Zitting van 29 08 2019
Ontslag raadslid - Marina Boussu
Besluit
Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van het ontslag van mevrouw Marina Boussu als gemeenteraadslid vanaf 29 augustus 2019.
Zitting van 29 08 2019
Eedaflegging Hannah Billen als raadslid
Besluit
Artikel 1: De gemeenteraad onderzocht de geloofsbrieven van mevr. Hannah Billen en neemt kennis dat mevr. Hannah Billen onmiddellijk ter zitting uitgenodigd en verzocht wordt om in handen van de voorzitter van de gemeenteraad de voorgeschreven eed af te leggen waaraan zij voldoet als volgt : “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen “.
Mevrouw Hannah Billen wordt vanaf 29 augustus 2019 bijgevolg als gemeenteraadslid aangesteld en is van rechtswege ook OCMW raadslid.
Zitting van 29 08 2019
Aanpassing telefooncentrale - Afsluiten dading met Proximus
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad is akkoord met de dading tussen de firma Proximus en het gemeentebestuur inzake het niet nakomen van de afspraken voor de upgrade en de herprogrammering van de telefooncentrale. De dading houdt in dat er door Proximus, Koning Albert II-laan 27, 1030 Schaarbeek een creditering gebeurt voor:
• Bestelbon 1929469328/8000156347 ten bedrage van 7.228,10 €
• Bestelbon 192987331/8000175907 ten bedrage van 1.210 €
• Factuur 18010321 ten bedrage van 605 €
• Factuur van 2 toestellen Yealink, activatie 2 licenties en coördinatie met Infrax ten bedrage van 987,06 € zonder BTW (€ 1.194,34 btw inclusief)
Zitting van 29 08 2019
Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC-installaties van het gemeentehuis. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze
Besluit
eenparig
Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2019/043 en de raming voor de opdracht “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis”, opgesteld door de gemeentelijke studiedienst. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 135.000,00 excl. btw of € 163.350,00 incl. 21% btw.
Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2019, op budgetcode GEM/22100007/0119 (actie 1419/001/013/001/001).
Artikel 4: Aan het college van burgemeester en schepenen wordt delegatie verleend om voor de opdracht “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis” de eventueel noodzakelijke meerwerken goed te keuren en dit ten belope van maximum 10 % van het gunningsbedrag.
Artikel 5: Dit besluit wordt vermeld op de overzichtslijst die aan de Hogere Overheid wordt overgemaakt.
Zitting van 29 08 2019
Huishoudelijk reglement sportraad
Besluit
eenparig
Artikel 1. De gemeenteraad heft het bestaande huishoudelijk reglement sportraad Alken op.
Artikel 2. De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement sportraad Alken als volgt goed:
Huishoudelijk reglement van de sportraad
Hoofdstuk 1 : Doel.
Artikel 1 :
De gemeentelijke sportraad beschikt over door de gemeenteraad goedgekeurde statuten voor jeugd-, sport- en cultuurraden.
Artikel 2 :
De sportraad heeft tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en het openluchtleven te bevorderen, in het belang van het algemeen welzijn en van de lichamelijke en geestelijke ontwikkeling van alle inwoners van de gemeente.
De gemeentelijke sportraad zal om advies gevraagd worden over alle aangelegenheden die te maken hebben met het gemeentelijke sportbeleid, de lichamelijke opvoeding, de recreatie en het openluchtleven. Bij hoogdringendheid van agendapunten, kan via
e-mail advies gevraagd worden. Het advies dient gedragen te worden door de groep. De tijdspanne tussen het opvragen van advies en het bezorgen van antwoord, dient redelijk te zijn.
Daarnaast heeft de gemeentelijke sportraad het recht om op eigen initiatief over alle beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er sport belangen in het geding zijn, advies uit te brengen aan het gemeentebestuur.
De concrete doelstellingen en taken zijn onder meer de volgende:
Het deelnemen aan het beheer van de gemeentelijke sport- en recreatie infrastructuur;
Het coördineren van de sport- en recreatie activiteiten door het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen de verenigingen, diensten, instellingen en andere actoren op het gebied van competitie en recreatiesport;
Het geven van advies, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, aan de gemeentelijke overheid en aan particuliere instanties inzake sport- en recreatie aangelegenheden en inzake planning en uitbouw van de desbetreffende infrastructuur;
Onderzoek, documentatie en informatieverstrekking;
Het nemen van, op behoeften afgestemde, initiatieven, animatie van de bevolking, bevordering van de sportbeoefening en de kaderopleiding;
Deelname aan de koepelvergadering vrije tijd.
Hoofdstuk 2 : Samenstelling en bestuur.
Artikel 3 :
De sportraad moet voldoende representatief zijn voor de competitiesport, de recreatiesport en alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking.
Sportraadsleden zijn minstens 18 jaar.
Artikel 4 :
Elke vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter, door de ondervoorzitter en als deze ook afwezig is, door het aanwezige bestuurslid met de hoogste leeftijd.
Elke vergadering begint met de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering. Als een punt niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch verzonden naar de dagorde van de volgende vergadering en dan met prioriteit behandeld.
Bij het begin van een vergadering kan een punt bijkomend op de dagorde geplaatst worden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Op vraag van een stemgerechtigd lid kan een minderheidsnota aan de adviezen toegevoegd worden. Een minderheidsnota maakt een onafscheidelijk deel uit van de adviezen. (minderheidsnota= er kan op vraag van een stemgerechtigd lid, een nota toegevoegd worden in het verslag met informatie of opmerkingen, op het advies door de meerderheid van de raad gedragen)
Hoofdstuk 3 : Algemene vergadering.
Artikel 5 :
Al de afgevaardigden van de verenigingen worden digitaal en/of schriftelijk opgeroepen tot de algemene vergadering. De oproeping vermeldt de agenda. Elk voorstel, gedaan door minstens 1/3 van de leden, moet op de dagorde opgenomen worden.
Artikel 6 :
De algemene vergadering komt minstens 1 maal per jaar samen. Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen hetzij door het dagelijks bestuur, hetzij op schriftelijk verzoek door minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden.
Artikel 7 :
De algemene vergadering is samengesteld uit :
Stemgerechtigde leden :
-Eén afgevaardigde van elke erkende sportvereniging (zie hoofdstuk 4: erkenning) die voldoet aan artikel 8.
-Deskundigen: de algemene vergadering kan deskundigen inzake sport, die woonachtig zijn in de gemeente Alken, met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden coöpteren als stemgerechtigd lid. De kandidaten voor coöptatie dienen een schriftelijke aanvraag in bij het dagelijks bestuur van de sportraad.
Opgelet: een erkende vereniging mag met meerdere personen aanwezig zijn vanuit het bestuur, maar slechts één bestuurslid is stemgerechtigd.
Niet-stemgerechtigde leden :
-Eén afgevaardigde van elke private- en publieke sportorganisatie of vereniging die werkt met vrijwilligers en een werking ontplooit op het grondgebeid van de gemeente Alken;
-De schepen van sport;
-De coördinator dienst vrije tijd;
-De door het college van burgemeester van schepenen aangewezen ambtenaar die het secretariaat van de sportraad waarneemt;
-Geïnteresseerden woonachtig in Alken.
De schepen van sport en de coördinator dienst vrije tijd kunnen als waarnemer uitgenodigd worden.
Artikel 8 :
Elke vereniging wijst, volledig vrij, één afgevaardigde aan voor de algemene vergadering. Deze dient aan de volgende voorwaarden te voldoen :
De afgevaardigde moet lid zijn van de organisatie of vereniging die hij/zij vertegenwoordigt;
De afgevaardigde mag niet meer dan 1 organisatie of vereniging vertegenwoordigen;
De afgevaardigde mag geen politiek mandaat vervullen.
De afgevaardigde moet minstens 18 jaar zijn.
Artikel 9 :
Een organisatie die lid van de sportraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag te richten aan het dagelijks bestuur. Indien ze beantwoordt aan de gestelde normen van erkenning (zie hoofdstuk 4 voor het erkenningsreglement), kan ze toetreden tot de algemene vergadering.
Artikel 10 :
Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren :
de wijzigingen van het huishoudelijk reglement;
aanstelling en ontslag van het dagelijks bestuur;
adviezen/voorstellen formuleren en geven;
bepalen van de erkenningsvoorwaarden voor het lidmaatschap;
Artikel 11 :
De algemene vergadering kan steeds geldig vergaderen en besluiten nemen over alle aangelegenheden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van het quorum inzake de gewone meerderheid. De stemming is geheim telkens als het om personen of verenigingen gaat of als 1/5 van de aanwezige stemgerechtigde leden hierom verzoeken.
Artikel 12 :
Een vereniging is ontslagnemend wanneer zij haar ontslag schriftelijk ter kennis brengt aan het dagelijks bestuur. Dit ontslag moet ondertekend zijn door de voorzitter en twee leden van bestuur van de betrokken organisatie.
Een organisatie of vereniging zal geen lid meer zijn van de algemene vergadering wanneer zij niet meer voldoet aan de voorwaarden gesteld in artikel 9 van dit reglement.
De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering met gewone meerderheid en in geheime stemming uitgesproken worden.
Hoofdstuk 4: Erkenningsreglement sportverenigingen.
Een erkende sportvereniging start in niveau 1 en kan mits aanvraag na 1 volledig werkjaar in niveau 2 terechtkomen. Beide niveaus hebben verschillende voorwaarden en verschillende rechten.
Niveau 1
Artikel 13 :
Erkenningsvoorwaarden (bewijzen moeten voorgelegd kunnen worden):
•vzw’s en feitelijke verenigingen;
•Open vereniging (d.w.z. iedereen moet kunnen toetreden);
•Mag niet reeds erkend zijn als jeugdvereniging of cultuurvereniging;
•Nederlands = voertaal;
•Leden:minstens 10 aangesloten leden;
•minstens 1 informatieve ledenvergadering per werkingsjaar;
•Bestuur:- minimum voorzitter, secretaris en penningmeester
- zetel van de vereniging in Alken
- minimum 4 bestuursvergaderingen per werkingsjaar (verslag = bewijs)
- minstens 1 bestuurslid dat ouder is dan 18 jaar;
•Activiteiten: actieve sportwerking kunnen aantonen, d.w.z. minstens 1 activiteit per 2 weken en gedurende minstens 30 weken per jaar. Waarvan minstens de helft op Alkens grondgebied;
•Een vereniging die een onderafdeling of aftakking van een reeds erkende sportvereniging is, kan niet afzonderlijk erkend worden;
•BA-verzekering voor bestuurders, lesgevers en leden afsluiten.
Recht op:
- Voordelen en kortingen bij het huren van gemeentelijke infrastructuur (categorie B);
- Het gebruik van gemeentelijke infokanalen voor vermelding van de vereniging en activiteiten.
Artikel 13.1 :
Verenigingen die in niveau 1 zitten, worden ook uitgenodigd op de algemene vergadering maar zijn niet verplicht aanwezig te zijn. Het is wel aangewezen om aanwezig te zijn.
Artikel 13.2 :
Verenigingen uit niveau 1 kunnen zich ook kandidaat stellen voor het dagelijks bestuur van de sportraad.
Niveau 2
Artikel 14 :
Erkenningsvoorwaarden:
•Na 1 volledig jaar in niveau 1, kan men in niveau 2 terechtkomen mits aanvraag;
•Zelfde voorwaarden als voor niveau 1 blijven gelden;
•Verplichte aanwezigheid op de jaarlijkse algemene vergadering. Indien de vereniging twee maal na elkaar niet vertegenwoordigd was op de algemene vergadering van de sportraad, gaat de vereniging terug naar niveau 1 vanaf het eerstvolgende werkjaar.
Recht op:
- Zelfde rechten als in niveau 1;
- Bijkomend: ook recht op subsidies.
Artikel 14.1 :
Verplichte aanwezigheid op de jaarlijkse algemene vergadering van de sportraad.
Artikel 14.2 :
Verenigingen uit niveau 2 kunnen zich ook kandidaat stellen in het dagelijks bestuur.
Artikel 15 :
Iedere vereniging van zowel niveau 1 als niveau 2 dient jaarlijks een basisfiche in te vullen. Dit om ‘slapende’ verenigingen te vermijden in niveau 1. Samen met de basisfiche dienen de bewijzen van de erkenningsvoorwaarden bijgevoegd te worden. De verenigingen in niveau 2 vullen deze fiche ook in, maar voor hun is het een deel van hun subsidiedossier. Voor het subsidiedossier zijn namelijk dezelfde gegevens noodzakelijk.
Artikel 16 :
Bij het niet naleven van de voorwaarden voor erkenning (niet meer voldoen aan de voorwaarden van erkenning, niet invullen van de basisfiche, niet gewenste aanwezigheid op de algemene vergadering van de sportraad voor niveau 2) kan het dagelijks bestuur de erkenning intrekken.
Artikel 17 :
De erkenning kan men verkrijgen door te voldoen aan de hierna beschreven procedure:
- De aanvraag tot erkenning wordt door de sportvereniging op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de dienst vrije tijd of het gemeentebestuur. Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de dienst vrije tijd.
- De erkenningsaanvraag wordt voorgelegd aan de sportraad. Bij positief advies van de sportraad wordt de sportvereniging automatisch erkend door het gemeentebestuur.
- Vanaf dat ogenblik gelden ook pas de volledige rechten en plichten van de erkenning.
Na erkenning door het gemeentebestuur wordt de betrokken vereniging hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
Bijvoorbeeld:
Vereniging X meldt op 1 januari 2017 dat ze hun vereniging hebben opgericht.
Zodra ze (minstens) 4 bestuursvergaderingen gehad hebben en (minstens) 1 ledenvergadering en aan actieve sportwerking kunnen aantonen, kunnen ze een erkenningsaanvraag indienen. Dit kan dus minder dan 1 jaar duren. Bijvoorbeeld op 1 september 2017.
Indien ze ook aan alle andere voorwaarden van niveau 1 voldoen, kunnen ze erkend worden na goedkeuring door de sportraad voor niveau 2 mits aanvraag van de vereniging. Vanaf dit moment krijgen ze korting in de sporthal en gemeenschapscentra, en worden ze opgenomen in de verenigingenbrochure.
Na een jaar werking (1 september 2018) komen ze in niveau 2. Ze kunnen dus in september 2019 subsidies aanvragen voor het werkingsjaar van 2018.
Hoofdstuk 5 : dagelijks bestuur.
Artikel 18 :
De algemene vergadering verkiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemming en met gewone meerderheid, 15 effectieve leden, die het dagelijks bestuur vormen.
Max. 1/3 mag daarvan uit deskundigen bestaan en het aantal deskundigen mag niet hoger zijn dan sportraadsleden vanuit de sportverenigingen.
Ten hoogste 2/3 van het effectief aantal leden van het dagelijks bestuur is van hetzelfde geslacht.
Het dagelijks bestuur kiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemmingen met gewone meerderheid 1 voorzitter en 1 ondervoorzitter. De voorzitter van het dagelijks bestuur neemt ook het voorzitterschap van de algemene vergadering waar.
Het dagelijks bestuur neemt de sportieve belangen van de Alkense bevolking ter harte. Persoonlijke belangen zijn te allen tijde ondergeschikt aan de belangen bedoeld in artikel 1.
Artikel 19 :
Stemgerechtigde leden van het dagelijks bestuur moeten woonachtig zijn in de
gemeente.
Artikel 20 :
Aftredende leden zijn herkiesbaar.
Artikel 21 :
Het dagelijks bestuur komt regelmatig samen.
Tot elke vergadering wordt men uitgenodigd tenminste 10 dagen tevoren. De oproeping vermeldt de agenda en van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt en verzonden aan de leden van het dagelijks bestuur.
Indien tenminste 1/3 van de leden hierom verzoeken is men verplicht het dagelijks bestuur samen te roepen binnen de 14 dagen.
Artikel 22 :
Het dagelijks bestuur kan geldig vergaderen en besluiten nemen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 23 :
Het dagelijks bestuur is samengesteld uit :
stemgerechtigde leden :
- 15 effectieve leden verkozen door de AV bestaande uit aangesloten sportverenigingen ofwel gecoöpteerde deskundigen woonachtig in Alken
De schepen van sport en de coördinator dienst vrije tijd kunnen als waarnemer uitgenodigd worden.
Artikel 24 :
De duur van de mandaten bedraagt, behoudens herverkiezing, zes jaar. Wanneer een mandaat van een lid van het dagelijks bestuur tussentijds vacant wordt, zal de eerste opvolger in rang het mandaat van zijn voorganger voltooien. (2/3 bestemd voor een afgevaardigde van een erkende vereniging en 1/3 bestemd voor deskundigen)
Bij vacatie van de functie van voorzitter en/of ondervoorzitter benoemt het dagelijks bestuur een plaatsvervanger.
Artikel 25 :
Aan het mandaat van de leden wordt een einde gesteld :
a)door persoonlijk ontslag uit het dagelijks bestuur.
b)door zich terug te trekken uit de vereniging zelf.
c)door niet meer te voldoen aan de voorwaarden vermeld in art. 7.
d)indien de afgevaardigde vereniging ophoudt te bestaan.
Artikel 26 :
Taken van het dagelijks bestuur:
-Het dagelijks bestuur vaardigt 2 afgevaardigden af voor het gemeentelijke overkoepelend overleg
-Bespreking en advies verlenen: activiteitenkalender sporthal
-Opvolging tijdelijke werkgroepen rond bepaalde thema's/activiteiten
-Bespreken van subsidiedossiers en princiepsaanvragen
-Behandelen van aanvragen tot erkenning
-Voorbereiding algemene vergadering
-Bevoegdheid voor alle aangelegenheid die niet aan de algemene vergadering zijn toevertrouwd.
Artikel 27 :
Wanneer een lid van de algemene vergadering en/of het dagelijks bestuur 3 opeenvolgende vergaderingen afwezig is, zonder zich te verontschuldigen, wordt hij als ontslagnemend aanzien. Het mandaat van het ontslagnemend lid in het dagelijks bestuur wordt ingevuld conform artikel 24.
Artikel 28 :
Alle vroegere reglementen m.b.t. de sportraad vervallen en worden vervangen door onderhavig huishoudelijke reglement.
Artikel 29 :
Alle voorvallen waarvoor in dit huishoudelijk reglement geen regels vastgelegd zijn, zullen door het dagelijks bestuur behandeld worden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Hoofdstuk 6 : Erkenning.
Artikel 30 :
De sportraad legt zijn huishoudelijk reglement en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
Vastgesteld en goedgekeurd door de Alkense sportraad op de vergadering van 12 juni 2019.
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 29 augustus 2019.
Zitting van 29 08 2019
Schenking zitbank door Landelijke Gilde
Besluit
eenparig
Artikel 1: De gemeenteraad aanvaardt de schenking van een zitbank, geschonken door Landelijke Gilde Alken, in samenwerking met de koepel Landelijke Gilde. Deze zitbank zal geplaatst worden aan het speelpleintje naast gc d'Erckenteel.
Zitting van 29 08 2019
Toetreding Alken Bosgroep Zuid-Limburg
Besluit
De gemeenteraad beslist om op vraag van de Bosgroep Zuid-Limburg, waartoe Alken behoort, een effectieve afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden om het het bestuur te vertegenwoordigen in de Algemene Vergadering van Bosgroep Limburg vzw. Schepen Frank Vroonen, onder meer bevoegd voor milieu, duurzaamheid, klimaat en landbouw, wordt aangeduid als effectief afgevaardigde en Karolien Coenen, sinds 1 augustus 2019 milieu- en duurzaamheidsambtenaar bij het gemeentebestuur van Alken, wordt aangeduid als plaatsvervanger.
Zitting van 29 08 2019
Goedkeuring Intentieverklaring Herk en Mombeek
Besluit
eenparig
De gemeenteraad keurt de Intentieverklaring Herk en Mombeekvallei goed. De vier actiepunten die in de Intentieverklaring voor Alken werden voorgesteld worden goedgekeurd. De gemeente engageert zich om in 2020: 3.836 euro, in 2021: 3.836 euro en in 2022: 2.586 euro in de begroting te voorzien voor de uitwerking van actie 4 'Aanleg van biodiverse perceelsranden bij fruittelers '. Voor de uitwerking van de acties 1, 2 en 3 is geen budget vereist en wordt dus ook geen budget voorzien. Schepen Frank Vroonen, onder meer bevoegd voor milieu, duurzaamheid, klimaat en landbouw wordt aangesteld als vertegenwoordiger voor het Alkens beleid om de Intentieverklaring Herk en Mombeekvallei op 30 september op de Demerdag te ondertekenen.
Zitting van 29 08 2019
Organiseren van een enquête bij de Alkense bevolking ter voorbereiding van de meerjarenplanning- Toegevoegd punt
Besluit
eenparig
De raad besluit dat in de toekomst gerichte tevredenheidsmetingen kunnen bekeken worden en dat een bevraging van de bevolking besproken kan worden in de werkgroep rond ‘participatieve gemeenteraad’ en dit in overleg met Levuur en VVSG.