Zitting van 28 10 2021

Video- en audioverslag gemeente- & OCMW-raad d.d. 28/10/2021

Besluit

Via volgende link kan de openbare zitting van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 28 oktober 2021 bekeken worden:

Video- en audioverslag van de gemeente- en OCMW-raad d.d. 28/10/2021

Zitting van 28 10 2021

Verslag van de vorige zitting d.d.30.09.2021

Besluit

eenparig

Artikel 1: De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden goedgekeurd.

Zitting van 28 10 2021

Mededeling goedkeuring jaarrekening 2020

Besluit

Artikel 1: De raad neemt kennis van het besluit van de provincie gouverneur d.d. 14 oktober 2021 betreffende de goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar 2020 van de gemeente en het OCMW van Alken.

Zitting van 28 10 2021

Afbakening werkingsgebied voor de vorming van de toekomstige woonmaatschappij

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad adviseert om de gemeente Alken tot het werkingsgebied ‘Limburg’ te laten behoren, samen met de 41 andere Limburgse gemeenten.

Artikel 2: de gemeenteraad vraagt om rekening te houden met de uitgebrachte adviezen van Cordium, Land van Loon, Kleine Landeigendom en het lokaal woonoverleg.

Artikel 3: Deze beslissing wordt ter kennis gebracht aan de provinciegouverneur, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet lokaal bestuur.

Zitting van 28 10 2021

Aanpassing subsidiereglement financiële autonomie sportverenigingen met recht van opstal

Besluit

eenparig

Artikel 1: Het 'Reglement financiële autonomie sportverenigingen', goedgekeurd op de gemeenteraad van 29 juni 2017 wordt opgeheven op 31 december 2021.

Artikel 2: De gemeenteraad keurt het aangepaste 'Subsidiereglement financiële autonomie sportverenigingen met recht van opstal' goed als volgt:

Subsidiereglement financiële autonomie sportverenigingen met recht van opstal

artikel 1:

De vereniging die voor een subsidie in aanmerking wenst te komen, moet lid zijn van de gemeentelijke sportraad, over een V.Z.W. structuur beschikken, in orde zijn met alle wettelijke bepalingen inzake de V.Z.W.-wetgeving en haar maatschappelijke zetel op het grondgebied van Alken gevestigd hebben.

Tevens moet de vereniging, om voor dit reglement in aanmerking te komen, over een recht van opstal beschikken goedgekeurd door de gemeenteraad.

artikel 2:

De gemeenteraad kan subsidies toekennen voor de bouw en/of de renovatie (artikel 3) of het onderhoud van de sportaccomodatie (artikel 4) aan de door de sportraad erkende sportverenigingen in het kader van voorziene kredieten in het meerjarenplan.

artikel 3:

Nieuwbouw - renovatiewerken sportaccomodatie

3.1. Toepassingsgebied:

Onder de in dit reglement nader te bepalen voorwaarden, kunnen door de in artikel 1 genoemde verenigingen aanvragen ingediend worden voor de subsidiëring door de gemeente Alken van :

 a) het oprichten van onroerende accommodaties;

 b) grote herstellings- en aanpassingswerken aan de accommodatie (incl. energie- en waterbesparende maatregelen)

De oprichting van onroerende accommodaties of de grote herstellings- en aanpassingswerken moeten plaatsvinden op gemeentegrond waarop door het gemeentebestuur in het voordeel van de sportvereniging een recht van opstal verleend is.

3.2. Aanvraag / procedure:

3.2.1. Princiepsaanvraag.

3.2.1.1. De vereniging richt een princiepsaanvraag ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de sportclub, aan het college van burgemeester en schepenen waaruit de noodzaak van de aanvraag blijkt, vergezeld met een raming van de noodzakelijke uitgaven.

Een princiepsaanvraag dient telkens het jaar voordien, ten laatste de maand juni ingediend te worden zodat men in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan de kredieten kan voorzien voor het jaar daarop.

3.2.1.2. Het college van burgemeester en schepenen beschikt over een termijn van 45 dagen om de noodzakelijkheid en de haalbaarheid van de aanvraag te onderzoeken. Het college van burgemeester en schepenen neemt een principieel besluit na advies van de studiedienst en de sportraad over de haalbaarheid en de noodzakelijkheid van het dossier en rekening houdende met de budgettaire middelen.

De vereniging zal van het besluit schriftelijk op de hoogte gesteld worden en verdere richtlijnen en criteria verkrijgen waaraan ze zich dient te houden bij de realisatie van het dossier.

Princiepsaanvragen die positief geëvalueerd worden, kunnen in het meerjarenplan ingeschreven worden en ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd worden. Het indienen van een princiepsaanvraag, ontslaat de vereniging in geen enkel geval van het samenstellen en indienen van een volledig dossier.

3.2.1.3. Indien er meerdere aanvragen ingediend worden, zal de gemeentelijke studiedienst deze aanvragen onderzoeken en in functie van de noodzakelijkheid en de dringendheid van de aanvragen een prioriteitenlijst opstellen.

3.2.2. Samenstellen volledige aanvraag.

3.2.2.1. Na het ontvangen van een gunstige princiepsbeslissing moet de vereniging een gemotiveerde aanvraag met behoefteplan schriftelijk richten aan het college van burgemeester en schepenen, mede ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de vereniging.

De aanvraag bevat minstens volgende elementen :

• een kopie van de statuten van de v.z.w.,

• een kopie van de laatst neergelegde ledenlijst,

• een kopie van de begroting en de rekening van het laatste boekjaar van de  vereniging,

• Een uitvoerige beschrijving van de werking van de vereniging tijdens de

afgelopen drie jaar en een duidelijk plan van de werking in de volgende twee   jaar.

   Uit deze gegevens moet de behoefte aan de geplande werken blijken.

• Plannen :

 Bij nieuwbouw of verbouwingswerken : een gedetailleerd plan van de uit te voeren werken. Dit plan moet opgesteld zijn door een architect.

 In de andere gevallen moet slechts een door de architect opgesteld plan worden voorgelegd indien het college van burgemeester en schepenen na onderzoek van de aanvraag hierom verzoekt.

• Gedetailleerde prijsraming :

   een nauwkeurige opgave van de kosten van :

 de te gebruiken materialen inclusief B.T.W.

 de eventueel door derden uit te voeren werken inclusief B.T.W.

• Een financieringsplan voor de kosten die niet door de gemeentelijke toelage worden gedragen.

• Het document van recht van opstal.

3.2.2.2. Het dossier wordt voor advies voorgelegd aan de gemeentelijke

studiedienst die zal adviseren welke aanpassingen wenselijk zijn en welke werken bij voorkeur door derden zullen uitgevoerd worden. De gemeentelijke studiedienst legt haar advies voor aan het college van

burgemeester en schepenen binnen de 30 dagen na ontvangst van het dossier.

3.2.2.3. Het volledige aanvraagdossier, met de adviezen van de gemeentelijke studiedienst en de sportraad, wordt overgemaakt aan de gemeenteraad.

3.2.2.4. De gemotiveerde beslissing van de gemeenteraad wordt overgemaakt aan de

betrokken vereniging. Na een gunstige beslissing mogen de werken starten zodra de vereniging op de hoogte is gebracht (binnen de 14 dagen na de vergadering               van de gemeenteraad) van de beslissing van de gemeenteraad.

3.2.2.5 Indien de gemeenteraad de aanvraag ongunstig beoordeelt, kan de aanvrager,

mits te voldoen aan de geformuleerde opmerkingen, de procedure ten allen tijde opnieuw starten.

3.3. Vaststelling van de subsidieerbare werken

3.3.1. Worden in aanmerking genomen bij nieuwbouw: de kostprijs van de materialen inclusief B.T.W.

3.3.2. Worden in aanmerking genomen bij vernieuwing, vergroting, inrichting, grote

herstellings- en aanpassingswerken van bestaande sportaccommodaties : de prijs van de

materialen, inclusief B.T.W.

3.3.3. Worden ook in aanmerking genomen: de werken die op advies van de

gemeentelijke studiedienst bij voorkeur door derden worden uitgevoerd.

3.3.4. Uitgesloten van betoelaging zijn :

- kosten van het opstellen van de plannen, van het lastenboek en van de kostenraming.

3.3.5. Subsidie voor de vervanging van de op basis van dit reglement betoelaagde materialen is niet mogelijk gedurende 5 jaar, te rekenen vanaf de datum van de voltooiing der werken. De gemachtigde van het gemeentebestuur stelt na voltooiïng van de werken een verslag op. Deze datum wordt als aanvangsdatum genomen voor de 5 jarige periode.

3.4. Subsidie.

3.4.1. De subsidie bedraagt maximaal 75 % van de geraamde kosten, inclusief B.T.W.

die overeenkomstig artikel 3.3. voor subsidiëring in aanmerking komen.

De sportvereniging moet : 

* het resterende deel van de kosten (25 %) zelf inbrengen

* het werk zelf uitvoeren

* het werk laten uitvoeren voor eigen rekening.

* het werk dat de vereniging lààt uitvoeren, doch zelf zou kunnen uitvoeren, is voor eigen rekening.

3.4.2. De vereniging legt de facturen voor aan het gemeentebestuur en het

factuurbedrag (tot een maximum van 75% van de geraamde kosten) wordt gestort op de rekening van de vereniging. De vereniging moet zelf instaan voor de betaling van de factuur.

3.4.3. Een erkende sportvereniging kan, behoudens overmacht maximaal 1 aanvraag

per kalenderjaar indienen. Onder overmacht wordt o.a. verstaan de instorting van het dak, een grondverzakking, brand, … Het principe van overmacht valt volledig weg indien de nalatigheid van de vereniging in dit geval bewezen wordt.

artikel 4:

Onderhoudswerken sportaccomodatie

4.1. Toepassingsgebied.

Onder de in dit reglement nader te bepalen voorwaarden en enkel indien de noodzaak uit de aanvraag blijkt, kunnen aan de vereniging vermeld in artikel 1 van dit reglement goederen in natura worden toegekend voor :

a.  Onderhoudsmaterialen voor de terreinen, zoals :

  ° toplaag voor speelvelden (graszaad, gravel, aanvulgrond, ...)

  ° meststoffen

b.  Onderhoud van het machine - arsenaal en van de technische installaties zoals verwarming, sanitair, ...

c.  Onderhoudswerken aan de terreinen met inbegrip van de aanverwante installaties (omheining, ...)

d.  de accommodatie (gebouwen)

4.2. Vaststellen van het maximum beschikbaar bedrag per vereniging + de aanvraag

Het bedrag tot hoeveel een vereniging een goed in natura kan aanvragen wordt als volgt vastgelegd :

Vereniging en aantal jeugdleden Bedrag

Vereniging zonder jeugdleden € 125

Vereniging met 1 - 20 jeugdleden € 250

Vereniging met 21 – 50 jeugdleden € 300

Vereniging met 51 – 75 jeugdleden € 350

Vereniging met 76 – 100 jeugdleden € 400

Vereniging met > 100 jeugdleden € 495

Voor het aantal jeugdleden wordt rekening gehouden met het aantal jongeren op het ingediende subsidiedossier van het voorgaande jaar.

De aanvraag dient te gebeuren door de vereniging met een prijsofferte en deze dient ondertekend te worden door de voorzitter en de secretaris van de vereniging.

De prijsofferte dient binnengebracht te worden bij de dienst vrije tijd.

Na een positieve beslissing maakt de dienst vrije tijd hiervoor een bestelbon op.

Met deze bestelbon kan men de nodige materialen gaan afhalen.

Algemene bepalingen

artikel 5 : Uitsluitingen.

Komen niet in aanmerking voor een aanvraag tot subsidiëring bij toepassing van artikelen 3 en 4 van dit reglement:

 kosten voor wekelijks en noodzakelijk onderhoud en poetsbeurten.

 exploitatiekosten zoals energie, water, telefoon, belastingen, teledistributie, …

 Er worden geen interesten toegevoegd aan de voorziene middelen.

 Voor al de materialen die de sportclub gebruikt voor het uitvoeren van een nieuwbouw of renovatiewerk, kan de club ten vroegste na 10 jaar opnieuw een aanvraag indienen.

 De club mag de eerste 10 jaar geen bestemmingswijziging doorvoeren aan de gesubsidieerde lokalen. Na 10 jaar kan dit mits een toelating vanwege het gemeentebestuur.

artikel 6 :

De aanvrager dient steeds rekening te houden met de wettelijke voorschriften betreffende ruimtelijke ordening, brandveiligheid, milieu, geluidshinder en elektrische installaties.

artikel 7 : Controle

• Door het college van burgemeester en schepenen kan ten allen tijde, na advies van de sportraad, bijgestuurd worden indien een vereniging nalaat dringende herstellingen uit te voeren. In dat geval kan het gemeentebestuur steeds de financiële middelen, voorbehouden voor een vereniging, zelf investeren om de betrokken installaties in orde te stellen.

• De gemeente zal onmiddellijk optreden indien wordt vastgesteld dat een vereniging de toegekende financiële middelen misbruikt of de gemaakte afspraken niet respecteert.  Indien dit zou gebeuren, behoudt de gemeente zich het recht voor om over de bestemming van de nog beschikbare financiële middelen te beschikken.             

• De plannen, lastenboeken, prijsramingen, ... worden gecontroleerd door de  studiedienst in overleg met de dienst vrije tijd.

artikel 8 :

Tijdens en na de beëindiging van de werken wordt er controle uitgevoerd door een gemachtigde van het gemeentebestuur die de aanwending van de subsidies controleert.  Op straffe van terugbetaling van de toegekende subsidies moet de begunstigde vereniging deze controle toestaan en hieraan haar volle medewerking verlenen.

Artikel 9 :

Door de gemeentelijke studiedienst kan in samenspraak met de dienst vrije tijd te allen tijde een inspectieronde plaatsvinden.

Als blijkt dat na deze inspectieronde werkzaamheden nodig zijn zal de desbetreffende vereniging hiervan op de hoogte gesteld worden.

Artikel 10:

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2022.

Zitting van 28 10 2021

Subsidiedossier A.C.A.: finishtoren

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de subsidieaanvraag van atletiekclub Alken (A.C.A.) en dit ten bedrage van € 16.115,78 btw inclusief.  

Dit bedrag zal op basis van de facturen die de vereniging zal voorleggen van de finishtoren uitbetaald worden.

Zitting van 28 10 2021

Fluvius Limburg - Buitengewone algemene vergadering 15.12.2021

Besluit

eenparig

Artikel 1:  Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg d.d. 15 december 2021:

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2022 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2022.

2. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 ev WVV.

3. (Neven)activiteiten – Aanvaarding wijziging deelnemerschap.

4. Statutaire benoemingen.

5. Statutaire mededelingen.

Artikel 2 : De vertegenwoordiger van de gemeente, de heer Danny Jeuris of plaatsvervangster mevrouw Carine Meyers,  die zal deelnemen aan de (fysieke of digitale) Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg op 15 december 2021 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.

Artikel 3 : Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Fluvius Limburg, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be .

Zitting van 28 10 2021

Aankoop en/of subsidiëring van CO2 meters voor de Alkense scholen en de erkende cultuur-, jeugd- en sportverenigingen.- Toegevoegd punt

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad beslist om volgende regeling tot te passen om te voorzien in voldoende CO² meters bij de Alkense scholen en de erkende cultuur-, jeugd- en sportverenigingen.

Voor de scholen:

•                      75% van de aankoopprijs van de CO² meters wordt gesubsidieerd door het gemeentebestuur.

•                      Het betreft het gebruik van CO² meters in de eigen (klas)lokalen/ruimten van de scholen die zich op het grondgebied van Alken bevinden.

•                      Alle aangekochte CO² meters in 2021 komen in aanmerking voor deze subsidie.

•                      De subsidie dient ten laatste op 30 juni 2022 aangevraagd te worden bij het gemeentebestuur, vergezeld van het aankoopbewijs/factuur met aankoopdatum in 2021. Een standaard aanvraagformulier zal door het bestuur opgesteld worden.

•                      Bij de aanvraag voegt de aanvrager het protocol/de afspraken inzake het gebruik van de CO² meters en de maatregelen die de gebruikers van de (klas)lokalen/ruimten moeten respecteren.

•                      Het bestuur vraagt de Alkense scholen om hun CO² meters bij voorkeur aan te kopen bij een Alkense handelaar.

Voor de erkende Alkense jeugd-, cultuur- en sportverenigingen:

•                      Er wordt een groepsaankoop georganiseerd door het gemeentebestuur en de toestellen worden kosteloos ter beschikking gesteld.

•                      Het betreft het gebruik van CO² meters in de eigen lokalen/ruimten van de jeugd-, cultuur- en de sportverenigingen die zich op het grondgebied van Alken bevinden. De jeugd-, cultuur- en sportverenigingen dienen te beschikken over een recht van opstal of een huurovereenkomst met het gemeentebestuur.

•                      De vereniging kan een beroep doen op de (gemeentelijke) preventieadviseur mbt het aantal en het opstellen van het protocol/de afspraken inzake het gebruik van de CO² meters en de maatregelen die de gebruikers van de lokalen/ruimten moeten respecteren.

•                      De reeds aangekochte CO² meters in 2021 kunnen terugbetaald worden, mits voorlegging van een factuur of aankoopbewijs.