buitengewone vergadering d.d. woensdag 25 september 2019.

Gelet op het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen;

Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van de Intercommunale vereniging voor hulp aan Gehandicapten in Limburg;

Gelet op artikel 35 van de gecoördineerde statuten van de Intercommunale vereniging voor hulp aan Gehandicapten in Limburg;

Gelet op de oproepingsbrief van 20 juni 2019 voor de buitengewone vergadering van de Algemene Vergadering van de Intercommunale vereniging voor hulp aan Gehandicapten in Limburg op 25 september 2019 om 18.00 uur die de volgende agendapunten bevat:

1.Toelichting van de wijzigingen aan de statuten

2.Vaststelling van de verzoeken tot verlenging (artikel 423 §2 DLB)

3.Goedkeuring van de verlenging met impliciet de wijziging van artikel 5 van de statuten, waarbij de bestaansduur wordt verlengd met 18 jaar tot en met 9 november 2037

4.Vaststelling van de deelname aan de verlenging

5.Goedkeuring van de andere wijzigingen aan de statuten (artikelsgewijs)

6.Machtiging aan de secretaris om de statuten te coördineren en neer te leggen bij de bevoegde Ondernemingsrechtbank.

Gelet op de toelichtingsnota betreffende de punten 2 t.e.m. 5 vermeld op de agenda van de buitengewone vergadering d.d. 25 september 2019 van de Algemene Vergadering;

Overwegende dat na onderzoek van al de voorbereidende documenten m.b.t. de verlenging van IGL en in het bijzonder om de continuïteit van de dienstverlening van IGL door haar activiteitencentra aan de personen met een beperking te garanderen, de gemeente een verzoek tot verlenging van IGL formuleert, akkoord gaat met de verlenging met een nieuwe termijn van achttien (18) jaar tot en met 9 november 2037 en haar (zijn) deelname aan IGL tijdens deze nieuwe termijn bevestigt;

Overwegende dat de gemeente geen bezwaren heeft tegen de andere voorgestelde wijzigingen aan de statuten en de andere punten van de agenda;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeente formuleert een verzoek tot verlenging van IGL.

Artikel 2: De gemeente is akkoord met een verlenging van IGL met een nieuwe termijn van achttien (18) jaar tot en met 9 november 2037, wat zich vertaalt in een wijziging van artikel 5 van de statuten van IGL.

Artikel 3: De gemeente bevestigt haar deelname aan IGL tijdens deze nieuwe termijn.

Artikel 4: De gemeente is akkoord met de wijziging van de artikelen 3 §2, 40 §3 en 47 3de alinea en de schrapping van artikel 50 in de statuten van IGL.

Artikel 5: De vertegenwoordiger Pierrette Putzeys, of bij belet de plaatsvervanger Carine Meyers, wordt gemandateerd om tijdens vergadering (of op iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden) te handelen en te beslissen zoals vermeld in dit besluit en verder al het nodige te doen voor afwerking van de volledige agenda.

Artikel 6: Het College van Burgemeester en Schepenen (het Vast Bureau) wordt belast met de uitvoering van onderhavige beslissing en zal onverwijld een afschrift bezorgen van deze beslissing aan de Intercommunale vereniging voor hulp aan Gehandicapten in Limburg.

Publicatiedatum: 02/09/2019

Overzicht punten

Zitting van 04 07 2019

Opwaardering cultuuraanbod (toegevoegd door raadslid Kris Franssens)- Toegevoegd punt

Raadslid Kris Franssens voegt een punt toe aan de gemeenteraad met als voorstel om de schepen van cultuur te belasten om het cultuuraanbod in de gemeente Alken aanzienlijk op te waarderen.

Besluit

Na de toelichting door raadslid Kris Franssens, met name dat het aspect cultuur in Alken sterk bepalend is voor de mobiscore, wordt afgesproken dat schepen Ingrid Loix dit zal bespreken op de cultuurraad.

Publicatiedatum: 02/09/2019