Zitting van 29 09 2022
Verslag van de vorige zitting d.d. 25.08.2022
Toelichting
De notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Zitting van 29 09 2022
Mededeling goedkeuring jaarrekening 2021
Toelichting
Bij besluit van de hogere overheid van 2 september 2022 werd de jaarrekening van 2021 van de gemeente en het OCMW Alken goedgekeurd.
Zitting van 29 09 2022
Rapportering organisatiebeheersing 2021
Toelichting
In 2019 werd het kader voor organisatiebeheersing 2020-2025 door de raad vastgelegd. De bedoeling was om met de 8 Zuid-Limburgse besturen dit traject van VVSG samen verder te zetten maar VVSG ondersteunt de begeleiding niet meer. We moeten hiervoor dus een nieuwe format zoeken maar zijn door de corona crisis nog niet kunnen samen komen. In 2021 en voorjaar 2022 lag de focus voornamelijk op volgende items:
● zorgen voor een continuïteit in de organisatie en de dienstverlening door het beheren van de corona pandemie en het uitbouwen van de digitalisering.
● omwille van de instroom van nieuwe medewerkers (door de pensioengolf en de (tijdelijke) vervanging van medewerkers is het aantal procedures zeer sterk toegenomen. Dit had concreet tot gevolg dat we op organisatieniveau:
○ zijn gaan inzetten op een goed onthaalbeleid en de nodige interne opleiding en begeleiding
○ hoe langer hoe meer de nood voelden om alle personeelsgerichte informatie te bundelen op 1 centrale en toegankelijke plaats.
● digitaliseren en structureren van de financiële en aankoopprocedures.
Zitting van 29 09 2022
Opvolgingsrapportering 1ste semester 2022 - MJP 2020-2025
Toelichting
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 voorziet in een geïntegreerde planning
van de gemeente en het OCMW. Artikel 263 van het decreet lokaal bestuur voorziet dat de
gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een
opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan,
wordt voorgelegd maar dat minstens voor het einde van het derde kwartaal een
opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd moet worden.
Artikel 29 betreffende de BBC bepaalt dat in de opvolgingsrapportering volgende elementen
aan bod komen:
1) een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2) een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor
het lopende jaar;
3) in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de
opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4) in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiėle risico's.
Deze rapportering omvat zowel de transacties van de gemeente als die van het openbaar
centrum voor maatschappelijk welzijn. In het voorliggende rapport geven de schema's een
financieel overzicht tot en met 30 juni 2022
Zitting van 29 09 2022
Corona - Stand van zaken
Toelichting
Burgemeester Marc Penxten licht de stand van zaken in de corona pandemie en het vaccinatiecentrum binnen de ELZ Herkenrode toe.
Zitting van 29 09 2022
Energiecrisis - uitwerken energieplan
Toelichting
De hoge energieprijzen doen gezinnen, bedrijven en verenigingen pijn maar hebben ook een grote impact op de energieuitgaven van het lokaal bestuur waardoor de financiële middelen onder druk komen te staan. Om zowel de Alkense inwoners en de kwetsbare gezinnen te ondersteunen alsook om de eigen energieuitgaven onder controle te houden is het noodzakelijk dat er een energieplan opgemaakt wordt. Dit zal zich toespitsen op volgende hoofdlijnen:
Verdere toelichting door de burgemeester Marc Penxten.
Zitting van 29 09 2022
Toegevoegd punt - Energiecrisis & verenigingen- Toegevoegd punt
Toelichting
Raadslid Piet Wijgaerts voegt volgend punt toe aan de gemeenteraad:
Het toevoegen van de Alkense onderwijsinstellingen aan het agendapunt omtrent de energiecrisis lijkt ons ook aangewezen, ondanks de steun die zij genieten van de hogere overheden. Elke vereniging/sportclub/onderwijsinstelling heeft zijn eigen specifieke energiebehoefte. Het is belangrijk deze individuele behoeftes zorgvuldig in kaart te brengen.
Zitting van 29 09 2022
Energiecrisis - Ondersteunen vereniging met huurovereenkomst of recht van opstal
Toelichting
De hoge energieprijzen doen het lokale verenigingsleven pijn. Dat betekent, na corona, dat ook de lokale besturen (opnieuw) snel moeten schakelen en de nodige steun kunnen bieden. De energiekost van de sporthallen en de gemeenschapscentra zit vervat in de huurprijs. De verenigingen die over een eigen accommodatie beschikken (via een huurovereenkomst of een recht van opstal) staan zelf in voor hun energieuitgaven. Het bestuur wil deze lokale verenigingen ondersteunen door het kwijtschelden van de huur- of opstalvergoeding voor 2023.
Zitting van 29 09 2022
Aanpassing reglement Huldigingen & Relatiegeschenken: pensioenformules (intern) en huldiging 50-jarigen (extern)
Toelichting
Tijdens de personeelsvergadering in juni werden er formulieren uitgedeeld aan alle personeelsleden voor een bevraging omtrent de bestaande reglementen rond interne huldigingen, specifiek de formules voor pensioenvieringen. Uit de bevragingen bleek dat de meerderheid van de deelnemende personeelsleden de huidige pensioenformules graag gewijzigd zou zien. Zie bijlage voor een overzicht van de oude en de nieuwe formules.
Ook voor de huldiging van de 50-jarigen is er een wijziging. Vandaag nodigt het bestuur alleen de 50-jarigen uit die in Alken woonachtig zijn. Indien een werkgroep ook de adressen van de Alkenaren die niet meer woonachtig zijn in de gemeente kan bezorgen, worden deze ook uitgenodigd voor de receptie. Indien er geen werkgroep is zal het bestuur een oproep doen via onze communicatiekanalen zodat 50-jarigen die niet meer in Alken woonachtig zijn zich kunnen melden en uitgenodigd worden voor de receptie. Zie bijlage voor het vernieuwd reglement met in het geel de gemarkeerde wijzigingen.
Zitting van 29 09 2022
Toetreding tot Poolstok.
Toelichting
Het is wenselijk om voor bepaalde aspecten van het P&O-beleid (personeel en organisatie) beroep te doen op externe ondersteuning.
Consultancy in deze gespecialiseerde materie is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid en vergt bijzondere expertise.
Door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart, werd het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 opgericht.
Poolstok fungeert voor haar vennoten als een aankoopcentrale en levert een heel breed dienstenpakket zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid als in de brede P&O-activiteiten zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching, communicatie, en dergelijke meer en bijgevolg kan elke vennoot gebruik maken van de meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen.
De toetreding als vennoot houdt geen verplichting tot afname in.
Een openbaar bestuur kan vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk € 24,79 aangekocht.
Voor gemeentebestuur Alken betekent dit: ((81,62 VTE : 10)(afronding naar hogere eenheid) 9 x 24,79) x3 = 669,33 euro.
Er is voldoende budget voorzien op MJP001809;
Zitting van 29 09 2022
Limburgse Wooncentrale - Technische correcties in het besluit tot vaststelling van de verhouding van de stemrechten tussen de gemeenten en OCMW's die in het werkingsgebied Limburg liggen
Toelichting
De gemeenteraad heeft op 28 oktober 2021 geadviseerd om de gemeente Alken tot het werkingsgebied 'Limburg' te laten behoren, samen met de 41 andere Limburgse gemeenten. Dit rekening houdend met de adviezen die uitgebracht werden door Cordium, Land van Loon, Kleine Landeigendom en het lokaal woonoverleg. Deze beslissing werd ter kennis gebracht van de provinciegouverneur.
In opvolging daarvan heeft de Vlaamse Regering op 4 februari 2022 de werkingsgebieden in Vlaanderen definitief vastgelegd. Hierbij heeft de Vlaamse Regering maximaal rekening gehouden met de talrijke adviezen van de lokale besturen. De gemeente Alken behoort tot het werkingsgebied van de regio Limburg.
Op 15 juli 2022 keurde de Vlaamse Regering het besluit tot vaststelling van de verhouding van de stemrechten tussen de gemeenten en OCMW's uit het werkingsgebied Limburg goed. In dit besluit werd gebruik gemaakt van onvolledige data, waardoor er geen rekening werd gehouden met de sociale huurwoningen van SVK, van lokale besturen en/of van het Vlaams Woningfonds.
Er werd dus een technische correctie doorgevoerd op de berekening van de stemrechtenverdeling. Hierdoor zal de stemrechtenverdeling voor de gemeente Alken stijgen naar 0,80%, waar in het verleden 0,79% toegepast werd.
Zitting van 29 09 2022
Protocol gegevensuitwisseling Limburg.net
Toelichting
Het AVG-decreet van 8 juni 2018 voorziet in de verplichting tot het opmaken van een protocol voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid. Limburg.net stelt persoonsgegevens ter beschikking aan uw gemeente waardoor het noodzakelijk is dat Limburg.net en o.a. de gemeente Alken een protocol ondertekenen.
Het advies van de Functionaris Gegevensbescherming van iedere instantie moet verplicht ingewonnen worden alvorens de ondertekening van het protocol kan gebeuren. Limburg.net heeft een modelprotocol opgesteld dat werd goedgekeurd door de Functionaris Gegevensbescherming van Limburg.net op 22 juni 2022.
Limburg.net ontving enkele bemerkingen en opmerkingen nadat de onderscheiden gemeenten en steden advies inwonnen van de Data Protection Officer (DPO).
Zo ging het over volgende bemerkingen:
Eén van de gemeentelijke DPO’s stelde in vraag of een protocol wel het correct type overeenkomst is om de afspraken rond gegevensuitwisseling vast te leggen. Intussen ontving Limburg.net via de Vlaamse Toezichtscommissie de bevestiging dat een protocol inderdaad in de voorliggende situatie geschikt is (zie antwoord als bijlage).
Verder waren er nog enkele inhoudelijke opmerkingen, die verwerkt werden in volgende artikels:
● Artikel 4: toevoeging van een motivering van de (verschillende) bewaartermijnen
● Artikel 9: de sanctie bij niet nalevering is van toepassing gemaakt op beide partijen
Per e-mail van 20.09.2022 verleende Niels Diels, DPO aangesteld middels besluit van het college van burgemeester en schepenen dd. 24.11.2021, een positief advies voor de herwerkte versie van het protocol.
Zitting van 29 09 2022
Speelweefsel Bengelbeemd - Samenwerkingsovereenkomst RLHV
Toelichting
De Bengelbeemd moet een plek worden waar kinderen en volwassenen kunnen spelen in een typisch nat valleilandschap. Dat wil zeggen contact met:
○ de waterloop (Hondsgracht) en bestaande poelen;
○ bloemrijk schraal hooiland met typische soorten als dotterbloem en glanshaver;
○ houtige landschapselementen zoals hagen, houtkanten, knotbomen en valleibosjes;
○ mogelijks waarneming van bijzondere soorten fauna, verbonden aan graslanden en halfopen valleien zoals ijsvogel, salamanders, steenuil, geelgors...;
Om de openheid van het hooiland te vrijwaren en beheer niet te bemoeilijken wordt er gekozen om het speelweefsel zo veel als mogelijk onder te brengen in een bestaand wilgenbosje. Door het natte karakter van dit bos wordt er gekozen voor een parcours op beperkte hoogte, zodat dit ook in natte omstandigheden gebruikt kan worden. Een attractieve toegangspoort moet toevallige passanten attent maken op het speelweefsel.
Enkele duidelijk in het zicht geplaatste houten banken moeten bovendien aanzetten tot toevallige of geplande rustpauzes om zo de plek en omgeving rustig te kunnen waarnemen.
Ter hoogte van de brug over de Hondsgracht is het de bedoeling door een windwijzer en maquette bezoekers te wijzen op de weg dat water aflegt van bron tot monding. Bovendien worden Alkenaren ervan bewust gemaakt dat de Hondsgracht verbonden is via talrijke bekende plaatsen en rivieren om zo het belang van waterbekkens en valleisystemen te benadrukken.
Qua natuurinrichting zal aan de hand van een ecohydrologische studie bekeken worden hoe de Hondsgracht geherprofileerd kan worden, door o.m. volgende werken:
○ Afschuinen van de steile oevers om meer overplanten te verkrijgen en contact met water te vergroten;
○ Afschrapen verhoogde oevers die ontstaan zijn door ophoping door ruimingen, waardoor de beemd zal sneller overstromen bij hoge waterstand van de Hondsgracht en zal beter draineren bij lage waterstand. Dat heeft respectievelijk voordelen als waterbuffer- en retentie bij hoogwater en betere grondwaterstanden voor het aanliggende hooiland;
○ Plaatselijk hermeandering van de gracht zorgt voor structuurverhoging van de beek en vertraagde waterafvoer;
○ Herstel van (micro) grachtensysteem, greppels en waterhuishouding van het gebied voor een optimale waterhuishouding.
Ook de aanplanting van extra struweel in de mantel en een zoom aan de bestaande houtkanten en langs de Hondsgracht zal worden voorzien, welke een voedselbron voor tal van insecten, vogels en zoogdieren zullen zijn, goed voor de biodiversiteit.
Al deze ingrepen zijn ook gunstig voor de Alkense adoptiesoort de IJsvogel (Project gemeenten adopteren Limburgse soorten).
Qua beheer zijn er momenteel al afspraken gemaakt met lokale landbouwers voor het hooien van de graslanden. Dit zal in de toekomst verdergezet worden. Er kunnen werkdagen georganiseerd worden voor buurtbewoners, jeugdverenigingen of Alkenaren, maar ook georganiseerde picknicken, speeldagen, wandelingen of gegidste rondleidingen behoren tot de mogelijkheden.
Op de jeugdraad van 20.09.2022 werd een positief advies verleend, als volgt: "Het speelweefsel in de Bengelbeemd staat geagendeerd op de gemeenteraad van september.
Hiervoor wordt nog een advies gevraagd van de jeugdraad. De jeugdraad overloopt samen de foto’s van de schetsen die opgemaakt werden.
De jeugdraad geeft unaniem een positief advies mits volgende toevoeging: bij de pijlen/wegwijzers in hout zou het fijn zijn indien er ook een aanduiding komt met Alken-Duitsland en Alken-Denemarken."
Zitting van 29 09 2022
Toegevoegd punt - Aanleg petanque banen- Toegevoegd punt
Toelichting
Raadslid Filip Vanvinckenroye voegt volgend punt toe aan de gemeenteraad:
Ik kreeg de vraag van enkele sympathisanten en wandelaars uit de buurt om enkele petanquebanen aan te laten leggen aan de vroegere site van de pag club.
Omdat de site in de buurt van ons woonzorgcentruml ligt, gaat dit door de bewoners ook kunnen gebruikt worden.
Het kan een ontmoetingplaats worden, zeker in deze toch nog steeds bijzondere tijden.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.