Zitting van 29 08 2019

Ontslag raadslid - Marina Boussu

Raadslid Marina Boussu heeft via mail van 17 augustus 2019 medegedeeld dat ze ontslag neemt als gemeenteraadslid. Dit houdt van rechtswege ook het ontslag in als OCMW raadslid.  De voorzitter van de gemeenteraad Patrick Martens heeft zondag 18 augustus 2019 kennis genomen van het ontslag van raadslid Marina Boussu.  Artikel 13 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat het ontslag van een raadslid definitief is zodra de voorzitter van de gemeenteraad de kennisgeving ontvangt.

Gelet op het ontslag van Marina Boussu via mail van zaterdag 17 augustus 2019 als gemeenteraadslid;

Gelet op de kennisname via mail van zondag 18 augustus 2019 van het ontslag van raadslid Marina Boussu door de voorzitter van de gemeenteraad Patrick Martens;

Gelet op artikel 13 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat het ontslag van een raadslid definitief is zodra de voorzitter van de gemeenteraad de kennisgeving ontvangt;

Gelet op artikel 13 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat het gemeenteraadslid zijn mandaat blijft uitoefenen tot zijn/haar opvolger geïnstalleerd is.

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van het ontslag van mevrouw Marina Boussu als gemeenteraadslid vanaf 29 augustus 2019.

Zitting van 29 08 2019

Eedaflegging Hannah Billen als raadslid

Raadslid Marina Boussu  heeft via mail van 17 augustus 2019 medegedeeld dat ze ontslag neemt als gemeenteraadslid. Dit houdt van rechtswege ook het ontslag in als OCMW raadslid.  Hannah Billen zal als eerste opvolger de plaats van Marina Boussu als gemeenteraadslid innemen.

Artikel 14 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad de geloofsbrieven opnieuw dient te onderzoeken en dat het nieuwe raadslid de eed moet afleggen in openbare zitting in de handen van de voorzitter van de gemeenteraad.

Gelet op het ontslag van Marina Boussu via mail van zaterdag 17 augustus 2019 als gemeenteraadslid;

Gelet op de kennisname via mail van zondag 18 augustus 2019 van het ontslag van raadslid Marina Boussu door de voorzitter van de gemeenteraad Patrick Martens;

Gelet op artikel 13 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat het ontslag van een raadslid definitief is zodra de voorzitter van de gemeenteraad de kennisgeving ontvangt;

Gelet op het PV van het gemeentelijk hoofdbureau van 14 oktober 2018 dat bepaalt dat mevr. Hannah Billen als eerste opvolger aangeduid werd op de lijst Open Vld;

Overwegende dat Hannah Billen dit mandaat ook effectief wenst op te nemen;

Overwegende dat de vacante plaats van raadslid zo snel mogelijk moet opgevuld worden;

Gelet op artikel 14 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeenteraad de geloofsbrieven opnieuw dient te onderzoeken;

Overwegende dat het nieuwe raadslid de eed aflegt in de handen van de voorzitter van de gemeenteraad waardoor zij officieel geïnstalleerd is als gemeenteraadslid vanaf 29 augustus 2019;

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad onderzocht de geloofsbrieven van mevr. Hannah Billen en neemt kennis dat mevr. Hannah Billen onmiddellijk ter zitting uitgenodigd en verzocht wordt om in handen van de voorzitter van de gemeenteraad de voorgeschreven eed af te leggen waaraan zij voldoet als volgt : “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen “.

Mevrouw Hannah Billen wordt vanaf 29 augustus 2019 bijgevolg als gemeenteraadslid aangesteld en is van rechtswege ook OCMW raadslid.

Zitting van 29 08 2019

Aanpassing telefooncentrale -  Afsluiten dading met Proximus

Het college van burgemeester en schepenen heeft in haar zitting van 31 januari 2018 zich akkoord verklaard met het herprogrammeren van de telefooncentrale.  Zo konden we de vragen van diensten beantwoorden (bijv. geen keuzemenu meer in het OCMW - inschrijvingen kampen vanaf 8u. mogelijk - ...).  Tevens werden de nieuwe nummers afgestemd op het geïntegreerde organogram gemeente-OCMW.  Na aanhoudende problemen heeft het college van burgemeester en schepenen in haar zitting va 12 september 2018 besloten om de firma Proximus in gebreke te stellen voor de aanhoudende telefoonproblemen na een upgrade van de telefooncentrale.

Op 5 december 2018 werd rond deze problematiek een vergadering op het gemeentehuis

ingepland met het college van burgemeester en schepenen, vertegenwoordigers van de

firma's Proximus en Kreuze en onze raadsman Meester Rob Valkeneers. De firma Kreuze heeft geprobeerd de openstaande problemen op te lossen maar toch bleven nog een aantal problemen bestaan. De firma Proximus had een waarborgsom gestort, zodat het gemeentebestuur een financiële zekerheid zou hebben ingeval de problemen geen definitief einde zouden kennen.

Op dinsdag 28 mei 2019 heeft een laatste overleg plaatsgevonden tussen het gemeentebestuur van Alken en de firma Proximus waarbij een regeling werd afgesproken om een verdere juridische afhandeling te vermijden.  Het betreft hier een dading die volgens artikel 41, 17° van het DLB onderhevig is aan de goedkeuring van de gemeenteraad.

Gelet op de goedgekeurde bestelbon in het college van 6/12/2017 voor de upgrade en het herprogrammeren van de telefooncentrale;

Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 31/1/2018 waarbij goedkeuring werd gegeven aan de concrete wijzigingen in het kader van de upgrade en het herprogrammeren van de telefooncentrale;

Gelet op het feit dat de upgrade van de telefooncentrale werd uitgevoerd op 7/8/9 maart 2018 en de start op 12/3/2018 met de nieuwe telefoonnummers voor gemeentebestuur en OCMW;

Gelet op de problemen die zich sinds 12/3/2018 voordoen en de diverse contacten met enerzijds de firma Proximus en anderzijds de firma Kreuze hieromtrent;

Gelet op het feit dat de telefooncentrale nooit volledig operationeel geweest is sinds de uitvoering van de upgrade en de herprogrammering van de nummers;

Gelet op het opmaakte PV van ingebrekestelling van 12/9/2018 aan het adres van de firma Proximus waarbij de diverse aanhoudende problemen opgelijst werden;

Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 12/9/2018 om de firma Proximus in gebreke te stellen en een compensatievergoeding te vragen voor de geleden hinder;

Gelet op het overleg tussen het gemeentebestuur en de firma Proximus op 28/5/2019 waarbij een dading overeengekomen werd, met name dat er een creditering zou gebeuren voor:

•          Bestelbon 1929469328/8000156347 ten bedrage van 7.228,10 €

•          Bestelbon 192987331/8000175907 ten bedrage van 1.210 €

•          Factuur 18010321 ten bedrage van 605 €

Gelet op de vraag in de dading tot een compensatie voor het personeel omdat zij steeds rechtstreeks geconfronteerd werden met de aanhoudende problemen;

Gelet op het voorstel van Proximus om de openstaande factuur van 2 toestellen Yealink, activatie 2 licenties en coördinatie met Infrax ten bedrage van 987,06 € zonder BTW bijkomend te crediteren;

Overwegende dat als er geen dading afgesloten wordt, het bestuur verdere juridische stappen dient te nemen tegen Proximus;

Gelet op het decreet lokaal bestuur, artikel 41, 17° dat bepaalt dat een dading onderhevig is aan de goedkeuring van de gemeenteraad.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad is akkoord met de dading tussen de firma Proximus en het gemeentebestuur inzake het niet nakomen van de afspraken voor de upgrade en de herprogrammering van de telefooncentrale.  De dading houdt in dat er door Proximus, Koning Albert II-laan 27, 1030 Schaarbeek een creditering gebeurt voor:

•          Bestelbon 1929469328/8000156347 ten bedrage van 7.228,10 €

•          Bestelbon 192987331/8000175907 ten bedrage van 1.210 €

•          Factuur 18010321 ten bedrage van 605 €

•          Factuur van 2 toestellen Yealink, activatie 2 licenties en coördinatie met Infrax ten bedrage van 987,06 € zonder BTW (€ 1.194,34 btw inclusief)

Zitting van 29 08 2019

Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC-installaties van het gemeentehuis. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze

In het kader van de beleidsdoelstelling om te zorgen voor een moderne, kwaliteitsvolle infrastructuur is het wenselijk om over te gaan tot de vernieuwing van de regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis. Voor deze opdracht tot “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis” werd een bestek nr. 2019/043 opgesteld door de gemeentelijke studiedienst. De raming van de opdracht bedraagt
€ 135.000,00 excl. btw of € 163.350,00 incl. 21% btw. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2019, op budgetcode GEM/22100007/0119 (actie 1419/001/013/001/001).

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 144.000,00 niet);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;

Overwegende dat het gemeentebestuur in het kader van beleidsdoelstelling “het zorgen voor een moderne, kwaliteitsvolle Infrastructuur” wenst over te gaan tot het vernieuwen van de regeling en sturing van de HVAC–installaties van het gemeentehuis;

Overwegende dat in het kader van de opdracht “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis” een bestek met nr. 2019/043 werd opgesteld door de gemeentelijke studiedienst;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 135.000,00 excl. btw of € 163.350,00 incl. 21% btw;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2019, op budgetcode GEM/22100007/0119 (actie 1419/001/013/001/001);

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen en na erover beraadslaagd te hebben.

Besluit

eenparig

Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2019/043 en de raming voor de opdracht “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis”, opgesteld door de gemeentelijke studiedienst. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 135.000,00 excl. btw of € 163.350,00 incl. 21% btw.

Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 3: De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2019, op budgetcode GEM/22100007/0119 (actie 1419/001/013/001/001).

Artikel 4: Aan het college van burgemeester en schepenen wordt delegatie verleend om voor de opdracht “Vernieuwen regeling en sturing van de HVAC – installaties van het gemeentehuis” de eventueel noodzakelijke meerwerken goed te keuren en dit ten belope van maximum 10 % van het gunningsbedrag.

Artikel 5: Dit besluit wordt vermeld op de overzichtslijst die aan de Hogere Overheid wordt overgemaakt.

Zitting van 29 08 2019

Huishoudelijk reglement sportraad

De organisatie van adviesraden en overlegstructuren door gemeenten wordt geregeld in artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur.

Dit artikel meldt dat alleen de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van overlegstructuren en raden die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren .

De gemeenteraad richt de adviesraden voor cultuur, jeugd en sport op en legt de krijtlijnen vast waarbinnen deze adviesraden kunnen werken.

De adviesraden stellen zelf elk hun huishoudelijk reglement en leggen dit ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Gelet op artikel 304 van het decreet lokaal bestuur, dat bepaalt dat de organisatie van adviesraden en overlegstructuren door de gemeenten wordt geregeld;

Gelet op artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur, dat bepaalt dat gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid kunnen zijn van de raden en overlegstructuren;

Gelet op artikel 304 paragraaf 3 van het decreet lokaal bestuur dat  de genderregeling bepaalt;

Gelet op de deontologische code voor raadsleden die bepaalt dat het voorzitterschap van een adviesraad, stuurgroep of een raad van bestuur die opgericht werd in de schoot van de gemeenteraad niet verenigbaar is met de functie van raadslid;

Gelet op het gunstig advies van de algemene vergadering van de algemene vergadering van de  sportraad van 12 maart 2019 en vervolgens op de 2de algemene vergadering van 11 juni 2019.

Besluit

eenparig

Artikel 1. De gemeenteraad heft het bestaande huishoudelijk reglement sportraad Alken op.

Artikel 2. De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement sportraad Alken als volgt goed:

Huishoudelijk reglement van de sportraad

Hoofdstuk 1 : Doel.

Artikel 1 :

De gemeentelijke sportraad beschikt over door de gemeenteraad goedgekeurde statuten voor jeugd-, sport- en cultuurraden.

Artikel 2 :

De sportraad heeft tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en het openluchtleven te bevorderen, in het belang van het algemeen welzijn en van de lichamelijke en geestelijke ontwikkeling van alle inwoners van de gemeente.

De gemeentelijke sportraad zal om advies gevraagd worden over alle aangelegenheden die te maken hebben met het gemeentelijke sportbeleid, de lichamelijke opvoeding, de recreatie en het openluchtleven. Bij hoogdringendheid van agendapunten, kan via

e-mail advies gevraagd worden.  Het advies dient gedragen te worden door de groep.  De tijdspanne tussen het opvragen van advies en het bezorgen van antwoord, dient redelijk te zijn.

Daarnaast heeft de gemeentelijke sportraad het recht om op eigen initiatief over alle beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er sport belangen in het geding zijn, advies uit te brengen aan het gemeentebestuur.

De concrete doelstellingen en taken zijn onder meer de volgende:

Het deelnemen aan het beheer van de gemeentelijke sport- en recreatie infrastructuur;

Het coördineren van de sport- en recreatie activiteiten door het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen de verenigingen, diensten, instellingen en andere actoren op het gebied van competitie en recreatiesport;

Het geven van advies, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, aan de gemeentelijke overheid en aan particuliere instanties inzake sport- en recreatie aangelegenheden en inzake planning en uitbouw van de desbetreffende infrastructuur;

Onderzoek, documentatie en informatieverstrekking;

Het nemen van, op behoeften afgestemde, initiatieven, animatie van de bevolking, bevordering van de sportbeoefening en de kaderopleiding;

Deelname aan de koepelvergadering vrije tijd.

Hoofdstuk 2 : Samenstelling en bestuur.

Artikel 3 :

De sportraad moet voldoende representatief zijn voor de competitiesport, de recreatiesport en alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking.

Sportraadsleden zijn minstens 18 jaar.

Artikel 4 :

Elke vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter.  Bij afwezigheid van de voorzitter, door de ondervoorzitter en als deze ook afwezig is, door het aanwezige bestuurslid met de hoogste leeftijd.

Elke vergadering begint met de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering.  Als een punt niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch verzonden naar de dagorde van de volgende vergadering en dan met prioriteit behandeld.

Bij het begin van een vergadering kan een punt bijkomend op de dagorde geplaatst worden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Op vraag van een stemgerechtigd lid kan een minderheidsnota aan de adviezen toegevoegd worden.  Een minderheidsnota maakt een onafscheidelijk deel uit van de adviezen. (minderheidsnota= er kan op vraag van een stemgerechtigd lid, een nota toegevoegd worden in het verslag met informatie of opmerkingen, op het advies door de meerderheid van de raad gedragen)

Hoofdstuk 3 : Algemene vergadering.

Artikel 5 :

Al de afgevaardigden van de verenigingen worden digitaal en/of schriftelijk opgeroepen tot de algemene vergadering.  De oproeping vermeldt de agenda.  Elk voorstel, gedaan door minstens 1/3 van de leden, moet op de dagorde opgenomen worden.

Artikel 6 :

De algemene vergadering komt minstens 1 maal per jaar samen.  Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen hetzij door het dagelijks bestuur, hetzij op schriftelijk verzoek door minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden.

Artikel 7 :

De algemene vergadering is samengesteld uit :

Stemgerechtigde leden :

-Eén afgevaardigde van elke erkende sportvereniging (zie hoofdstuk 4: erkenning) die voldoet aan artikel 8.

-Deskundigen: de algemene vergadering kan deskundigen inzake sport, die woonachtig zijn in de gemeente Alken, met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden coöpteren als stemgerechtigd lid. De kandidaten voor coöptatie dienen een schriftelijke aanvraag in bij het dagelijks bestuur van de sportraad.

Opgelet: een erkende vereniging mag met meerdere personen aanwezig zijn vanuit het bestuur, maar slechts één bestuurslid is stemgerechtigd.

Niet-stemgerechtigde leden :

-Eén afgevaardigde van elke private- en publieke sportorganisatie of vereniging die werkt met vrijwilligers en een werking ontplooit op het grondgebeid van de gemeente Alken;

-De schepen van sport;

-De coördinator dienst vrije tijd;

-De door het college van burgemeester van schepenen aangewezen ambtenaar die het secretariaat van de sportraad waarneemt;

-Geïnteresseerden woonachtig in Alken.

De schepen van sport en de coördinator dienst vrije tijd kunnen als waarnemer uitgenodigd worden.

Artikel 8 :

Elke vereniging wijst, volledig vrij, één afgevaardigde aan voor de algemene vergadering.  Deze dient aan de volgende voorwaarden te voldoen :

De afgevaardigde moet lid zijn van de organisatie of vereniging die hij/zij vertegenwoordigt;

De afgevaardigde mag niet meer dan 1 organisatie of vereniging vertegenwoordigen;

De afgevaardigde mag geen politiek mandaat vervullen.

De afgevaardigde moet minstens 18 jaar zijn.

Artikel 9 :

Een organisatie die lid van de sportraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag te richten aan het dagelijks bestuur. Indien ze beantwoordt aan de gestelde normen van erkenning (zie hoofdstuk 4 voor het erkenningsreglement), kan ze toetreden tot de algemene vergadering.

Artikel 10 :

Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren :

de wijzigingen van het huishoudelijk reglement;

aanstelling en ontslag van het dagelijks bestuur;

adviezen/voorstellen formuleren en geven;

bepalen van de erkenningsvoorwaarden voor het lidmaatschap;

Artikel 11 :

De algemene vergadering kan steeds geldig vergaderen en besluiten nemen over alle aangelegenheden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.  Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van het quorum inzake de gewone meerderheid.  De stemming is geheim telkens als het om personen of verenigingen gaat of als 1/5 van de aanwezige stemgerechtigde leden hierom verzoeken.

Artikel 12 :

Een vereniging is ontslagnemend wanneer zij haar ontslag schriftelijk ter kennis brengt aan het dagelijks bestuur. Dit ontslag moet ondertekend zijn door de voorzitter en twee leden van bestuur van de betrokken organisatie.

Een organisatie of vereniging zal geen lid meer zijn van de algemene vergadering wanneer zij niet meer voldoet aan de voorwaarden gesteld in artikel 9 van dit reglement.

De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering met gewone meerderheid en in geheime stemming uitgesproken worden.

Hoofdstuk 4: Erkenningsreglement sportverenigingen.

Een erkende sportvereniging start in niveau 1 en kan mits aanvraag na 1 volledig werkjaar in niveau 2 terechtkomen. Beide niveaus hebben verschillende voorwaarden en verschillende rechten.

Niveau 1

Artikel 13 :

Erkenningsvoorwaarden (bewijzen moeten voorgelegd kunnen worden):

•vzw’s en feitelijke verenigingen;

•Open vereniging (d.w.z. iedereen moet kunnen toetreden);

•Mag niet reeds erkend zijn als jeugdvereniging of cultuurvereniging;

•Nederlands = voertaal;

•Leden:minstens 10 aangesloten leden;

•minstens 1 informatieve ledenvergadering per werkingsjaar;

•Bestuur:- minimum voorzitter, secretaris en penningmeester

  - zetel van de vereniging in Alken

  - minimum 4 bestuursvergaderingen per werkingsjaar (verslag = bewijs)

- minstens 1 bestuurslid dat ouder is dan 18 jaar;

•Activiteiten: actieve sportwerking kunnen aantonen, d.w.z. minstens 1 activiteit per 2 weken en gedurende minstens 30 weken per jaar. Waarvan minstens de helft op Alkens grondgebied;

•Een vereniging die een onderafdeling of aftakking van een reeds erkende sportvereniging is, kan niet afzonderlijk erkend worden;

•BA-verzekering voor bestuurders, lesgevers en leden afsluiten.

Recht op:

- Voordelen en kortingen bij het huren van gemeentelijke infrastructuur (categorie B);

- Het gebruik van gemeentelijke infokanalen voor vermelding van de vereniging en activiteiten.

Artikel 13.1 :

Verenigingen die in niveau 1 zitten, worden ook uitgenodigd op de algemene vergadering maar zijn niet verplicht aanwezig te zijn. Het is wel aangewezen om aanwezig te zijn.

Artikel 13.2 :

Verenigingen uit niveau 1 kunnen zich ook kandidaat stellen voor het dagelijks bestuur van de sportraad.

Niveau 2

Artikel 14 :

Erkenningsvoorwaarden:

•Na 1 volledig jaar in niveau 1, kan men in niveau 2 terechtkomen mits aanvraag;

•Zelfde voorwaarden als voor niveau 1 blijven gelden;

•Verplichte aanwezigheid op de jaarlijkse algemene vergadering. Indien de vereniging twee maal na elkaar niet vertegenwoordigd was op de algemene vergadering van de sportraad, gaat de vereniging terug naar niveau 1 vanaf het eerstvolgende werkjaar.

Recht op:

- Zelfde rechten als in niveau 1;

- Bijkomend: ook recht op subsidies.

Artikel 14.1 :

Verplichte aanwezigheid op de jaarlijkse algemene vergadering van de sportraad.

Artikel 14.2 :

Verenigingen uit niveau 2 kunnen zich ook kandidaat stellen in het dagelijks bestuur.

Artikel 15 :

Iedere vereniging van zowel niveau 1 als niveau 2 dient jaarlijks een basisfiche in te vullen. Dit om ‘slapende’ verenigingen te vermijden in niveau 1. Samen met de basisfiche dienen de bewijzen van de erkenningsvoorwaarden bijgevoegd te worden. De verenigingen in niveau 2 vullen deze fiche ook in, maar voor hun is het een deel van hun subsidiedossier. Voor het subsidiedossier zijn namelijk dezelfde gegevens noodzakelijk.

Artikel 16 :

Bij het niet naleven van de voorwaarden voor erkenning (niet meer voldoen aan de voorwaarden van erkenning, niet invullen van de basisfiche, niet gewenste aanwezigheid op de algemene vergadering van de sportraad voor niveau 2) kan het dagelijks bestuur de erkenning intrekken.

Artikel 17 :

De erkenning kan men verkrijgen door te voldoen aan de hierna beschreven procedure:

- De aanvraag tot erkenning wordt door de sportvereniging op de daartoe bestemde formulieren ingediend bij de dienst vrije tijd of het gemeentebestuur. Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de dienst vrije tijd.

- De erkenningsaanvraag wordt voorgelegd aan de sportraad. Bij positief advies van               de sportraad wordt de sportvereniging automatisch erkend door het               gemeentebestuur.

- Vanaf dat ogenblik gelden ook pas de volledige rechten en plichten van de erkenning.

Na erkenning door het gemeentebestuur wordt de betrokken vereniging hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

Bijvoorbeeld:

Vereniging X meldt op 1 januari 2017 dat ze hun vereniging hebben opgericht.

Zodra ze (minstens) 4 bestuursvergaderingen gehad hebben en (minstens) 1 ledenvergadering en aan actieve sportwerking kunnen aantonen, kunnen ze een erkenningsaanvraag indienen. Dit kan dus minder dan 1 jaar duren. Bijvoorbeeld op 1 september 2017.

Indien ze ook aan alle andere voorwaarden van niveau 1 voldoen, kunnen ze erkend worden na goedkeuring door de sportraad voor niveau 2 mits aanvraag van de vereniging. Vanaf dit moment krijgen ze korting in de sporthal en gemeenschapscentra, en worden ze opgenomen in de verenigingenbrochure.

Na een jaar werking (1 september 2018) komen ze in niveau 2. Ze kunnen dus in september 2019 subsidies aanvragen voor het werkingsjaar van 2018.

Hoofdstuk 5 : dagelijks bestuur.

Artikel 18 :

De algemene vergadering verkiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemming en met gewone meerderheid, 15 effectieve leden, die het dagelijks bestuur vormen.

Max. 1/3 mag daarvan uit deskundigen bestaan en het aantal deskundigen mag niet hoger zijn dan sportraadsleden vanuit de sportverenigingen.

Ten hoogste 2/3 van het effectief aantal leden van het dagelijks bestuur is van hetzelfde geslacht.

Het dagelijks bestuur kiest uit zijn stemgerechtigde leden die zich kandidaat stellen, bij geheime stemmingen met gewone meerderheid 1 voorzitter en 1 ondervoorzitter.  De voorzitter van het dagelijks bestuur neemt ook het voorzitterschap van de algemene vergadering waar.

Het dagelijks bestuur neemt de sportieve belangen van de Alkense bevolking ter harte.  Persoonlijke belangen zijn te allen tijde ondergeschikt aan de belangen bedoeld in artikel 1.

Artikel 19 :

Stemgerechtigde leden van het dagelijks bestuur moeten woonachtig zijn in de

gemeente.

Artikel 20 :

Aftredende leden zijn herkiesbaar.

Artikel 21 :

Het dagelijks bestuur komt regelmatig samen.

Tot elke vergadering wordt men uitgenodigd tenminste 10 dagen tevoren. De oproeping vermeldt de agenda en van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt en verzonden aan de leden van het dagelijks bestuur.

Indien tenminste 1/3 van de leden hierom verzoeken is men verplicht het dagelijks bestuur samen te roepen binnen de 14 dagen.

Artikel 22 :

Het dagelijks bestuur kan geldig vergaderen en besluiten nemen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Artikel 23 :

Het dagelijks bestuur is samengesteld uit :

stemgerechtigde leden :

- 15 effectieve leden verkozen door de AV bestaande uit aangesloten sportverenigingen ofwel gecoöpteerde deskundigen woonachtig in Alken

De schepen van sport en de coördinator dienst vrije tijd kunnen als waarnemer uitgenodigd worden.

Artikel 24 :

De duur van de mandaten bedraagt, behoudens herverkiezing, zes jaar. Wanneer een mandaat van een lid van het dagelijks bestuur tussentijds vacant wordt, zal de eerste opvolger in rang het mandaat van zijn voorganger voltooien. (2/3 bestemd voor een afgevaardigde van een erkende vereniging en 1/3 bestemd voor deskundigen)

Bij vacatie van de functie van voorzitter en/of ondervoorzitter benoemt het dagelijks bestuur een plaatsvervanger.

Artikel 25 :

Aan het mandaat van de leden wordt een einde gesteld :

a)door persoonlijk ontslag uit het dagelijks bestuur.

b)door zich terug te trekken uit de vereniging zelf.

c)door niet meer te voldoen aan de voorwaarden vermeld in art. 7.

d)indien de afgevaardigde vereniging ophoudt te bestaan.

Artikel 26 :

Taken van het dagelijks bestuur:

-Het dagelijks bestuur vaardigt 2 afgevaardigden af voor het gemeentelijke overkoepelend overleg

-Bespreking en advies verlenen: activiteitenkalender sporthal

-Opvolging tijdelijke werkgroepen rond bepaalde thema's/activiteiten

-Bespreken van subsidiedossiers en princiepsaanvragen

-Behandelen van aanvragen tot erkenning

-Voorbereiding algemene vergadering

-Bevoegdheid voor alle aangelegenheid die niet aan de algemene vergadering zijn toevertrouwd.

Artikel 27 :

Wanneer een lid van de algemene vergadering en/of het dagelijks bestuur 3 opeenvolgende vergaderingen afwezig is, zonder zich te verontschuldigen, wordt hij als ontslagnemend aanzien. Het mandaat van het ontslagnemend lid in het dagelijks bestuur wordt ingevuld conform artikel 24.

Artikel 28 :

Alle vroegere reglementen m.b.t. de sportraad vervallen en worden vervangen door onderhavig huishoudelijke reglement.

Artikel 29 :

Alle voorvallen waarvoor in dit huishoudelijk reglement geen regels vastgelegd zijn, zullen door het dagelijks bestuur behandeld worden met gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Hoofdstuk 6 : Erkenning.

Artikel 30 :

De sportraad legt zijn huishoudelijk reglement en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Vastgesteld en goedgekeurd door de Alkense sportraad op de vergadering van 12 juni 2019.

Goedgekeurd op de gemeenteraad van 29 augustus 2019.

Zitting van 29 08 2019

Schenking zitbank door Landelijke Gilde

Onder het thema  ' Bank zoekt plek ',  wenst Landelijke Gilden Alken i.s.m met de koepel Landelijke gilde een zitbank te schenken aan de gemeente Alken t.w.v 400 euro. De intentie van Landelijke Gilde is mensen ontmoeten, mensen samenbrengen, kortom een warme samenleving stimuleren. Een jaar geleden werd de actie opgezet onder het motto ' Bank zoekt plek '. Door het bestuur van Landelijke Gilden werden 7 mogelijke plaatsen vooropgesteld zowel in Terkoest, als in Alken Centrum als in Sint Joris. Bijv. in Terkoest tegenover de kerk, in het Wissenboske of aan het speelpleintje aan gc d'Erckenteel.

In Alken Centrum aan de speeltuin of aan de start van de wandelroute met het bord met de ijsvogel.  In Sint Joris aan de parking van het Sint Jorisheem of aan de petanquebaan.

Voor het bepalen van de plaats, hield de vereniging een publieke enquête tijdens de avondmarkt in Terkoest in 2018, online via de website en tijdens de nieuwjaarsreceptie 2019.

De uiteindelijke keuze werd gemaakt: aan het speelpleintje naast het gc d'Erckenteel.

De zitbank zal ingehuldigd worden op zaterdag 7 september 2019om 16.30u. aan het  gc d'Erckenteel.

Het college van burgemeester en schepenen gaf haar principieel akkoord.

Overwegende de vraag van Landelijke gilde betreffende het willen schenken van een bank;

Overwegende dat het aangewezen is om deze bank te aanvaarden en te plaatsen op voorgestelde plaats zijnde aan het speeltuig in Terkoest;

Gelet op artikel 41, punt 12 van het decreet Lokaal Bestuur waarin bepaald wordt dat schenkingen door de gemeenteraad aanvaard dienen te worden;

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad aanvaardt de schenking van een zitbank, geschonken door Landelijke Gilde Alken, in samenwerking met de koepel Landelijke Gilde. Deze zitbank zal geplaatst worden aan het speelpleintje naast gc d'Erckenteel.

Zitting van 29 08 2019

Toetreding Alken Bosgroep Zuid-Limburg

Gedurende de vorige legislatuur was Alken lid van de Bosgroep Zuid-Limburg.

De dienstverlening van de Bosgroep bestaat vnl uit het verzorgen van de informatiedoorstroming naar de boseigenaars, de creatie van een economisch rendabel en ecologisch efficiënt bosbeheer door collectiviteit en het sturen van afspraken en overleg tussen de diverse partijen. Door hun neutrale positie zijn de bosgroepen erg geschikt voor overleg tussen boseigenaars, overheid, natuurverenigingen en bosgebruikers.

De Bosgroep Zuid-Limburg, waartoe Alken behoort, vraagt nu om de namen te ontvangen van de effectief afgevaardigde en de eventueel aangeduide plaatsvervanger van het Alkens gemeentebestuur in de Algemene Vergadering van Bosgroep Limburg vzw.

Gelet op het lidmaatschap van de gemeente bij Bosgroep Zuid-Limburg;

Overwegende dat het nodig is om de gemeentelijke afgevaardigde in deze vereniging opnieuw aan te duiden;

Overwegende dat de gemeente Alken recht heeft op 1 effectieve vertegenwoordiger en 1 plaatsvervanger in de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw;

Overwegende dat volgende personen zich kandidaat stellen :

- als gemeentelijke vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw: Frank Vroonen & Ingrid Jacobs;

- als plaatsvervanger: Karolien Coenen en André Vanhex;

Gelet op de geheime stemming waarbij :

- Frank Vroonen 15 stemmen voor behaalde als gemeentelijke vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw;

- Ingrid Jacobs 4 stemmen voor behaalde als gemeentelijke vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw;

- Karolien Coenen 14 stemmen voor behaalde als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw;

- André Vanhex 5 stemmen voor behaalde als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van Bosgroep Limburg vzw;

Besluit

De gemeenteraad beslist om op vraag van de Bosgroep Zuid-Limburg, waartoe Alken behoort, een effectieve afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden om het het bestuur te vertegenwoordigen in de Algemene Vergadering van Bosgroep Limburg vzw. Schepen Frank Vroonen, onder meer bevoegd voor milieu, duurzaamheid, klimaat en landbouw, wordt aangeduid als effectief afgevaardigde en Karolien Coenen, sinds 1 augustus 2019 milieu- en duurzaamheidsambtenaar bij het gemeentebestuur van Alken, wordt aangeduid als plaatsvervanger.

Zitting van 29 08 2019

Goedkeuring Intentieverklaring Herk en Mombeek

Het Regionaal Landschap Haspengouw & Voeren hebben een voorstel gemaakt van actieprogramma voor de Herk & Mombeekvallei waarbij er gestreefd wordt naar een goede ecologische toestand van de beekvalleien door in te zetten op:

•Beekstructuurherstel: hermeandering, oeverafschuining, bevordering van het

zelfreinigend vermogen van de waterlopen.

•De verbetering van vlotte vismigratie.

•Het opzetten van oeverzoneprojecten en landschapsherstel om zo erosie en

de inspoeling van pesticiden en nutriënten te voorkomen.

•Kennisoverdracht, communicatie en draagvlakvorming.

De volgende partners, waaronder gemeente Alken, worden gevraagd om de Intentieverklaring Herk en Mombeek te onderschrijven: alle Herk- & Mombeekgemeenten (Alken, Wellen, Kortessem, Borgloon, Heers, Tongeren, St Truiden, Nieuwerkeren, Diepenbeek en Herk De Stad), Vlaanderen (VMM, VLM, departement Landbouw & Visserij en agentschap Natuur & Bos), Provincie Limburg, Bekkensecretariaat van de Demer, Watering De Herk, Onderzoeksinstellingen PCFruit en PIBO-Campus, Boerenbond, Natuurpunt, LimburgsLandschap, Limburgse Milieu koepel en Landelijk Vlaanderen.

De intentie omvat het volgende:

“Samen ijveren we om de Herk- en Mombeekvallei te ontwikkelen als blauwgroene levensader van Haspengouw en uit te bouwen als voorbeeld van Integraal waterbeleid.  Het doel is om deze valleisystemen, samen met alle actoren van het buitengebied, verder uit te bouwen als natuurlijke klimaatbuffers tegen verdroging, overstromingen, erosie en dit van bron tot monding.”

Het Regionaal Landschap Haspengouw & Voeren staat in voor de overkoepelende coördinatie en om minstens 1x per jaar de partners samen te brengen en terug te koppelen inzake de algemene voortgang van dit Integraal Project Herk & Mombeek. 

Volgende acties werden voor de gemeente Alken gedefinieerd: (overzicht van het volledige actieplan in bijlage):

1)Inrichten educatief centrum aan de oude dorpsmolen ‘Van Bron tot monding en van                                           akker tot bakker’

2)Bengelbeemd verder uitbouwen als ecologische en toeristische verbinding tussen De Alk               en de Mombeekvallei

3)Uitbouwen van een ecologisch wateropvangbekken op de Simsebeek

4)Aanleg van biodiverse perceelsranden bij fruittelers (omschrijving van deze actie zie                                           bijlage)

Voor de acties 1, 2 en 3 wordt geen expliciete financiering van de gemeenten gevraagd. Voor de uitvoering van deze acties zal het Regionaal Landschap beroep doen op allerhande subsidiekanalen vanuit Vlaanderen (Polders & Wateringen, WaterLandSchap, PSN, …) en de Provincie (Dienst waterlopen, Leader, biodiversiteitsprojecten, …). De gemeente Alken kan eventueel wel instaan voor logistieke ondersteuning en voor de inzet van haar communicatiekanalen richting het brede publiek.  

Voor actie 4: “Aanleg biodiverse perceelsranden bij fruittelers” vraagt het Regionaal Landschap wel een financieel engagement. Indien de gemeente instapt in deze actie voorziet ze 3 836 euro in 2020, 3 836 euro in 2021 en 2 586 euro in 2022 of een totaal van 10 258 euro. Deze budgetten zullen door het Regionaal Landschap ingezet worden als cofinanciering (Totale projectkost voor de 6 fruitteeltgemeenten bedraagt 180 000 euro). Het is vrij aan de gemeente om hierin mee te stappen.

De vallei van Herk en Mombeek is op Vlaams niveau aangeduid als topprioriteit voor het behalen van de Europese Kaderrichtlijn water.

Valleisystemen zijn cruciaal in het behalen van onze klimaatdoelstellingen. Niet enkel om de klimaatschokken (droogte en overstromingen) op te vangen, maar ook voor de captatie van CO2.

Enkele jaren geleden werd gestart met het Strategisch project Herk & Mombeek waarbinnen een reeks pilootprojecten werden uitgevoerd dankzij de samenwerking met diverse partners, zoals de provincie, gemeentebesturen, natuurbeheerders, watering De Herk, private landeigenaren, landbouwers en het Bekkensecretariaat Demer. Daarnaast werden er ook heel wat nieuwe projectideeën voorbereid en afgetoetst naar haalbaarheid/draagvlak voor deze twee Haspengouwse beekvalleien.

Het besluit van de Vlaamse Regering inzake het landinrichtingsproject Water-Land-Schap, een programma van de VLM dat zich richt op het oplossen van problemen met water in landelijke gebieden. Daarin werd het Project Herk & Mombeek als beste voorbeeldproject beoordeeld en bijgevolg goedgekeurd als Landinrichtingsproject door de Vlaamse Regering op 5 april 2019.  Hierdoor werden er ook Vlaamse subsidies binnengehaald. 

Besluit

eenparig

De gemeenteraad keurt de Intentieverklaring Herk en Mombeekvallei goed. De vier actiepunten die in de Intentieverklaring voor Alken werden voorgesteld worden goedgekeurd. De gemeente engageert zich om in 2020: 3.836 euro, in 2021: 3.836 euro en in 2022: 2.586 euro in de begroting te voorzien voor de uitwerking van actie 4 'Aanleg van biodiverse perceelsranden bij fruittelers '. Voor de uitwerking van de acties 1, 2 en 3 is geen budget vereist en wordt dus ook geen budget voorzien. Schepen Frank Vroonen, onder meer bevoegd voor milieu, duurzaamheid, klimaat en landbouw wordt aangesteld als vertegenwoordiger voor het Alkens beleid om de Intentieverklaring Herk en Mombeekvallei op 30 september op de Demerdag te ondertekenen. 

Zitting van 29 08 2019

Organiseren van een enquête bij de Alkense bevolking ter voorbereiding van de meerjarenplanning- Toegevoegd punt

Raadslid Ingrid Jacobs voegt volgend punt toe aan de gemeenteraad:

Aangezien wij als gemeente ook heel sterk willen inzetten op burgerparticipatie, zou ik willen voorstellen om, naar het voorbeeld van de gemeente Heers, een enquête op te stellen waarin we de Alkense bevolking bevragen naar hun tevredenheid van onze diensten (zoals de dienst bevolking, jeugd, kinderopvang, technische dienst…). Tegelijkertijd willen we ook vragen wat voor hen belangrijk is, waar zij het budget van de gemeente aan zouden besteden en op welke beleidsdomeinen zij het meeste zouden inzetten.

Gelet op het voorstel van raadslid Ingrid Jacobs om een bevraging te organiseren onder de Alkense bevolking;

Besluit

eenparig

De raad besluit dat in de toekomst gerichte tevredenheidsmetingen kunnen bekeken worden en dat een bevraging van de bevolking besproken kan worden in de werkgroep rond ‘participatieve gemeenteraad’ en dit in overleg met Levuur en VVSG.