Meeting.burger Alken

Zitting van 18 12 2025

Retributies op de afgifte van administratieve stukken

Zoals elk jaar past de FOD Binnenlandse Zaken de tarieven aan van de vergoeding ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten en - documenten. Deze tarieven worden herzien op basis van de schommelingen van de index. Het retributie reglement op de afgifte van administratieve stukken dient hierdoor aangepast te worden.

Feiten en context

Juridische grond

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen;

De wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, zoals gewijzigd;

Het ministerieel besluit van 28 oktober 2019 betreffende het vastleggen van de tarieven die van toepassing zijn voor de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de verschillende categorieën van elektronische identiteitskaarten;

Het gemeenteraadsbesluit betreffende de afgifte van administratieve stukken van 28 november 2024;

De omzendbrief van 2 oktober 2025 van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Rijksregister betreffende het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van elektronische identiteitskaarten- en documenten vanaf 1 januari 2026.

Adviezen

Niet van toepassing

Argumentatie

De retributie voor het afleveren van administratieve stukken is ingevoerd om de kosten die de gemeente maakt voor het opstellen, verwerken en bezorgen van deze documenten op een billijke manier te recupereren. Het gaat om diensten die een individueel voordeel opleveren voor de aanvrager en waarvoor personeels- en werkingskosten worden gemaakt. Door een retributie te heffen, wordt het principe “de gebruiker betaalt” toegepast, wat bijdraagt aan een rechtvaardige verdeling van de gemeentelijke uitgaven en een efficiënte dienstverlening.

Met ingang van 1 januari 2026 worden, in de toepasselijke reglementen, de vastgestelde tarieven van het gemeentebestuur herzien.De voorgestelde tariefaanpassingen zijn gerechtvaardigd aangezien de thans geldende tarieven gedurende jaren ongewijzigd zijn gebleven, terwijl de structurele kosten verbonden aan de uitvoering van de dienstverlening — waaronder personeelskosten, materiaalkosten en overige operationele uitgaven — substantieel zijn toegenomen.

Door het uitblijven van een periodieke indexatie is een onevenwicht ontstaan tussen de reële kostprijs van de dienstverlening en de aan de gebruikers aangerekende tarieven. Om de continuïteit, kwaliteit en financiële haalbaarheid van de dienstverlening te waarborgen, is een actualisering van de tarieven noodzakelijk en proportioneel.

Financiële gevolgen

De ontvangsten zijn voorzien in het meerjarenplan op:

- MJP001183/70000000/0130 - Identiteitsbewijzen, verblijfsdocumenten, paspoorten, trouwboekjes, uittreksels
- MJP001014/70004000/0130 - Retributies overige documenten burgerlijke stand en bevolking

Besluit

12 stemmen voor: Jan Robeyns, Marc Penxten, Cindy Vandormael, Andres Lesire, Frank Vroonen, Elien Secretin, Pierrette Putzeys, Anouck Ponsard, Janne Loix, Alex Dubois, Stefan Jacobs en Filip Vanvinckenroye

8 stemmen tegen: Soetkin Jehaes, Bart Jeuris, Piet Wijgaerts, Paul Dirickx, Joren Froyen, Kris Franssens, Silvia Lieben en Lori Parroni

Artikel 1: Onderwerp

Er wordt een retributie geheven op het afleveren door het gemeentebestuur van allerlei administratieve stukken.

Artikel 2: Opheffing vorig besluit en inwerkingtreding

Het gemeenteraadsbesluit van 28 november 2024 wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2026 en dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026.

Artikel 3: Retributieplichtige

De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersoon aan wie het stuk wordt afgeleverd of de inlichting wordt verstrekt.

Artikel 4: Tarieven

Administratieve stukken - Burgerlijke stand	Retributie	Kostprijs te betalen aan de Federale overheid (ter info)	Totale kostprijs (ter info)
01. voor de elektronische identiteitskaarten voor Belgen, de elektronische vreemdelingenkaarten EU en EU+, F, F+, M, M duurzaam verblijf en N
01a. in gewone procedure	€ 2,90	€ 20,10	€ 23,00
01b. in spoedprocedure optie C (= levering in de gemeente) - bestelling voor 15 u - beschikbaar 2 werkdagen na de bestelling	€ 3,40	€ 122,60	€ 126,00
01c. in spoedprocedure optie B (enkel voor Belgen) (= gedecentraliseerde levering bij de FOD Binnenlandse Zaken in Brussel). -bestelling voor 15 u -beschikbaar 1ste werkdag na de bestelling + op zaterdagmorgen	€ 3,60	€ 161,40	€ 165,00
02. Elektronische vreemdelingenkaarten A, B, H, K, L, I en J
02a. in gewone procedure	€ 2,30	€ 20,70	€ 23,00
02b. in spoedprocedure optie C (= levering in de gemeente) - bestelling voor 15 u - beschikbaar 1ste werkdag na de bestelling	€ 3,40	€ 122,60	€ 126,00
03. Voor de elektronische identiteitskaarten voor kinderen (de kids-ID) en elektronische verblijfsdocumenten EU, EU+, F, F+ M voor vreemdelingen jonger dan 12 jaar
03a. in gewone procedure	€ 0,40	€ 8,10	€ 8,50
03b. in spoedprocedure optie C (=levering in de gemeente) - bestelling voor 15 u - beschikbaar 1ste werkdag na de bestelling	€ 1,40	€ 110,60	€ 112,00
03c. in spoedprocedure optie B enkel voor Belgen (= gedecentraliseerde levering bij de FOD Binnenlandse Zaken in Brussel) -bestelling voor 15 u -beschikbaar 1ste werkdag na de bestelling + op zaterdagmorgen	€ 1,60	€ 149,40	€ 151,00
04. Voor de elektronische verblijfsdocumenten A, B, K en L voor vreemdelingen jonger dan 12 jaar
04a. in de gewone procedure	€ 0,20	€ 11,30	€ 11,50
04b. in spoedprocedure optie C (= levering in de gemeente) - bestelling voor 15u - beschikbaar 1ste werkdag na de bestelling	€ 1,40	€ 122,60	€ 124,00
05. Voor de documenten i.v.m huwelijk
Huwelijk op een weekdag	€ 50,00		€ 50,00
Huwelijk op zaterdag	€ 75,00		€ 75,00
Huwelijksboekje	€ 20,00		€ 20,00
06. Voor wettelijke samenlevingscontracten
06a. Voor afsluiten	€ 12		€ 12
06b. Voor beëindiging	€ 12 verhoogd met eventuele kosten aangerekend door derden (gerechtsdeurwaarder)		€ 12 verhoogd met eventuele kosten aangerekend door derden (gerechtsdeurwaarder)
07. Voor de biometrische paspoorten
07a. in gewone procedure
07a1. voor -18 jarigen	€ 2	Productie kosten: € 35 Consulaire rechten: € 0	€ 37
07a2. voor +18 jarigen	€ 12	Productie kosten: € 35 Consulaire rechten: € 30	€ 77
07b. in dringende procedure
07b1. voor -18 jarigen	€ 2	Productie kosten: € 210 Consulaire rechten: € 0	€ 212
07b2. voor +18 jarigen 07c. in superdringende procedure (4)	€ 12	Productie kosten: € 210 Consulaire rechten:€ 30	€ 252
07c1. voor - 18 jarigen	€ 2	Productiekosten : € 270 Consulaire rechten : € 0	€ 272
07c2. voor + 18 jarigen	€ 12	Productiekosten : € 270 Consulaire rechten : € 30	€ 312
08. Voor reisdocumenten voor vluchtelingen, staatlozen en vreemdelingen
08a. in gewone procedure
08a1. voor - 18 jarigen	€ 2	Productiekosten : € 41 Consulaire rechten : € 0	€ 43
08a2. voor + 18 jarigen	€ 12	Productiekosten : € 41 Consulaire rechten : € 20	€ 73
08b. in dringende procedure
08b1. voor - 18 jarigen	€ 2	Productiekosten : € 210 Consulaire rechten : € 0	€ 212
08b2. voor + 18 jarigen	€ 12	Productiekosten : € 210 Consulaire rechten : € 20	€ 242
08c. in superdringende procedure (5)
08c1. voor - 18 jarigen	€ 2	Productiekosten : € 270 Consulaire rechten : € 0	€ 272
08c2. voor + 18 jarigen	€ 12	Productiekosten : € 270 Consulaire rechten : € 20	€ 302
09. Voor het Internationale rijbewijs	€ 6,00	€ 16	€ 22
10. Voor de voorlopige rijbewijzen model 3, model 18 maanden en model 36 maanden in bankkaartmodel, project Mercurius	€ 6,00	€ 20	€ 26
11. Voor het rijbewijs in bankkaartmodel, project Mercurius	€ 6,00	€20,-	€ 26
12. Voor het afleveren van personenlijsten	€ 0,15 per naam met een minimum van € 2,50 per lijst.		€ 0,15 per naam met een minimum van € 2,50 per lijst.
13. Voor het afleveren van plastic zakjes ter bescherming van rijbewijzen, identiteitskaarten, vreemdelingenkaarten, identiteitsbewijzen voor kinderen, attesten van immatriculatie	€ 1,00		€ 1,00
14. Voornaamswijziging	€ 60 € 6 voor de transgenders		€ 60 € 6 voor de transgenders

Verstrekken van kopieën, fotokopieën en kleurenafdrukken:

voor formaat A4 zwart/wit

€ 0,20 per fotokopie

voor formaat A3 zwart/wit

€ 0,25 per fotokopie

voor formaat A4 in kleur

€ 1,00 per fotokopie

voor formaat A3 in kleur

€ 1,50 per fotokopie

Kleurenafdruk formaat A4 in kleur

€ 3,00 per afdruk

Kleurenafdruk formaat A3 in kleur

€ 5,00 per afdruk

voor kleurafdruk op plotter

€ 40,00 per m²

met een minimum van € 40,00

voor scan van plannen

€ 5,00 per plan

Bij verzending van bovenvermelde stukken worden de portkosten en de eventuele auteursrechten aangerekend

Het afleveren via USB-stick of andere gegevensdrager is verboden.

(1) niet van toepassing voor Belgen ingeschreven in een consulaire post

(2) niet van toepassing voor vreemdelingen.

Artikel 4: Betaling

De retributie is verschuldigd bij de aanvraag of bij de aflevering van het administratieve stuk. Betaling gebeurt contant of elektronisch.

Er wordt kosteloos een ontvangstbewijs van de betaalde som afgeleverd.

Artikel 5: Vrijstellingen

1° de stukken die in uitvoering van een wet of van gelijk welk reglement van de administratieve overheid door het gemeentebestuur kosteloos moeten worden afgeleverd;

2° de machtigingen aangaande activiteiten die als dusdanig reeds het voorwerp uitmaken van een belasting of retributie ten voordele van de gemeente;

3° de stukken die afgeleverd worden aan de gerechtelijke of administratieve overheden, alsook aan instellingen van openbaar nut;

4° bij de vernieuwing van een rijbewijs afgeleverd om medische redenen;

5° personen van vreemde nationaliteit die een verzoek tot verkrijging van de Belgische nationaliteit hebben ingediend en geen voorna(a)m(en) hebben bij het verzoek tot voornaamtoevoeging;

Artikel 6: Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van de uitvoering van dit reglement worden door de gemeente Alken

persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in

overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en

toepasselijke wetten en normen die het recht op privacy en gegevensbescherming

waarborgen.

In het kader van de uitvoering van dit reglement worden de volgende persoonsgegevens

verwerkt: persoonlijke contactgegevens, identificatiegegevens, rijksregisternummer /

identificatienummer van de sociale zekerheid.

De meegedeelde persoonsgegevens die deel uitmaken van financiële bewijsstukken worden

na maximaal 10 jaar vanaf de verzending van het aanslagbiljet gewist. De gegevens kunnen

voor een langere periode bewaard worden indien ze uitsluitend worden verwerkt voor

archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk

onderzoek of voor statistische doeleinden of indien de gemeente Alken daartoe wettelijk

verplicht is.

De gemeente Alken deelt geen persoonsgegevens met derden, behalve in de specifieke

gevallen die hieronder worden vermeld:

- Externe dienstverleners aan wie bepaalde verwerkingsactiviteiten werden uitbesteed: zij

zijn beperkt tot het verwerken van de gegevens in overeenstemming met de door de

gemeente Alken gegeven instructies.

- Andere overheidsinstanties indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de

uitvoering van taken van algemeen belang: deze gegevensuitwisseling wordt in de meeste

gevallen geregeld in protocollen, dewelke worden bekendgemaakt op de website van

gemeente Alken.

Indien een betrokken burger of zijn gemachtigde gebruik wil maken van zijn recht op inzage

of andere rechten onder de AVG dan kan men een e-mail sturen naar info@alken.be.

Meer informatie over hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens en de uitoefening van

rechten kan worden gevonden op de privacyverklaring van gemeente Alken.

Artikel 7: Melding aan de toezichthoudende overheid en bekendmaking

Van deze beslissing wordt melding gemaakt bij de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.

Deze beslissing wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286, 287 en 288 van het Decreet over het Lokaal Bestuur.